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論國有物業(yè)資產(chǎn)管理信息化建設(shè)
摘要：管理國有物業(yè)資產(chǎn)，加強(qiáng)信息化管理建設(shè)，對提高企業(yè)管理水平與決策水平具有重要意義，便于資產(chǎn)管理責(zé)任者實(shí)時(shí)監(jiān)控、跟蹤管理，使國有資產(chǎn)保值增值。 關(guān)鍵詞：國有資產(chǎn)管理；信息化建設(shè) 中圖分類號：F273.4 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1001-828X（2013）10-0-01 一、物業(yè)資產(chǎn)管理信息化建設(shè)的重要意義 1.管理創(chuàng)新，效率提高。信息化管理有利于提高企業(yè)管理水平，促進(jìn)企業(yè)資源合理組合及利用。促進(jìn)企業(yè)業(yè)務(wù)流程重組和組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化，減少企業(yè)管理層次。利用先進(jìn)的科學(xué)管理技術(shù)，把企業(yè)的管理思想融入到系統(tǒng)中，企業(yè)完全掌控企業(yè)的人、財(cái)、物情況，實(shí)現(xiàn)物暢其流、財(cái)盡其利、人盡其用，企業(yè)高層決策、中層控制、基層運(yùn)作。共享信息資源，提高工作效率。 2.履行職責(zé)，風(fēng)險(xiǎn)控制。建立物業(yè)資產(chǎn)管理信息化，促進(jìn)企業(yè)組織內(nèi)部的機(jī)制改革。組織管理模式，做到管理工作程序化、管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化、報(bào)表文件統(tǒng)一化和數(shù)據(jù)資料完整化。企業(yè)管理從原有的紙介質(zhì)信息管理轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息管理。實(shí)時(shí)提供應(yīng)收未收、應(yīng)付未付款項(xiàng)預(yù)警提醒，合同到期提前報(bào)警提示。從而達(dá)到風(fēng)險(xiǎn)控制預(yù)警，確保職責(zé)有效履行。 3.杜絕腐敗，廉潔治律。建立物業(yè)資產(chǎn)管理信息化，可預(yù)防、杜絕損公肥私，腐敗受賄現(xiàn)象。在資產(chǎn)經(jīng)營管理中，有效地杜絕廉價(jià)出租，中飽私囊現(xiàn)象。并有針對性地進(jìn)行租賃合同檢查，實(shí)時(shí)調(diào)出空置房屋，進(jìn)行實(shí)地核對，盤點(diǎn)庫存，預(yù)防利用手中權(quán)利，無合同私自出租，杜絕腐敗受賄孳生。對科技園內(nèi)的租價(jià)公開、公正、公平交易。對特殊地塊租賃，進(jìn)行公開投標(biāo)招租。 二、物業(yè)資產(chǎn)管理信息化建設(shè)的內(nèi)容 構(gòu)建云平臺，優(yōu)化組織機(jī)構(gòu)，保障物業(yè)資產(chǎn)管理信息化建設(shè)的實(shí)施。集中信息資源，分享資源信息， 1.管理結(jié)構(gòu)。滿足“集團(tuán)總部---公司---管理部門”多層組織架構(gòu)的管理要求。實(shí)現(xiàn)集團(tuán)總部和公司對管理部門運(yùn)營情況的實(shí)時(shí)監(jiān)控，自動生成多層組織架構(gòu)的運(yùn)營統(tǒng)計(jì)分析表和統(tǒng)計(jì)圖表。實(shí)現(xiàn)各部門信息共享，支持多部門多崗位協(xié)同工作，提升合同管理和財(cái)務(wù)管理崗位工作效率。實(shí)現(xiàn)物業(yè)資產(chǎn)管理系統(tǒng)和財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的對接應(yīng)用，減少重復(fù)勞動。 2.管理范疇。作為國有資產(chǎn)的管理公司，物業(yè)資產(chǎn)管理主要包括：房屋資源管理、設(shè)備設(shè)施管理、安全消防管理、環(huán)境綠化管理等。 房屋資源管理：對現(xiàn)有存量資產(chǎn)進(jìn)行租賃管理；房屋維修進(jìn)行預(yù)算、決算統(tǒng)計(jì)及分析管理。 設(shè)備設(shè)施管理：對房屋內(nèi)的設(shè)備設(shè)施進(jìn)行登記及保養(yǎng)（電梯外包合同管理）等。 安全消防管理：對客戶安全知識教育培訓(xùn)記錄，安全督促檢查留跡、整改復(fù)查留跡。安全投入預(yù)算、計(jì)劃，配備消防器材等。 環(huán)境綠化管理：登記和統(tǒng)計(jì)環(huán)境綠化投入管理。 能源服務(wù)管理：對內(nèi)租賃戶的用水、用電及停車管理；對社會開放的停車服務(wù)管理。 固定資產(chǎn)管理：除上述房屋的維修管理及附屬房屋的設(shè)備設(shè)施外的固定資產(chǎn)購置、登記、跟蹤及報(bào)廢管理。 辦公用品管理：登記和統(tǒng)計(jì)各部門辦公用品發(fā)放使用管理。 三、物業(yè)資產(chǎn)管理信息化建設(shè)的設(shè)計(jì) 在設(shè)計(jì)各項(xiàng)工作目標(biāo)要保時(shí)相對獨(dú)立的子系統(tǒng)，每個(gè)子系統(tǒng)都能對數(shù)據(jù)進(jìn)行信息查詢、統(tǒng)計(jì)和分析。并各子系統(tǒng)之間可以進(jìn)行有效的聯(lián)系。以租賃合同管理為中心，全面涵蓋資產(chǎn)管理信息化，引領(lǐng)企業(yè)管理創(chuàng)新。 1.建立房屋信息資料庫。建立房屋信息資料庫，是開發(fā)物業(yè)資產(chǎn)信息管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)工作，。對統(tǒng)計(jì)分析、計(jì)算出租率、房屋資源的查詢是必不可少的基礎(chǔ)信息。如對租房屋的面積，坐落（房號）位置等查詢，用下拉式菜單-圖表示例（已出租、未出租…用顏色區(qū)別，點(diǎn)擊已出租房屋，彈出客戶一覽表，點(diǎn)擊未出租房屋，彈出租賃合同簽約表單）一目了然。建立房屋信息資料庫，同時(shí)保障房屋資料的準(zhǔn)確性及完整性。 2.建立租賃價(jià)格數(shù)據(jù)庫。制定房屋租賃價(jià)格體系，根據(jù)區(qū)域商業(yè)成熟程度，配套設(shè)施服務(wù)程度、周邊市場同行價(jià)格等因素，測算房屋租賃價(jià)格，對每幢每層每間制定出租價(jià)格，定期更新房屋租賃價(jià)格數(shù)據(jù)庫。 3.減少管理層次審批。建立了房屋資料數(shù)據(jù)庫和租賃價(jià)格數(shù)據(jù)庫，在執(zhí)行合同電子審批流程中，對程序設(shè)定規(guī)范內(nèi)出租可減少管理層次審批手續(xù)，從有紙化層層審批改為無紙化網(wǎng)上直接提交審批。但對重特大合同，要層層把關(guān)，加強(qiáng)審批手續(xù)。 4.確定租賃合同管理內(nèi)容。根據(jù)合同管理要求，合同管理主要包括：出租方名稱，房屋的坐落、房屋面積、場地面積、結(jié)構(gòu)、電梯設(shè)備及其他附屬設(shè)施，租金和押金金額、支付方式、支付時(shí)間，租賃用途和房屋使用要求，房屋和室內(nèi)設(shè)施的安全性能，租賃期限、簽約日期，停車收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，水、電、燃?xì)獾仁召M(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，違約責(zé)任及其他約定（如房屋維修約定等）。承租戶的名稱，有效證件（身份證、營業(yè)執(zhí)照副本、稅務(wù)登記證等）。 5.規(guī)定租賃合同業(yè)務(wù)操作規(guī)程�？蛻粼趫�(zhí)行合同中，由于其他原因，中途退租情況處理。由于業(yè)務(wù)需要，要求增減面積，調(diào)換房間情況處理。中途變更承租戶名稱，原以身份證登記租戶名稱，后經(jīng)工商登記要求變更為企業(yè)名稱的處理。到期退租：退還押金處理。 6.設(shè)計(jì)租賃合同匯總表單及查詢內(nèi)容。租金收繳情況匯總表：反映應(yīng)收租金到賬情況。同時(shí)查詢有多少承租戶按時(shí)交租，多少承租戶提前交租，多少承租戶延遲交租，多少承租戶欠租等明細(xì)情況。 合同履行情況匯總表：反映租賃合同履約程度。同時(shí)反映有多少合同到期退租退押，多少合同中途退租、多少合同變更等明細(xì)情況。 房屋出租情況匯總表：反映已出租面積、未出租面積及出租率。同時(shí)查詢未出租房屋地址、房號及面積等明細(xì)情況。 租戶一覽表：反映每個(gè)租戶租賃情況表單。 考核表：對各公司、部門、管理組制定年度考核指標(biāo)，進(jìn)行對比計(jì)算。 以上各表單均分集團(tuán)、公司、部門、管理組各層級設(shè)計(jì)。 7.保障數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。各項(xiàng)管理要建立相對應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫的有效設(shè)計(jì)關(guān)系到管理信息系統(tǒng)的使用效果。在設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫時(shí)，要考慮周全，數(shù)據(jù)輸入簡單，自動效對，出錯(cuò)報(bào)警，避免操作出錯(cuò)，保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性。 四、總結(jié) 管理信息化建設(shè)已成為當(dāng)今社會發(fā)展的必然趨勢，是現(xiàn)代化管理企業(yè)的需要。企業(yè)傳統(tǒng)的物業(yè)資產(chǎn)管理和記錄方式已不再適應(yīng)改革和發(fā)展的需要，突變的信息和適時(shí)的查詢，資源共享的要求。建設(shè)物業(yè)資產(chǎn)管理信息化是科學(xué)技術(shù)管理的舉措，提升了企業(yè)綜合管理水平，保障了國有資產(chǎn)保值增值。 作者簡介：郁 靜（1963-），女，江蘇蘇州人，經(jīng)濟(jì)師，統(tǒng)計(jì)師，研究方向：企業(yè)管理（現(xiàn)從事物業(yè)資產(chǎn)管理）。
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