商務信函格式

　　商務信函寫作格式，署名即寫信人簽名，通常寫在結尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置。以單位名義發(fā)出的商業(yè)信函，署名時可寫單位名稱或單位內(nèi)具體部門名稱，也可同時署寫信人的姓名。重要的商業(yè)信函，為鄭重起見，也可加蓋公章。

　　英文商務信函的書信格式

　　1.the top part of a business letter

　　日期：date: 23 december xx

　　地址：mr. james green

　　sales manager

　　bbb plc

　　55-60 old st, london e6 6hg

　　稱謂：dear mr. green (dear gentlemen, dear sir, dear sirs, dear madam)

　　2.the body part of a business letter

　　標題(可以不要)

　　正文

　　3. look at the two endings of business letter below. notice the useful phrases that are used in these letters.

　　(1)please let me know if this is convenience.

　　i look forward to hearing from you.

　　best wishes

　　yours sincerely,

　　(signature)

　　ms. gillian janes

　　personnel nanager

　　(2)please phone us to confirm the details.

　　we look forward to receiving your comments.

　　yours faithfully

　　(signature)

　　for ms. gillian jones

　　personnel manager

　　中文商務信函的寫作格式

　　如同一般信函，商業(yè)信文一般由開頭、正文、結尾、署名、日期等5個部分組成。

　　(1)開頭

　　開頭寫收信人或收信單位的稱呼。稱呼單獨占行、頂格書寫，稱呼后用冒號。

　　(2)正文

　　信文的正文是書信的主要部分，敘述商業(yè)業(yè)務往來聯(lián)系的實質(zhì)問題，通常包括：

　�、傧蚴招湃藛柡�;

　　②寫信的事由，例如何時收到對方的來信，表示謝意，對于來信中提到的問題答復等等;

　　③該信要進行的業(yè)務聯(lián)系，如詢問有關事宜，回答對方提出的問題，闡明自己的想法或看法，向?qū)Ψ教岢鲆�求等。如果既要向�(qū)Ψ皆儐枺�又要回答對方的詢問，則先答后問，以示尊重;

　�、芴岢鲞M一步聯(lián)系的希望、方式和要求。

　　(3)結尾

　　結尾往往用簡單的一兩句話，寫明希望對方答復的要求。如“特此函達，即希函復�！蓖瑫r寫表示祝愿或致敬的話，如“此致敬禮”、“敬祝健康”等。祝語一般分為兩行書寫，“此致”、“敬�！笨删o隨正文，也可和正文空開。“敬禮”、“健康”則轉行頂格書寫。

　　(4)署名

　　署名即寫信人簽名，通常寫在結尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置。以單位名義發(fā)出的商業(yè)信函，署名時可寫單位名稱或單位內(nèi)具體部門名稱，也可同時署寫信人的姓名。重要的商業(yè)信函，為鄭重起見，也可加蓋公章。

　　(5)日期

　　寫信日期—般寫在署名的下一行或同一行偏右下方位置。商業(yè)信函的日期很重要，不要遺漏。

　　基本特點

　　靈活性強，便于選擇

　　客戶可以根據(jù)不同的目標顧客選擇不同的商函內(nèi)容，增強宣傳的靈活性和針對性，可以提高宣傳的效果，同時客戶可以自己選擇投遞的時間和數(shù)量。

　　針對性強，收效大

　　客戶可以根據(jù)自身的需要，從郵政部門提供的名址信息庫中有針對性地選擇具體的目標對象范圍，避免了宣傳的盲目性。

　　閱讀率高，覆蓋面廣

　　商業(yè)信函直接針對具體的目標單位（個人），用戶可隨時拆開郵件仔細閱讀并保存，時效性強，同時客戶可利用龐大的郵政網(wǎng)絡，把商函發(fā)往全國各地，覆蓋面廣。

　　價格低廉、方便迅速

　　商業(yè)信函收費低廉，郵局提供廣告設計、制作、郵件封裝、寄發(fā)等一條龍服務，方便省事，隨時可郵寄，不出門產(chǎn)品便可向全國推銷。

　　信息量大，適用性強

　　商業(yè)信函作為信息載體，容納信息量大，不受篇幅的限制，可裝寄文字、圖片或合同、訂單等內(nèi)容詳盡、圖文并茂的資料，便于收件單位（人）保存和參考，有的還可直接簽約。

　　帳單郵簡具有加強企業(yè)與用戶聯(lián)系的紐帶作用，能及時地讓用戶掌握自己的帳務開支，明明白白消費；同時也能保證企業(yè)資金的及時回籠，是企業(yè)規(guī)范服務標準與國際接軌的重要舉措。

　　商務信函寫作格式

　　在使用電子郵件對外進行聯(lián)絡時，應當遵守一定的禮義規(guī)范，如何正確使用電子郵件，撰寫規(guī)范的商務Email，順利的進行對外聯(lián)絡。

　　下面做詳細介紹。撰寫郵件有三種方式：寫郵件、回復郵件、轉發(fā)郵件。

　　三種方式各有所長，但在撰寫格式方面都一至分為四點：收件人，抄送，主題，內(nèi)容。

　　一、收件人

　　1、確認傳送訊息的對象，并將人數(shù)降至最低。

　　2、傳送電子訊息之前，確認收信對象是否正確，以免造成不必要的困擾和笑話。

　　二、抄送

　　1、在必要和確定的情況下，抄送給相應需要知道進展情況的人員。

　　2、一般情況下不要給普通客戶抄送。

　　3、確認抄送訊息的對象，并將人數(shù)降至最低，以免造成不必要的困擾和笑話。

　　三、主題

　　電子郵件一定要注明主題，因為有許多網(wǎng)絡使用者是以主題來決定是否繼續(xù)詳讀信件的內(nèi)容。此外，主題要明確、精練與內(nèi)容相關，表達出對方需要了解的信息，而且可以區(qū)分對同一事物的不同信息。

　　讓人一望即知，以便對方快速了解與記憶。

　　四、內(nèi)容

　　在線溝通講求時效，所以電子郵件的內(nèi)容力求簡明扼要，并求溝通效益。

　　一般信件所用的起頭語、客套語、祝賀詞等，在在線溝通時都可以省略。但稱呼，正文，結束，落款/簽名四點要盡量完整。

　　1、稱呼

　　1）如果有收件人的姓名的話，可以讓對方感覺更加友好。

　　2）若知道對方的性別可以用：xx先生、xx小姐、xx女士

　　3）如果知道對方的身份可以用：xx總經(jīng)理、xx經(jīng)理、xx董事長、x總、x董、x經(jīng)理

　　2、正文

　　正文做到主題明確，語言流暢，內(nèi)容簡潔。

　　在撰寫正文時還應注意以下幾點，以示禮貌和尊重，以免造成不必要的困擾。

　　1）在撰寫英文信函時，只對一兩個詞進行大寫以示強調(diào)，全篇都用大寫是不禮貌的。在撰寫中文的時候，只對部分以示強調(diào)的詞采用加粗等方式。

　　2）不要在信件中發(fā)泄不滿，應面對面的解決。

　　3）回復信件時，有必要加上部分的原文，以方便對方了解回信內(nèi)容。

　　4）若摘錄的原文很長，應先把回復內(nèi)容放到前面，原文內(nèi)容在后

　　5）在收件人明白其意時，才可使用俚語或縮寫。

　　6）如果有附件，應該在正文處說明附件的內(nèi)容和用途；

　　3、結束

　　1）如果可提供好的選擇，應在結尾處提出。如：請您考慮，有任何需要咨詢，請電話或EMAIL聯(lián)系我

　　2）最好的結尾要著眼未來：如：希望我們能夠達成合作

　　3）結尾應顯示誠懇：如：感謝您抽空洽談

　　4、落款/簽名目前，有不少網(wǎng)民時常會因為自己的電子信箱中堆滿了無數(shù)的無聊的電子郵件，甚至是陌生人的電子郵件而煩心不堪。

　　對其進行處理，不僅會浪費自己的時間和精力，而且還有可能會耽擱自己的正事，鑒于此，在商務郵件中應該有落款/簽名，以示身份。

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