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計算機(jī)會計信息系統(tǒng)中暫估存貨的處理方法研究論文
存貨是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中為銷售或耗用而儲存的各種有形資產(chǎn)，通常分為自制和外購兩部分。在異地采購情況下，由于結(jié)算憑證的傳遞速度與貨物的運輸速度不一致，企業(yè)外購存貨常會出現(xiàn)貨物已經(jīng)到達(dá)，結(jié)算憑證尚未到達(dá)的情況，即通常所說的貨到票未到現(xiàn)象。貨物雖已到達(dá)，但由于結(jié)算憑證尚未到達(dá)，無法確定其實際采購成本。在結(jié)算憑證到達(dá)以前若要將該批存貨進(jìn)行入庫處理，則只能對其采購成本進(jìn)行暫時估價，因而這類存貨也稱為暫估存貨。目前很多企業(yè)實現(xiàn)了電算化，但存貨核算，特別是暫估存貨仍然采用模擬傳統(tǒng)手工處理方法。即月末，結(jié)算憑證者仍未到達(dá)，則按存貨的暫估價(一般為采購合同價格)進(jìn)行暫估人賬，次月初，財會人員通過屏幕挑出大量暫估入庫的憑單，然后再根據(jù)此單據(jù)手工編制一張同樣的紅字記賬憑證，輸入計算機(jī)進(jìn)行記賬處理。這種所謂的會計電算化僅僅是用鍵盤取代了算盤，會計形式上的現(xiàn)代化掩蓋的是實質(zhì)的一成不變，會計技術(shù)環(huán)境的進(jìn)步?jīng)]有起到推動會計發(fā)展的功效。
因而，對于暫估存貨的核算和管理，也應(yīng)將計算機(jī)技術(shù)與管理需要、管理思想相結(jié)合，探尋新的解決方法。本文從加強(qiáng)對存貨核算和管理的目的出發(fā)，對暫估存貨在計算機(jī)條件下的處理方法進(jìn)行探討，以供會計軟件的開發(fā)者和ERP系統(tǒng)的實施者借鑒。
一、計算機(jī)會計信息系統(tǒng)中暫估入庫成本確定方法比較分析
為了反映真實庫存，保證物流、資金流與信息流的一致性，計算機(jī)條件下暫估存貨的核算處理應(yīng)在存貨入庫的當(dāng)時進(jìn)行，即在暫估存貨入庫時，用數(shù)據(jù)庫“賬簿”中結(jié)存單價作為暫估入庫單價，當(dāng)根據(jù)入庫單文件記賬時自動更新存貨結(jié)存文件生成存貨明細(xì)賬，同時自動生成轉(zhuǎn)賬憑證，傳入賬務(wù)系統(tǒng)更新計算機(jī)中相應(yīng)的總賬。因此，采用何種存貨計價方法對確定暫信存貨的入庫管估價有利且合理是需要解決的首要問題。常用的存貨計價方法有月末加權(quán)平均法、先進(jìn)先出法、后進(jìn)先出法、個別計價法及移動加權(quán)平均法等幾種方法。這幾種方法都有其優(yōu)點，同時也存在一些缺陷。
1、月末加權(quán)平均法在計算機(jī)會計信息系統(tǒng)中不具適用性。加權(quán)平均法指在月末進(jìn)行一次加權(quán)平均單價計算，平時無法從數(shù)據(jù)庫“賬簿”中得到結(jié)存存貨的單價，在計算機(jī)條件下當(dāng)暫估入庫進(jìn)行時無法進(jìn)行存貨的核算。所以月末加權(quán)平均法在計算機(jī)會計信息系統(tǒng)中不具有可操作性。
2、采用FIFO和LIFO方法的利與弊。采用先進(jìn)先出法(FIFO)和后進(jìn)先出法(LIFO)這兩種方法，平時數(shù)據(jù)庫“賬簿”中有結(jié)存單價。因此當(dāng)暫估存貨入庫時可以實時得到相應(yīng)的入庫價格。但是，在物價變動時期對財務(wù)的影響比較顯著。采用先進(jìn)先出法，當(dāng)物價上漲時，會高估企業(yè)當(dāng)期利潤和存貨的庫存價值;物價下跌時會低估收益和資產(chǎn)。采用后進(jìn)先出法，結(jié)果正好相反。在物價變動的一定時期，采用某一方法對企業(yè)可能有利，但當(dāng)形勢逆轉(zhuǎn)時，則會對企業(yè)有不良影響。
3、個別計價法的局限性。采用個別計價法平時賬簿中也可能隨時得到暫估存貨的入庫成本，可以掌握發(fā)出存貨成本和實際庫存情況。但這種方法要求根據(jù)采購批別，掛上標(biāo)簽，分別存放，分別保管，以便發(fā)出時識別是哪批購進(jìn)的。對于普通存貨，若采用這種方法，會計核算不成問題，但倉庫部門工作量太大，倉儲、保管費用太高。個另計價法只適合于量少、價高的貴重物品。
4、移動加權(quán)平均法是計算機(jī)會計信息系統(tǒng)可采用的最優(yōu)方法。采用移動加權(quán)平均法，每次收入存貨后，立即根據(jù)現(xiàn)有存貨的總價值和總數(shù)量計算出新的單位成本。每發(fā)出一批存貨都要根據(jù)發(fā)出存貨的數(shù)量和前一次進(jìn)貨時計算的平均單位成本確定發(fā)出存貨成本和結(jié)存存貨的價值，這種方法能及時提供存貨的成本資料。在手工條件下移動加權(quán)平均成本法因計算工作相當(dāng)繁瑣、計算量太大而很少采用，但在計算機(jī)條件下，計算機(jī)高速計算的優(yōu)勢正好彌補(bǔ)了這一缺陷，使移動加權(quán)平均法在實際工作中具有可操作性，并且對暫估入庫存貨的成本的確定非常有利。
通過分析可知:移動加權(quán)平均法所確定的存貨單價在一定程度上應(yīng)該說是最接近暫估存貨實際單價的，而且這一方法在計算機(jī)條件下可以充分發(fā)揮其長處，克服其弱勢，移動加權(quán)平均法是計算機(jī)會計信息系統(tǒng)中確定暫估存貨入賬價值的最佳選擇。
二、計算機(jī)會計信息系統(tǒng)中暫估存貨的處理方法
確定了暫估入庫成本方法后，需要考慮的另一問題就是暫估存貨核算處理問題，即:在結(jié)算憑證尚未到達(dá)時，如何在處理暫估入庫業(yè)務(wù)的同時進(jìn)行賬務(wù)處理;在結(jié)算憑證到達(dá)時又怎樣進(jìn)行發(fā)票處理;最后怎樣進(jìn)行采購結(jié)算以確定其真實采購成本。
我們認(rèn)為設(shè)計計算機(jī)會計信息系統(tǒng)中暫估存貨的處理方法應(yīng)遵循以下兩條原則:
1、確保存貨信息的真實、及時與完整;
2、確保用戶操作簡便。筆者從這兩個原則出發(fā)，給出暫估存貨處理的三種方法并進(jìn)行分析。
方法一:全額對沖法
全額對沖法是指暫估入庫時視同貨到票到情況處理，票到時自動進(jìn)行全額對沖的處理方法。具體講，填制入庫單時計算機(jī)自動取該存貨結(jié)存單價作為暫估入庫單價，生成入庫單記賬，并自動生成記賬憑證:
借:原材料(暫估單價×數(shù)量)
貸:材料采購(暫估單價×數(shù)量)
當(dāng)錄入發(fā)票時，系統(tǒng)自動根據(jù)采購訂單號從采購訂單文件、存貨子系統(tǒng)中的入庫單文件中選出與發(fā)票相關(guān)的數(shù)據(jù)進(jìn)行核對，并將入庫單、采購發(fā)票及采購訂單數(shù)據(jù)顯示在屏幕上。
如果認(rèn)為差異在許可的范圍內(nèi)，確認(rèn)審核通過并進(jìn)行采購結(jié)算。系統(tǒng)自動根據(jù)該張入庫單生成一張紅字入庫單，并根據(jù)采購發(fā)票結(jié)算出采購成本，生成一張藍(lán)字入庫單，自動傳入存貨子系統(tǒng)，通過記賬更新存貨明細(xì)賬，并生成采購結(jié)算表。同時系統(tǒng)自動生成分錄傳入賬務(wù)系統(tǒng):
借:材料采購
原材料
應(yīng)交稅金一應(yīng)交增值稅(進(jìn)項稅額)
貸:應(yīng)付賬款
其中，“材料采購”科目對應(yīng)金額為暫估入庫金額;“原材料”科目對應(yīng)金額為采購發(fā)票金額與暫估金額的差額，如果差額為負(fù)數(shù)，則應(yīng)貸記“原材料”科目;應(yīng)交稅金為根據(jù)發(fā)票實際應(yīng)抵扣的進(jìn)項稅。
這種方法在存貨入庫及錄入發(fā)票時都非常簡單、方便，只要發(fā)票錄入準(zhǔn)確，就能保證該批暫估存貨的處理準(zhǔn)確無誤，而且在查詢存貨明細(xì)表時，因為暫估存貨都對應(yīng)兩條藍(lán)色記錄和一條紅色記錄，暫估情況一目了然，便于對暫估存貨的管理。
方法二:金額補(bǔ)足法
金額補(bǔ)足法是指暫估人庫時視同貨到票到情況處理，票到時自動計算出發(fā)票金額與暫估入庫金額的差額作為暫估入庫金額的補(bǔ)充值進(jìn)行處理的方法。具體講，填制入
庫單時計算機(jī)自動取該存貨結(jié)存單價作為暫估入庫單價，生成入庫單記賬，并自動生成記賬憑證:
借:原材料(暫估單價×數(shù)量)
貸:材料采購(暫估單價×數(shù)量)
發(fā)票到達(dá)，逐項填制發(fā)票內(nèi)容。發(fā)票錄入完畢，系統(tǒng)根據(jù)采購訂單號從入庫單文件中挑選出入庫單，若其入庫類別為“暫估入庫”(在數(shù)據(jù)庫設(shè)計時增加一個字段表示暫估入庫)，則系統(tǒng)提示該批存貨為暫估入庫存貨，并生成一張調(diào)整入庫單。調(diào)整單數(shù)量為零，單價為發(fā)票單價與暫估單價的差額，金額為發(fā)票金額與暫估金額的差額。
經(jīng)確認(rèn)并進(jìn)行結(jié)算后，系統(tǒng)自動生成調(diào)整入庫單更新存貨明細(xì)賬。與此同時自動生成兩張轉(zhuǎn)賬憑證:
轉(zhuǎn)賬憑證1為調(diào)整憑證:
借:原材料(金額為:暫估入庫調(diào)整表所列金額)
貸:材料采購(金額為:暫估人庫調(diào)整表所列金額)
如果該金額為負(fù)數(shù)，則應(yīng)做相反方向分錄。
轉(zhuǎn)賬憑證2為結(jié)算憑證:
借:材料采購
應(yīng)交稅金一應(yīng)交增值稅(進(jìn)項稅額)
貸:應(yīng)付賬款
其中，“材料采購”科目對應(yīng)金額為發(fā)票所列金額;應(yīng)交稅金為根據(jù)發(fā)票實際抵扣的進(jìn)項稅。
金額補(bǔ)足法的優(yōu)點是在進(jìn)行發(fā)票處理時，易于知道哪些存貨屬于暫估入庫存貨，并對暫估成本進(jìn)行調(diào)整;而且可以對實際成本與暫估成本之間的差異進(jìn)行分析，找出差異存在的原因，如果責(zé)任在于供貨方，可以及時與供貨方進(jìn)行交涉，以減少損失。進(jìn)行采購結(jié)算時，不用對暫估入庫存貨另行對待，可以視同貨到票到情況進(jìn)行處理。
方法三:特制入庫單法
特制入庫單法是指設(shè)計一種暫估入庫單，它不同于貨到票到情況的普通人庫單，而是在普通入庫單的基礎(chǔ)上增設(shè)了單價及金額調(diào)整欄目，在錄人發(fā)票時填完訂單號后，暫估人庫單會自動彈出，錄入人員可根據(jù)發(fā)票金額續(xù)填暫估入庫單。最后，采購結(jié)算視同貨到票到情況進(jìn)行處理。
在設(shè)計入庫單時，針對暫估存貨設(shè)計暫估入庫單，專門用于暫估入庫處理。這種特制入庫單與普通入庫單不同之處在于:特制入庫單在普通入庫單的右側(cè)增加了四個欄目:“調(diào)整單價”欄、“單價合計”欄、“調(diào)整金額”欄及“金額合計”欄。
發(fā)票到達(dá)，填制發(fā)票時，先填入訂單號。系統(tǒng)根據(jù)訂單號，篩選出暫估入庫單，并使暫估入庫單成為當(dāng)前活動窗口。根據(jù)發(fā)票所示數(shù)據(jù)填列入庫單最右側(cè)“調(diào)整后合計”欄，系統(tǒng)自動計算出調(diào)整單價和調(diào)整金額。經(jīng)確認(rèn)并進(jìn)行結(jié)算后，自行關(guān)閉入庫單，發(fā)票窗口稱為當(dāng)前活動窗口，并且發(fā)票數(shù)據(jù)已根據(jù)修正后的入庫單自動生成。其它處理與方法2相同。
特制入庫單法具有金額補(bǔ)足法的優(yōu)點，而且在進(jìn)行入庫單查詢時，暫估入庫存貨的暫估成本、實際成本及成本差異都—一顯示于入庫單上，便于了解暫估存貨的整個操作過程，易于發(fā)現(xiàn)暫估存貨處理中的異�，F(xiàn)象。
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