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淺談會計(jì)電算化環(huán)境下的內(nèi)部控制論文
[摘 要]隨著電子計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用，會計(jì)電算化在我國迅速發(fā)展。在會計(jì)電算化環(huán)境下如何建立有效的內(nèi)部控制機(jī)制具有十分重要的意義。會計(jì)電算化在給企業(yè)帶來巨大效益的同時，也可能帶來巨大的風(fēng)險。本文以實(shí)施電算化后其內(nèi)部控制中存在的為基礎(chǔ)，探討會計(jì)電算化內(nèi)部控制制度建設(shè)問題。
[關(guān)鍵詞]會計(jì)電算化 內(nèi)部控制 制度建設(shè)
1.引言
會計(jì)電算化內(nèi)部控制是內(nèi)部會計(jì)控制的特殊形式�！秲�(nèi)部會計(jì)控制規(guī)范基本規(guī)范》中指出“信息技術(shù)控制要求運(yùn)用電子信息技術(shù)建立內(nèi)部會計(jì)控制系統(tǒng)，減少和消除人為操縱因素，確保內(nèi)部會計(jì)控制的有效實(shí)施�！睆闹贫壬险f明了加強(qiáng)會計(jì)電算化內(nèi)部控制的必要性。隨著會計(jì)電算化進(jìn)一步向深層次發(fā)展，特別是IT技術(shù)的發(fā)展，一些措施已難以發(fā)揮其應(yīng)有的作用，現(xiàn)有的控制制度建設(shè)有待完善。
內(nèi)部控制制度在會計(jì)電算化環(huán)境下，更具有舉足輕重的作用。只有建立健全會計(jì)電算化環(huán)境下的內(nèi)部控制，才能提高會計(jì)的分析決策能力，為管理者提供所需的經(jīng)濟(jì)信息，更好地實(shí)現(xiàn)其管理和決策的職能;才能防止浪費(fèi)和舞弊行為，保護(hù)財(cái)產(chǎn)物資的安全性和完整性：才能建立科學(xué)的崗位責(zé)任制，協(xié)調(diào)各部門的工作，強(qiáng)化管理，提高管理水平及管理人員素質(zhì);才能利于審計(jì)及其它部門開展工作，推動現(xiàn)代審計(jì)的發(fā)展;才能提高會計(jì)工作質(zhì)量，增強(qiáng)各種信息輸出和財(cái)務(wù)報告的可信度、可靠性：才能使諸如《會計(jì)法》、 《企業(yè)會計(jì)準(zhǔn)則》、 《會計(jì)電算化工作規(guī)范》等得以貫徹執(zhí)行;也才能確保會計(jì)電算化環(huán)境下各單位經(jīng)濟(jì)活動能夠正常、安全、有效地進(jìn)行。所以健全和完善內(nèi)部控制制度是建立現(xiàn)代企業(yè)制度的內(nèi)在要求，也是提高企業(yè)競爭能力的重要途徑。
2.會計(jì)電算化內(nèi)部控制中存在的問題
在電算化條件下，會計(jì)信息系統(tǒng)是按計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)組織起來的。除原始數(shù)據(jù)的收集、審核、編碼、輸入由會計(jì)人員操作外，經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的記錄和加工、會計(jì)報表的生成和查詢等工作都可以通過計(jì)算機(jī)完成，這種數(shù)據(jù)處理的集中性使得傳統(tǒng)組織控制功能減弱。同時，由于會計(jì)信息系統(tǒng)是將輸入的數(shù)據(jù)集中存儲于一個數(shù)據(jù)庫文件中，根據(jù)程序設(shè)定的方式進(jìn)行多重處理，多層次輸出所需要的會計(jì)信息，因此會計(jì)信息系統(tǒng)中不區(qū)分總賬和明細(xì)賬、日記賬，這雖然使數(shù)據(jù)處理流程大為簡捷，但也使賬簿間的相互控制不復(fù)存在，使賬證核對、賬賬核對失去作用。因此手工條件下行之有效的內(nèi)部牽制網(wǎng)，在電算化條件下已難以發(fā)揮其作用，會計(jì)電算化內(nèi)部控制出現(xiàn)了很多新問題，主要表現(xiàn)為以下幾個方面：
2.1 數(shù)據(jù)處理方式變化帶來的問題。
2.1.1 因數(shù)據(jù)輸入操作不當(dāng)而導(dǎo)致的控制問題。一旦輸入操作不當(dāng)，將會引發(fā)明細(xì)賬、總賬乃至?xí)?jì)報表等一系列錯誤，造成輸出信息的失真。這就是計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理的一條重要“輸入的是垃圾，輸出的也必將是垃圾。”因而數(shù)據(jù)輸入不當(dāng)?shù)目刂茊栴}成為內(nèi)部控制中最重要的控制環(huán)節(jié)。
2.1.2 責(zé)任高度集中于電算化軟件系統(tǒng)，企業(yè)面臨巨大的系統(tǒng)風(fēng)險問題。一旦系統(tǒng)數(shù)據(jù)被非法修改、拷貝或是系統(tǒng)程序控制失效，就會系統(tǒng)運(yùn)行的穩(wěn)定性和安全性，嚴(yán)重的可能會導(dǎo)致系統(tǒng)的崩潰，給企業(yè)造成不可估量的損失。系統(tǒng)風(fēng)險問題成為內(nèi)部控制的主要風(fēng)險。
2.1.3 一些職責(zé)的高度集中違背了不相容職務(wù)分離和授權(quán)、批準(zhǔn)控制的原則。由于數(shù)據(jù)處理集中進(jìn)行，導(dǎo)致職責(zé)合并嚴(yán)重，會計(jì)人員大大減少，從而使一些不相容職務(wù)得不到分離，如有些會計(jì)人員既從事數(shù)據(jù)的輸入、輸出工作，又負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的報送，這增加了他們在未經(jīng)授權(quán)批準(zhǔn)的情況下直接對使用中的數(shù)據(jù)和程序進(jìn)行修改等操作的可能性，從而使會計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確和安全性受到威脅。
2.2 會計(jì)信息磁性化帶來的問題。手工條件下，會計(jì)數(shù)據(jù)和信息記錄在紙介質(zhì)的單、證、賬、表上，修改困難，修改會留有明顯痕跡，從而便于查證、控制。而在電算化條件下，會計(jì)電算的資料如證、賬、表都是通過計(jì)算機(jī)處理系統(tǒng)完成的，資料的表現(xiàn)形式主要是打印的賬表和存儲在計(jì)算機(jī)軟硬盤和其他存儲介質(zhì)中的會計(jì)數(shù)據(jù)，這些存放在磁性介質(zhì)中的會計(jì)檔案，可以方便地被不留痕跡地加以修改，很容易遭到損壞和破壞，影響會計(jì)信息的真實(shí)可靠性。
2.3 計(jì)算機(jī)發(fā)展帶來的問題。網(wǎng)絡(luò)的迅猛發(fā)展及其在財(cái)務(wù)工作中的進(jìn)一步帶來了層出不窮的新問題。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境具有開放性和動態(tài)性的特點(diǎn)，這給會計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制帶來了許多新問題，如大量會計(jì)信息通過網(wǎng)絡(luò)通信線路傳輸，有可能被非法攔截，竊取甚至篡改：網(wǎng)絡(luò)會計(jì)信息系統(tǒng)遭受“病毒”入侵或“”攻擊的可能性更大等等。總之網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的開發(fā)性和動態(tài)性加劇了會計(jì)信息失真的風(fēng)險，甚至威脅到企業(yè)財(cái)產(chǎn)的安全性，對會計(jì)內(nèi)部控制提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。
此外，由于會計(jì)電算化涉及會計(jì)和計(jì)算機(jī)兩種專業(yè)知識，對會計(jì)人員提出了較高要求，而會計(jì)人員大多只具備會計(jì)專業(yè)知識，實(shí)際操作能力難以適應(yīng)電算化環(huán)境下對內(nèi)控的要求，給實(shí)施內(nèi)控制度帶來困難。
3.會計(jì)電算化內(nèi)部控制制度建設(shè)。
設(shè)計(jì)并建立周密的內(nèi)部控制體系是解決上述及其他一系列問題的有效途徑。由于目前大多數(shù)企業(yè)不是自行開發(fā)系統(tǒng)軟件，而是購買商品化軟件，將內(nèi)部控制分為一般控制和應(yīng)用控制而采取相應(yīng)控制措施的設(shè)計(jì)，混淆了執(zhí)行控制的主體――因而這種內(nèi)部控制制度設(shè)計(jì)不夠完善，內(nèi)部控制的分類應(yīng)既要概念清晰，又要區(qū)分控制的主體，以便明確責(zé)任，為此，建議將內(nèi)部控制劃分為對系統(tǒng)使用者的控制和對系統(tǒng)開發(fā)者的控制兩大類，分別制定相應(yīng)的控制制度，具體措施如下：
3.1 對系統(tǒng)使用者的控制，
3.1.1 組織控制。組織控制是指將系統(tǒng)中不相容的職責(zé)進(jìn)行分離，即將系統(tǒng)中的各類人員進(jìn)行分工，并以相應(yīng)的管理規(guī)章與之配套。其目的在習(xí)：通過設(shè)立一種相互稽核、相互監(jiān)督、相互制約的機(jī)制來保障會計(jì)信息的真實(shí)、可靠，減少發(fā)生錯誤和舞弊的可能性。企業(yè)實(shí)現(xiàn)了會計(jì)電算化后，應(yīng)對原有的組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，以適應(yīng)計(jì)算機(jī)會計(jì)系統(tǒng)的要求。企業(yè)可以將會計(jì)組織機(jī)構(gòu)按會計(jì)數(shù)據(jù)的不同形態(tài)，劃分為數(shù)據(jù)收集輸入組、數(shù)據(jù)處理組和會計(jì)信息組等組室：也可以按會計(jì)崗位和工作職責(zé)劃分為計(jì)算機(jī)會計(jì)主管、軟件操作、審核記賬、電算維護(hù)、電算審查、數(shù)據(jù)分析等崗位。同時規(guī)定各自的操作權(quán)限，操作權(quán)限(密級)的分配，應(yīng)由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人統(tǒng)一專管，以達(dá)到相互控制的目的，明確各自的責(zé)任。
3.1.2 內(nèi)部操作管理控制。包括：防止數(shù)據(jù)輸入不當(dāng)?shù)目刂啤Ｈ鐚κ褂脵C(jī)的數(shù)據(jù)輸入人員加以控制，規(guī)定原始憑證必須經(jīng)有關(guān)審核人員審核并簽章后才能輸入計(jì)算機(jī)，確保業(yè)務(wù)處理之前已經(jīng)過適當(dāng)?shù)氖跈?quán)和審批，防止操作人員對未經(jīng)授權(quán)和審批的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行處理。在環(huán)境下對數(shù)據(jù)輸入進(jìn)行實(shí)時控制，在系統(tǒng)內(nèi)分出操作與監(jiān)控兩個崗位，對每一筆業(yè)務(wù)同時進(jìn)行多方備份，當(dāng)人員進(jìn)行賬務(wù)處理時，其操作和數(shù)據(jù)也被同步記錄在監(jiān)控人員的機(jī)器上，由監(jiān)控人員進(jìn)行即時或定期審查，一旦出現(xiàn)數(shù)據(jù)不一致便進(jìn)行深入調(diào)查：對輸出進(jìn)行檢查控制。如在檢查中將輸出
信息與輸入信息的有關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行核對，對關(guān)鍵性數(shù)據(jù)進(jìn)行人工復(fù)核，確保輸出數(shù)據(jù)的可靠性，將輸出文件中的有關(guān)數(shù)字與實(shí)物核對，進(jìn)行合理性，輸出中是否存在：建立必要的上機(jī)操作記錄制度，如規(guī)定用操作日記的形式記錄每天l的上機(jī)操作內(nèi)容等。
3.1.3 計(jì)算機(jī)硬件和軟件管理控制。對于擁有計(jì)算機(jī)的單位，無論是否用于會計(jì)核算，一般都要求制定軟硬件管理制度。通常包括：保證機(jī)房設(shè)備安全的措施，如機(jī)房防火規(guī)定等：保證計(jì)算機(jī)正常運(yùn)行措施，如機(jī)房防潮、防磁及恒溫等方面的規(guī)定等：會計(jì)數(shù)據(jù)、會計(jì)軟件安全保密措施，如數(shù)據(jù)備份等規(guī)定，修改會計(jì)核算軟件的審批和監(jiān)督制度，如規(guī)定會計(jì)核算軟件的修改需報單位總會計(jì)師批準(zhǔn)等。
網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下尤為重要的是防病毒控制，可以采用如下控制措施：對不需要本地硬盤和軟盤的工作站，盡量采用無盤工作站;采用基于服務(wù)器的網(wǎng)絡(luò)殺毒軟件進(jìn)行實(shí)時監(jiān)控、追蹤病毒：在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)上采用防病毒卡或芯片等硬件，能有效防治病毒：對外來軟件和傳輸?shù)臄?shù)據(jù)必須經(jīng)過病毒檢查，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)嚴(yán)禁使用游戲軟件：及時升級本系統(tǒng)的防病毒產(chǎn)品等。
3.1.4 會計(jì)檔案控制。在實(shí)行會計(jì)電算化之后，隨著存儲介質(zhì)的改變，對會計(jì)檔案管理的要求也比較嚴(yán)格，對會計(jì)檔案的概念也有所。對會計(jì)檔案的管理制度應(yīng)涵蓋對打印輸出的證、賬、表和存儲會計(jì)數(shù)據(jù)和程序的存儲介質(zhì)以及系統(tǒng)開發(fā)文檔的存檔、安全保管和保密工作，管理制度一般包括：存檔的手續(xù)必須有會計(jì)主管和系統(tǒng)管理員的簽章才能存檔保管;各種安全保證措施，如備份軟盤應(yīng)貼上保護(hù)標(biāo)簽，應(yīng)存放在安全、潔凈、防潮的地方;采用磁性介質(zhì)保存的會計(jì)檔案要定期進(jìn)行檢查和定期復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)損壞而使會計(jì)檔案丟失。
3.2 對系統(tǒng)開發(fā)者的控制。這項(xiàng)控制不在企業(yè)內(nèi)部，而體現(xiàn)在對軟件的要求之中，主要包括：
3.2.1 系統(tǒng)應(yīng)符合相關(guān)的政策規(guī)定，包括《會計(jì)電算化管理辦法》、《會計(jì)電算化工作規(guī)范》、《會計(jì)核算軟件的具備功能規(guī)范》、《會計(jì)法》以及《內(nèi)部會計(jì)控制規(guī)范基本規(guī)范》等等
3.2.3 系統(tǒng)程序控制設(shè)置合理，滿足企業(yè)業(yè)務(wù)處理的需要。程序控制是對系統(tǒng)中具體的數(shù)據(jù)處理功能的控制。它一般包括輸入控制、處理過程控制和輸出控制三個方面。輸入控制包括：確保輸入的授權(quán)控制，采用程序密碼或運(yùn)行口令，只有通過授權(quán)密碼或口令的人員才能進(jìn)行數(shù)據(jù)輸入;在計(jì)算機(jī)內(nèi)設(shè)置控制功能，退回和改正不正確的輸入記錄：設(shè)置責(zé)任控制，系統(tǒng)通過登記日志文件，留下審核、修改的痕跡等。
處理過程控制，這種控制是指對電算化系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理的有效性和可靠性進(jìn)行的控制，通過運(yùn)行有關(guān)程序，可以對輸入系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行檢驗(yàn)、計(jì)算、分類、排序、合并等。
輸出控制，輸出資料時系統(tǒng)應(yīng)能自動記錄操作人員的姓名、輸出時間、文件名稱、數(shù)量等等。
參考文獻(xiàn)
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