會計電算化下內(nèi)部控制的初探論文

　　【摘 要】隨著電子技術(shù)的進一步發(fā)展，會計電算化已在各個企業(yè)普及開來。財政部也頒布了《內(nèi)部會計控制規(guī)范——基本規(guī)范（試行）》，并指出：“電子信息技術(shù)控制要求運用電子信息技術(shù)手段建立內(nèi)部會計控制系統(tǒng)，減少和消除人為操縱因素，確保內(nèi)部會計控制的有效實施�！睍�計電算化后給企業(yè)的內(nèi)部控制帶來了新的挑戰(zhàn)，本文就如何建立一整套適合電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度進行了初步探討。

　　【關(guān)鍵詞】會計電算化 內(nèi)部控制

　　內(nèi)部控制是企業(yè)單位為保護其資產(chǎn)安全、保證信息的完整和正確、促進經(jīng)營治理政策得以有效實施、進步經(jīng)營效率、控制經(jīng)營風(fēng)險、防止舞弊行為發(fā)生進而制定的各項規(guī)章制度、組織措施、業(yè)務(wù)處理手續(xù)等控制措施的總稱。電子信息技術(shù)日益普及，企業(yè)建立了電算化會計系統(tǒng)后，會計核算和財務(wù)治理環(huán)境發(fā)生了很大的變化：一方面，由于使用了計算機，會計數(shù)據(jù)處理的速度加快了，會計核算的正確性和可靠性也有了很大的進步，減少了因疏忽大意及計算失誤造成的差錯；另一方面，會計電算化的實施，也為企業(yè)的內(nèi)部控制帶來了很多前所未有的新題目，對企業(yè)內(nèi)部控制制度造成了極大的沖擊。

　　一、會計職員的配備發(fā)生了變化

　　企業(yè)使用計算機處理會計和財務(wù)數(shù)據(jù)后，企業(yè)會計核算的職員配備發(fā)生了很大的變化，會計部分的組成職員從原來由財務(wù)、會計專業(yè)職員組成，轉(zhuǎn)變?yōu)橛韶攧?wù)、會計專業(yè)職員和計算機數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)的治理職員及計算機專家組成，所以各企業(yè)在引進會計職員和會計分工上碰到了新的題目。

　　二、會計電算化后的主要風(fēng)險

　　在電算化方式下，內(nèi)部控制的內(nèi)容在傳統(tǒng)方式的基礎(chǔ)上，又出現(xiàn)了很多新的題目，主要有以下幾個方面：

　�。ㄒ唬┰�始數(shù)據(jù)所帶來的風(fēng)險

　　在電算化會計中，電子計算機輸出的數(shù)據(jù)是在程序控制之下，對輸進的原始數(shù)據(jù)自動進行加工處理，并儲存于磁性介質(zhì)上。所有記賬、分析及編制會計報表等工作均在計算機程序的控制下自動進行。然而，電腦中的原始數(shù)據(jù)必須是由人工事先進行審核和輸進計算機的，這就要求一切數(shù)據(jù)的處理方法和過程都必須規(guī)范化，并保持正確性和相對的穩(wěn)定性，這樣才能保證會計信息質(zhì)量的真實性、完整性和正確性，避免可能發(fā)生得題目。

　�。ǘ�）操縱職員的舞弊風(fēng)險

　　在手工會計系統(tǒng)中，對于一項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的每個環(huán)節(jié)都要經(jīng)過某些具有相應(yīng)權(quán)限職員的審核和簽章。但會計電算化后，職能劃分發(fā)生了巨大的變化。由于業(yè)務(wù)處理全部都是以電算化系統(tǒng)為主，電算化功能的高度集中導(dǎo)致了職責(zé)的集中，某些職員既可從事數(shù)據(jù)的輸進，又可負責(zé)數(shù)據(jù)的輸出和報送。因此，假如不加強內(nèi)部控制，就會使某些計算機操縱職員直接對使用中的程序和數(shù)據(jù)庫進行個性操縱處理結(jié)果，加大出現(xiàn)錯誤的風(fēng)險。

　�。ㄈ�）會計檔案無紙化和電腦操縱無形化帶來的風(fēng)險

　　在手工會計系統(tǒng)中，企業(yè)的經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生均記錄于紙張之上，增、刪、修改了的會計憑證或會計賬冊都可以從各自的字跡和印章上分清責(zé)任。會計電算化后，會計憑證轉(zhuǎn)變?yōu)橐晕募�、記錄形式儲存在磁性介質(zhì)上，使會計核算無紙化，修改數(shù)據(jù)不留痕跡。電磁介質(zhì)也易受損壞，且有丟失或毀損的危險。所以會計電算化對會計檔案治理形式提出了更高的要求。不僅要保存好相關(guān)的紙質(zhì)數(shù)據(jù)文件，還要保存、保管好已存儲在電子介質(zhì)中的各種會計數(shù)據(jù)和計算機程序。如計算機機內(nèi)及磁盤內(nèi)會計信息安全保護、計算機病毒防治，以及計算機操縱治理等。

　　三、如何在會計電算化下加強內(nèi)部控制

　　（一）電算化下會計處理操縱程序的具體控制

　　為了保證信息處理質(zhì)量，減少產(chǎn)生差錯和事故的概率，應(yīng)制定嚴格的操縱規(guī)程。操縱規(guī)程主要指計算機業(yè)務(wù)處理過程的具體操縱步驟和具體要求，包括各種操縱命令、各種設(shè)備的使用說明以及非常情況的處理等。其內(nèi)容主要包括：

　　1.各種錄進的數(shù)據(jù)均需經(jīng)過嚴格的審批并具有完整、真實的原始憑證；

　　2.數(shù)據(jù)錄進員對輸進數(shù)占有疑問，應(yīng)及時核對，不能擅自修改；

　　3.發(fā)生輸進內(nèi)容有誤的，需按系統(tǒng)提供的功能加以改正，如編制補充登記或負數(shù)沖正的憑證加以改正；

　　4.開機后，操縱職員不能擅自離開工作現(xiàn)場；

　　5.要做好日備份數(shù)據(jù)，同時還要有周備份、月備份。

　　當然，這些制度還必須隨著企業(yè)經(jīng)營的變化而不斷修改完善。只有通過完備詳盡的制度才能減少錯誤的發(fā)生，從源頭上確保會計信息的真實性和可靠性。

　�。ǘ�）電算化下會計處理如何利用職責(zé)分工進行治理控制

　　職責(zé)分工首先是將電算化部分與用戶部分的職責(zé)相分離。會計核算軟件正式投進使用后，原有會計機構(gòu)必須做相應(yīng)調(diào)整，對各類職員制定崗位責(zé)任制度。會計電算化后的工作崗位可分為基本會計崗位和電算化會計崗位。基本會計崗位可包括：會計主管、出納、會計核算、稽核、會計檔案治理等工作崗位；電算化會計崗位包括：直接治理、操縱、維修計算機及會計軟件系統(tǒng)等工作崗位。機構(gòu)調(diào)整必須同組織控制相結(jié)合，以實現(xiàn)職權(quán)分離，有效地限制和及時發(fā)現(xiàn)錯誤或違法行為。如規(guī)定系統(tǒng)開發(fā)職員和維護職員不能兼任系統(tǒng)操縱員和治理職員等。

　　不相容職責(zé)的恰當分離可以為避免單唯一人從事和隱瞞違法行為提供公道的保證。也可以考慮增加施行違法行為的難度，增加被逮住或結(jié)果失敗的可能性，并加大對此類行為的懲罰力度。

　　(三)電算化下如何加強賬套的系統(tǒng)安全

　　加強賬套系統(tǒng)安全控制主要應(yīng)從防止未經(jīng)授權(quán)的職員擅自動用系統(tǒng)各種資源。保護程序和數(shù)據(jù)的安全，減少因外界因素導(dǎo)致計算機故障等方面進手。主要的控制措施包括：1.訂立內(nèi)部操縱制度，禁止非電腦操縱職員操縱財務(wù)專用電腦；2.設(shè)置操縱權(quán)限限制；3.操縱職員身份的密碼控制，規(guī)定交***手續(xù)和登記運行日志；4.數(shù)據(jù)存儲和處理相隔離，嚴格控制系統(tǒng)軟件的安裝與修改，對系統(tǒng)軟件進行定期的預(yù)防性檢查，系統(tǒng)被破壞時，要求系統(tǒng)軟件具備緊急響應(yīng)、強制備份、快速重構(gòu)和快速恢復(fù)的功能。

　　（四）電算化下如何加強內(nèi)部審計

　　內(nèi)部審計既是公司、企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)的重要組成部分，也是強化內(nèi)部會計監(jiān)視的制度安排。加強內(nèi)部審計能檢查出發(fā)生的錯誤，打消作弊或犯罪的意圖。內(nèi)審職員應(yīng)定期規(guī)則地檢查與計算機有關(guān)的控制目標、過程以及遵照情況，核實數(shù)據(jù)和程序的完整性。對會計資料定期進行審計，審查電算化會計賬務(wù)處理是否正確，是否遵照《會計法》及有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定，審核用度簽字是否符合有關(guān)內(nèi)控制度，憑證附件是否規(guī)范完整等；審查電子數(shù)據(jù)與書面資料的一致性，如查看賬冊內(nèi)容，做到賬表相符，對不妥或錯誤的賬表處理應(yīng)及時調(diào)整；監(jiān)視數(shù)據(jù)保存方式的安全、正當性，防止發(fā)生非法修改歷史數(shù)據(jù)的現(xiàn)象；對系統(tǒng)運行各環(huán)節(jié)進行審查，防止存在漏洞。

　　（五）電算化會計檔案治理工作

　　在實行會計電算化之后，隨著存儲介質(zhì)的改變，對會計檔案治理的要求也比較嚴格。同時，對會計檔案的概念也就有所發(fā)展。在會計電算化情況下，除了打印輸出的賬、證、表以外，整個系統(tǒng)開發(fā)形成的全套文檔資料都屬于會計檔案的范疇。另外，對存有會計數(shù)據(jù)的有關(guān)介質(zhì)也應(yīng)妥善保管。

　　參考文獻：

　　[1]朱榮恩.內(nèi)部控制評價[M].北京：中國時代經(jīng)濟出版社，2002.

　　[2]陸義保.電腦會計[M].南京：南京大學(xué)出版社，2000.

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