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淺析電力企業(yè)文秘工作的特征及工作方法論文
【摘 要】電力企業(yè)改革發(fā)展的新形勢，對辦公室的工作要求越來越高。文秘工作作為領(lǐng)導(dǎo)工作的拓展和延伸，面臨的挑戰(zhàn)也越來越多。如何做好辦公室文秘工作，成為新形勢下辦公室文秘人員需要深入思考的問題。本文主要結(jié)合文秘工作的實踐，探討了電力企業(yè)應(yīng)如何做好文秘工作。
【關(guān)鍵詞】企業(yè)；文秘；工作方法；創(chuàng)新
前言
企業(yè)文秘工作是輔助領(lǐng)導(dǎo)辦文辦事的綜合性工作，處于協(xié)調(diào)各業(yè)務(wù)部門、連接高層和基層的樞紐地位。其工作范圍主要包括文書處理、公文擬寫、會務(wù)工作、調(diào)查研究、信息收集整理、督辦反饋、信訪接待、機要保密以及領(lǐng)導(dǎo)臨時直接交辦的各項工作等。
1 電力企業(yè)文秘工作特征
1.1 從屬性
這是文秘工作最根本的特征，即文秘工作是圍繞企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的活動展開的。領(lǐng)導(dǎo)工作所到之處，文秘工作就要隨之延伸，如領(lǐng)導(dǎo)需要召開會議，文秘就要負(fù)責(zé)會議各項事務(wù)；領(lǐng)導(dǎo)需要制定企業(yè)發(fā)展目標(biāo)，文秘要提供國家政策、市場行情、等價值信息。
1.2 被動性
電力企業(yè)文秘所進行的各項工作都是以領(lǐng)導(dǎo)工作需求為導(dǎo)向的，故受領(lǐng)導(dǎo)活動支配和制約較為明顯。同時，需要其處理的日常事務(wù)，還有相當(dāng)部分是突發(fā)事件，文秘要予以妥善應(yīng)對，故被動性較強。
1.3 創(chuàng)新性
面對日益復(fù)雜的事務(wù)活動，秘書要向領(lǐng)導(dǎo)提供新情況、新信息，尤其要注重開展信息調(diào)研工作。不僅要掌握面上的情況，而且要根據(jù)調(diào)研收集的信息加以篩選、分析，及時更新知識，拓寬工作思路，在他人的基礎(chǔ)上提出新的發(fā)現(xiàn)、新的見解，才能真正發(fā)揮參謀助手的作用。
1.4 綜合性
企業(yè)文秘工作涉及面廣，擔(dān)負(fù)著溝通上下、聯(lián)系左右的橋梁作用，同時還要參與企業(yè)決策、市場調(diào)研、文化建設(shè)等相關(guān)事務(wù)，足見其綜合性特征。
2 電力企業(yè)文秘工作方法
電力企業(yè)文秘要想對改革發(fā)展的新形勢應(yīng)付自如，將各項事務(wù)處理的井井有條，必然離不開特定的工作方法。在此，重點探討當(dāng)下電力企業(yè)文秘工作的要求和方法。
2.1 樹立三種意識
�。�1）服務(wù)意識。一要增強大局意識，圍繞中心，服務(wù)大局，要善于從政策的角度思考問題，謀劃工作，當(dāng)好參謀。二要增強超前意識。想問題、辦事情要超前一步，注重?fù)Q位思考，提高敏感性，增強主動性，經(jīng)常深入基層，及早做好調(diào)查研究，提出有可行性的意見和建議。三要增強服務(wù)意識，辦公室作為綜合協(xié)調(diào)部門，要牢固樹立服務(wù)第一的思想，對領(lǐng)導(dǎo)交辦的事情、部門協(xié)同的事項要積極主動辦好，既要服務(wù)好機關(guān)，又要服務(wù)好基層，既要熱情周到，又要大度細(xì)致。
�。�2）學(xué)習(xí)意識。對于電力企業(yè)而言，文秘除應(yīng)學(xué)習(xí)傳統(tǒng)的辦公知識外，還應(yīng)具備以下幾個方面的知識：一是依法治企知識�，F(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展對文秘的法律素質(zhì)要求越來越嚴(yán)格。我國社會主義市場經(jīng)濟要求企業(yè)在法律規(guī)定的范圍內(nèi)獨立行使經(jīng)營自主權(quán)。這就要求文秘應(yīng)主動學(xué)習(xí)《公司法》、《合同法》、《侵權(quán)責(zé)任法》等與依法治企相關(guān)的法律知識。憑借法律知識儲備，提出合理建議，維護企業(yè)合法權(quán)益。二是經(jīng)營管理知識。通曉本企業(yè)各項基本制度，學(xué)習(xí)和熟悉本企業(yè)的運作流程、技術(shù)工藝、經(jīng)營服務(wù)等知識。三是企業(yè)文化建設(shè)知識。企業(yè)的核心競爭力是文化建設(shè)，突顯電力企業(yè)的人文品質(zhì)和社會責(zé)任。文秘要熟知企業(yè)核心價值觀、規(guī)章制度等信息，才能在對外交往中通過準(zhǔn)確表達企業(yè)文化建設(shè)的內(nèi)容，推動企業(yè)在競爭共贏中實現(xiàn)良性發(fā)展。
�。�3）創(chuàng)新意識。電力企業(yè)的文秘工作已經(jīng)擴展到信息、決策、咨詢、助理、提供現(xiàn)代尖端技術(shù)服務(wù)等領(lǐng)域。工作中需要研究、控索的問題層出不窮，必然要求思維上的創(chuàng)新，以適應(yīng)高度集中的企業(yè)管理。文秘要立足崗位充分發(fā)揮主觀能動性，一定要深入實際、深入基層、深入一線，保時與時俱進、開拓創(chuàng)新的精神狀態(tài)，努力改變舊的思維方式和工作方法，摒棄那些過時的“舊框框”，嘗試創(chuàng)造性的進步。
2.2 提高兩種素質(zhì)
�。�1）心理素質(zhì)。電力企業(yè)管理不僅要求文秘有較強的文字表達能力、快速敏捷的處事能力、對領(lǐng)導(dǎo)者意圖的領(lǐng)會理解能力，還要求文秘有較強的心理承受能力。面對千頭萬緒的事務(wù)，要具備足夠的耐心與毅力；面對領(lǐng)導(dǎo)的批評，要言語得當(dāng)，理性對待；面對內(nèi)外矛盾和突發(fā)狀況，要沉著冷靜，積極應(yīng)對；面對他人的誤解和質(zhì)疑，要寬容大度，不拘小節(jié)。
�。�2）道德素質(zhì)。文秘人員代表著企業(yè)的核心文化，是電力企業(yè)形象的綜合體現(xiàn)�；诹己玫钠髽I(yè)形象和禮儀，文秘人員還應(yīng)進一步提高道德素質(zhì)，確切的說是職業(yè)道德素養(yǎng)。包括樹立正確的地位觀、權(quán)力觀和利益觀。既不高人一等，也不超越權(quán)限，一切均從企業(yè)大局出發(fā)，做到實事求是。
2.3 強化五種能力
（1）文字表達能力
電力企業(yè)的文秘人員應(yīng)具備較強的文字功底，這不僅是傳統(tǒng)文秘崗位對文秘工作者的要求，更是電力企業(yè)多而龐雜的服務(wù)內(nèi)容對文秘工作者的迫切需要。文秘工作者要勤學(xué)多練，確保領(lǐng)導(dǎo)講話、工作匯報、工作計劃等材料言簡意賅、便于理解。針對法律條文、通訊報道、公務(wù)信函等領(lǐng)導(dǎo)工作可能涉及的內(nèi)容均應(yīng)有所涉獵。同時文秘人員還應(yīng)掌握聽寫、速記、擴寫、縮寫、默寫等基本技能，應(yīng)對快節(jié)奏工作需要。
�。�2）技術(shù)操作能力
信息時代的到來推動了企業(yè)辦公逐步走向信息化和自動化，這就要求企業(yè)文秘具備技術(shù)操作能力，提高工作效率，節(jié)約人力時間。如操作復(fù)印機、傳真機、錄音機、計算機等傳統(tǒng)辦公設(shè)備能力。除使用Word、Excel、Powerpoint等常用辦公軟件的能力，還應(yīng)具有應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)通訊設(shè)備、電子商務(wù)的能力。
�。�3）信息處理能力
信息處理是電力企業(yè)文秘的基本事務(wù)，只有通過收集、匯總、處理、再造信息，方能保證信息更多、更準(zhǔn)、更新、更有價值，進而為領(lǐng)導(dǎo)決策提供可靠有力的依據(jù)。信息分為內(nèi)部信息和外部信息。收集企業(yè)內(nèi)部信息，主要包括內(nèi)部管理方法創(chuàng)新、新技術(shù)的研發(fā)、員工建議和意見等。文秘對此類信息加工處理后及時反饋給領(lǐng)導(dǎo)，用于快速解決內(nèi)部問題，促進企業(yè)和諧發(fā)展。收集外部信息，主要包括宏觀市場環(huán)境、政策環(huán)境等。文秘對這類信息加以合理預(yù)測和分析后，為領(lǐng)導(dǎo)提供有力的決策信息。
（4）溝通協(xié)調(diào)能力
文秘人員的一個重要職責(zé)就是做好“上傳下達，下情上報”，既要將領(lǐng)導(dǎo)班子的意圖和決策傳遞到基層業(yè)務(wù)部門，又要將業(yè)務(wù)部門的執(zhí)行情況和效果，反饋至決策層。 這就要求文秘人員既要準(zhǔn)確把握和理解高層的意圖和思想，能及時傳達最新信息，另一方面，也要熟悉了解基層業(yè)務(wù)部門的情況，能及時掌握企業(yè)基層的動態(tài)，
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