淺論新時(shí)代文秘知識(shí)結(jié)構(gòu)論文

　　摘 要：隨著社會(huì)的發(fā)展，社會(huì)關(guān)系越來(lái)越多樣化、復(fù)雜化，新時(shí)代的秘書需要掌握的知識(shí)越來(lái)越多，具體有輔助領(lǐng)導(dǎo)工作、為領(lǐng)導(dǎo)提供綜合服務(wù)。秘書工作是為領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系人脈，管理事務(wù)的一項(xiàng)重要環(huán)節(jié)，是如今現(xiàn)代企業(yè)管理工作中必不可少的一部分，本文從新時(shí)代對(duì)秘書從業(yè)人員知識(shí)能力的新要求出發(fā)，分析了新時(shí)代的秘書應(yīng)具備的幾項(xiàng)技能和新時(shí)代秘書知識(shí)結(jié)構(gòu)存在的問(wèn)題，并提出了完善措施�，F(xiàn)如今社會(huì)對(duì)秘書的要求越來(lái)越高，秘書工作人員應(yīng)從知識(shí)能力、輔助領(lǐng)導(dǎo)能力、交際能力、處事能力、口才水平、寫作水平等多方面的綜合素質(zhì)提升自己。作為新時(shí)代的秘書人員，要不斷學(xué)習(xí)，增加新知識(shí)，建立和完善應(yīng)具有的工作能力，提高自身綜合素質(zhì)，來(lái)適應(yīng)新時(shí)代的快速發(fā)展。

　　關(guān)鍵詞：新要求；存在問(wèn)題；完善措施

　　一、前言

　　新時(shí)代的到來(lái)，使得我國(guó)漸漸的加入了世界WTO組織，使我國(guó)與各國(guó)的距離都拉近了，但是也顯示出了我國(guó)某些方面在其他國(guó)家面前明顯的不足，讓我國(guó)面臨了更大的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。這種情況，也給秘書工作帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。秘書再也不是抄抄寫寫、遞茶遞水的文員，不是懂得一些漢字和工作上的基礎(chǔ)就可以的。隨著時(shí)代的發(fā)展，秘書人員應(yīng)該具備新的秘書知識(shí)結(jié)構(gòu)，提升自己的知識(shí)能力，完善自己的專業(yè)素養(yǎng)。

　　二、文秘從業(yè)人員知識(shí)能力的新要求

　　（一）熟練掌握各國(guó)語(yǔ)言

　　語(yǔ)言是人們溝通的主要橋梁，過(guò)去對(duì)秘書具備的職能里沒有語(yǔ)言方面的要求，但是隨著改革開放的深入，國(guó)家內(nèi)外的交流日益密切，國(guó)內(nèi)的許多企業(yè)漸漸在國(guó)外發(fā)展自己的事業(yè)。這使得秘書人員在接待客戶方面不免會(huì)遇到不同國(guó)家的人，這就需要秘書人員能掌握多國(guó)的.語(yǔ)言，不僅需要簡(jiǎn)單的對(duì)話，還應(yīng)該進(jìn)一步的掌握翻譯等技巧，才能為領(lǐng)導(dǎo)和公司帶來(lái)更大的利益。

　�。ǘ�）熟悉電腦操作和辦公室自動(dòng)化設(shè)備使用

　　科學(xué)技術(shù)的發(fā)展使得電腦成為每個(gè)人都會(huì)使用的設(shè)備，秘書人員如果想要成為領(lǐng)導(dǎo)的輔助，最基本的就是會(huì)使用電腦，為領(lǐng)導(dǎo)整理文件、查找資料。而隨著辦公自動(dòng)化的發(fā)展，許多的資料已經(jīng)不再用紙和筆來(lái)記錄，許多公司建立了自己的數(shù)據(jù)庫(kù)，很多文件只需要用電腦輸入即可。有些公司漸漸的開始使用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、多功能電話機(jī)動(dòng)性及光學(xué)符號(hào)閱讀器、縮微機(jī)、錄相機(jī)等等。這些自動(dòng)化辦公設(shè)備的使用，使得秘書人員在工作中更加方便了，極大的提高了秘書人員辦公效益水平，但也使得秘書人員應(yīng)該具備的技能范圍又?jǐn)U大和更新了。

　　（三）熟悉了解交往中的文化禮儀

　　秘書是領(lǐng)導(dǎo)與外界交往的橋梁，秘書主要的工作就是替領(lǐng)導(dǎo)接待賓客，與各種和公司有經(jīng)濟(jì)往來(lái)的客戶打交道。所以，這就說(shuō)明了秘書必須要具備交際能力，而交際能力中最主要的就是要了解交往中的文化禮儀。秘書不僅要熟悉各類民族的交往禮儀，對(duì)于國(guó)際交往禮儀也要熟悉了解，這樣才能與客戶之間順利的交往。例如握手的禮儀，握手是許多國(guó)家人與人交往中最常見的禮儀，但是許多國(guó)家的握手方式不同，而有的國(guó)家不會(huì)采握手禮儀，如果秘書不熟悉了解這些禮儀，就有可能會(huì)引起與客戶之間的矛盾，從而為公司和領(lǐng)導(dǎo)造成不必要的麻煩。所以作為一個(gè)新時(shí)代的秘書，必須熟悉了解交往中的文化禮儀，在接待賓客時(shí)才能從容應(yīng)變，給領(lǐng)導(dǎo)和公司帶來(lái)良好的口碑。

　　（四）熟悉掌握涉外法律知識(shí)

　　新時(shí)代的秘書一定要熟悉一些涉外法律知識(shí)，這對(duì)于進(jìn)行合同簽訂或者進(jìn)行經(jīng)濟(jì)貿(mào)易往來(lái)活動(dòng)都非常有利。涉外法律對(duì)于交易雙方的權(quán)利和義務(wù)都有具體的要求和規(guī)定，如果哪一方違反了合同，涉外法律就會(huì)用法律條款對(duì)另一方進(jìn)行保護(hù)。如果秘書對(duì)涉外法律了解的不夠透徹，就會(huì)造成合同內(nèi)容簽訂的不完善、不具體，或者使得該合同沒有法律效益，從而造成該公司的損失。所以，現(xiàn)代管理企業(yè)的秘書如果想做好領(lǐng)導(dǎo)的輔助，就應(yīng)該熟悉各種涉外法律知識(shí)，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)和該公司做好法律的保護(hù)。

　　（五）熟練掌握駕駛技術(shù)

　　現(xiàn)如今的社會(huì)，每個(gè)職業(yè)都要掌握兩項(xiàng)除了本職業(yè)所需技術(shù)外其他的技術(shù)能力。過(guò)去，秘書只要跟在領(lǐng)導(dǎo)后面，為領(lǐng)導(dǎo)整理文件、安排領(lǐng)導(dǎo)工作時(shí)間、跟隨領(lǐng)導(dǎo)開會(huì)，為會(huì)議內(nèi)容做相應(yīng)記錄，但是如今這個(gè)新時(shí)代的社會(huì)，這樣的秘書知識(shí)結(jié)構(gòu)已經(jīng)不能滿足于現(xiàn)代管理企業(yè)的需求了。現(xiàn)在的秘書應(yīng)該是具備各種綜合能力的復(fù)合型人才，所以新時(shí)代秘書需要會(huì)駕駛這一項(xiàng)技術(shù)，隨時(shí)隨地等候領(lǐng)導(dǎo)的指示，有的領(lǐng)導(dǎo)可能會(huì)配備司機(jī)，但是當(dāng)司機(jī)有事沒有上班時(shí)，秘書如果會(huì)駕駛，就會(huì)為領(lǐng)導(dǎo)的工作帶來(lái)許多的便利。

　　三、新時(shí)代文秘知識(shí)結(jié)構(gòu)存在問(wèn)題

　　（一）社會(huì)對(duì)秘書工作缺乏科學(xué)的認(rèn)識(shí)

　　秘書工作是職業(yè)性很強(qiáng)的一類工作，秘書有自己的工作方法和出事原則，同時(shí)秘書工作在企業(yè)管理工作中占有很重要的作用，是企業(yè)工作的樞紐，為領(lǐng)導(dǎo)參謀工作也起到關(guān)鍵的作用。但有些企業(yè)不夠重視秘書的作用，往往使得有能力的秘書被企業(yè)埋沒，導(dǎo)致了大材小用，或者資源配備不當(dāng)，浪費(fèi)人力資源。這就導(dǎo)致了秘書行業(yè)缺乏社會(huì)的重視，社會(huì)不重視學(xué)校就不會(huì)重視，學(xué)校不會(huì)重視就沒有專業(yè)的師資力量。

　　（二）許多的秘書工作專業(yè)性不強(qiáng)

　　秘書這一工作并不是許多人都能勝任的，只有受過(guò)專業(yè)訓(xùn)練、嚴(yán)格培養(yǎng)的秘書才能勝任秘書這個(gè)職業(yè)。我國(guó)大多數(shù)的秘書都沒有受過(guò)專業(yè)訓(xùn)練，沒有整體的職業(yè)概念。大學(xué)生專業(yè)不是學(xué)文秘專業(yè)的，但是畢業(yè)了卻從事了秘書這個(gè)職業(yè)的人有很多，這使得我國(guó)秘書專業(yè)化方面存在了明顯的缺陷，這也是導(dǎo)致了我國(guó)秘書行業(yè)發(fā)展不濟(jì)的重要原因。很有企業(yè)沒有專業(yè)的秘書人員，秘書工作由其他崗位人員來(lái)?yè)?dān)任，要知道新時(shí)代的秘書并不是抄抄寫寫，打字就可以了，這使得企業(yè)在工作方面存在著許多的困難。

　　（三）秘書教育存在著明顯的漏洞

　　秘書這一專業(yè)的師資力量不足，沒有專業(yè)性強(qiáng)的老師，使得我國(guó)的許多秘書即使受過(guò)專業(yè)的訓(xùn)練也并不是專業(yè)的秘書，這一專業(yè)的設(shè)置有許多的問(wèn)題，大多數(shù)想要從事秘書行業(yè)的人都會(huì)學(xué)習(xí)漢語(yǔ)言文學(xué)專業(yè)，沒有形成自己的專業(yè)體系，同時(shí)在培養(yǎng)法律、人際交往、經(jīng)濟(jì)類秘書方面有明顯的不足，使得教育與實(shí)踐脫節(jié)。

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