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美國國家檔案館志愿者服務(wù)項目的借鑒與啟示
作者：馮怡陳麗
蘭臺世界 2015年04期
中圖分類號 G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼 A
志愿者是指自愿貢獻(xiàn)個人時間及精力，在不計物質(zhì)報酬的前提下，為推動人類發(fā)展、社會進(jìn)步和社會福利事業(yè)而提供服務(wù)的人員。在許多西方國家，志愿服務(wù)活動開展得十分活躍，涉及的領(lǐng)域也越來越廣，已經(jīng)成為加強(qiáng)對公民的道德教育和維護(hù)社會穩(wěn)定的有效形式。志愿服務(wù)活動幾乎家喻戶曉，志愿服務(wù)意識為大多數(shù)公民所接受，參加志愿服務(wù)活動已成為廣大公民的自覺行動[1]1。檔案作為國家寶貴財富為全民所有的觀點(diǎn)早已成為世界各國的普遍共識。公眾作為檔案信息資源的利用者理應(yīng)成為檔案事業(yè)的參與者，志愿服務(wù)則是公眾參與的重要途徑[2]54。近幾年，國內(nèi)一些高校檔案館已開始在本校范圍內(nèi)招募學(xué)生志愿者，2010年世博會檔案工作志愿者總隊在上海組建，2014年4月中國首支檔案志愿者隊伍在江蘇常州成立，這些現(xiàn)象都說明我國檔案機(jī)構(gòu)已經(jīng)開始嘗試通過引入志愿者服務(wù)的方式擴(kuò)大自身的業(yè)務(wù)能力。
向美國國家檔案館的檔案工作志愿服務(wù)項目學(xué)習(xí)，借鑒他們在志愿者招募、管理培訓(xùn)以及工作模式等方面的實踐經(jīng)驗，可以為我國各級各類檔案館將志愿者服務(wù)機(jī)制引入檔案工作提供參考。
一、美國國家檔案館的檔案工作志愿服務(wù)簡介
美國檔案工作志愿服務(wù)已有近40年歷史，在1976年建國200周年時國家檔案館便招募并培訓(xùn)了一批志愿者，為到館參觀的民眾進(jìn)行義務(wù)講解。后因亞歷克斯·哈利的著作《根》，使得眾多系譜學(xué)家對檔案館館藏產(chǎn)生了濃厚興趣，于是檔案館決定招募更多志愿者來協(xié)助檔案館為研究學(xué)者提供更好的服務(wù)。在隨后30多年時間里，位于華盛頓的國家檔案館總部、下屬各分館和總統(tǒng)圖書館都始終大力支持開展檔案志愿服務(wù)項目，近些年隨著科學(xué)技術(shù)和檔案工作模式的創(chuàng)新發(fā)展，很多新型志愿服務(wù)項目也逐步興起。
1.志愿者招募與基本條件要求。在志愿者招募方面，美國國家檔案館除了口頭招募以及在官網(wǎng)的志愿者工作版塊和志愿者資源網(wǎng)站VolunteerMatch發(fā)布招募帖外，還借助報刊媒體和當(dāng)?shù)貓D書館傳播招募信息。對志愿者的限制條件是年滿十六周歲，并且滿足以下三個條件中的任意一個：(1)擁有美國國籍；(2)擁有美國永久居留權(quán)；(3)擁有A-1或A-2外交簽證。
2.參與人數(shù)和工作內(nèi)容。依據(jù)具體檔案工作項目的要求，不同志愿者項目有不同規(guī)模的參與人數(shù)。志愿者的工作種類比較豐富，除了編號、掃描、錄入等重復(fù)性較強(qiáng)的工作外，還有圖片檔案和文書檔案的鑒定、著錄以及參考咨詢等復(fù)雜工作。以美國國家檔案館總部的“軍功授地檔案文件標(biāo)引”項目為例，該項目共有志愿者15人，采取輪班制的工作形式，每日安排三班，每班兩小時，每人每周工作一班。所有志愿者從事相同工作，將每份文件有關(guān)授地申請人及其上級指揮官的標(biāo)記信息錄入數(shù)據(jù)庫，如果信息不完整或前后矛盾，再翻開原始文件閱讀并查證。而美國國家檔案館下屬的杜魯門圖書館“在線圖片數(shù)據(jù)庫”項目則只有五至六名志愿者參與，且工作內(nèi)容有所差別，具體工作安排取決于自身技能和興趣偏好。愿意使用掃描儀的志愿者負(fù)責(zé)圖片掃描和照片庫建檔工作；愿意使用電腦的志愿者負(fù)責(zé)圖片信息著錄和數(shù)據(jù)庫的錄入工作；其余志愿者負(fù)責(zé)圖片檔案的編號封套以及研究工作。此外，檔案館對志愿者的工作時間不做硬性要求，允許志愿者靈活安排。
3.對志愿者隊伍的組織與管理。為了有效管理志愿者，美國檔案部門在志愿者隊伍管理與組織方面建立了相應(yīng)的制度與規(guī)范。例如美國國家檔案館以及下屬分館通常會任命一名工作人員專門負(fù)責(zé)志愿者相關(guān)事務(wù)�！败姽κ诘貦n案文件標(biāo)引”項目的志愿者招募工作由檔案館專門的志愿者協(xié)調(diào)員負(fù)責(zé)，監(jiān)督檢查工作由檔案館的文件處理員工負(fù)責(zé)。在一些參與人數(shù)較多的檔案工作項目中，還會任命幾位志愿者擔(dān)任小組長與新入志愿者協(xié)同工作，并完成工作質(zhì)量檢查和溝通交流任務(wù)。為了保證原件安全，志愿者只能在指定辦公室工作，檔案箱只能由館內(nèi)員工從庫房中取出并放回。每位志愿者在人職前都必須經(jīng)過背景調(diào)查并提取指紋，進(jìn)館工作以及離開時也要接受出入檢查。
4.加強(qiáng)志愿者工作質(zhì)量管控。由于志愿者大都是非檔案專業(yè)人員，出于對檔案工作的興趣參與到志愿者工作中來，但由于檔案工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性要求，志愿者如果空有熱情而缺乏基本的檔案專業(yè)知識，也會使工作受到影響。因此，美國檔案部門采取了一些相應(yīng)舉措以保證志愿者工作質(zhì)量達(dá)標(biāo)。首先，志愿者在開始工作前需要參加與檔案工作項目相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和統(tǒng)一的安全培訓(xùn)。在后續(xù)工作中志愿者也有機(jī)會根據(jù)興趣參加針對當(dāng)前工作的深入培訓(xùn)或其他檔案工作部門的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。其次，工作人員會編寫書面指導(dǎo)手冊，在項目初期與志愿者協(xié)同工作，保證及時解答工作中的個別問題。再次，志愿者被要求建立工作日志，例如在杜魯門圖書館“在線圖片數(shù)據(jù)庫”項目中志愿者需仔細(xì)填寫工作清單，包括：掃描照片的編號及數(shù)量、上傳至服務(wù)器的時間、完成著錄工作的時間和接受工作人員審核的時間四部分信息。
二、我國檔案館引入志愿者服務(wù)機(jī)制的積極意義
1.從檔案館的長遠(yuǎn)發(fā)展來看，需要借助志愿者的力量開展工作。隨著各領(lǐng)域檔案管理不斷加強(qiáng)，今后各級國家檔案館的進(jìn)館檔案數(shù)量會呈現(xiàn)出更加快速增長的趨勢。同時，隨著檔案開發(fā)程度的不斷加大，檔案開發(fā)利用領(lǐng)域的不斷拓展，檔案服務(wù)工作量的持續(xù)增加，維護(hù)檔案實體和檔案安全等任務(wù)的不斷增加，檔案館也急需大量人力[3]。目前我國檔案館在解決人手不夠和一些技術(shù)問題時大多采用業(yè)務(wù)外包的形式，這種形式雖然在一定程度上比較靈活，也能夠解決一些問題，但也存在一些不足，如資金短缺、外包公司人員管理不善以及合作關(guān)系不協(xié)調(diào)等；同時，檔案館如果長期依賴外包公司，有可能造成檔案館工作人員自主學(xué)習(xí)松懈，業(yè)務(wù)水平滑坡的問題。如果能將志愿者模式引入檔案館工作中，不僅可以解決人手不夠的問題，更能夠有效解決長期以來困擾檔案部門的資金短缺問題；更由于志愿者都是因為自己的興趣愛好才參與到檔案工作中來，較之外包公司的純商業(yè)行為，其工作狀態(tài)和積極性更讓人放心。由此可見，引入志愿者模式是檔案館今后長期發(fā)展的需要。
2.能滿足社會不同群體從事志愿者工作的需求。在我國公眾的普遍意識里，“志愿者”往往與“青年志愿者”聯(lián)系在一起，而在國外從事志愿工作的群體年齡跨度大，參與檔案工作的志愿者群體也是如此。在四川省檔案局網(wǎng)站局長信箱欄目下有兩條分別來自于退休檔案工作者和高校檔案專業(yè)學(xué)生關(guān)于到館志愿服務(wù)的咨詢留言，說明檔案館工作作為對專業(yè)和技術(shù)都有一定要求的工作，更能夠滿足一些學(xué)者、高校學(xué)生甚至退休技術(shù)人員從事志愿者工作的需求。從某種意義上說，檔案館引入志愿者機(jī)制可以改變?nèi)藗冇^念中志愿者就是“青年志愿者”的狹隘概念，拓寬了志愿者參與社會工作的路徑，進(jìn)一步提高了我國志愿者工作與國際接軌的可能性。
3.能面向全社會開展積極有效的檔案宣傳工作。志愿者參與檔案工作的意義并不僅限于他們能夠幫助檔案館完成館內(nèi)業(yè)務(wù)工作并滿足自身需求，在此還有一層更加積極的意義。我國檔案工作長期以來處于一種比較封閉的狀態(tài)中，公眾對檔案工作的社會意義和價值知之甚少，甚至認(rèn)為檔案工作很神秘，不可接近，更談不上到檔案館利用檔案了。這個問題也成為長期以來困擾檔案開發(fā)利用的主要障礙之一。檔案館通過引入志愿者服務(wù)機(jī)制，志愿者扮演了“宣傳大使”的角色，有助于幫助檔案館塑造良好的形象，增強(qiáng)社會公眾檔案意識。志愿者可以在生活中向他人介紹檔案館館藏的重要性和使用價值、公眾服務(wù)活動的開展細(xì)節(jié)、如何到館查閱或如何檢索自己需要的檔案文件；使社會對檔案館工作有一種直觀的了解，是一種向全社會廣泛宣傳檔案工作的極好方式，同時也有利于檔案館招募更多志同道合的志愿者參與其中。
三、對我國檔案工作志愿者服務(wù)項目的思考
通過上述美國檔案工作志愿者模式的介紹可以看到，我國檔案館在檔案的管理模式和開放利用程度等方面均與美國存在一定差異，但美國國家檔案館的志愿服務(wù)對我國仍有一定借鑒意義。我們認(rèn)為，檔案館在發(fā)起一項檔案工作志愿服務(wù)項目前，通常預(yù)先考慮一些問題，例如：(1)志愿者參與哪些工作；(2)由誰來管理志愿者；(3)工作中需要哪些物質(zhì)支持和人員支持；(4)志愿者應(yīng)具備哪些技能，應(yīng)參與哪些培訓(xùn)；(5)如何保障檔案原件實體及信息的安全性。針對這些問題，可以嘗試采取以下做法開展檔案工作志愿服務(wù)。
1.采用多種途徑招募志愿者。缺乏相應(yīng)的渠道來獲取檔案工作志愿服務(wù)項目的相關(guān)信息是多數(shù)人成為志愿者的主要阻礙。面對不同的潛在志愿者群體，檔案館可采用多渠道招募的形式，如針對退休人員可以通過在當(dāng)?shù)貓蠹埧�，在地區(qū)檔案館、圖書館、博物館內(nèi)張貼告示、在各社區(qū)老年團(tuán)體內(nèi)進(jìn)行口頭宣傳等形式發(fā)布招募信息，針對學(xué)生群體可采用檔案館官網(wǎng)、微博以及校園媒體等平臺。
2.工作安排上適當(dāng)考慮志愿者個人技能和興趣愛好。從美國檔案工作志愿者情況看，絕大多數(shù)志愿者原來都不是從事檔案工作的，更多的是出于對歷史、文獻(xiàn)或文字處理等工作的個人愛好才參與到檔案工作中來。因此，檔案館在安排工作時可以考慮與個人的興趣愛好適當(dāng)結(jié)合，如對歷史感興趣的志愿者可以參加對歷史檔案的整理工作。這樣可以有效提升志愿者的工作積極性。
3.設(shè)置專門負(fù)責(zé)志愿者協(xié)調(diào)的崗位。檔案館可以委任專門的工作人員承擔(dān)志愿者協(xié)調(diào)員的工作，負(fù)責(zé)館內(nèi)志愿服務(wù)項目的相關(guān)工作。美國檔案工作志愿者情況表明，一般情況下檔案機(jī)構(gòu)會主動招募志愿者，但也有部分民眾主動前來咨詢并遞交志愿服務(wù)申請。面對到館咨詢的公民，志愿者協(xié)調(diào)員應(yīng)做到及時反饋交流，主動介紹志愿者的責(zé)任義務(wù)以及具體的項目進(jìn)展情況。此外，志愿者協(xié)調(diào)員還需要負(fù)責(zé)志愿者的招募選拔、交流溝通、任務(wù)監(jiān)督等工作。
4.建立穩(wěn)定的長期志愿者隊伍。建立起穩(wěn)定的長期志愿者隊伍，培養(yǎng)一批經(jīng)驗豐富的志愿者可以提高整體志愿服務(wù)的質(zhì)量和效率。美國國家檔案館的許多志愿者都參與過多個檔案工作項目，他們擁有豐富的經(jīng)驗，能夠與館員一同參與復(fù)雜且更具專業(yè)性的檔案工作。這些長期志愿者不但有能力擔(dān)任起溝通的橋梁，在與新入志愿者協(xié)同工作的過程中為他們提供基本的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，也能夠與館內(nèi)工作人員合作擬定適合志愿者使用的書面工作指南。我國檔案館可以嘗試逐步建立志愿者等級制度，任命經(jīng)驗豐富的志愿者來擔(dān)任小組長甚至是未來檔案志愿服務(wù)項目的負(fù)責(zé)人。
5.充分保障檔案安全。這里的檔案安全是指檔案原件和檔案信息的安全。出于對檔案的安全考慮，檔案館在志愿者招募時應(yīng)對志愿者進(jìn)行一定的條件，如年齡和身份上的要求。美國對志愿者的限制條件中就有年滿十六周歲、擁有美國國籍、擁有美國永久居留權(quán)等要求。對志愿者進(jìn)行相關(guān)的背景調(diào)查和信息查驗也是保證檔案安全的工作重點(diǎn)。在具體工作中，管理人員負(fù)責(zé)存取檔案和監(jiān)督指導(dǎo)、志愿者接受出入檢查，強(qiáng)制性的安全培訓(xùn)等措施也是必不可少的，如進(jìn)行《檔案法》、《保密法》教育，讓志愿者了解檔案保管期限的內(nèi)容和要求等。
6.注重志愿者的檔案工作業(yè)務(wù)培訓(xùn)。開展有效業(yè)務(wù)培訓(xùn)能夠增強(qiáng)志愿者的實踐技能，提高工作效率和質(zhì)量；通過專業(yè)培訓(xùn)，可以使志愿者增強(qiáng)責(zé)任感和榮譽(yù)感，有助于逐步組建穩(wěn)定的志愿者群體。檔案館除了為志愿者提供與具體檔案工作有關(guān)的實踐操作培訓(xùn)外，培訓(xùn)內(nèi)容還可以適當(dāng)涵蓋檔案理論層面的基礎(chǔ)內(nèi)容和檔案工作的安全須知；同時編寫有指導(dǎo)意義的工作手冊和制度規(guī)范。在實際工作中，培訓(xùn)應(yīng)根據(jù)工作要求和進(jìn)展以及志愿者工作情況有針對性地開展，隨著志愿者工作的不斷深入，除入職培訓(xùn)外，志愿者可以將后續(xù)工作中遇到的問題反映給管理人員，商討是否需要開展再次培訓(xùn)及其具體的培訓(xùn)內(nèi)容。
7.采用靈活有序的方式管理志愿者。如何管理志愿者以及如何為志愿者工作提供合理的工作幫助是該項工作能否順利開展的重要保障。一些管理正式員工的方法并不適用于管理志愿者，所以對志愿者可以采用更加靈活多變的方法進(jìn)行管理，如檔案館可以在工作時長和工作時段方面給予志愿者一定的自由選擇權(quán)；志愿者一開始接觸到檔案工作，對檔案業(yè)務(wù)有一個逐漸熟悉的過程，因此在考慮工作安排上可以從簡單工作入手，由少到多，由簡單到復(fù)雜，循序漸進(jìn)，逐漸熟練；通過任命項目負(fù)責(zé)人、志愿者協(xié)調(diào)員及小組長等方式優(yōu)化管理，使得志愿者在工作中遇到問題能夠得到及時解答，工作質(zhì)量能夠及時檢驗；要求志愿者建立工作日志或工作清單，有利于跟進(jìn)工作，同時樹立工作責(zé)任制的意識。
8.給予志愿者一定形式的獎勵和感謝。對志愿者不計報酬的工作，檔案館應(yīng)該表示感謝，除了盡可能提供舒適的工作環(huán)境和表示口頭感謝外，還可以通過其他形式給予志愿者精神獎勵及物質(zhì)獎勵，比如：提供一定的服務(wù)補(bǔ)貼；頒發(fā)感謝證書以及志愿者徽章；提供免費(fèi)參加檔案館組織的各種檔案工作業(yè)務(wù)培訓(xùn)機(jī)會；在檔案展覽對公眾開放前讓志愿者提前參觀體驗；高校的檔案館還可以為志愿者發(fā)放校園紀(jì)念品商店的打折卡，等等。
2009年國家明確提出了“五位一體”的國家檔案館功能定位，檔案館也應(yīng)該在現(xiàn)代化、信息化的社會發(fā)展趨勢下做出相應(yīng)的改變和創(chuàng)新。同屬國家科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)的圖書館、博物館都相繼引入了，志愿者服務(wù)機(jī)制，檔案館也有必要學(xué)習(xí)經(jīng)驗，逐漸借助志愿者的力量建設(shè)新型檔案館，不斷推出優(yōu)質(zhì)的各種載體的服務(wù)成果，滿足各層次利用群體的不同需求，充分發(fā)揮檔案館的服務(wù)功能。
注：美國國家檔案館的檔案工作志愿服務(wù)項目相關(guān)信息來自于美國國家檔案館和美國檔案工作者協(xié)會在2012年合作編寫的《檔案機(jī)構(gòu)志愿服務(wù)項目資源介紹》(Resources for Volunteer Programs in Archives)。
收稿日期：2014-10-23
作者介紹：馮怡，陳麗，四川大學(xué)公共管理學(xué)院 馮怡，四川大學(xué)公共管理學(xué)院檔案學(xué)2013級在讀研究生；陳麗，四川大學(xué)公共管理學(xué)院檔案學(xué)系教授，主要研究方向是企業(yè)文件與檔案管理。成都 610044
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