加強(qiáng)檔案管理工作的幾點(diǎn)建議

　　時(shí)至年底，各項(xiàng)考核工作紛至沓來，作為展示工作成果的重要依據(jù)之一，檔案資料理所當(dāng)然地成為考核工作必須的檢查項(xiàng)目。檔案資料的重要性尚且不止如此，有的還關(guān)系到單位的機(jī)密和權(quán)益。以下是小編為大家整理的加強(qiáng)檔案管理工作的幾點(diǎn)建議，僅供參考，希望能夠幫助大家。

　　加強(qiáng)檔案管理工作的幾點(diǎn)建議

　　一、目前基層縣(市)局檔案管理存在的問題

　　(一)重視程度不高。有的部門對(duì)檔案管理工作不夠重視，使一些文書、報(bào)表、圖片、聲像等檔案資料散落于本部門、各成員的辦公室里。久而久之，遇到打掃衛(wèi)生或調(diào)換辦公室等機(jī)會(huì)即被當(dāng)廢品丟棄，寶貴的歷史資料從此流失。

　　(二)分工合作不協(xié)調(diào)。認(rèn)為檔案管理僅僅是辦公室專職檔案員的工作，或者將其簡(jiǎn)單視為科室內(nèi)勤與專職檔案員之間的資料傳遞工作，缺少信息互動(dòng)，各部門兼職檔案員的職能作用未能充分發(fā)揮。

　　(三)基礎(chǔ)工作不夠扎實(shí)。具體表現(xiàn)在臨近考核或檢查前時(shí)的突擊準(zhǔn)備、臨時(shí)造假等活動(dòng)，不僅集中了大量的工作任務(wù)，造成人力、財(cái)力、物力的浪費(fèi)，而且好似用一天的時(shí)間寫下了一年的日記，已經(jīng)失去了檔案中原始資料的“原汁原味”。

　　(四)教育培訓(xùn)有待加強(qiáng)。目前接受上級(jí)組織檔案培訓(xùn)的范圍較窄，對(duì)象較為單一(一般是專職檔案員一人參加)，不能為全員參與檔案管理提供良好的輿論氛圍和知識(shí)儲(chǔ)備，而且目前使用的中軟稅務(wù)辦公系統(tǒng)的檔案管理軟件存在一些技術(shù)缺陷，也給檔案管理工作帶來了一定的困難。

　　二、對(duì)加強(qiáng)檔案管理工作的幾點(diǎn)建議

　　(一)統(tǒng)一思想、提高認(rèn)識(shí)。各部門要切實(shí)認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重大意義，把健全檔案管理作為全局實(shí)現(xiàn)信息共享、提高工作效率的重點(diǎn)來抓，使干部充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作也是本職工作，推動(dòng)檔案工作的發(fā)展是全體干部職工義不容辭的責(zé)任，樹立“檔案工作沒做好、等于今年什么事情都沒做”的全員參與和保護(hù)檔案資料的責(zé)任意識(shí)。

　　(二)明確分工、加強(qiáng)協(xié)調(diào)。辦公室作為主管部門，要把管好檔案作為頭等大事來抓，協(xié)調(diào)處理好與各部門之間的分工合作關(guān)系，明確專職檔案員與兼職檔案員的工作職責(zé)。除了搞好綜合檔案室的工作外，還要協(xié)調(diào)指導(dǎo)會(huì)計(jì)、征管、稽查等部門的專業(yè)檔案室建檔管理工作，并逐個(gè)部門指導(dǎo)收集檔案工作;各部門除搞好本部門專業(yè)檔案室建設(shè)外，必須全力配合搞好綜合檔案歸集工作，做到全面規(guī)范。

　　(三)健全制度、加強(qiáng)督導(dǎo)。建立健全檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，組織各部門負(fù)責(zé)人和檔案人員進(jìn)行學(xué)習(xí)，分析總結(jié)檔案工作目前存在的不足、查找原因，為下一步做好工作明確思路。建議由辦公室牽頭，組織相關(guān)部門負(fù)責(zé)人定期進(jìn)行督導(dǎo)檢查，注重平時(shí)檔案管理工作，使各項(xiàng)檔案工作日積月累、循序漸進(jìn)，避免“臨時(shí)抱佛腳”的現(xiàn)象發(fā)生。

　　(四)強(qiáng)化培訓(xùn)、提供保障。一是擴(kuò)大培訓(xùn)范圍和知識(shí)面，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)和解決實(shí)際問題的能力;二是從財(cái)力、物力方面保證檔案管理工作的需要，凡歸檔工作中所需準(zhǔn)備的裝具、設(shè)備等物品，要預(yù)先列出配置計(jì)劃及時(shí)準(zhǔn)備;對(duì)歸檔時(shí)可能需要調(diào)整的問題要給予關(guān)注和解決。

　　加強(qiáng)檔案管理工作的幾點(diǎn)建議

　　進(jìn)入21世紀(jì),隨著改革的不斷深化,檔案工作也隨之發(fā)生了變化。面對(duì)新時(shí)期檔案工作的需要，如何做好檔案管理工作,筆者認(rèn)為，應(yīng)從以下幾個(gè)方面抓起。

　　一、搞好檔案工作，領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵

　　一個(gè)單位的任何一項(xiàng)工作，都必須有領(lǐng)導(dǎo)的重視，才能使這項(xiàng)工作順利開展;如果領(lǐng)導(dǎo)不重視，許多具體的工作都會(huì)困難重重。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的價(jià)值和認(rèn)識(shí)程度，決定著他們對(duì)檔案工作的態(tài)度，從而在很大程度上決定著檔案工作的發(fā)展。因此，把檔案工作列入領(lǐng)導(dǎo)的議事日程，是時(shí)代發(fā)展的需要，是規(guī)范檔案工作的需要。對(duì)檔案管理人員來說，則應(yīng)該充分發(fā)揮其主觀能動(dòng)性，以自己的實(shí)際行動(dòng)去影響，去爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的重視。如果只是一味地指責(zé)、埋怨領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案工作也是很難做好的。要使一個(gè)單位的檔案工作有起色，領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員都必須重視檔案工作。就檔案工作而言，檔案人員的工作態(tài)度、工作效率、工作質(zhì)量、工作成果是決定檔案工作好壞的根本原因。這個(gè)根本工作是內(nèi)因，領(lǐng)導(dǎo)的重視是外因，外因必須通過內(nèi)因起作用。那么應(yīng)如何發(fā)揮主觀能動(dòng)性，去爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作呢?

　　( 一 ) 愛崗敬業(yè)，使領(lǐng)導(dǎo)滿意自己的工作。領(lǐng)導(dǎo)是否重視檔案工作， 很大程度上取決于對(duì)檔案工作人員的工作滿意不滿意。因此作為一名檔案工作人員首先要熱愛本職工作，忠于職守，在領(lǐng)導(dǎo)和群眾心目中留下一個(gè)好的印象。

　　( 二 ) 積極宣傳，使領(lǐng)導(dǎo)增強(qiáng)檔案意識(shí)。有些單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重視不夠，很多都是因?yàn)槿狈�檔案意識(shí)，認(rèn)為檔案工作在一個(gè)單位里不是生產(chǎn)一線，可有可無，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)有關(guān)檔案方面的宣傳是十分必要的，要經(jīng)常把有關(guān)文件、材料給領(lǐng)導(dǎo)看，次數(shù)多了，自然會(huì)在領(lǐng)導(dǎo)的腦海里留下痕跡，產(chǎn)生作用。尤其是一些與本單位密切相關(guān)的材料，很可能會(huì)使領(lǐng)導(dǎo)看后受到啟發(fā)，并在實(shí)踐中力圖仿效。要經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作情況，多談一些搞好檔案工作對(duì)單位的益處，誘導(dǎo)和啟發(fā)領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作。要努力服務(wù)，作為一名檔案工作人員主要是及時(shí)地提供信息。使檔案發(fā)揮其作用，從而更好地為單位的發(fā)展服務(wù)。

　　二、實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化

　　隨著改革的深入發(fā)展，檔案管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如檔案數(shù)量越來越多，數(shù)量的龐大給保管和提供利用帶來困難：管理方法手段的落后直接影響檔案的質(zhì)量，只有實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，才能有效地解決新形式下出現(xiàn)的新問題。

　　( 一) 加強(qiáng)管理意識(shí)。檔案管理是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作，他要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，辦事細(xì)心的工作態(tài)度，樂于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有扎實(shí)的檔案管理的理論知識(shí)、科技知識(shí)，尤其是運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業(yè)知識(shí)，開拓視野，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，才能做好新時(shí)期的檔案管理工作。

　　( 二) 掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)。以前，檔案材料的形成從文件的起草、修改、刪減到定稿打印、傳閱、整理、歸檔都是以手工抄寫為主。而電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，可以系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統(tǒng)計(jì)等工作，使文件的形成、運(yùn)行、轉(zhuǎn)換等各個(gè)環(huán)節(jié)與自動(dòng)化辦公銜接起來，這種現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)操作管理技術(shù)，都迫切需要檔案管理工作者去掌握和運(yùn)用。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會(huì)對(duì)檔案工作的要求，也是檔案工作者的必然方向。所以，檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，特別要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息文化的學(xué)習(xí)掌握上，努力使自己具備信息知識(shí)和網(wǎng)絡(luò)文化的綜合型檔案管理人才。

　　( 三 ) 利用現(xiàn)代化技術(shù)，整理檔案。檔案匯集著大量的知識(shí)，也記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣，重復(fù)勞動(dòng)多，勞動(dòng)強(qiáng)度大。而利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷時(shí)，立卷人根據(jù)自己的理解對(duì)文件進(jìn)行分類，盡管都仿照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，但因每個(gè)人的理解能力不同，對(duì)同一個(gè)文件有不同的分類，因此不可避免的產(chǎn)生分類不準(zhǔn)的現(xiàn)象，影響案卷的質(zhì)量，給利用工作帶來不便。而利用計(jì)算機(jī)模擬人工立卷，然后按類別將屬于條目的內(nèi)容打印出來，作為以前的那種以“卷”為單位時(shí)案卷目錄這一檢索工具的替代物，也可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計(jì)算機(jī)的管理優(yōu)勢(shì)，減少了手工操作，提高了工作效率。更好地服務(wù)于社會(huì)。

　　三、提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，加強(qiáng)繼續(xù)教育。

　　檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)檔案管理工作的需要，首先要充分發(fā)揮檔案工作人員的積極主動(dòng)性、創(chuàng)造性，努力提高檔案人員的知識(shí)水平和管理能力。由于設(shè)備的現(xiàn)代化，檔案種類和載體的多樣化，管理方法也要不斷改革，因此，對(duì)檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)知識(shí)以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原來那些傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識(shí)與工作方法，已不能適應(yīng)新的形勢(shì)，所以必須對(duì)檔案人員加強(qiáng)繼續(xù)教育，盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術(shù)，又能熟悉檔案專業(yè)知識(shí)的人才，才能完成檔案管理現(xiàn)代化的任務(wù)。

　　( 一 ) 提高認(rèn)識(shí)水平，強(qiáng)化繼續(xù)教育。發(fā)展繼續(xù)教育需要解決的問題很多，首先，要解決思想認(rèn)識(shí)問題。要充分認(rèn)識(shí)到檔案人員繼續(xù)教育在檔案事業(yè)發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實(shí)際意義，認(rèn)識(shí)檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案服務(wù)質(zhì)量的提高，其根本出路在于檔案人員整體素質(zhì)的不斷提高;其次，21 世紀(jì)的檔案管理工作者的機(jī)遇挑戰(zhàn)并存，必須真正啟動(dòng)檔案人才工程，培養(yǎng)世紀(jì)人才，將檔案管理工作者的繼續(xù)教育列入重要的議事日程。

　　( 二 ) 加強(qiáng)制度建設(shè)，建立相關(guān)運(yùn)行機(jī)制�？梢哉f，加強(qiáng)制度建設(shè)，建立良性運(yùn)行機(jī)制是開展檔案工作者繼續(xù)教育的關(guān)鍵和保證。首先，要建立和健全繼續(xù)教育的管理制度，如登記、統(tǒng)計(jì)、考核、評(píng)估、獎(jiǎng)勵(lì)制度;其次，要建立繼續(xù)教育的約束和激勵(lì)機(jī)制。約束和激勵(lì)機(jī)制可以促使檔案管理工作者產(chǎn)生緊迫感和危機(jī)感，主動(dòng)地參加定期的繼續(xù)教育，更新知識(shí)，提高業(yè)務(wù)能力和水平。比如，檔案管理工作者上崗前和輪崗后的崗位培訓(xùn)，檔案專業(yè)技術(shù)人員獲得的專業(yè)技術(shù)職務(wù)可由終身有效改為動(dòng)態(tài)管理，這樣，便可以激勵(lì)檔案工作者增強(qiáng)參加繼續(xù)教育的主動(dòng)性和積極性。

　　( 三 ) 明確繼續(xù)教育的原則，選擇課程內(nèi)容。相對(duì)于正規(guī)學(xué)校教育而言，繼續(xù)教育具有更直接的目的性、現(xiàn)實(shí)性和時(shí)效性。繼續(xù)教育應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，按崗位、分層次、多渠道、多形式地進(jìn)行。堅(jiān)持“學(xué)用結(jié)合、按需施教、重視實(shí)效”的方針，切實(shí)遵守學(xué)以致用的原則。第一，檔案專業(yè)知識(shí)。繼續(xù)教育應(yīng)給檔案專業(yè)人員提供全面系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)的機(jī)會(huì)，盡快提高其專業(yè)水平。給檔案專業(yè)人員提高吸收、補(bǔ)充檔案學(xué)新理論、新方法、新觀念的機(jī)會(huì)，彌補(bǔ)一次性教育的不足;第二，相關(guān)學(xué)科知識(shí)。檔案工作融會(huì)了許多相關(guān)學(xué)科知識(shí)，如哲學(xué)、歷史學(xué)、心理學(xué)、行為學(xué)、公共關(guān)系學(xué)等，檔案工作者的繼續(xù)教育應(yīng)注重對(duì)相關(guān)科學(xué)知識(shí)的補(bǔ)充和更新;第三，現(xiàn)代科技知識(shí)�，F(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的廣泛應(yīng)用是檔案工作的特征之一，也是檔案現(xiàn)代化的標(biāo)志之一，檔案工作者應(yīng)加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)、科技軟件等新技術(shù)的學(xué)習(xí)，為此，繼續(xù)教育肩負(fù)著更為重要的職責(zé)。

　　( 四 ) 進(jìn)一步提高檔案管理人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，要通過各種形式對(duì)他們進(jìn)行《檔案法》和國家有關(guān)檔案工作規(guī)定的宣傳教育，使檔案管理人員充分認(rèn)識(shí)到搞好檔案管理工作是自己應(yīng)盡的法律責(zé)任和義務(wù)，增強(qiáng)自覺性，為提高效率創(chuàng)造條件。把檔案材料的積累工作納入檔案管理人員的責(zé)任制，加強(qiáng)對(duì)檔案材料的控制、積累并進(jìn)行檢查考核，做到獎(jiǎng)罰分明。要建立一個(gè)檔案管理組織的領(lǐng)導(dǎo)體系，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、檢查和考核，不斷提高檔案管理工作水平。

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