如何做好公文處理中的主題詞標引

公文的主題詞是適應機關辦公自動化、公文處理規(guī)范化的需要，從公文標題選取轉換出來的，能反映公文主題概念的詞或詞組。公文主題詞的標引主要依據(jù)是由國務院辦公廳秘書局制定的《國務院公文主題詞表》。此外，各地區(qū)和各行業(yè)都結合自身公文處理實際，制訂了各自的主題詞表。我們水利部黃河水利委員會公文處理的主題詞標引，使用《黃河水利委員會公文主題詞表》。

一、主題詞標引程序"三步"走

第一步：審讀文件，分析主題。

首先通讀公文，了解公文的主要內容和發(fā)文意圖。一般來說，審讀文件標題，進行主題詞標引是文秘人員常用的方法。如文件標題能概括公文的主要內容，就從標題入手分析主題。否則，就要從公文的內容入手進行主題分析。

其次分析主題。首先看一篇公文標題是單一型的主題還是多個主題。單主題標引時用多個表達同一概念主題詞，多主題用分組的多個主題詞分別表達各自的主題概念。

分析主題重點是主題結構分析。即分析主題里面的主要成分和次要成分以及它們之間的關系�！饵S河水利委員會公文主題詞表》將主題結構次序分為主體因素、通用因素、空間因素、文種因素五類。

第二步：提煉、轉換主題概念。

經(jīng)過分析主題類型和主題結構后，就掌握了一份文件的全部主題概念。對這些主題概念，并不完全需要標引出來，而應當去粗取精，有所取舍。要提煉標引那些最重要的、專指性最強的主題概念，舍棄一般的主題概念。

對提煉出的公文真正具有檢索意義的主題概念，查公文主題詞表將其準確、規(guī)范、科學地轉換成主題詞。查表取詞的主要途徑：（

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