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秘書工作藝術(shù)談
秘書工作的藝術(shù)性,表現(xiàn)在技能與技巧的運(yùn)用上面。要想做一名好秘書,不僅僅要明確認(rèn)識(shí)自己所處的位置,找準(zhǔn)自己的坐標(biāo),要具備廣博的科學(xué)知識(shí),還要懂得一系列工作方法和工作藝術(shù)。其方法和藝術(shù)主要體現(xiàn)在"三服務(wù)"方面。那么,怎樣表現(xiàn)秘書工作的藝術(shù)呢?下面是小編整理的秘書工作藝術(shù)談,希望大家喜歡。
秘書工作藝術(shù)談
一、尊重而不奉承吹捧
理順與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系,是秘書工作者事事碰到,需時(shí)時(shí)注意、處處謹(jǐn)慎的事情,也是表現(xiàn)工作藝術(shù)的地方。總的原則是以事業(yè)為重,從工作出發(fā),從領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的地位出發(fā),對(duì)正職和副職領(lǐng)導(dǎo)的工作、地位、人格等,要同等尊重、支持、配合、協(xié)助。
如果某項(xiàng)工作,正職(或常委會(huì))決定由某一副職負(fù)責(zé)去抓,秘書在配合進(jìn)行這項(xiàng)工作時(shí)就應(yīng)該以這位負(fù)責(zé)的副職領(lǐng)導(dǎo)為軸心進(jìn)行運(yùn)轉(zhuǎn)。有關(guān)這項(xiàng)工作的請(qǐng)示、匯報(bào)工作,就直接對(duì)這位副職,不要越過他再向正職或其他副職請(qǐng)示、匯報(bào)了。關(guān)于向正職請(qǐng)示、匯報(bào),或向其他副職溝通情況,那是負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作的副職的責(zé)任。秘書如搞多頭請(qǐng)示、匯報(bào),就是多余,會(huì)把事情弄亂。
實(shí)踐證明,多位領(lǐng)導(dǎo)者,就有多種個(gè)性特點(diǎn)或類型。要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)者的性格類型相處,逆著來往往會(huì)出問題。如內(nèi)向性格的領(lǐng)導(dǎo),喜歡獨(dú)自思考問題與辦理事務(wù);外向性格的領(lǐng)導(dǎo),善于人際交往,喜歡同別人一起商量工作。對(duì)待前者,秘書最好是在事前當(dāng)參謀,事后做助手,當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)在獨(dú)立思考的時(shí)候,就不“參謀”了,否則,就會(huì)干擾他的思考。對(duì)待后者,要及時(shí)協(xié)助他組織人員共同商量工作,秘書要有分寸地參與其中,發(fā)揮參謀和助手作用。
在與多位領(lǐng)導(dǎo)相處時(shí),一定要以事業(yè)為重,從工作出發(fā),盡力維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)班子的團(tuán)結(jié)和威信,不能從感情出發(fā)、看人行事;不能表現(xiàn)出靠近誰、疏遠(yuǎn)誰,聽從誰、不聽從誰的行為;更不能當(dāng)甲領(lǐng)導(dǎo)面吹捧乙領(lǐng)導(dǎo),當(dāng)乙領(lǐng)導(dǎo)面吹捧丙領(lǐng)導(dǎo)等。要始終與多位領(lǐng)導(dǎo)者保持經(jīng)得起考驗(yàn)的革命同志式的純潔、真誠(chéng)的友誼。
二、主動(dòng)而不越位脫軌
秘書工作是以領(lǐng)導(dǎo)工作為軸心,要緊緊圍繞這一軸心,進(jìn)行上下、左右、前后同步運(yùn)行的輔助性工作。輔助性決定了秘書工作的被動(dòng)性。怎樣變被動(dòng)為主動(dòng),要看秘書的工作藝術(shù)。有四個(gè)方面:一是爭(zhēng)取同領(lǐng)導(dǎo)者一樣了解和掌握全局性工作;二是爭(zhēng)取同領(lǐng)導(dǎo)者一樣了解和掌握一個(gè)時(shí)期的中心工作,能夠分清工作的輕重緩急,主動(dòng)排除干擾中心工作的事項(xiàng);三是研究領(lǐng)導(dǎo)工作的思路,分析領(lǐng)導(dǎo)的意圖,并加以理解、完善和落實(shí),四是積累和儲(chǔ)存有關(guān)工作資料,該記住的要記熟,該保存的要保存。有了這四個(gè)方面的基礎(chǔ),工作中才能與領(lǐng)導(dǎo)者有一致的認(rèn)識(shí),才有共同情感和語(yǔ)言,商量工作時(shí),補(bǔ)充和修正的意見,才能提到點(diǎn)子上。
日常工作中,要善于將領(lǐng)導(dǎo)的決策內(nèi)容、實(shí)施方案和一個(gè)時(shí)期的中心工作進(jìn)行分解、立項(xiàng),明確先做什么、后做什么和怎樣做的措施等,按計(jì)劃列出個(gè)明細(xì)運(yùn)行圖。
三、服從而不盲從附和
秘書工作是上情下達(dá)、下情上報(bào)的樞紐,有調(diào)度、協(xié)調(diào)、綜合加工的作用。秘書人員處在這樣一個(gè)重要位置,就得和領(lǐng)導(dǎo)拉一套馬車,按領(lǐng)導(dǎo)者的意圖前進(jìn)。但是,服從并不等于盲從和不加分析的附和。"分析"有兩層意思:一是從分析中加深理解領(lǐng)導(dǎo)意圖,增強(qiáng)執(zhí)行的信心;二是從分析中拾遺補(bǔ)缺,起進(jìn)一步完善的作用。按領(lǐng)導(dǎo)者的意見辦事,也只能是執(zhí)行正確的意見,對(duì)一些不正確的、違法亂紀(jì)、以權(quán)謀私的點(diǎn)子或行為,不僅不能辦,還要堅(jiān)決抵制和反對(duì)。
四、補(bǔ)臺(tái)而不挖角拆臺(tái)
秘書怎樣在多位領(lǐng)導(dǎo)之間當(dāng)參謀、搞協(xié)調(diào)?首先,心里要有一桿平衡秤,要一視同仁,不論哪位領(lǐng)導(dǎo)安排工作,都要做好,不能有的去做,有的不去做,或三心二意去做。這與我們?nèi)粘=慌笥讯鄰母星楹团d趣出發(fā)不一樣。在多位領(lǐng)導(dǎo)者面前,不論是在思想感情上,還是在行為活動(dòng)上都不能產(chǎn)生傾斜度。其次,領(lǐng)導(dǎo)之間產(chǎn)生分歧時(shí),只能被動(dòng)地雙向地勸慰、彌合、消除,不能主動(dòng)地、單向地瞎掰扯、亂攪和,或者保持沉默。本著工作上的支持,關(guān)系上的愛護(hù),感情上的友誼去做,這比什么都重要。不能站在一邊,冷落一邊,更不能為某一邊提供反對(duì)另一邊的材料,對(duì)某領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行挖角、拆臺(tái),擴(kuò)大分歧,加深矛盾。
五、溝通而不封閉堵塞
秘書工作起上下達(dá)情、左右疏通作用。上下達(dá)情也有藝術(shù)性,就是調(diào)換角度的藝術(shù)。在下達(dá)的時(shí)候,要站在上級(jí)角度,把上情不漏地講得清清楚楚;在上報(bào)的時(shí)候,要站在下級(jí)角度,把下情不貪地說得明明白白。
現(xiàn)實(shí)工作中,上下級(jí)領(lǐng)導(dǎo)不論是在看問題的觀點(diǎn)和方法上,還是在解決問題的戰(zhàn)略和戰(zhàn)術(shù)上面,都會(huì)存在一些程度不同的差異。這些差異的存在是客觀的,可以理解。但是能不能縮小差異、找出差異的結(jié)合點(diǎn),與秘書日常的及時(shí)溝通、協(xié)調(diào)有著密切關(guān)系。秘書與兩級(jí)領(lǐng)導(dǎo)都不存在差異,才能去做協(xié)調(diào)上下級(jí)的差異的工作,縮小或化解上下級(jí)的差異,取得認(rèn)識(shí)一致。
六、擋駕而不阻攔干涉
擋駕的對(duì)象是找上門來的同志,其層次有別,事項(xiàng)的輕重有別。秘書對(duì)來者要有正確的認(rèn)識(shí)和態(tài)度,它是秘書協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)理順工作,幫助下級(jí)或群眾解決問題的機(jī)會(huì),也是提高協(xié)調(diào)和社交能力的機(jī)會(huì)。秘書人員要講究工作藝術(shù),對(duì)來者都要熱情接待,給予關(guān)照協(xié)助。來者是辦事的,不是走親訪友。因此,擋駕的重點(diǎn)也要放在辦事上。辦事是以理、以法為準(zhǔn),將來者要辦的事情弄清楚,然后進(jìn)行分析歸類,屬于哪個(gè)部門管的就歸哪里去辦。大致有三種情況:一是屬于領(lǐng)導(dǎo)審批和需要急辦的事項(xiàng),要立即協(xié)助來者找主管領(lǐng)導(dǎo)辦理;如果領(lǐng)導(dǎo)不在一時(shí)又找不著,可將事留下,抽空再找領(lǐng)導(dǎo),有了結(jié)果馬上轉(zhuǎn)告;二是屬于職能部門管理的事項(xiàng),協(xié)助來者找職能部門辦理;三是涉及多方面的事項(xiàng),應(yīng)以開會(huì)方式解決為好,就建議領(lǐng)導(dǎo)主持開會(huì),召集有關(guān)方面人員參加,統(tǒng)一安排布置,妥善處理。
擋駕工作是代表領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)進(jìn)行的,應(yīng)該注意機(jī)關(guān)的良好形象,克服那種"門難進(jìn)、臉難看、話難聽、事難辦"的作風(fēng)。對(duì)來者的態(tài)度要冷靜、謙和、誠(chéng)摯,要有好風(fēng)度、好品德。對(duì)一些纏身棘手的事項(xiàng)。也要有耐力。不能以煩對(duì)火,以火對(duì)暴,把事情弄僵了。擋駕過程中,應(yīng)注意語(yǔ)言藝術(shù)和應(yīng)變能力,應(yīng)變能力要通過語(yǔ)言藝術(shù)表達(dá)出來。接待的語(yǔ)言有規(guī)律可循,對(duì)平級(jí)或下級(jí)的同志,其語(yǔ)言的基調(diào)是謙虛磋商供參考的口氣;但又不能離開大原則。對(duì)上級(jí)的語(yǔ)言基調(diào)則是多用請(qǐng)示報(bào)告、探詢的口氣,且不可不懂裝懂。
七、分工而不分家自立
辦公室的工作是個(gè)整體,有幾個(gè)科室。有多個(gè)秘書?剖抑g、秘書之間一般都有分工,這對(duì)加強(qiáng)責(zé)任心底取扯皮和無人負(fù)責(zé)現(xiàn)象是非常必要的。但在實(shí)際的工作中也往往出,各映各的號(hào)、各唱各的調(diào)"的現(xiàn)象,不利于辦公室發(fā)揮合力作用。因此,必須明確,分工是各有側(cè)重,不是分家自立。辦公室是個(gè)不管部,許多交不到具體部門承辦的事情,都可交到辦公室去辦。秘書碰上了就不能說不管,管了之后再溝通、協(xié)調(diào)、解決。
【拓展內(nèi)容】
秘書說話技巧
第一,說話時(shí)要認(rèn)清自己的身份。任何人,在任何場(chǎng)合說話,都有自己的特定身份。這種身份,也就是自己當(dāng)時(shí)的"角色地位"。比如,在自己家庭里,對(duì)子女來說你是父親或母親,對(duì)父母來說你又成了兒子或女兒。如用對(duì)小孩子說話的語(yǔ)氣對(duì)老人或長(zhǎng)輩說話就不合適了,因?yàn)檫@是不禮貌的,是有失"分寸"的。
第二,說話要盡量客觀。這里說的客觀,就是尊重事實(shí)。事實(shí)是怎么樣就怎么樣,應(yīng)該實(shí)事求是地反映客觀實(shí)際。有些人喜歡主觀臆測(cè),信口開河,這樣往往會(huì)把事情辦糟。當(dāng)然,客觀地反映實(shí)際,也應(yīng)視場(chǎng)合、對(duì)象,注意表達(dá)方式。
第三,說話要有善意。所謂善意,也就是與人為善。說話的目的,就是要讓對(duì)方了解自己的思想和感情。俗話說:"好話一句三冬暖,惡語(yǔ)傷人恨難消。"在人際交往中,如果把握好這個(gè)"分寸",那么,你也就掌握了禮貌說話的真諦。
工作要求
主要可概括為“四個(gè)轉(zhuǎn)變”和“六個(gè)要求”
。ㄒ唬┟貢ぷ鞯摹八膫(gè)轉(zhuǎn)變”
秘書工作“三服務(wù)”(為中央服務(wù);為中央個(gè)部門和各省、自治區(qū)、直轄市服務(wù);為人民服務(wù))
秘書工作應(yīng)該發(fā)揮“四個(gè)作用”(參謀作用、助手作用、提供信息作用、協(xié)調(diào)作用)
實(shí)現(xiàn)“四個(gè)轉(zhuǎn)變
1.從單純地辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事又出謀劃策;
2.從單純地傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息;
3.從被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù):
4.從憑老經(jīng)驗(yàn)辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榭茖W(xué)化管理。這四個(gè)轉(zhuǎn)變其實(shí)是對(duì)秘書人員提出了更高的要求,即秘書工作應(yīng)該向著綜合處理信息、主動(dòng)服務(wù)與科學(xué)化管理的方向發(fā)展,而這也是發(fā)達(dá)國(guó)家秘書工作的特點(diǎn)。
。ǘ┟貢ぷ鞯牧鶄(gè)強(qiáng)調(diào)
1.強(qiáng)調(diào)調(diào)查研究工作
2.強(qiáng)調(diào)信息工作
3.強(qiáng)調(diào)信訪工作
4.強(qiáng)調(diào)協(xié)調(diào)工作
5.強(qiáng)調(diào)督察工作
6.強(qiáng)調(diào)黨務(wù)、政務(wù)服務(wù)工作
工作內(nèi)容
職能和職責(zé)的區(qū)別
職責(zé)是秘書人員在輔助管理的活動(dòng)中所承擔(dān)的具體的工作內(nèi)容。它具有多樣性和具體性的特征,解決的是秘書應(yīng)當(dāng)做什么的問題。
職能則是秘書人員在職責(zé)范圍內(nèi)一切活動(dòng)所產(chǎn)生的整體功能,它具有宏觀性和概括性的特征,它不僅解決秘書工作做什么的問題,還要解決秘書工作為什么做和應(yīng)當(dāng)怎樣做的問題。
(一)秘書的職能
1.輔助決策
。1)輔助決策的含義:在決策過程中,在知識(shí)(包括理論)、能力(包括技術(shù))、經(jīng)驗(yàn)和精力等方面給予決策主體全面的補(bǔ)償,以提高決策的科學(xué)性和時(shí)效性。
。2)輔助決策的特征:體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:
輔助內(nèi)容的綜合性
輔助時(shí)間的經(jīng)常性
輔助環(huán)節(jié)的全過程性
。3)輔助決策的原則
超前原則
定位原則
信息原則
諫諍原則
(4)輔助決策的過程
協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)確定目標(biāo)
協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)設(shè)計(jì)方案
協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)評(píng)優(yōu)選優(yōu)
協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施反饋
2.協(xié)調(diào)關(guān)系
。1)協(xié)調(diào)關(guān)系的含義:秘書的協(xié)調(diào)是指秘書人員在自己的職權(quán)范圍內(nèi),自覺地調(diào)整各類組織、各項(xiàng)工作、各個(gè)人員之間的關(guān)系,促進(jìn)各項(xiàng)活動(dòng)趨向同步化和和諧化,以實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)的行為過程。
(2)協(xié)調(diào)關(guān)系的特征
從屬性
廣泛性
間接性
。3)協(xié)調(diào)關(guān)系的原則
政策指導(dǎo)
客觀公正
平等協(xié)商
注重整體
靈活適度
(4)協(xié)調(diào)關(guān)系的過程
摸清情況
找出癥結(jié)
恰當(dāng)協(xié)調(diào)
督促落實(shí)
檢查反饋
3.處理信息
。1)處理信息的含義:信息是指客觀存在的一切事物通過物質(zhì)載體發(fā)出信號(hào)、消息、情報(bào)、數(shù)據(jù)、圖形、指令中所包含的一切有價(jià)值的內(nèi)容。信息不是事物本身,而是表征事物消息和信號(hào)中的內(nèi)容。
。2)處理信息的原則
及時(shí)性原則
保真性原則
適用性原則
預(yù)測(cè)性原則
。3)處理信息的內(nèi)容
歷史信息
上級(jí)信息
內(nèi)部信息
公眾信息
社會(huì)信息
(4)處理信息的過程
信息的收集
信息的加工
信息的傳遞
信息的反饋
信息的儲(chǔ)存
4.辦理事務(wù)
。1)辦理事務(wù)的含義:事務(wù)是指一切同領(lǐng)導(dǎo)工作有關(guān)的日常具體工作。
。2)辦理事務(wù)的特征
綜合性
服務(wù)性
繁瑣性
突擊性
(3)辦理事務(wù)的原則
被動(dòng)中求主動(dòng)
原則中求靈活
繁雜中求規(guī)范
。4)辦理事務(wù)的程序
自然程序
理論程序
指令程序
法定程序
技術(shù)程序
習(xí)慣程序
(二)秘書的職責(zé)
大致也有以下11個(gè)方面:
日常事務(wù)管理(辦公室管理、通信管理、值班事務(wù)、日程管理、印章管理)
接待事務(wù)(來訪接待、安排服務(wù)等)
會(huì)議事務(wù)(會(huì)議安排、會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)議服務(wù)、會(huì)議文件的處理等)
行政事務(wù)
信訪事務(wù)(群眾的來信來訪或顧客的投訴處理等)
調(diào)查研究事務(wù)(搜集信息,提供可行性的方案供領(lǐng)導(dǎo)選擇)
文書檔案事務(wù)(文書撰寫、制作、處理和檔案管理)
寫作事務(wù)(各種文體的寫作)
協(xié)調(diào)工作(政策、工作、地區(qū)、部門、人際關(guān)系等)
督察工作(督促、檢查領(lǐng)導(dǎo)交辦批辦工作的落實(shí)情況)
其他領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的任務(wù)
職業(yè)技能
在過去的幾十年中,秘書的角色變化得很快,她們不再是打字員或是辦事員。這個(gè)變化表明了秘書開始被歸入行政管理工作范疇,秘書的工作職能將涉及項(xiàng)目管理、計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)用、組織會(huì)議和出差、外部網(wǎng)和內(nèi)部網(wǎng)的通信、文件信息整理、辦公室管理等方面。
這種變化使得市場(chǎng)對(duì)秘書人才職業(yè)技能的需要也開始發(fā)生轉(zhuǎn)變。在21世紀(jì),秘書需要有以下五方面的能力:
一、多元化才能。秘書應(yīng)用懂得兩國(guó)甚至三國(guó)以上的語(yǔ)言,具有一定的語(yǔ)言處理能力和計(jì)算機(jī)技能。
二、組織能力。秘書應(yīng)當(dāng)是一個(gè)組織者,她要為各種會(huì)議和活動(dòng)作計(jì)劃,并落實(shí)安排。同時(shí),她還需要應(yīng)付一大堆的工作日記、計(jì)劃表、文件和電子檔案。
三、溝通能力。秘書需要和老板、同事以及客戶打交道,她要善于協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)外部的關(guān)系。
四、獲取新知識(shí)的能力。秘書必須通過繼續(xù)深造來不斷增長(zhǎng)知識(shí)和提高技能,特別是在辦公技術(shù)方面,她需要跟上計(jì)算機(jī)應(yīng)用的發(fā)展步伐。
五、團(tuán)隊(duì)合作能力。秘書要參加到許多實(shí)際項(xiàng)目中去,她需要收集信息,需要督促團(tuán)隊(duì)努力工作。因此團(tuán)隊(duì)合作能力也是秘書工作的一個(gè)關(guān)鍵部分。
職業(yè)背景
隨著經(jīng)濟(jì)管理全球化、信息化、專業(yè)化,秘書也開始以一種全新的思維方式進(jìn)入到諸多領(lǐng)域之中,成為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者必不可缺的得力助手。為促進(jìn)秘書工作現(xiàn)代化,提高秘書人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力,國(guó)家自九八年起實(shí)行秘書專業(yè)人員必須持證上崗,并在企事業(yè)單位推廣秘書職業(yè)資格證書制度。按照勞動(dòng)和社會(huì)保障部安排,定于2008年5月對(duì)從事秘書工作的人員進(jìn)行國(guó)家職業(yè)資格全國(guó)統(tǒng)一鑒定。
發(fā)展前景
秘書屬于公司內(nèi)勤工作人員,是和老板比較接近的人如果能有效處理老板交代安排的所有工作,自然會(huì)得到老板的器重,許多主管人選都是從秘書里產(chǎn)生的。一般而言,秘書的晉升是比較緩慢的,但是從長(zhǎng)遠(yuǎn)角度看這一崗位是非常穩(wěn)定的。秘書經(jīng)常需要與辦公室的其他人員進(jìn)行溝通或是交流,因此需要有很強(qiáng)的文字和口頭表達(dá)能力,如果會(huì)一門外語(yǔ),則會(huì)獲得更多參與培訓(xùn)的機(jī)會(huì),如果各方面表現(xiàn)優(yōu)秀,尤其具備較強(qiáng)的組織管理、領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)能力,則有機(jī)會(huì)晉升為行政經(jīng)理。
秘書一般月薪范圍在1500-8000元之間,根據(jù)個(gè)人學(xué)歷、經(jīng)驗(yàn)、企業(yè)性質(zhì)、特點(diǎn)等的不同而有所差別。從學(xué)歷來看,擁有碩士學(xué)歷者的薪資為平均薪資的1.5倍;從外語(yǔ)能力來看,外語(yǔ)精通者的薪資為平均薪資的1.4倍左右,較為熟練者的收入也在平均薪資1.1倍左右;從工作年限來看,3-5年工作經(jīng)驗(yàn)是薪資增長(zhǎng)期,而8年以上則是薪資豐厚期;從企業(yè)性質(zhì)來看,外商獨(dú)資、歐美企業(yè)的秘書薪資均為平均年息的1.2倍以上,其中上海達(dá)到1.36倍,居各地之首。
此外,男秘書在未來也將有廣闊的發(fā)展前景,專家指出,男秘書在很多方面其實(shí)更具優(yōu)勢(shì)。例如男秘書通常言語(yǔ)較少,注重實(shí)質(zhì)性和程序性的工作;做事富有條理性,很少將不良情緒帶到工作中,并能適時(shí)幫助領(lǐng)導(dǎo)分擔(dān)一些體力勞動(dòng)。專家建議,男領(lǐng)導(dǎo)搭配男秘書,其實(shí)在理論上是最合適的,因?yàn)楸舜说墓ぷ鞣绞礁咏,交流的阻礙更少,也易于杜絕腐敗和浪費(fèi)。
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