公司文件管理制度
在生活中，我們每個(gè)人都可能會(huì)接觸到制度，制度是各種行政法規(guī)、章程、制度、公約的總稱(chēng)。那么你真正懂得怎么制定制度嗎？以下是小編為大家收集的公司文件管理制度，僅供參考，歡迎大家閱讀。
公司文件管理制度1
1.目的
對(duì)管轄區(qū)域內(nèi)的危險(xiǎn)作業(yè)進(jìn)行監(jiān)控,確保人身財(cái)產(chǎn)安全,杜絕事故發(fā)生。
2.范圍
適用于公司各部門(mén)。
3.職責(zé)
3.1公司總經(jīng)理或相關(guān)授權(quán)人負(fù)責(zé)所轄區(qū)域內(nèi)的危險(xiǎn)作業(yè)的審批。
3.2相關(guān)主管(主辦)具體負(fù)責(zé)危險(xiǎn)作業(yè)的指揮監(jiān)督和落實(shí)。
3.3現(xiàn)場(chǎng)安全員進(jìn)行監(jiān)護(hù)。
4.方法和過(guò)程控制
4.1本文件所稱(chēng)的危險(xiǎn)作業(yè)是指在小區(qū)范圍內(nèi)進(jìn)行的高空作業(yè)、物品吊裝、大件物品(超長(zhǎng)、超寬、超高等)搬運(yùn)、濕滑場(chǎng)地作業(yè)、非水平場(chǎng)地作業(yè)以及重物搬運(yùn)等操作。
4.2所有在管轄區(qū)域內(nèi)公共場(chǎng)所進(jìn)行的危險(xiǎn)作業(yè)必須事先報(bào)公司總經(jīng)理或相關(guān)授權(quán)人審批,批準(zhǔn)后指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)作業(yè)指揮、監(jiān)護(hù)后方可進(jìn)行。
4.3需要隔夜施工、對(duì)顧客出行造成不便或?qū)π^(qū)有較大影響的危險(xiǎn)作業(yè)必須至少提前一天發(fā)布有關(guān)通知,以便顧客提前準(zhǔn)備。
4.4安全員在對(duì)危險(xiǎn)作業(yè)進(jìn)行指揮、監(jiān)控時(shí)應(yīng)首先注意自身安全。
4.5在危險(xiǎn)作業(yè)進(jìn)行前,安全員應(yīng)對(duì)施工人員交代'安全第一、預(yù)防為主'的方針。
4.6危險(xiǎn)作業(yè)的'施工現(xiàn)場(chǎng)必須用警戒帶圈出警戒區(qū),并在明顯位置放置如'高空作業(yè),請(qǐng)勿靠近'等字樣的標(biāo)識(shí)。
4.7安全員必須維護(hù)好現(xiàn)場(chǎng)秩序,阻止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入施工區(qū)域。
4.8對(duì)于3米以上的高空作業(yè),應(yīng)至少設(shè)一名安全監(jiān)護(hù)員進(jìn)行監(jiān)控。
4.9對(duì)車(chē)輛、人行通道上方的高空作業(yè),必須在通道兩端放置警示標(biāo)識(shí),盡可能將通道臨時(shí)封閉,指揮車(chē)輛行人繞行。
4.10在危險(xiǎn)作業(yè)現(xiàn)場(chǎng)附近停放有車(chē)輛或其他重要設(shè)施時(shí),應(yīng)盡可能移走,確實(shí)無(wú)法移走時(shí),應(yīng)采取保護(hù)措施,避免造成不必要損失。
4.11安全員應(yīng)監(jiān)督高空作業(yè)人員是否系安全帶、掛安全鉤、戴安全帽、穿膠鞋。
4.12安全員應(yīng)監(jiān)督作業(yè)人員不可將吊繩、電纜等工作回線(xiàn)纏在身上。
4.13高空作業(yè)、吊裝以及需四人以上的搬運(yùn)重物,須設(shè)專(zhuān)人指揮。
4.14對(duì)過(guò)重的物品搬運(yùn)應(yīng)使用機(jī)械設(shè)備,防止對(duì)員工造成潛在的傷害。
4.15危險(xiǎn)作業(yè)完畢后,負(fù)責(zé)監(jiān)護(hù)的安全員應(yīng)督促施工人員及時(shí)對(duì)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行清理,撤回警戒帶和標(biāo)識(shí),并向?qū)徟藚R報(bào)工作結(jié)果。
5.支持性文件
jsnhwy7.0-12《安全管理程序》
jsnhwy7.0-12-05《突發(fā)性緊急事件現(xiàn)場(chǎng)處理辦法》
6.質(zhì)量記錄和表格
《安全員巡查記錄表》
《緊急事件處理記錄表》
公司文件管理制度2
(一)護(hù)理文件書(shū)寫(xiě)嚴(yán)格按照衛(wèi)生部《病歷書(shū)寫(xiě)基本規(guī)范(試行)》、《四川省護(hù)理文件書(shū)寫(xiě)規(guī)范(試行)》等規(guī)定執(zhí)行。
(二)護(hù)理文件書(shū)寫(xiě)必須由具備獨(dú)立執(zhí)業(yè)資格的護(hù)理人員完成。
(三)護(hù)理部、科室定期對(duì)護(hù)理文件書(shū)寫(xiě)質(zhì)量監(jiān)控、檢查、評(píng)價(jià)、反饋，促進(jìn)書(shū)寫(xiě)質(zhì)量持續(xù)改進(jìn)。
(四)體溫單、醫(yī)囑單、長(zhǎng)期醫(yī)囑執(zhí)行單、一般護(hù)理記錄單、危重病人護(hù)理記錄單、手術(shù)護(hù)理記錄單歸入病歷保存。
(五)病房護(hù)士長(zhǎng)負(fù)責(zé)醫(yī)療文件的'管理，護(hù)士長(zhǎng)不在時(shí)，由辦公室護(hù)士負(fù)責(zé)管理。各班人員均須按照管理要求嚴(yán)格執(zhí)行。
(六)住院期間的運(yùn)行病歷，要求定點(diǎn)存放，病歷用后必須歸還原處。白天由辦公室護(hù)士管理，中班、夜班由當(dāng)班護(hù)士加鎖保管，防止丟失。
(七)病歷中各種表格均應(yīng)排列整齊，不得撕毀、拆散、涂改、偽造，保持完整、真實(shí)。
(八)病人及家屬不能私自翻閱病歷及自行攜帶病歷出科室。外出會(huì)診或轉(zhuǎn)院時(shí)，由工作人員攜帶病歷。
(九)病人出院或死亡后，病歷須按規(guī)定排列整齊，統(tǒng)一交病案科室保管，辦公室護(hù)士做好審簽和登記，護(hù)士長(zhǎng)審核后在病歷封面簽名。
(十)病人及家屬要求復(fù)印病歷資料，須經(jīng)醫(yī)務(wù)處批準(zhǔn)，按規(guī)定程序辦理。
(十一)病人及家屬提出封存病歷時(shí)，醫(yī)護(hù)人員應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行緊急封存病歷制度，不可直接將病歷交予病人或家屬。
公司文件管理制度3
第一條檔案的定義與范圍
檔案是指過(guò)去和現(xiàn)在的公司各部門(mén)及員工在從事業(yè)務(wù)、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對(duì)公司有保存價(jià)值的各種文字、圖表、帳冊(cè)、報(bào)表、技術(shù)資料、電腦盤(pán)片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。
第二條檔案管理的原則
檔案管理分為統(tǒng)一管理和分散管理相結(jié)合。即公司檔案由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理,各部門(mén)除已移交總經(jīng)理辦公室的檔案外,其它檔案文件由部門(mén)自行保管,以便于及時(shí)利用,維護(hù)檔案文件的完整與安全。
第三條檔案管理的責(zé)任部門(mén)和責(zé)任人
公司總經(jīng)理辦公室為公司檔案的主管部門(mén),設(shè)專(zhuān)門(mén)的檔案管理人員,負(fù)責(zé)管理公司的各類(lèi)檔案,做好登記、歸類(lèi)、保管、索引、提供利用,并負(fù)責(zé)對(duì)各部門(mén)資料管理員進(jìn)行工作指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查;
各部門(mén)設(shè)有資料管理員,負(fù)責(zé)本部門(mén)資料管理,并接受公司檔案管理員的監(jiān)督和檢查。
第四條歸檔的范圍
1.公司證照及企業(yè)設(shè)立和變更的申請(qǐng)、審批、登記以及終止等方面的文件材料(包括企業(yè)的章程及投資各方簽訂的合資、合作合同);
2.公司與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書(shū)等;
3.公司會(huì)議記錄、紀(jì)要和決定(包括發(fā)布的通知、通報(bào)、機(jī)構(gòu)調(diào)整、任免、獎(jiǎng)懲以及公司的規(guī)章制度);
4.公司制訂的計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、預(yù)決算、工作總結(jié);
5.公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)、招投標(biāo)文件等;
6.公司的各類(lèi)申請(qǐng)、請(qǐng)求與相關(guān)部門(mén)的批復(fù);
7.財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)及其管理方面的文件材料,公司歷年來(lái)的憑證、賬本等;
8.公司法律事務(wù)管理方面的文件材料;
9.公司各項(xiàng)目的技術(shù)圖紙等資料;
10.反映公司歷史沿革及公司重大活動(dòng)的電子版照片及音像資料;
11.其它對(duì)公司具有利用價(jià)值和保存價(jià)值的文件資料(含各類(lèi)載體,如電子文本等);
12.公司歷年獲獎(jiǎng)資料。
第五條歸檔要求
整理辦法:分為文書(shū)檔案和工程項(xiàng)目檔案(竣工工程檔案立卷,未竣工工程資料整理成冊(cè))。
1.歸檔的文件材料,應(yīng)按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則,結(jié)合歸檔要求和文件內(nèi)容進(jìn)行歸檔。
2.在一個(gè)卷內(nèi)(檔案袋、盒)的文件資料要有清晰的《卷內(nèi)文件目錄》,并且按項(xiàng)目、內(nèi)容或文件形成時(shí)間,系統(tǒng)的排列。
3.案卷標(biāo)題要簡(jiǎn)明準(zhǔn)確,整理好的案卷要確定保管期限,原則上分為永久、長(zhǎng)期(十年以上)、短期(十年以下)三種。確定保管期限的基本原則是:
�。�1）對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案應(yīng)永久保存;
�。�2）對(duì)公司在一定時(shí)期內(nèi)有利用價(jià)值的.檔案分別為長(zhǎng)期或短期保存;
�。�3）凡是介于兩種保管期限之間的檔案,其保管期限一律從長(zhǎng)。
4.按歸檔要求進(jìn)行裝訂、編號(hào)、填寫(xiě)《卷內(nèi)備考表》。
5.全部案卷組成后,要對(duì)案卷作統(tǒng)一排列并編寫(xiě)檔案號(hào),然后逐卷登記,填寫(xiě)《案卷總目錄》。
第六條過(guò)程管理
屬于公司保管的檔案文件:各部門(mén)資料員做好平時(shí)文件的預(yù)立卷工作,并在每月初或事件結(jié)束后將上月需歸檔的文件整理成冊(cè)移交總經(jīng)理辦公室保管,任何人不得據(jù)為已有。
第七條檔案銷(xiāo)毀規(guī)定
公司檔案文件銷(xiāo)毀:檔案在超出規(guī)定保存期限一年后,可由公司檔案管理員和資料所屬部門(mén)資料員整理出庫(kù)進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀檔案時(shí)必須慎重從事。銷(xiāo)毀前由公司檔案管理員和資料所屬部門(mén)資料員一起將需要銷(xiāo)毀的資料列出銷(xiāo)毀清單,由資料所屬部門(mén)資料員填寫(xiě)《文件資料銷(xiāo)毀清單》進(jìn)行申請(qǐng),報(bào)銷(xiāo)毀資料所屬部門(mén)的部門(mén)經(jīng)理、主管副總審批,最后經(jīng)總經(jīng)理同意后,兩人以上執(zhí)行銷(xiāo)毀程序,并在銷(xiāo)毀清單上簽字確認(rèn),公司檔案管理員全程監(jiān)督。銷(xiāo)毀檔案要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定,銷(xiāo)毀清單由公司檔案員留存,以便備查。
部門(mén)檔案文件銷(xiāo)毀:部門(mén)形成的文件資料無(wú)利用價(jià)值時(shí),可由本部門(mén)資料員填寫(xiě)《文件資料銷(xiāo)毀清單》。提出銷(xiāo)毀申請(qǐng),部門(mén)經(jīng)理審批同意后,兩人以上執(zhí)行銷(xiāo)毀程序并簽字確認(rèn)。銷(xiāo)毀清單由本部門(mén)資料員留存,以便備查。
第八條檔案借閱
1.因工作需要借閱存在總經(jīng)理辦公室的公司檔案的,應(yīng)事先填寫(xiě)檔案借閱單,逐級(jí)審批,經(jīng)總經(jīng)理同意后方可借閱。
2.員工不得攜帶公司原件材料外出,確因工作需要外帶時(shí),需在填寫(xiě)檔案借閱單時(shí)注明外帶原因,待總經(jīng)理審批同意后方可外帶,用畢歸還。
3.借閱檔案者必須對(duì)所借檔案妥善保管,不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線(xiàn)等,更不能隨意亂放,以免遺失。
4.部門(mén)檔案借閱由資料員填寫(xiě)《文件資料發(fā)放、借用記錄表》做好記錄,借閱人簽字確認(rèn),并按時(shí)歸還。
5.總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理公司資料復(fù)印件。公司檔案管理員或總經(jīng)理辦公室秘書(shū)需要在文件資料復(fù)印件上加注“僅供…使用”的用途說(shuō)明。
第九條檔案?jìng)浞菀?guī)定
公司所有有價(jià)值的文件、報(bào)表、業(yè)務(wù)資料等檔案,須存有電子掃描文檔,無(wú)法電子掃描文檔的,必須做好備份。
第十條檔案保管
1.公司檔案員在接收文件資料存檔時(shí),必須認(rèn)真驗(yàn)收,填寫(xiě)《文件資料移交登記表》,送檔人和接檔人均須簽字確認(rèn),完成檔案交接手續(xù)。
2.對(duì)于已存放膠片、照片、磁帶要用特制的密封盒、膠片頁(yè)夾和影集等,按編號(hào)順序排列在資料柜內(nèi)。
3.檔案管理員要定期對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行清理核對(duì),做到帳、物相符,對(duì)破損或載體變質(zhì)的檔案,要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。庫(kù)存檔案如移交、作廢和遺失時(shí),須注明原因,保存依據(jù)。
第十一條檔案保密規(guī)定
公司所有人員均應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密規(guī)定,違者依據(jù)公司“獎(jiǎng)懲條例”嚴(yán)肅處理。
公司文件管理制度4
1.目的:
為完善公司文件收發(fā)管理,提高行政管理水平和工作效率,使公司各項(xiàng)行政工作有章可循、照章辦事,特制訂本制度。
2.適用范圍:
適用本公司所有文件。
3.職責(zé):
文件收發(fā)管理由行政辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)。
工作內(nèi)容
公司文件共分絕密、機(jī)密、秘密、普通四種,文件密級(jí)由公司總經(jīng)理確定。
公司文件由行政辦公室擬稿,文件形成后由總經(jīng)理簽發(fā)。
業(yè)務(wù)文件由有關(guān)部門(mén)擬稿,分管副總經(jīng)理或總工程師審核、簽發(fā)。
屬于秘密以上的文件,核稿人應(yīng)注明文件密級(jí),并確定報(bào)送范圍。秘密以上文件須按保密規(guī)定,由專(zhuān)人印制、報(bào)送。
已簽發(fā)的文件由核稿人登記,并按不同類(lèi)別編號(hào)后,按文印規(guī)定處理。
文件由擬稿人校對(duì),審核后方能復(fù)印、蓋章。
公司的文件由行政辦公室負(fù)責(zé)報(bào)送。送件人應(yīng)把文件內(nèi)容、報(bào)送日期、部門(mén)、接件人等事項(xiàng)登記清楚,并報(bào)告報(bào)送結(jié)果。秘密以上文件由專(zhuān)人按核定的范圍報(bào)送。
經(jīng)簽發(fā)的文件原稿送辦公室存檔。
外來(lái)文件由行政辦公室行政主管負(fù)責(zé)簽收,并于接件當(dāng)日填寫(xiě)閱辦單,按領(lǐng)導(dǎo)批示的要求送達(dá)有關(guān)部門(mén),辦好文件閱辦;屬急件的`,應(yīng)在接件后即時(shí)報(bào)送。
文件閱辦部門(mén)或個(gè)人,對(duì)有閱辦要求的文件,應(yīng)在三日內(nèi)辦理完畢,并將辦理情況反饋至行政辦公室。三日內(nèi)不能辦理完畢的,應(yīng)向行政辦公室說(shuō)明原因。
公司文件管理制度5
1.0總則
為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，特制訂本制度。
2.0文件管理內(nèi)容
主要包括：上級(jí)函、電、來(lái)文，同級(jí)函、電、來(lái)文，本公司上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。按照分工的原則，全公司各類(lèi)文件由辦公室歸口管理。
3.0收文的管理
3.1公文的簽收
3.1.1凡來(lái)公司公啟文件(除公司領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由收發(fā)員登記簽收(由上級(jí)或郵電局機(jī)要通訊員直送機(jī)要室的機(jī)要文件除外)后分別交辦公室機(jī)要秘書(shū)拆封。在簽收和拆封時(shí)，收發(fā)員和機(jī)要秘書(shū)均要注意檢查封口和郵戳。對(duì)于口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對(duì)密件開(kāi)口和國(guó)外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。
3.1.2對(duì)上級(jí)機(jī)要部門(mén)發(fā)來(lái)的文件，要進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的“四對(duì)口”核定，如果其中一項(xiàng)不對(duì)口，應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)機(jī)要部門(mén)，并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。
3.2公文的編號(hào)保管
3.2.1辦公室文書(shū)對(duì)上級(jí)來(lái)文拆封后應(yīng)及時(shí)附上“文件處理傳閱單”，并分類(lèi)登記編號(hào)、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領(lǐng)導(dǎo)親啟文件，公司領(lǐng)導(dǎo)啟封后，也應(yīng)交辦公室辦理正常手續(xù)。
3.2.2本公司外出人員開(kāi)會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)分別送交辦公室文書(shū)進(jìn)行登記編號(hào)保管，不得個(gè)人保存。
3.3公文的閱批與分轉(zhuǎn)
3.3.1凡正式文件均需分別由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由機(jī)要秘書(shū)分送承辦部門(mén)閱辦，重要文件應(yīng)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))親自閱批后分送承辦部門(mén)閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要月即辦。
3.3.2一般函、電、單據(jù)等，分別由辦公室機(jī)要秘書(shū)直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個(gè)單位會(huì)辦的文件，應(yīng)同主辦單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。
3.3.3為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，機(jī)要秘書(shū)應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到公司領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門(mén)，如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門(mén)，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過(guò)2天(特殊情況例外)。
3.4文件的傳閱與催辦
3.4.1傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍或公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。
3.4.2閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交機(jī)要室，閱批文件一般不得超過(guò)2天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見(jiàn)”，辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。
3.4.3閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。
3.4.4文件閱完后，應(yīng)送交辦公室機(jī)要秘書(shū)，切忌橫傳。
3.4.5辦公室機(jī)要秘書(shū)對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門(mén)接到文件、函電應(yīng)立即指定專(zhuān)人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。
3.4.6按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關(guān)部門(mén)定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件，或由辦公室機(jī)要室通知到機(jī)要室閱文。
4.0發(fā)文的管理
4.1發(fā)文的規(guī)定
4.1.1全公司上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力集中于公司，各群眾團(tuán)體和部門(mén)一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
4.1.2各群眾團(tuán)體、部門(mén)需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)向公司提出發(fā)文申請(qǐng)，并將文件底稿交廠辦審核。公司同意發(fā)文，則由公司按機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以公司×字發(fā)文。
4.1.3對(duì)全公司影響較大，涉及兩個(gè)以上公司領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須由經(jīng)理批準(zhǔn)簽發(fā)。其余文件均由分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。
4.2發(fā)文的范圍
4.2.1凡是以公司名義發(fā)出的文件、通知、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫(xiě)的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，均屬發(fā)文范圍。
4.2.2公司下發(fā)文件主要用于：
�、俟脊疽�(guī)章制度;
②轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的公司文件;
�、酃脊倔w制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng);
�、芄脊拘缘闹卮箝_(kāi)發(fā)、項(xiàng)目、經(jīng)營(yíng)管理、政治工作、生活福利等工作的決定;
�、莅l(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào);
�、奁渌嘘P(guān)公司的重大事項(xiàng)。
4.2.3公司上行文、外發(fā)文主要用于：
�、賹�(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)工作計(jì)劃、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定;
�、谕值軉挝宦�(lián)系有關(guān)公司重大開(kāi)發(fā)項(xiàng)目、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營(yíng)管理等事宜。
4.2.4在公司日常項(xiàng)目開(kāi)發(fā)和經(jīng)營(yíng)管理中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng)，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由主管業(yè)務(wù)部門(mén)書(shū)面或口頭通知執(zhí)行，一般不用公司文件發(fā)布。
4.2.5凡各業(yè)務(wù)部門(mén)如開(kāi)專(zhuān)題會(huì)議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以簡(jiǎn)寫(xiě)名義用《工作簡(jiǎn)訊》發(fā)會(huì)議紀(jì)要。
4.2.6各業(yè)務(wù)部門(mén)與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各簡(jiǎn)寫(xiě)的名義對(duì)外發(fā)函(應(yīng)各自編號(hào)備查)，不用公司名義發(fā)文。
5.0文件的立卷與歸檔
5.1文件的歸檔范圍
5.1.1凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負(fù)責(zé)歸檔：
①上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文，包括上級(jí)對(duì)公司報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù);
②公司發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作的種類(lèi)計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等;
③經(jīng)理辦公室、總務(wù)會(huì)、公司管理委員會(huì)、中層干部會(huì)以及各種專(zhuān)業(yè)例會(huì)記錄;
④公司一級(jí)組織召開(kāi)的代表大會(huì)所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等;
⑤有保存價(jià)值的人民來(lái)信，來(lái)訪記錄及處理結(jié)果;
�、迏⒓由霞�(jí)召開(kāi)的各種會(huì)議帶回的.文件、資料及本公司在會(huì)上匯報(bào)發(fā)言材料等;
�、呱霞�(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來(lái)公司檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄，以及公司向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料;
�、喾从彻旧a(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及公司領(lǐng)導(dǎo)工作等的音像攝制品;
⑨公司日志和大事記;
�、夤鞠蛏霞�(jí)請(qǐng)求批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。
5.1.2業(yè)務(wù)部門(mén)、各群眾團(tuán)體日常工作中形成的活動(dòng)資料，由各業(yè)務(wù)科室、群眾團(tuán)體負(fù)責(zé)立卷歸檔。
5.2立卷要求
5.2.1文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱(chēng)、作者、時(shí)間順序，分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行整理歸檔。
5.2.2立卷時(shí)，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
5.2.3要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。
5.2.4上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館(室)移交，清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。
6.0文件的銷(xiāo)毀
6.1對(duì)于多余、重復(fù)、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件，公司機(jī)要室應(yīng)定期清理造冊(cè)，并按上級(jí)有關(guān)規(guī)定，辦理申請(qǐng)銷(xiāo)毀手續(xù)。
6.2經(jīng)審核同意銷(xiāo)毀的文件，應(yīng)派專(zhuān)車(chē)分別由公司機(jī)要秘書(shū)和正(副)主任護(hù)送到上級(jí)機(jī)關(guān)指定的紙廠監(jiān)視銷(xiāo)毀。
公司文件管理制度6
一、總則
1、為規(guī)范公司文件的起草、審批、傳達(dá)、存檔工作，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，結(jié)合公司的實(shí)際情況，特制訂本制度。
2、文件管理內(nèi)容主要包括：上級(jí)函、電、來(lái)文，公司上報(bào)下發(fā)的各種文件，同級(jí)相關(guān)方函、電、來(lái)文。其中工程系統(tǒng)與甲方的往來(lái)函件按《檔案管理制度》執(zhí)行。
3、公司文件由辦公室統(tǒng)一管理和存檔。
一、文件的分類(lèi)
1、外收文：公司從外部接收的'政府文件。
2、外發(fā)文：以公司名義向外部發(fā)送的文件。
3、內(nèi)行文：公司內(nèi)部下發(fā)的文件，分為正式文件和臨時(shí)文件（指時(shí)效性較強(qiáng)的文件）。本制度的內(nèi)行文所指的是正式文件。
三、內(nèi)行文的管理
1、內(nèi)行文的范圍：
凡是以公司名義對(duì)內(nèi)發(fā)布的制度、辦法、通知、決定、決議、會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，均屬內(nèi)行文范圍。
2、內(nèi)行文的編號(hào)
公司文件管理制度7
1.目的
及時(shí)糾正在服務(wù)過(guò)程中產(chǎn)生的不合格,防止不合格服務(wù)的再發(fā)生,識(shí)別潛在的不合格原因,防止?jié)撛诓缓细穹⻊?wù)的產(chǎn)生,實(shí)現(xiàn)持續(xù)改進(jìn),為顧客提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
2.適用范圍
適用于公司所有糾正預(yù)防措施活動(dòng)的實(shí)施。
3.職責(zé)
3.1管理者代表負(fù)責(zé)監(jiān)督、協(xié)調(diào)改進(jìn)、糾正和預(yù)防措施的實(shí)施。
3.2質(zhì)主管負(fù)責(zé)在公司質(zhì)量體系(活動(dòng))出現(xiàn)或存在潛在的質(zhì)量問(wèn)題時(shí)發(fā)出相應(yīng)的通知,并跟進(jìn)驗(yàn)證實(shí)施效果。
3.3部門(mén)相關(guān)主管負(fù)責(zé)落實(shí)糾正和預(yù)防措施的實(shí)施。
3.4產(chǎn)生不合格服務(wù)的部門(mén)主辦以上管理人員負(fù)責(zé)組織調(diào)查產(chǎn)生不合格的原因,制定糾正措施。
3.5公司所有員工都有提出和實(shí)施糾正預(yù)防措施的責(zé)任。
4.方法和過(guò)程控制
4.1糾正措施
4.1.1對(duì)公司所有活動(dòng)中存在的不合格進(jìn)行分析,確定不合格原因,采取糾正措施予以改善,消除不合格并防止其再次發(fā)生。
4.1.2對(duì)以下信息采用統(tǒng)計(jì)技術(shù)或試驗(yàn)的方法進(jìn)行識(shí)別,對(duì)不合格項(xiàng)進(jìn)行確定。
a.顧客的投訴(建議)
b.緊急事件及重大質(zhì)量事故
c.品質(zhì)主管對(duì)各部門(mén)日常工作的檢查和建議
d.對(duì)分承包服務(wù)的評(píng)估
e.顧客滿(mǎn)意度調(diào)查的輸出
f.內(nèi)、外審報(bào)告
g.管理評(píng)審的各項(xiàng)輸出
h.其他不符合公司質(zhì)量方針、目標(biāo)及質(zhì)量體系要求的情況
4.1.3對(duì)于情況f,審核小組按《內(nèi)部質(zhì)量審核程序》的要求執(zhí)行。
4.1.4對(duì)于情況d,品質(zhì)主管填寫(xiě)《糾正和預(yù)防措施實(shí)施記錄表》,交責(zé)任部門(mén)通知分承包方,要求分承包方對(duì)原因進(jìn)行分析,提出糾正措施反饋;品質(zhì)主管對(duì)其措施審核后由責(zé)任部門(mén)跟進(jìn)落實(shí)情況,相關(guān)結(jié)果在《糾正和預(yù)防措施實(shí)施記錄表》上進(jìn)行記錄,并簽名確認(rèn),該表品質(zhì)主管和責(zé)任部門(mén)各存一份。
4.1.5對(duì)于情況g,由管理者代表負(fù)責(zé)監(jiān)督執(zhí)行。
4.1.6對(duì)于其他不合格,品質(zhì)主管填寫(xiě)《糾正和預(yù)防措施實(shí)施記錄表》,對(duì)不合格事實(shí)進(jìn)行描述后發(fā)往責(zé)任部門(mén),責(zé)任部門(mén)對(duì)不合格事實(shí)進(jìn)行確認(rèn)后填寫(xiě)'原因分析'項(xiàng)目,制定糾正措施并實(shí)施,品質(zhì)主管負(fù)責(zé)對(duì)糾正措施進(jìn)行評(píng)估并跟蹤驗(yàn)證實(shí)施效果,表格品質(zhì)主管和責(zé)任部門(mén)各留存一份。
4.1.7對(duì)日常工作中出現(xiàn)的不合格,按《不合格服務(wù)處理程序》和《顧客投訴(建議)處理程序》進(jìn)行處理。
4.1.8因質(zhì)量體系或服務(wù)規(guī)范引起的不合格,由品質(zhì)主管組織相關(guān)人員進(jìn)行論證,提出修改意見(jiàn),呈交總經(jīng)理或管理者代表審批后修改下發(fā),并保存與此有關(guān)的文件和記錄。
4.1.9因員工素質(zhì)引起的不合格,由人事行政主管會(huì)同責(zé)任部門(mén)主管采取人事調(diào)整、處罰或加強(qiáng)員工培訓(xùn)等措施,總經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督實(shí)施。
4.1.10因服務(wù)設(shè)備或設(shè)施引起的不合格,采取的糾正措施包括增加或更換設(shè)備設(shè)施、重新選擇分承包方、內(nèi)部調(diào)配及進(jìn)行合理技術(shù)改造等,由總經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督實(shí)施。
4.1.11對(duì)出現(xiàn)的.嚴(yán)重或具有代表性的不合格,由品質(zhì)主管根據(jù)總經(jīng)理意見(jiàn)組織有關(guān)部門(mén)開(kāi)展專(zhuān)題討論,對(duì)質(zhì)量問(wèn)題進(jìn)行綜合分析,指定措施并組織實(shí)施,并總經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督。
4.2預(yù)防措施
4.2.1對(duì)公司所有活動(dòng)中潛在的不合格進(jìn)行識(shí)別,分析其原因并采取相應(yīng)預(yù)防措施,以防止不合格的發(fā)生。
4.2.2對(duì)以下信息進(jìn)行分析,識(shí)別潛在不合格
a.日常工作中反映出來(lái)的問(wèn)題
b.品質(zhì)主管對(duì)日常工作的檢查和有關(guān)建議
c.顧客滿(mǎn)意度調(diào)查結(jié)果
d.以往管理評(píng)審的情況
e.以往預(yù)防和糾正措施的實(shí)施情況
f.內(nèi)、外審結(jié)果
4.2.3各部門(mén)應(yīng)根據(jù)日常工作中反映出來(lái)的問(wèn)題識(shí)別潛在不合格,并根據(jù)其影響制定預(yù)防措施。
4.2.4各部門(mén)未能識(shí)別的潛在不合格,根據(jù)潛在問(wèn)題的影響程度,由品質(zhì)主管召集相關(guān)部門(mén)講明原因,制定預(yù)防措施,同時(shí)指定責(zé)任部門(mén)。品質(zhì)主管填寫(xiě)《糾正和預(yù)防措施實(shí)施記錄表》的潛在不合格事實(shí)欄,責(zé)任部門(mén)分析原因后制定預(yù)防措施并付諸實(shí)施,品質(zhì)主管負(fù)責(zé)跟蹤并驗(yàn)證實(shí)施效果,同時(shí)對(duì)有效性進(jìn)行評(píng)審。在《糾正和預(yù)防措施實(shí)施記錄表》上簽字確認(rèn),表格品質(zhì)主管與責(zé)任部門(mén)各留存一份。
4.2.5品質(zhì)主管負(fù)責(zé)對(duì)各部門(mén)所采取的預(yù)防措施、實(shí)施過(guò)程和結(jié)果予以記錄,整理后提交管理評(píng)審。
4.3在改進(jìn)、糾正和預(yù)防措施的實(shí)施過(guò)程中,管理者代表負(fù)責(zé)配置必要的資源,協(xié)助分析原因和確定責(zé)任部門(mén),并監(jiān)督措施實(shí)施過(guò)程。
4.4由改進(jìn)、糾正和預(yù)防措施引起的對(duì)體系文件的任何更改,按《質(zhì)量體系文件管理辦法》執(zhí)行。
5.質(zhì)量記錄和表格
jsnhwy8.0-04-f1《糾正和預(yù)防措施實(shí)施記錄表》
公司文件管理制度8
1、病室護(hù)士長(zhǎng)負(fù)責(zé)管理，護(hù)士長(zhǎng)不在時(shí)由值班護(hù)士負(fù)責(zé)管理。各班護(hù)理人員均要按管理要求執(zhí)行。
2、醫(yī)療文件必須保持整潔，各種記錄單應(yīng)按病歷排列順序整理，不得撕毀、涂改或丟失。用后歸還原處。
3、病人不得自行攜帶病歷出科室，外出會(huì)診或轉(zhuǎn)院時(shí)，只許攜帶病歷摘要。
4、護(hù)士長(zhǎng)、科護(hù)士長(zhǎng)、護(hù)理部定時(shí)檢查醫(yī)療文件記錄，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)指出。
5、出院患者的病歷經(jīng)整理后由護(hù)士長(zhǎng)總檢查一次，凡進(jìn)入病案室后的`病歷不得再借出進(jìn)行重新修改。
6、患者出院或死亡后，其病歷須按規(guī)定裝訂，由病案室負(fù)責(zé)保管，保存期不得少于30年。
7、病室交班報(bào)告本，按要求記錄，用完后妥善保存1年，以備查閱。
8、標(biāo)有醫(yī)療機(jī)構(gòu)的病案本、單、冊(cè)以及處方，各種檢查申請(qǐng)報(bào)告單，證明文件等，只限于本單位使用，不得轉(zhuǎn)賣(mài)、轉(zhuǎn)讓和出借。其他醫(yī)療機(jī)構(gòu)不得冒用。
公司文件管理制度9
1.目的
防止在服務(wù)過(guò)程中因公用設(shè)施和服務(wù)過(guò)程無(wú)標(biāo)識(shí)或標(biāo)識(shí)不當(dāng)導(dǎo)致各類(lèi)不合格的發(fā)生。
2.適用范圍
適用于公司各部門(mén)的日常工作。
3.職責(zé)
3.1總經(jīng)理或授權(quán)人負(fù)責(zé)公用設(shè)施、倉(cāng)庫(kù)內(nèi)物資、重要、危險(xiǎn)部位及其他服務(wù)過(guò)程標(biāo)識(shí)的監(jiān)察。
3.2部門(mén)主管和崗位責(zé)任人負(fù)責(zé)標(biāo)識(shí)的安裝和檢查。
4.方法和過(guò)程控制
4.1公用設(shè)施的標(biāo)識(shí)
4.1.1機(jī)電設(shè)備按各設(shè)備名稱(chēng)、設(shè)備責(zé)任人標(biāo)識(shí),標(biāo)識(shí)牌掛(貼)在設(shè)備顯眼部位。
4.1.2消防通道出入口、消防設(shè)施處設(shè)置相應(yīng)消防標(biāo)識(shí)。
4.1.3配電室、水泵房、泳池機(jī)房、監(jiān)控中心、倉(cāng)庫(kù)、辦公室、公共衛(wèi)生間等部位在出入口上方或門(mén)上貼上有部門(mén)名稱(chēng)的標(biāo)識(shí)。
4.1.4所有設(shè)備間出入門(mén)上應(yīng)有'機(jī)房重地,非請(qǐng)勿進(jìn)'的標(biāo)識(shí)。
4.1.5所有閥門(mén)上應(yīng)作上標(biāo)識(shí)以確認(rèn)閥門(mén)開(kāi)閉狀態(tài)。
4.1.6倉(cāng)庫(kù)內(nèi)的物資名稱(chēng)和用途需掛貼于貨架或物資上,并在庫(kù)房門(mén)上貼'嚴(yán)禁煙火'的告示牌。
4.1.7樓層的標(biāo)識(shí)貼于本樓層的顯著位置。
4.1.8在進(jìn)天臺(tái)的通道上應(yīng)有'天臺(tái)重地,非請(qǐng)勿進(jìn)'的標(biāo)識(shí)。
4.1.9變壓器和高壓環(huán)網(wǎng)柜上掛'高壓危險(xiǎn),請(qǐng)勿靠近'告示牌。
4.1.10游泳池必須標(biāo)明水的深度。
4.1.11天臺(tái)顯眼部位應(yīng)掛貼'高空拋物,手下留人'等字樣的警示牌。
4.2服務(wù)過(guò)程的標(biāo)識(shí)
4.2.1高空作業(yè)時(shí),在危險(xiǎn)區(qū)域周邊用警戒帶圈出警戒區(qū)域,對(duì)區(qū)域內(nèi)的財(cái)產(chǎn)要做好防護(hù)措施,并放置有'危險(xiǎn)勿進(jìn)','高空作業(yè),注意安全'等字樣的告示牌。
4.2.2配電設(shè)備維修時(shí),必須在開(kāi)關(guān)上掛'有人工作,禁止合閘'的.告示牌。
4.2.3清洗辦公室及其他較光滑位置的地面或天氣潮濕時(shí),應(yīng)在顯眼部位放置'小心地滑'的告示牌。
4.2.4在公共場(chǎng)所刷油漆時(shí),如果油漆未干而現(xiàn)場(chǎng)又無(wú)工作人員時(shí),應(yīng)在顯眼位置放置'油漆未干'告示牌。
4.2.5泳池、兒童娛樂(lè)設(shè)施、會(huì)所等設(shè)施暫停開(kāi)放期間,在顯眼部位掛放'暫停使用'告示牌,清潔時(shí)掛放'清潔中'字樣的標(biāo)識(shí)。
4.2.6維修公共衛(wèi)生間設(shè)施時(shí),應(yīng)放置'維修中'或'停用'字樣的告示牌。
4.2.7樓內(nèi)保潔員在進(jìn)行樓梯道、樓層保潔工作時(shí),應(yīng)在單元防盜門(mén)或明顯位置懸掛'此區(qū)域在清潔中'字樣的標(biāo)識(shí)。
4.2.8對(duì)于其他有追溯性要求的服務(wù)過(guò)程(如一些清潔、保安、設(shè)備維護(hù)服務(wù))標(biāo)識(shí),應(yīng)通過(guò)制定明確的服務(wù)規(guī)范和做好質(zhì)量記錄予以實(shí)現(xiàn)。
4.3標(biāo)識(shí)的管理
4.3.1各部門(mén)自行制作的標(biāo)識(shí),必須嚴(yán)格參照公司ci手冊(cè)標(biāo)識(shí)所規(guī)范的樣式,所有ci手冊(cè)所規(guī)范的標(biāo)識(shí),部門(mén)必須嚴(yán)格執(zhí)行。
4.3.2各部門(mén)如需設(shè)置中英文對(duì)照標(biāo)識(shí),需將中文及譯文內(nèi)容報(bào)品質(zhì)主管審批。
4.3.3如發(fā)現(xiàn)標(biāo)識(shí)已經(jīng)被污染、涂抹、撕毀、破損或已失去標(biāo)識(shí)意義,應(yīng)及時(shí)更換、替補(bǔ)或撤消。
4.3.4當(dāng)設(shè)置標(biāo)識(shí)的位置需要更改或撤銷(xiāo)標(biāo)識(shí)時(shí),必須經(jīng)總經(jīng)理或授權(quán)品質(zhì)主管同意后方可執(zhí)行。
5.相關(guān)文件
《ci標(biāo)識(shí)手冊(cè)》
公司文件管理制度10
1.編訂依據(jù)
本公司為了規(guī)范化質(zhì)量流程，提升任務(wù)運(yùn)營(yíng)流轉(zhuǎn)效率，以對(duì)接國(guó)際化質(zhì)量管理為努力方向，為完善內(nèi)部質(zhì)量追溯管理，特編制此制度。
2.適用范圍
本制度適用于公司內(nèi)部記錄和內(nèi)外部發(fā)放文件的管理，是對(duì)公司記錄和文件編號(hào)的詮釋文件，適用于本公司現(xiàn)涉及的所有記錄和文件。
3.責(zé)任部門(mén)
本制度的編訂和修訂部門(mén)為公司ISO體系部。
4.制度細(xì)則
4.1記錄編號(hào)規(guī)定
4.1.1公司記錄分為內(nèi)部記錄和外來(lái)記錄。
4.1.2內(nèi)部記錄的設(shè)定格式為：
QR + XX + XX + X/X
記錄縮寫(xiě)+隸屬部門(mén)+記錄編號(hào)+版本號(hào)
4.1.3外來(lái)記錄的設(shè)定格式為：
�。╓L）QR + XX + XX
外來(lái)記錄縮寫(xiě)+隸屬部門(mén)+記錄編號(hào)
4.2公司文件編號(hào)規(guī)定
4.2.1公司文件分為內(nèi)部文件和外部文件。內(nèi)部文件可以有：
（1）標(biāo)準(zhǔn)操作指導(dǎo)書(shū)：SOP
�。�2）標(biāo)準(zhǔn)檢驗(yàn)指導(dǎo)書(shū)：SIP
（3）標(biāo)準(zhǔn)管理程序：SMP
4.2.2質(zhì)量手冊(cè)的編寫(xiě)格式為：
TXJY + QM + X/X
公司簡(jiǎn)稱(chēng)+質(zhì)量手冊(cè)縮寫(xiě)+手冊(cè)版本號(hào)
4.2.3程序文件的設(shè)定格式為：
TXJY + QP + XX + X/X
公司簡(jiǎn)稱(chēng)+程序文件縮寫(xiě)+文件編號(hào)+版本號(hào)
4.2.4操作/檢驗(yàn)規(guī)程、管理程序的設(shè)定格式為：
SOP/SMP/SIP+ XX + XX + X/X
文件類(lèi)別+文件所屬部門(mén)+文件編號(hào)+版本號(hào)
4.2.5外來(lái)文件的設(shè)定格式為：
WL + XX + XX
外來(lái)文件縮寫(xiě)+隸屬部門(mén)+部門(mén)內(nèi)部編號(hào)
4.3部門(mén)編號(hào)的規(guī)定
4.3.1各部門(mén)的'編號(hào)以組織機(jī)構(gòu)圖中的部門(mén)名稱(chēng)為標(biāo)準(zhǔn)，如：
行政部AD、人力資源部HR、質(zhì)量部QM、市場(chǎng)部MD、銷(xiāo)售部SD、售后服務(wù)部AS、商務(wù)部MC、采購(gòu)部PD、倉(cāng)庫(kù)WD。
4.4文件編寫(xiě)格式的確認(rèn)
4.4.1本公司所有文件和記錄分為標(biāo)題和正文。
4.4.1.1公司文件和記錄的標(biāo)題抬頭采用仿宋字體三號(hào)，以保證字體標(biāo)頭清晰醒目。表格寬度設(shè)定為15厘米，表格內(nèi)容采用單元格對(duì)齊方式為中心對(duì)齊，行間距設(shè)置為單倍行距，段前首行縮進(jìn)2字符，段前段后間距設(shè)置為0，同時(shí)設(shè)定為自動(dòng)調(diào)整中文與數(shù)字的間距。
4.4.1.2文件內(nèi)容中的一級(jí)標(biāo)題及二級(jí)標(biāo)題采用統(tǒng)一字號(hào)，文字方向?yàn)閺淖笙蛴�，文字�?duì)齊方式為左對(duì)齊，字體為宋體（標(biāo)題）四號(hào)，編號(hào)方式為多級(jí)遞進(jìn)的編號(hào)方式。如：
1.
1.1
1.1.1
4.4.1.3公司文件和記錄的正文采用宋體（正文）四號(hào)，行間距設(shè)置為單倍行距，段前段后間距設(shè)置為0，頁(yè)面布局設(shè)定為上下頁(yè)間距2.54厘米，左右設(shè)定為3.18厘米。正文中的數(shù)字與序號(hào)全部使用阿拉伯?dāng)?shù)字，章節(jié)序號(hào)后空一格編寫(xiě)內(nèi)容以保證美觀。對(duì)于正文中出現(xiàn)的部門(mén)、規(guī)章制度、法律法規(guī)應(yīng)名稱(chēng)完整，不得使用簡(jiǎn)稱(chēng)。正文編寫(xiě)完成后，應(yīng)通讀流暢，對(duì)于應(yīng)進(jìn)行斷句的內(nèi)容使用中文標(biāo)點(diǎn)符號(hào)進(jìn)行斷句。
4.5文件的發(fā)放和管理
4.5.1文件發(fā)行
4.5.1.1公司所有現(xiàn)行文件，如：操作規(guī)程、檢驗(yàn)規(guī)程、崗位操作說(shuō)明書(shū)等。文件全部由體系部進(jìn)行統(tǒng)一發(fā)放，并對(duì)發(fā)放的文件記入《文件發(fā)放管理臺(tái)賬》，在臺(tái)賬中記清發(fā)放文件數(shù)量，并由簽收人當(dāng)面進(jìn)行簽收。
4.5.2文件補(bǔ)發(fā)
4.5.2.1文件簽收人應(yīng)對(duì)發(fā)放的文件妥善保存，如因文件保存不當(dāng)，不慎丟失，請(qǐng)?zhí)顚?xiě)《文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)表》并交于體系部留檔，當(dāng)體系部收到文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)后，將于三內(nèi)日將補(bǔ)發(fā)的文件交于申請(qǐng)部門(mén)。
4.5.3文件更換
4.5.3.1本公司所執(zhí)行文件如有更新、替換情況發(fā)生，將由體系部發(fā)送郵件至相應(yīng)文件隸屬部門(mén)，通知并予以更換，更換的文件將計(jì)入《文件更新?lián)Q版臺(tái)賬》。請(qǐng)各文件執(zhí)行部門(mén)注意，換版的文件的版本號(hào)將有所發(fā)生變化，如：原文件版本號(hào)為A/0,那么修改后的版本號(hào)則為A/1，如發(fā)生換版，則版本號(hào)變化為B/0。
4.5.4文件受控
4.5.4.1下發(fā)文件應(yīng)加蓋體系部的文件受控章，由部門(mén)編制的文件應(yīng)統(tǒng)一交由體系部進(jìn)行文件格式的確認(rèn)審核，審核后的文件下發(fā)至員工手中應(yīng)具有受控章，無(wú)受控章的為無(wú)效文件。
4.5.5文件編號(hào)
4.5.5.1由各部門(mén)編號(hào)的文件應(yīng)統(tǒng)一編號(hào)格式，部門(mén)內(nèi)編制的文件應(yīng)及時(shí)進(jìn)行梳理，文件編號(hào)不得重復(fù)。如部門(mén)文件編號(hào)在執(zhí)行中發(fā)現(xiàn)重復(fù)應(yīng)及時(shí)上報(bào)體系部進(jìn)行核對(duì)并處理。
公司文件管理制度11
一、總則
第一條、為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，特制訂本制度。
第二條、文件管理內(nèi)容主要包括：上級(jí)函、電、來(lái)文、同級(jí)函、電、來(lái)文、企業(yè)上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。
二、收文的管理
第三條、公文的簽收
1、凡接收公文均由秘書(shū)登記簽收后分別轉(zhuǎn)交相關(guān)部門(mén)，在簽收和拆封時(shí)，秘書(shū)均需注意檢查封口和郵戳。對(duì)開(kāi)口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對(duì)密件開(kāi)口和國(guó)外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。
2、對(duì)政府部門(mén)發(fā)來(lái)的文件，要進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的“四對(duì)口”核定，如果其中一項(xiàng)不對(duì)口，應(yīng)立即報(bào)告有關(guān)部門(mén)，并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。
第四條、公文的閱批與分轉(zhuǎn)
1、凡正式文件均需由秘書(shū)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后分送承辦部門(mén)閱辦，重要文件應(yīng)呈送總經(jīng)理親自閱批后分送承辦部門(mén)閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
2、一般函、電單據(jù)等，由秘書(shū)直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個(gè)單位會(huì)辦的文件，應(yīng)同主辦部門(mén)聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。
3、為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，秘書(shū)應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到總經(jīng)理辦公室，如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門(mén)，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過(guò)兩天。
第五條、文件的傳閱與催辦
1、傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借給其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的`文件不得向外泄露內(nèi)容。
2、閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱讀完后應(yīng)在下班前將文件交秘書(shū)處，閱批文件一般不得超過(guò)兩天，閱后簽名以示負(fù)責(zé)。如有總經(jīng)理“批示”、“擬辦意見(jiàn)”，秘書(shū)應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求和總經(jīng)理批示辦理有關(guān)事宜。
3、閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。
4、文件閱完后應(yīng)送交秘書(shū)，切忌橫傳。
5、行政秘書(shū)對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門(mén)接到文件、函電應(yīng)立即指定專(zhuān)人辦理。不得將文件壓放或分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得秘書(shū)同意予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時(shí)周轉(zhuǎn)歸檔。
三、文件借閱和清退
第六條、各部門(mén)有關(guān)人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門(mén)主管簽寫(xiě)便條，對(duì)有密級(jí)的文件須秘書(shū)同意后方可借閱。
第七條、借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾畫(huà)等。
第八條、各部門(mén)應(yīng)具體指定責(zé)任心強(qiáng)的主管負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。
四、文件的立卷與歸檔
第九條、文件的歸檔范圍
凡下列文件統(tǒng)一由行政秘書(shū)歸檔：
1、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和經(jīng)營(yíng)工作的各類(lèi)計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等。
2、各種專(zhuān)業(yè)例會(huì)記錄。
3、企業(yè)召開(kāi)重要會(huì)議所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等。
4、有保存價(jià)值的客戶(hù)資料及處理結(jié)果。
5、企業(yè)日志和大事記。
第十條、立卷要求
1、文件的立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱(chēng)、作者、時(shí)間順序，分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行整理歸檔。
2、立卷時(shí)，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3、要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。
五、文件的銷(xiāo)毀
第十一條、對(duì)于多余、重復(fù)、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件，秘書(shū)應(yīng)定期清理造冊(cè)并按行政有關(guān)規(guī)定，辦理申請(qǐng)銷(xiāo)毀手續(xù)。
六、附則
第十二條、本制度解釋權(quán)歸行政部。
第十三條、本制度自公布之日起執(zhí)行。
公司文件管理制度12
(一)總則
為減少發(fā)文數(shù)量,提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用,特制訂本制度。
(二)文件管理
內(nèi)容主要包括:上級(jí)函、電、來(lái)文,同級(jí)函、電、來(lái)文,本公司上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。按照分工的原則,全公司各類(lèi)文件由辦公室歸口管理。
(三)收文的管理
1、公文的簽收凡來(lái)公司公啟文件(除公司領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由收發(fā)員登記簽收后分別交辦公室文書(shū)拆封。在簽收和拆封時(shí),收發(fā)員和辦公室文書(shū)要注意檢查封口和郵戳。對(duì)于口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因,對(duì)密件開(kāi)口和國(guó)外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。對(duì)上級(jí)機(jī)要部門(mén)發(fā)來(lái)的文件,要進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的“四對(duì)口”核定,如果其中一項(xiàng)不對(duì)口,應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)機(jī)要部門(mén),并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。
2、公文的編號(hào)保管辦公室文書(shū)對(duì)上級(jí)來(lái)文拆封后應(yīng)及時(shí)附上“文件處理傳閱單”,并分類(lèi)登記編號(hào)、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領(lǐng)導(dǎo)親啟文件,公司領(lǐng)導(dǎo)啟封后,也應(yīng)交辦公室辦理正常手續(xù)。本公司外出人員開(kāi)會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)分別送交辦公室文書(shū)進(jìn)行登記編號(hào)保管,不得個(gè)人保存。
3、公文的閱批與分轉(zhuǎn)凡正式文件均需分別由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后,由辦公室文書(shū)分送承辦部門(mén)閱辦,重要文件應(yīng)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))親自閱批后分送承辦部門(mén)閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完,緊急文件要月即辦。
4、文件的傳閱與催辦傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍或公共場(chǎng)所,也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間,當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交回辦公室,閱批文件一般不得超過(guò)2天,閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見(jiàn)”,辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。閱文時(shí)不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續(xù),以防止丟失泄密。文件閱完后,應(yīng)送交辦公室辦公室文書(shū),切忌橫傳。辦公室辦公室文書(shū)對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任,承辦部門(mén)接到文件、函電應(yīng)立即指定專(zhuān)人辦理。不得將文件壓放分散,如需備查,應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定,并征得辦公室同意后,予以復(fù)印或摘抄,原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。
(四)發(fā)文的管理
1、發(fā)文的范圍凡是以公司名義發(fā)出的文件、通知、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫(xiě)的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào),均屬發(fā)文范圍。
2、公司下發(fā)文件主要用于:公布公司規(guī)章制度;公布公司體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng);公布公司性的重大開(kāi)發(fā)、項(xiàng)目、經(jīng)營(yíng)管理、政治工作、生活福利等工作的決定;發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào);其他有關(guān)公司的重大事項(xiàng)。
3、公司上行文、外發(fā)文主要用于:對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)工作計(jì)劃、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定;同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)公司重大開(kāi)發(fā)項(xiàng)目、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營(yíng)管理等事宜。在公司日常項(xiàng)目開(kāi)發(fā)和經(jīng)營(yíng)管理中,有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng),應(yīng)按有關(guān)制度辦理,由主管業(yè)務(wù)部門(mén)書(shū)面或口頭通知執(zhí)行,一般不用公司文件發(fā)布。凡各業(yè)務(wù)部門(mén)如開(kāi)專(zhuān)題會(huì)議所作的決定,一般都不應(yīng)發(fā)文,不備查考,可以簡(jiǎn)寫(xiě)名義用《工作簡(jiǎn)訊》發(fā)會(huì)議紀(jì)要。各業(yè)務(wù)部門(mén)與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系,可用各簡(jiǎn)寫(xiě)的名義對(duì)外發(fā)函(應(yīng)各自編號(hào)備查),不用公司名義發(fā)文。
(五)文件的立卷與歸檔
1、凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負(fù)責(zé)歸檔:
①上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文,包括上級(jí)對(duì)公司報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù);
②公司發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作的種類(lèi)計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等;
�、劢�(jīng)理辦公室各種專(zhuān)業(yè)例會(huì)記錄;
④公司一級(jí)組織召開(kāi)的代表大會(huì)所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等;
⑤有保存價(jià)值的.人民來(lái)信,來(lái)訪記錄及處理結(jié)果;
�、迏⒓由霞�(jí)召開(kāi)的各種會(huì)議帶回的文件、資料及本公司在會(huì)上匯報(bào)發(fā)言材料等;
�、呱霞�(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來(lái)公司檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄,以及公司向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料;
�、喾从彻旧a(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及公司領(lǐng)導(dǎo)工作等的音像攝制品;
�、峁救罩竞痛笫掠�;⑩公司向上級(jí)請(qǐng)求批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。
2、業(yè)務(wù)部門(mén)、各群眾團(tuán)體日常工作中形成的活動(dòng)資料,由各業(yè)務(wù)科室、群眾團(tuán)體負(fù)責(zé)立卷歸檔。
3、立卷要求文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱(chēng)、作者、時(shí)間順序,分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行整理歸檔。立卷時(shí),要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料,要及時(shí)立卷歸檔。上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館(室)移交,清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。
4、文件的銷(xiāo)毀對(duì)于多余、重復(fù)、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件,公司辦公室應(yīng)定期清理造冊(cè),并按上級(jí)有關(guān)規(guī)定,辦理申請(qǐng)銷(xiāo)毀手續(xù)。
公司文件管理制度13
第一節(jié) 總則
一、為適應(yīng)公司全方位規(guī)范化科學(xué)管理,做好公司文件管理工作,使之規(guī)范化和制度化,特制定本制度。
二、公司文件是傳達(dá)方針政策,發(fā)布公司行政規(guī)章制度、指示、請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題、指導(dǎo)商洽工作、報(bào)告情況、交流信息的重要工具。因此,必須認(rèn)真做好文件的管理工作,有效地為公司發(fā)展服務(wù)。
三、公司全體員工都應(yīng)發(fā)揚(yáng)深入調(diào)查、聯(lián)系群眾、結(jié)合實(shí)際、實(shí)事求是和認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作作風(fēng),努力提高文件質(zhì)量和處理效率。
四、文件處理必須做到準(zhǔn)確、及時(shí)、安全,嚴(yán)格按照規(guī)定的時(shí)限和要求完成。公司文件由總經(jīng)辦統(tǒng)一發(fā)放、傳遞、用印、保管和立卷歸檔。
第二節(jié) 文件分類(lèi)
一、規(guī)定。
發(fā)布重要的行政規(guī)章制度,采取重大的強(qiáng)制性行政措施,用"規(guī)定"。
二、決定、決議。
對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排,用"決定"。
經(jīng)會(huì)議討論通過(guò)并要求貫徹的事項(xiàng),用"決議"。
三、通知。
轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)文件,批轉(zhuǎn)下級(jí)文件,要求下級(jí)辦理和需要共同執(zhí)行的事項(xiàng),用"通知"。
四、通報(bào)。
表彰先進(jìn),批評(píng)錯(cuò)誤,傳達(dá)重要信息,用"通報(bào)"。
五、請(qǐng)示、報(bào)告。
向上級(jí)請(qǐng)求批示與批準(zhǔn),用"請(qǐng)示"。
向上級(jí)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議,用"報(bào)告"。
六、批復(fù)。
答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng)用"批復(fù)"。
七、函。
商洽工作、詢(xún)問(wèn)問(wèn)題、向有關(guān)主管部門(mén)請(qǐng)求批準(zhǔn)等,用"函"。
八、會(huì)議紀(jì)要。
傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神,要求與會(huì)者共同遵守的,用"會(huì)議紀(jì)要"。
第三節(jié)文件格式
一、文件一般由標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、密級(jí)、緊急程度、正文、 、發(fā)文時(shí)間、印章、主題詞、主送單位(部門(mén))、抄報(bào)(送)單位(部門(mén))等部份組成。
二、文件標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要概括文件的主要內(nèi)容。
三、發(fā)文字號(hào)包括、年號(hào)、順序號(hào)。
四、公司發(fā)文分為四種:
�、�"發(fā)"、②"人發(fā)"、③"客發(fā)"。
冠以上述發(fā)文的內(nèi)發(fā)文件應(yīng)對(duì)全公司具有效力,對(duì)外發(fā)文應(yīng)代表公司的`整體意志。
發(fā)文一般應(yīng)該是對(duì)公司各方面事務(wù)具有一定指導(dǎo)性或約束力的事項(xiàng)的宣告,日常的程序性、流程性文件則應(yīng)以工單、請(qǐng)示、報(bào)告、簡(jiǎn)報(bào)等形式流轉(zhuǎn)。力避隨意發(fā)文。
"發(fā)"用于公司及各部門(mén)的對(duì)內(nèi)對(duì)外發(fā)文,由總經(jīng)辦統(tǒng)一編號(hào); "人發(fā)"、"客發(fā)"分別用于人力資源部的對(duì)內(nèi)對(duì)外發(fā)文及客戶(hù)服務(wù)中心的對(duì)外發(fā)文,文件由發(fā)文部門(mén)自行編號(hào),總經(jīng)辦統(tǒng)一認(rèn)定。
(公司其他部門(mén)均以"發(fā)"的發(fā)文,以②、③發(fā)文,須在發(fā)文權(quán)限范圍內(nèi)。)
五、文件必須蓋章或簽字。
六、密級(jí)分為"絕密"、"機(jī)密"、"秘密"。
七、緊急程度分為"特急"、"急"、"平"。
八、文件內(nèi)容要求事實(shí)清楚、觀點(diǎn)鮮明、條理清晰、文字精煉、用語(yǔ)準(zhǔn)確。
九、發(fā)文單位必須注明全稱(chēng)。
十、多頁(yè)文件應(yīng)標(biāo)明頁(yè)碼。
十一、文字從左至右橫寫(xiě)、橫排,左側(cè)留裝訂位。
十二、文件紙一般使用a4型。
第四節(jié)收文
一、收文一律使用《收文簿》。
二、外單位來(lái)文均由行政部指定專(zhuān)人收文,由總經(jīng)辦統(tǒng)一拆封、登記,根據(jù)文件屬性及時(shí)分送相關(guān)部門(mén)。
第五節(jié)辦文
一、辦文包括文件的分送、傳遞、承辦、催辦等程序。
二、辦文由總經(jīng)辦統(tǒng)一安排,包括文件的分送、傳遞和催辦。
三、協(xié)辦部門(mén)必須積極配合主辦部門(mén)完成文件處理。
四、文件的催辦由總經(jīng)辦負(fù)責(zé),防止漏辦或延誤。
五、嚴(yán)格按照時(shí)限要求完成。
六、文件傳遞必須保證安全,完善簽收手續(xù),防止文件遺失。
七、文件辦理完畢后,統(tǒng)一交由總經(jīng)辦指定專(zhuān)人保管、立卷歸檔。
第六節(jié)發(fā)文
一、發(fā)文一律使用《公司發(fā)文稿紙》。 二、發(fā)文程序如下:公司內(nèi)部發(fā)文:擬稿人→部門(mén)經(jīng)理核準(zhǔn)→主管副總經(jīng)理→總經(jīng)辦統(tǒng)一編號(hào)→打印→蓋章(簽字)→發(fā)文→備案對(duì)外發(fā)文:擬稿人→部門(mén)經(jīng)理審核→主管副總經(jīng)理→總經(jīng)理核準(zhǔn)→總經(jīng)辦統(tǒng)一編號(hào)→打印→蓋章(簽字)→發(fā)文→備案第七節(jié)其他
一、時(shí)限要求:
1、特急:限4個(gè)工作時(shí)內(nèi)完成。
2、急:限8個(gè)工作時(shí)內(nèi)完成。
3、平:限16個(gè)工作時(shí)內(nèi)完成。
二、文件的保密要求:
1、絕密文件:閱后應(yīng)立即退回發(fā)文部門(mén),并由發(fā)文部門(mén)保存在保險(xiǎn)柜內(nèi)。
2、機(jī)密文件:閱后應(yīng)立即保存在保險(xiǎn)柜內(nèi)。
3、秘密文件:閱后立即保存在文件柜內(nèi)。
三、文件立卷歸檔按照《檔案管理制度》執(zhí)行。
公司文件管理制度14
一、總則：
為規(guī)范本公司技術(shù)文件的管理，確保文件編制的正確性特制訂本制度。
二、技術(shù)文件的編制、審核、批準(zhǔn)：
1、技術(shù)文件由工程部負(fù)責(zé)編制，工程部應(yīng)對(duì)技術(shù)文件的.正確性、合理性負(fù)責(zé)。
2、工程部部長(zhǎng)負(fù)責(zé)技術(shù)文件的審核。
3、總經(jīng)理負(fù)責(zé)技術(shù)文件的批準(zhǔn)。
4、技術(shù)文件包括：
a、圖紙；
b、工藝操作規(guī)程；
c、設(shè)備操作規(guī)程；
d、產(chǎn)品內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)；
e、產(chǎn)品檢驗(yàn)規(guī)范；
f、采購(gòu)技術(shù)要求等。
三、技術(shù)文件的更改：
1、技術(shù)文件更改的前提：
a、顧客要求更改；
b、由于開(kāi)發(fā)試制的疏忽而必須更改；
c、技術(shù)要求過(guò)高，生產(chǎn)設(shè)備無(wú)法達(dá)到而必須進(jìn)行更改等。
2、各部門(mén)如確需對(duì)技術(shù)文件進(jìn)行更改，須由各部門(mén)負(fù)責(zé)人填寫(xiě)技術(shù)文件更改申請(qǐng)單，報(bào)工程部審核，廠務(wù)經(jīng)理批準(zhǔn)；
3、技術(shù)文件更改申請(qǐng)單應(yīng)包括以下內(nèi)容：
a、更改原因；
b、更改前參數(shù)；
c、更改后參數(shù)。
4、技術(shù)文件更改申請(qǐng)單的審批：
a、廠務(wù)經(jīng)理負(fù)責(zé)對(duì)技術(shù)文件更改進(jìn)行審批；
b、必要時(shí)廠務(wù)經(jīng)理可組織有關(guān)人員對(duì)技術(shù)文件的更改進(jìn)行評(píng)審或會(huì)簽；
c、廠務(wù)經(jīng)理下達(dá)技術(shù)文件更改指令（書(shū)面文件）；
5、生產(chǎn)部根據(jù)指令實(shí)施更改。
a、更改不得降低規(guī)定的產(chǎn)品質(zhì)量水平和顧客適用性要求；
b、更改不得違反有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和法律、法規(guī)；
c、工程部負(fù)責(zé)更改，其他人員未經(jīng)受權(quán)無(wú)權(quán)更改，工程部做好技術(shù)文件更改記錄；
d、更改時(shí)所有部門(mén)及所有文件應(yīng)同步更改。
四、技術(shù)文件的管理：
1、技術(shù)文件發(fā)放：技術(shù)文件由工程部發(fā)放到相關(guān)責(zé)任部門(mén)，并在[文件發(fā)放記錄表]上登記，由領(lǐng)用人簽名。
2、文件使用和保管：
a、工程部根據(jù)工作需要合理發(fā)放給使用者；
b、使用者要妥善保管好文件，使用者未經(jīng)技術(shù)部許可，不得擅自復(fù)印、外借技術(shù)文件。有遺失及損壞情況應(yīng)及時(shí)報(bào)工程部辦理補(bǔ)發(fā)手續(xù)；
c、工程部應(yīng)建立[技術(shù)文件一覽表]及[外來(lái)文件一覽表]；
d、技術(shù)文件由工程部歸口保管，工程部對(duì)上述文件應(yīng)進(jìn)行分類(lèi)并妥善保管；
e、借閱技術(shù)文件須由技術(shù)部或廠務(wù)經(jīng)理批準(zhǔn)，并在[文件及資料借閱登記表]上做好記錄，由借閱人簽名；
f、對(duì)無(wú)使用及保存價(jià)值的文件，由工程部負(fù)責(zé)審批后及時(shí)收回銷(xiāo)毀，并填寫(xiě)[文件及資料回收登記表]；
g、對(duì)有保存參考價(jià)值的作廢文件，應(yīng)在該文件上進(jìn)行標(biāo)識(shí)，并用專(zhuān)柜保存，以防誤用。
公司文件管理制度15
（一）總則
第一條爲(wèi)減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)中央關(guān)於文書(shū)處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我廠的實(shí)際情況，特制訂本制度。
第二條文件管理內(nèi)容主要包括：上級(jí)函、電、來(lái)文，同級(jí)函、電、來(lái)文，本廠上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。
第三條按照黨政分工的原則，全廠各類(lèi)文件分別由黨委辦公室和廠部辦（以下簡(jiǎn)稱(chēng)兩辦）歸口管理。
（二）收文的管理
第四條公文的簽收
1、凡來(lái)廠公啓文件（除廠領(lǐng)導(dǎo)訂啓的外）均由廠收發(fā)員登記簽收（由上級(jí)或郵電局機(jī)要通訊員直送機(jī)要室的機(jī)要文件除外）後分別交兩辦機(jī)要秘書(shū)拆封。在簽收和拆封時(shí)，收發(fā)員和機(jī)要秘書(shū)均需注意檢查封口和郵戳。對(duì)開(kāi)口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對(duì)密件開(kāi)口和國(guó)外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。
2、對(duì)上級(jí)機(jī)要部門(mén)發(fā)來(lái)的文件，要進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的四對(duì)口核定，如果其中一項(xiàng)不對(duì)口，應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)機(jī)要部門(mén)，并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。
第五條公文的編號(hào)保管
1、兩辦機(jī)要秘書(shū)對(duì)上級(jí)來(lái)文拆封後應(yīng)及時(shí)附上文件處理傳閱單，并分類(lèi)登記編號(hào)、保管。須由工廠承辦或歸檔的廠領(lǐng)導(dǎo)親啓文件，廠領(lǐng)導(dǎo)啓封後，也應(yīng)分別交兩辦辦理正常手續(xù)。
2、本廠外出人員開(kāi)會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)分別送交兩辦機(jī)要秘書(shū)進(jìn)行登記編號(hào)保管，不得個(gè)人保存。
第六條公文的閱批與分轉(zhuǎn)
1、凡正式文件均需分別由兩辦主任（或副主任）根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽後，由機(jī)要秘書(shū)分送承辦部門(mén)閱辦，重要文件應(yīng)呈送廠領(lǐng)導(dǎo)（或分管領(lǐng)導(dǎo)）親自閱批後分送承辦部門(mén)閱辦避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
2、一般函、電、單據(jù)等，分別由兩辦機(jī)要秘書(shū)直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個(gè)單位會(huì)辦的文件，應(yīng)同主辦單位聯(lián)系後再分轉(zhuǎn)處理。
3、爲(wèi)加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，機(jī)要秘書(shū)應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到廠領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門(mén)，如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門(mén)，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過(guò)兩天（特殊情況例外）。
第七條文件的傳閱與催辦。
1、傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。
2、閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱完後應(yīng)在下班前將文件交機(jī)要室，閱批文件一般不得超過(guò)兩天，閱後應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)批示、擬辦意見(jiàn)兩辦應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。
3、閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。
4、文件閱完後，應(yīng)送交兩辦機(jī)要秘書(shū)，切忌橫傳。
5、兩辦機(jī)要秘書(shū)對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門(mén)接到文件、函電應(yīng)立即指定專(zhuān)人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得兩辦同意後，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。
6、按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關(guān)部門(mén)定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件，或由兩辦機(jī)要室通知到機(jī)要室閱文。
（三）發(fā)文的管理
第八條發(fā)文的規(guī)定
1、全廠上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中黨委和廠部，各群衆(zhòng)團(tuán)體和部門(mén)一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
2、各群衆(zhòng)團(tuán)體、部門(mén)需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向黨委、廠部提出發(fā)文申請(qǐng)，并將文件底稿分別交兩辦審核。黨委、廠部同意發(fā)文，則兩辦分別按黨、政機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以黨×字、廠×字發(fā)文。群衆(zhòng)團(tuán)體文件由黨委批轉(zhuǎn)。
3、對(duì)全廠影響較大，涉及兩個(gè)以上廠領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須由黨委書(shū)記或廠長(zhǎng)批準(zhǔn)簽發(fā)。其馀文件均由分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。
第九條發(fā)文的范圍：
1、凡是以黨委、廠部名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫(xiě)的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，均屬發(fā)文范圍。
2、黨委、廠部下發(fā)文件主要用於：
（1）公布全廠規(guī)章制度；
�。�2）轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的工廠文件；
�。�3）公布工廠體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng)；
（4）公布全廠性的重大生産、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理、政治工作、生活福利等工作的決定；
�。�5）發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào)；
�。�6）其他有關(guān)全廠的重大事項(xiàng)；
3、黨委、廠部上行文、外發(fā)文主要用於：
�。�1）對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)工作計(jì)劃、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定；
�。�2）同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)工廠重大生産、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營(yíng)管理、黨群工作等事宜。
4、在工廠日常生産、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理、黨群工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng)，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)後，由主管業(yè)務(wù)科室書(shū)面或口頭通知執(zhí)行，一般不用廠部文件發(fā)布。
5、凡各業(yè)務(wù)科室如開(kāi)專(zhuān)題會(huì)議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以科室名義用《工作簡(jiǎn)訊》發(fā)會(huì)議紀(jì)要。
6、各業(yè)務(wù)科室與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各科室的名義對(duì)外發(fā)函（應(yīng)各自編號(hào)備查）不用廠部名義發(fā)文。
（四）發(fā)文程式與要求
第十條發(fā)文程式規(guī)定：
1、各單位元需要發(fā)文，應(yīng)事先分別向黨委、廠部提出申請(qǐng)；
2、黨委、廠部同意發(fā)文時(shí)，主辦單位應(yīng)以黨的方針、政策和國(guó)家法令，上級(jí)指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿；
3、草擬文稿必須從全廠角度出發(fā)，做到情況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)煉、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確、書(shū)寫(xiě)工整。嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書(shū)寫(xiě)；
4、文稿擬就後，擬搞人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁(yè)，詳細(xì)寫(xiě)明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標(biāo)定日期和密級(jí)；
5、兩辦應(yīng)根據(jù)黨委、廠部的要求和上級(jí)有關(guān)指示精神，有關(guān)文件規(guī)定，對(duì)文稿進(jìn)行審查和修改。對(duì)涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿單位重新擬稿；
6、經(jīng)兩辦審查修改後的文稿，送部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)核稿（對(duì)文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé)）；
7、對(duì)審核時(shí)修改較多，有礙列印和存檔的文稿，應(yīng)由擬搞部門(mén)重新謄寫(xiě)清楚；
8、需經(jīng)會(huì)簽的文稿，應(yīng)在交付列印前送會(huì)簽部門(mén)會(huì)簽；
9、文稿審核會(huì)簽後，按批準(zhǔn)許可權(quán)的規(guī)定分別呈送黨委、廠部領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā)；
10、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)後的文稿交兩辦機(jī)要秘書(shū)統(tǒng)一編號(hào)送打字室列��；
11、文件列印清樣，應(yīng)由擬稿人校對(duì)，校對(duì)人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名；
12、文件打字後，由兩辦派專(zhuān)人按數(shù)印刷，再由兩辦機(jī)要秘書(shū)分發(fā)并檢查落實(shí)情況，對(duì)印刷質(zhì)量不好的文件，機(jī)要秘書(shū)應(yīng)拒絕蓋印分發(fā)。
（五）文件的借閱和清退
第十一條各部門(mén)有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人簽寫(xiě)便條，對(duì)有密級(jí)的'文件須兩辦主任同意後方可借閱。
第十二條借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十三條兩辦機(jī)要秘書(shū)對(duì)承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對(duì)事情已經(jīng)辦妥的本廠文件和上級(jí)要求限期清退的文件，進(jìn)行收繳清退工作。（一般爲(wèi)月底一小清，季末一中清、年終一總清）。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時(shí)查明原因和責(zé)任者，并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。
第十四條各部門(mén)應(yīng)指定一位責(zé)任心強(qiáng)的同志負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。
（六）文件的。立卷與歸檔
第十五條文件的歸檔范圍：
1、凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負(fù)責(zé)歸檔：
�。�1）上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文，包括上級(jí)對(duì)工廠報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù)；
�。�2）黨委、廠部發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生産經(jīng)營(yíng)工作的各類(lèi)計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等；
（3）廠黨委會(huì)、廠長(zhǎng)辦公室、廠務(wù)會(huì)、工廠管理委員會(huì)、中層干部會(huì)以及各種專(zhuān)業(yè)例會(huì)記錄；
（4）廠黨代會(huì)、職代工、工會(huì)會(huì)員代表大會(huì)、團(tuán)代會(huì)等廠一級(jí)的黨群組織召開(kāi)的代表大會(huì)所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等；
�。�5）有保存價(jià)值的人民來(lái)信來(lái)訪記錄及處理結(jié)果；
（6）叁加上級(jí)召開(kāi)的各種會(huì)議帶回的文件、資料及本廠在會(huì)上匯報(bào)表言材料等；
�。�7）上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來(lái)廠檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄，以及本廠向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料；
�。�8）反映本廠生産、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及廠領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品；
�。�9）工廠日志和大事記；
�。�10）工廠向上級(jí)請(qǐng)示批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。
2、業(yè)務(wù)科室，各群衆(zhòng)團(tuán)體日常工作中形成的活動(dòng)資料，由各業(yè)務(wù)科室、群衆(zhòng)團(tuán)體負(fù)責(zé)立卷歸檔。
第十六條立卷要求
1、文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱(chēng)、作者、時(shí)間順序，分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行整理歸檔。
2、立卷時(shí)，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3、要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。
4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館（室）移交，清單一式兩份。（接交單位各留存一份備查）。
（七）文件的銷(xiāo)毀
第十七條對(duì)於多馀、重復(fù)、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件，兩辦機(jī)要室應(yīng)定期清理造冊(cè)，并按上級(jí)有關(guān)規(guī)定，辦理申請(qǐng)銷(xiāo)毀手續(xù)。
第十八條經(jīng)審核同意銷(xiāo)毀的文件，應(yīng)派專(zhuān)車(chē)分別由兩辦機(jī)要秘書(shū)和正副主任護(hù)送到上級(jí)機(jī)關(guān)指定的紙廠監(jiān)視銷(xiāo)毀。
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