檔案室管理制度
隨著社會不斷地進步，制度使用的頻率越來越高，制度一經(jīng)制定頒布，就對某一崗位上的或從事某一項工作的人員有約束作用，是他們行動的準則和依據(jù)。什么樣的制度才是有效的呢？下面是小編為大家收集的檔案室管理制度，希望能夠幫助到大家。
檔案室管理制度1
一、成立檔案鑒定小組、鑒定小組由本機關主要領導任組長、成員由檔案人員及有關部門的人員組成。
二、鑒定小組以專業(yè)主管部門確定的檔案價值鑒定原則和標準為準繩，以檔案的保管期限為依據(jù)及時組織對到期檔案進行鑒定。
三、鑒定工作結(jié)束后，要寫出鑒定報告，在保管單位備考表中注明鑒定意見，由鑒定小組負責人簽名并注明日期，對無保存價值需要銷毀的檔案及文件材料，要填好銷毀清冊，經(jīng)主要領導批準，并報送有關檔案部門備案，然后方可銷毀。
四、對已超過保管期限檔案或文件材料，重新鑒定后，確有保管利用價值需要延長保管期限的，應重新規(guī)定保管期限，其保管期限從第一次鑒定的.年限算起。
五、經(jīng)過鑒定，對延長保管期限的檔案或文件材料要重新組卷，要達到劃定保管期限準確，保管單位質(zhì)量達到標準規(guī)定，鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準確、不完整，檔案部門要及時向領導匯報，責成有關部室或責任人負責修改、補充。
六、銷毀檔案時，監(jiān)銷人員不得少于2人，應由檔案室和有關業(yè)務部門派員在指定地點共同監(jiān)銷，監(jiān)銷人員在銷毀以前，應認真進行清點核實，銷毀后要在銷毀清冊上簽名蓋章，并將銷毀情況報告領導。
檔案室管理制度2
一、移交檔案室的檔案資料必須經(jīng)過系統(tǒng)整理，質(zhì)量符合歸檔要求；檔案室在接收檔案的同時，還應接收符合規(guī)范要求的紙質(zhì)等材料要求；
二、移交方在移交紙質(zhì)檔案入庫時，必須移交文件級電子目錄，有條件的也可移交電子文件；
三、期刊、報紙等資料應按種類、年度和月份整理，并以年度或月份為單位裝訂成冊，編制目錄，原則上一月或一季移交一次；
四、照片檔案應按國家標準照片檔案管理規(guī)范的要求進行整理，不符合入庫條件的照片檔案，如：缺少文字說明、編號不明確、目錄制作不詳細、無照片檔案冊等，不予接收進庫；
五、征集的零散照片，應由經(jīng)辦科室在收到之日起30日內(nèi)整理完畢，并向綜合檔案室辦理入庫手續(xù)；辦形成的照片檔案，在照片沖洗加工后15日內(nèi)，由攝影者或經(jīng)辦科室整理完畢，并向局檔案室移交；
六、對移交進庫的檔案、資料，庫房管理人員應實施安全保管檢查，如發(fā)現(xiàn)生蟲、潮濕、霉變、灰塵過大等安全隱患，應責令移交方及時采取措施進行處理；符合進庫要求后，方可辦理移交手續(xù)；
七、辦理檔案、資料移交手續(xù)時，移交方應提供檔案、資料移交進庫清冊，以便檢驗；
八、對符合入庫條件的檔案、資料，庫房管理人員逐卷冊逐件張、頁進行清點、上架并制作標簽，予以標識；對隨同檔案一并移交的紙質(zhì)目錄和電子目錄等，管理人員要進行必要的'質(zhì)量檢查和核對；
九、交接雙方應當面辦理入庫交接手續(xù)，不得事后補辦或委托他人辦理；交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人應在檔案、資料移交清冊上簽名或蓋章；
十、室存檔案、資料經(jīng)鑒定須銷毀的，應編制銷毀清冊，編寫銷毀報告，上報檔案鑒定領導小組審批；銷毀完畢后，應編制館藏檔案移出清冊和情況說明；
十一、室存檔案、資料經(jīng)批準離庫或因閱覽出庫，管理人員須按規(guī)定辦理出庫手續(xù)，并在出庫單上注明出庫原因、時間及歸還日期，到期后負責督促檔案資料的歸還；
檔案室管理制度3
一、檔案人員要認真學習《保密法》，遵守保密工作制度不準以任何借口和形式向無關人員泄露和談論及國家和單位秘密事項的檔案文件內(nèi)容。
二、劃分密級的檔案資料單獨組建保管單位，嚴格管理，控制使用，未經(jīng)單位領導批準，不得提供利用。
三、按照國家有關規(guī)定及時處理檔案降密、解密工作。
四、銷毀保密檔案材料，必須嚴格履行批準手續(xù)，防止銷毀過程中出現(xiàn)失泄現(xiàn)象。
五、檔案庫房為單位機要重地，非檔案管理人員未經(jīng)檔案主管領導批準不得進入。確需進入，須經(jīng)批準和嚴格登記，并由檔案管理人員陪同。
檔案室管理制度4
1、檔案室內(nèi)嚴禁存放易燃易爆物品。
2、檔案室內(nèi)嚴禁吸煙及明火。
3、下班前，須將檔案材料放入檔案柜內(nèi)鎖好，不得堆放在辦公桌上。用過的'廢紙屑要及時處理，不準積壓。
4、下班前，要認真檢查，須切斷電源、開關、水源、鎖好門窗。發(fā)現(xiàn)問題及時解決或報告領導。
5、電源開關和照明設備與書架、資料、檔案柜必須保持符合安全規(guī)范的距離，照明設備的功率不得大于有關安全技術規(guī)范要求。
6、庫房檔案門窗應設置防盜設施。
7、定期檢查檔案安全防火情況。發(fā)現(xiàn)問題或隱患應及時處理或報告有關部門。
8、檔案室內(nèi)如需明火作業(yè)須經(jīng)主管領導和總務處同意方可進行；
9、檔案室內(nèi)應設置滅火器具。愛護保養(yǎng)好消防器材，做到會報警、會使用滅火器材、會撲救初起火災。
檔案室管理制度5
檔案室管理規(guī)定
一、歸檔制度
1、歸檔范圍
公司在物業(yè)管理服務、內(nèi)部各項管理工作中形成的各種文字、圖表、帳冊、模型、樣品、實物、照片、影片、錄音、錄像、磁盤,光盤等材料。
2、歸檔要求
歸檔文件應原件(特別情況下可用復印件代替),要完整、準確、系統(tǒng)、各種簽證手續(xù)完備,字跡清晰。
3、歸檔時間:輸完畢后,應立即歸檔。
4、歸檔份數(shù):各類文件材料一般歸檔一式一份。
5、文件材料的歸檔,必須辦理移交手續(xù),由檔案室填寫一式二份歸檔文件登記表,按登記表清點材料,移交雙方簽字后,各存一份,以備查考。
二、保管制度
1、歸檔的文件材料,應保持文件材料之間的歷史聯(lián)系,進行科學分類、立卷和編目、編號。
2、存放檔案要有專用柜架。檔案上架時,應按照類別和保管單位的次序,自左向右,自上而下地排列。
3、定期對庫存檔案進行清進核對,做到帳物相符。
4、檔案室應有防火、防盜、防光、防塵、防有害氣體、防有害生物等防護措施。
5、檔案室保持適當?shù)臏囟�、濕�?一般溫度保持在14~24攝氏度,相對濕度保持45~60%的規(guī)定范圍內(nèi)。
6、檔案的`移出、外借必須履行登記手續(xù),借出的檔案查閱后須盡快歸還。歸還檔案應放原處。
7、公司對檔案進行定期或不定期的檢查,如存在管理混亂、檔案破損或遺失現(xiàn)象,可視情況分別對管理人員處以批評、罰款、直至辭退處理。
三、檔案借閱、復印程序
提出申請-->有關領導批準-->檔案室辦理手續(xù)-->使用檔案-->歸還檔案室
具體要求:
1、借閱、復印檔案應先批準,再辦理登記手續(xù);
2、要愛護檔案,::不得丟失;
3、借閱、復印人不得將檔案隨意拆散、涂改、抽調(diào)、剪裁檔案;
4、借閱、復印人不得將檔案隨意傳看,攜帶外出(除工作外),以防丟失、泄密;
5、辦理完畢,應立即歸還,如有差錯,應追究當事者責任;
6、調(diào)離本公司的員工,必須將所借檔案材料還清后,方可辦理調(diào)離手續(xù)。
檔案室管理制度6
第一章 總則
第一條 為使團委學生會文件管理上規(guī)范化，對學生會各種文字材料實行科學有效的管理，形成一定的歷史資料，為今后工作提供必要的依據(jù)和經(jīng)驗、教訓。特制定本制度。
第二條 學生會檔案由綜合部統(tǒng)一收集管理，由辦公室主任直接負責。
第三條 學生會各中心部門未經(jīng)辦公室主任許可不得隨意翻看。
第二章 檔案分類
第一條 文件類：學院下發(fā)的正式文件，上級學生會下發(fā)的正式活動文件，學生會轉(zhuǎn)發(fā)及下發(fā)的正式文件。
第二條 申請類：學生會各中心部門的活動申請、經(jīng)費申請、場地申請，學生社團活動申請、活動參與申請等。
第三條 計劃類：學生會學期工作計劃，學生會各中心、各部門學期工作計劃，學生會各中心、各部門各項活動策劃，學生社團學期工作計劃、學生社團各項活動策劃。
第四條 總結(jié)類：學生會學期工作總結(jié)，學生會各中心、各部門學期工作總結(jié)，學生會各中心、各部門各項活動總結(jié)，學生社團學期工作總結(jié)。
第五條 學生干部檔案類：學生會全體成員檔案（個人申請、筆試試卷、筆試面試成績單等），學生社團負責人檔案。
第六條 會議記錄類：學生會全體成員大會會議記錄，主席團會議會議記錄，團委擴大會議會議記錄，部長聯(lián)席會議會議記錄，各中心中心例會會議記錄，各部門部門會議會議記錄（備案）。
第七條 媒體信息類：學生會各項活動的照片、視頻。
第八條 報刊類：學生會所刊發(fā)的`各類簡報、雜志。
第九條 其他類：學生會資產(chǎn)管理資料（財務報表、辦公場所使用登記表等），學生會日常工作管理資料（簽到表、通知簿、值班日志、活動綜合測評、考核匯總表等），學生會外聯(lián)資料，學生會集體獲得的獎品、紀念品等。
第三章 檔案日常管理
第一條 學生會各類檔案必須按照類別、編號存放，各類文件需準備電子稿件及打印件兩種，電子稿由辦公室主任保存，紙質(zhì)稿存檔。
第二條 學生會檔案屬學生會內(nèi)部資料，學生會檔案資料不得隨意外借。任何部門或個人如需借用，須向辦公室主任遞交正式書面申請使用，并征得辦公室主任的同意，重要資料借出須經(jīng)得執(zhí)行主席同意。檔案負責人應記錄檔案名稱、數(shù)目及借出時間、歸還時間。任何個人原因?qū)е聶n案資料的意識，都將追究其個人的相應責任。
第三條 每年年末，辦公室主任負責組織各分管主席共同將本年各種檔案按照分類、編號獨立裝訂。組織機構換屆時，檔案須送至團委審閱，并于新一屆團委學生會成立后移交新一任辦公室管理。
第四章 檔案材料的收集
第一條 學生會各中心、部門有責任和義務配合綜合部的材料收集。在相應的時間及時上交有關材料，材料上交工作完成程度將列入《學生會部門考核條例》進行考核。
第二條 各中心部門須上交的材料包括：學期工作計劃、活動策劃書、活動花費清單、活動正式通知、班級學生工作考評表、活動綜合測評、活動總結(jié)、團學工作計劃報表、會議記錄、各類申請、登記表等。
第三條 各中心學期工作計劃在學期開學初由分管主席交至辦公室主任。活動策劃書、活動花費清單、活動正式通知、班級學生工作考評表、活動總結(jié)在部門活動結(jié)束后一周內(nèi)由分管主席將電子稿發(fā)送至學生會辦公室郵箱，相關紙質(zhì)稿交至綜合部。
第四條 團學工作計劃及總結(jié)報表分管主席以中心為單位在每周六晚十點之前將電子稿發(fā)送至學生會辦公室郵箱。辦公室主任收集、整理、匯總后將電子稿發(fā)送至團委書記、執(zhí)行主席郵箱。
第五條 各中心、部門會議記錄、申請及其他材料在每月月末由分管主席統(tǒng)一收集整理后定期交至綜合部。
第六條 綜合部負責將所有電子材料整理歸檔并打印，打印的紙質(zhì)稿作為紙質(zhì)檔案歸檔。
檔案室管理制度7
一、本單位檔案權限于本單位及本系統(tǒng)工作人員利用，凡查借閱檔案，必須履行登記手續(xù)，填寫查借閱登記表和利用效果登記表，并將利用結(jié)果及時向檔案室反饋，任何人不得例外。
二、外單位來查閱檔案的人員，必須持有單位介紹信，檢驗查閱人員的身份和問清查閱的目的、范圍、經(jīng)分管領導批準后方可查閱。
三、查閱檔案人員應在閱文室、保密室內(nèi)查閱，并保持安靜、衛(wèi)生、不得在室內(nèi)吸煙、喝水，以防損壞檔案。
四、查閱秘密文件必須履行審批手續(xù)，嚴格遵守保密規(guī)定。
五、借閱檔案時間一般不超過3天，延長時間需辦理續(xù)借閱手續(xù)，最多不得超過7天，借用份數(shù)每人每天不得超過3份。
六、借閱者應維護檔案的完整與安全，不得在檔案上亂寫亂畫，不得轉(zhuǎn)借和影英復制、拆換、涂改及污損，違者必究。
七、借閱檔案歸還時，檔案管理人員要認真清點，仔細檢查、并做好歸還記錄。借閱檔案未還人員若要長期離崗必須在離崗前，將所借檔案全部歸還，以利保管和利用。
八、凡遇節(jié)假日和特殊情況，檔案室有權隨時收回借出的`檔案，材料，以利安全保密等工作。
九、凡在借閱檔案過程中，造成案卷散失，污損或拒不歸還者。
應按《檔案法》及有關規(guī)定嚴肅處理。
十、復制、抄錄檔案資料，要經(jīng)領導批準，抄錄復制的檔案由檔案員核對無誤，加蓋公章，方可有效。
檔案室管理制度8
一、嚴格執(zhí)行檔案法和保密法，自覺遵路項目和國家的制度，守保密紀律和相關積極采取措施，確保檔案秘密；
二、嚴格執(zhí)行檔案管理制度，按照審批權限和借閱范圍借閱檔案資料，檔案管理人員不得將檔案擅自帶出閱檔室，也不得擴大借閱范圍；
三、對保管的.檔案資料內(nèi)容、數(shù)量、存放位置等保密事項，不得外傳和泄密；
四、不得在公共場所和對非檔案工作人員談論檔案秘密，嚴禁在私人通訊中涉及檔案秘密；
五、檔案工作人員不得擅自帶人進入檔案庫房，更不得讓非檔案管理人員自己查找翻閱柜內(nèi)檔案；
六、非本檔案室工作人員未經(jīng)允許，禁止進入檔案庫房；
七、禁止私自出賣屬于青臨高速項目和國家所有的檔案、資料；
八、因工作需要攜帶檔案外出，必須經(jīng)領導同意，并采取有效的安全措施；
九、銷毀檔案資料時需進行登記，按照保密規(guī)定派專人負責監(jiān)銷，須兩人以上監(jiān)督，嚴防泄密；
十、定期對保密工作進行檢查，堵塞漏洞，確保檔案安全；
十一、檔案室鑰匙由專職檔案員專管、專用，實行壹把鑰匙制度；
檔案室管理制度9
一、檔案柜要規(guī)范排列，各種設備放置整齊、合理，檔案柜鑰匙統(tǒng)一編號，集中存放，不準隨便攜帶。
二、堅持半年一次清點，核對室藏檔案，登記清點結(jié)果，做到賬物相符。
三、做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫、防光、防霉、防有害氣體工作，正確使用電器，熟練操作各種設備，做到人走燈滅、機停;門窗及時關閉、上鎖。
四、保持庫內(nèi)清潔，嚴格存放有毒和易燃品。不準在庫內(nèi)吸煙和放置雜物、花草及可食物品。
五、按時做好庫內(nèi)溫濕度測試、記錄，通過控制與調(diào)節(jié)，使溫度力爭達到14-20℃，恒對濕度達45-60%的要求。
檔案室管理制度10
1 范圍
本制度規(guī)定了公司檔案保密管理方面的有關內(nèi)容及要求。
本制度適用于公司檔案的保密管理。
2 規(guī)范性引用文件
下列文件中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內(nèi)容）或修訂版均不適用于本標準，然而，鼓勵根據(jù)本標準達成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標準。
中華人民共和國檔案法
中華人民共和國檔案法實施辦法
中華人民共和國保守秘密法
3 職責
3.1 山煤集團河曲能源有限公司綜合管理部負責檔案的保密工作。
3.2 檔案管理人員和利用檔案人員均應嚴格遵守《中華人民共和國保守秘密法》，執(zhí)行檔案保密制度，忠于職守，增強安全保密觀念，認真做好檔案安全保密工作。
3.3 檔案密級由立卷單位根據(jù)有關文件確定，檔案管理部門進行復核，密級的變更和解密必須按《中華人民共和國保守秘密法》和有關行政法律的規(guī)定辦理。
4 管理內(nèi)容及規(guī)定
4.1 檔案形成部門和管理部門人員要嚴守公司機密，不準隨意摘抄、傳播密級檔案內(nèi)容，不準私自復印涉密檔案材料。
4.2 檔案管理部門在接收、保管、提供利用檔案時，按有關規(guī)定認真核對、簽字、登記、注銷，做到手續(xù)嚴格，賬目清楚。
4.3 嚴格執(zhí)行檔案借閱制度，凡具有密級的檔案，必須經(jīng)分管領導簽字同意后方可調(diào)閱，限在檔案室內(nèi)查閱。未經(jīng)批準不準將密級檔案借出，不得隨意抄錄、復印、拍照、翻版。
4.4 外單位來公司查閱和抄錄檔案時，應嚴格履行手續(xù)，經(jīng)有關領導批準后方可查閱。
4.5 檔案管理人員要有高度的責任感，確保檔案的完整與安全，加強管理，防止丟失、泄密。
4.6 檔案管理人員要嚴格執(zhí)行公司有關檔案管理規(guī)章制度，要做到不該說的`絕對不說，不
該記錄的不記，不在公共場所或親友中談論機密，不把機密檔案帶到有礙機密的場所。
4.7 任何人未經(jīng)批準，不得私自將涉密檔案帶出檔案室，不得向外傳播涉密檔案內(nèi)容。
4.8 利用者對所借檔案必須妥善保管，及時歸還，不得轉(zhuǎn)借他人，不準攜帶公出、探親訪友、出入公共場所。
4.9 對保管期滿、失去保存價值的檔案文件要按規(guī)定進行鑒定后銷毀，不得以廢紙出售。
4.10 檔案管理人員和查閱檔案者，不得有下列行為：
4.10.1 擅自提供、抄錄、公布保密檔案；
4.10.2 涂改、偽造保密檔案；
4.10.3 損毀、丟失、出賣、倒賣保密檔案。
4.11 發(fā)生失密、泄密和檔案被盜事件時，要立即報告主管領導、綜合部門，當事者要寫出書面報告。
對違反保密規(guī)定、造成失泄密和被盜密者，應按其性質(zhì)及情節(jié)給予嚴肅處理。
5 檢查與考核
5.1 本辦法的執(zhí)行情況由綜合管理部按相關的管理標準進行檢查、考核。
5.2 凡違反保密制度和紀律，工作失職，丟失秘密文件，將視情節(jié)輕重，給予相應處分，直至追究刑事責任。
檔案室管理制度11
一、檔案管理人員必須貫徹“以防為主，防治結(jié)合”的原則，做好檔案室的管理工作，落實防盜、防火、防光、防高溫、防潮、防塵、防蟲、防鼠等措施。
二、檔案管理人員必須堅持值日值班制度，堅持每天下班前檢查門窗是否關好，電源開關是否關閉。對所保管的`案卷，半年進行一次抽查，年終進行一次全面檢查。嚴禁在檔案室抽煙、吐痰。外來人員未經(jīng)許可不得進入檔案室。
三、新接收的檔案資料，必須經(jīng)過嚴格核查和消毒處理后才能進庫上架
四、值班人員必須做好檔案室內(nèi)外溫濕度記錄，做好溫濕度的調(diào)節(jié)工作（標準溫度為攝氏14—24℃，相對濕度為45%—60%）。
五、檔案室設施要經(jīng)常進行檢查，壞了要及時報告或維修，保證各項設施完整正常。
六、保持檔案室的清潔衛(wèi)生，堅持做到每周一小掃，每月一大掃。
檔案室管理制度12
1、貫徹執(zhí)行檔案工作的政策和法規(guī)，熱愛本職工作，刻苦鉆研業(yè)務，不斷提高檔案工作水平。
2、負責對各部門檔案立卷的業(yè)務指導，做好各類檔案的.接收、歸檔工作。
3、按照“六防”要求，做好庫房管理和檔案保管工作，定期進行檢查，保證各類檔案的完整安全。
4、按規(guī)定作好檔案的利用接待工作，并根據(jù)利用者要求做到熱情接待，詳細提供。
5、加強組織紀律，嚴守檔案秘密，嚴禁檔案信息私自外傳。
檔案室管理制度13
檔案室是學校檔案存放的重要場所,因此必須采取必要的措施,以保證檔案資料的儲存和安全,為強化對檔案資料的.科學管理,特制定以下制度：
1、檔案室鑰匙要專櫥保管,不準隨身攜帶,門窗要及時關閉上鎖。
2、檔案室柜具要編制順序號,排列整齊,便于工作。
3、非本室工作人員不得擅自進入,因工作需要進入時,要由本室工作人員陪同。
4、注意檔案室內(nèi)外的溫、濕度,定期分析、積累資料,要根據(jù)室內(nèi)外的溫、濕度情況,隨時通風,除濕降溫。
5、檔案室要有數(shù)量充足的消防器械,工作人員要熟練地掌握使用方法。室內(nèi)嚴禁吸煙,嚴禁存放易燃品及其它物品。
6、室內(nèi)要經(jīng)常打掃,柜具要定期擦拭,隨時放置防蟲、防鼠藥品,保持室內(nèi)外清潔衛(wèi)生。
7、對檔案資料的借出歸還,要有嚴格的檢查登記制度。
檔案室管理制度14
學校檔案管理制度
一、總則
1、為了規(guī)范學校檔案管理，特制定本制度。
2、本制度適用于學校及所屬各單位檔案管理。
3、本制度最終解釋權歸人資行政中心。
二、檔案管理機構的設置及基本要求
�。ㄒ唬n案劃分及管理部門
1、檔案是指本學校過去和現(xiàn)在，在從事經(jīng)營管理、教研活動、企業(yè)文化等活動中形成的對學校有保持價值的各種文字、圖表、聲像等歷史記錄。
2、學校設立檔案室，隸屬于行政部，并設置檔案管理員，負責檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。學校制定明確的檔案管理員崗位職責，檔案管理員必須嚴格履行職責。
3、學校檔案根據(jù)其重要性和保密程度分為學校級和部門級，學校級檔案應按標準規(guī)范進行分類，有規(guī)范的檔案編號和標簽，并建立電子與紙張分類目錄。
�。ǘ└鞑块T資料管理
1、學校所屬各部門必須設兼職的資料管理員，制定明確的資料管理員崗位職責，規(guī)范部門檔案管理，實行部門檔案與學校檔案歸口管理。
2、各部門根據(jù)部門資料性質(zhì)結(jié)合學校級檔案管理辦法，實行統(tǒng)一的標準分類管理。
3、檔案的借閱和移交、銷毀，必須按照學校管理規(guī)定執(zhí)行。
三、檔案分類
�。ㄒ唬n案質(zhì)量
1、檔案封面應逐項按照規(guī)定用碳素鋼筆或中性筆書寫，字跡要工整，清晰，封面題名應能準確反映出卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容。
2、檔案文件禁止使用鉛筆、圓珠筆、復寫紙。破損的檔案文件要進行修復處理。
3、檔案必須遵循文件材料形成的規(guī)律和特點，保持文件材料之間的聯(lián)系，區(qū)分不同的價值，便于保管和利用。
4、檔案盒表面為《檔案目錄》，檔案盒內(nèi)文件沒有提名的，由檔案人員根據(jù)內(nèi)容擬定標題。
5、檔案盒封面應注明立卷人，審核人，立卷時間。
�。ǘ┝n
1、檔案文件材料按照批復在前，請示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法規(guī)性文件的歷次稿件排列在定稿之后。
2、跨的請示與批復，有批復的在批復年立卷，無批復的放在請示年立卷；跨會議文件放在會議開幕年立卷；跨的規(guī)劃放在第一年立卷；跨總結(jié)放在最后一年立卷。
3、檔案文件資料按時間順序排列，收交時公文處理用紙在前，收文在后；內(nèi)部制發(fā)文件，發(fā)文正稿在前，依次為公文處理用紙，發(fā)文底稿。
�。ㄈ┓诸�
1、檔案各級分類應賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應簡明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并要一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。（如：證照類目、制度類目、文件類目、合同類目等）。
2、學校檔案大致分為以下幾類：
（1）證照類：營業(yè)執(zhí)照及各類證照，注冊資料、年檢資料、學校章程等；
（2）文件類：分外來文件（政府職能部門的往來文件）和內(nèi)部文件；
（3）制度類：管理制度匯編；
�。�4）合同類：分內(nèi)部經(jīng)營管理合同和業(yè)務合同兩種。
�。�5）計劃總結(jié)類：分計劃及總結(jié)等；
�。�6）會議紀要類：辦公例會紀要等
�。ㄎ澹n案編號
1、檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應編制《檔案登記目錄表》，將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。
2、檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應事先審查討論，并擬定新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。
3、學校檔案員負責對各部門文件材料的收集、整理，按照《檔案登記目錄表》條款“對號入座”，各部門要積極配合學校檔案管理工作。
四、歸檔及保存年限
（一）歸檔的文件資料，應按自然形成，保持歷史聯(lián)系的原則和歸檔要求特征及文件內(nèi)容進行歸檔，在一個卷內(nèi)要按問題或者文件形成的`時間，系統(tǒng)的排列并填寫《卷內(nèi)目錄》。
（二）歸檔的同類文件資料在卷內(nèi)應按保存期限分別裝訂，保存期限分為定期和永久。定期按文件材料的保持價值分為1年，5年，10年。
1、永久保存：
（1）學校章程、合同
�。�2）股東名冊
（3）組織規(guī)程及辦事細則
�。�4）董事會及股東會記錄
�。�5）財務報表
�。�6）政府機關核準文件
�。�7）不動產(chǎn)所有權及其他債權憑證
�。�8）工程設計圖
�。�9）學校規(guī)章制度
�。�10）其他經(jīng)核定須永久保存的文書2、10年保存：
�。�1）預算、決算書類
�。�2）會計憑證
�。�3）事業(yè)計劃資料
�。�4）其他經(jīng)核定須保存10年的文書3、1年至5年保存：
�。�1）期滿或解除之合約
�。�2）其他經(jīng)核定保存5年的文書4、1年以下暫時保存：
�。�1）結(jié)案后無長期保存必要者。
（三）學�？筛鶕�(jù)實際情況擬訂文件資料保存期限的補充規(guī)定。
�。ㄋ模w檔的文件資料種類，份數(shù)以及每份的頁數(shù)均應齊全完整，每份文件的正件與附件，印件與定稿，請示與批復，轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，多種文字形成的同一文件，均不得分開。
�。ㄎ澹┌礆w檔要求進行裝訂、編號、填寫卷內(nèi)目錄表。全部檔案組成后，要對檔案做統(tǒng)一排列并編寫檔號。
五、檔案日常管理
（一）借閱
1、借閱手續(xù)：
�。�1）各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務需要借閱檔案時，應由其部門負責人出示書面借閱條向檔案員借閱，經(jīng)辦人必須在學校借閱登記表上簽字。
�。�2）檔案員接到借閱條，經(jīng)核查后，取出該項檔案，并在借閱登記表上注明借出日期和歸還日期，以備及時催還。
（3）檔案歸還時，經(jīng)檔案員核查無異后，檔案即歸入檔夾，填寫歸還日期，取消借閱記錄。
2、借閱人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案，不得在文件上圈點、畫線和涂改，未經(jīng)批準不得復印和摘抄檔案。
3、借閱人確因工作原因需要復印文件或摘抄文件，需借閱部門負責人書面請示，經(jīng)行政部主任批準。
5、借閱人應于規(guī)定期限內(nèi)歸還。如有其他人借閱同一檔案時，應變更借閱登記，不得私自授受。
�。ǘ╀N毀
1、每年保管期限已滿的檔案由檔案員編制紙質(zhì)和電子的《檔案銷毀清冊》，報學校負責人審核批準，并指定其監(jiān)銷人后方可進行銷毀�！稒n案銷毀清冊》需注明：銷毀檔案目錄、學校負責人意見、檔案人簽章、監(jiān)銷人簽章、銷毀時間。
2、銷前，按照清冊清點；銷后，在清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位負責人�！稒n案銷毀清冊》需永久保管。
3、保管期限已滿但仍不能銷毀的檔案有下列四種：未結(jié)清的債權債務；未了事項；正在項目建設期間的建設單位、經(jīng)核定仍有保存參考價值者。應單獨抽出立卷，直到事項完結(jié)時為止。
（三）移交
1、需要進行移交的檔案，需由檔案員編制《檔案移交登記表》，報學校負責人審核批準并指定其監(jiān)交人后，方可進行移交�！稒n案移交登記表》需注明：移交檔案目錄、學校負責人意見、移交方簽章、監(jiān)交人簽章、接收方簽章、移交時間、移交原因。
2、移交前，按照清冊清點；移交后，在清冊上簽字，《檔案移交登記表》一式兩份，移交方和接收方各一份并永久保管。
�。ㄋ模┍Ｃ�
1、檔案室的任務是集中統(tǒng)一管理學校已形成的全部文件資料檔案，維護檔案的完整和安全，主動做好檔案的提供利用工作。任何無關人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。
2、檔案員應忠于職守，遵守紀律，保守秘密，樹立全心全意為學校各項工作服務的思想，主動，準確，迅速地為利用者提供檔案資料。
3、愛護檔案室的一切設施設備，任何人未經(jīng)許可不得使用及隨意翻動。
六、附則
�。ㄒ唬┰诒局贫瓤蚣芟�，學校各部門可根據(jù)實際狀況制訂更為具體的實施細則，但不得與本制度發(fā)生沖突，經(jīng)報行政部備案后，與本制度具有同等效力。
（二）本制度自印發(fā)試行之日起執(zhí)行。
附表檔案員職責
1、負責收集、統(tǒng)計、整理、立卷、鑒定、保管學校檔案；積極開展檔案的提供利用工作；
2、認真學習檔案管理的相關規(guī)定、技術和業(yè)務知識，掌握歸檔的基本方法，保證檔案質(zhì)量。
3、定期擦拭檔案架，保持檔案清潔，以防蟲蛀腐朽，如有破損或褪色的資料，應當及時進行修補和復制，裝訂部分過窄或有字跡的資料，要用紙加以襯邊。紙面過大的書寫材料，要按宗卷大小折疊整齊，對字跡難以辨認的資料，應當附上抄件。
4、歸檔要注意整潔，歸檔前要先對文件資料進行分類，再把文件資料按類別分組后分別裝入卷宗，以便歸檔時所有資料都能隨手而得，避免盲目查找。
5、做好保密工作，并采取防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強光等措施。
6、每年進行一次檔案清理，編制或更新《檔案保管手冊》做好文件索引，以便查找。
檔案室管理制度15
（一）建立健全校各類檔案，目的主要在于為學校領導、上級有關部門領導全面分析、總結(jié)、部署及調(diào)度學校工作作出決策提供科學可靠的'依據(jù)。
�。ǘn案人員應按檔案資料收集范圍及時收集各種檔案資料，并將篩選后的資料分類、編制目錄，進袋入檔。
（三）凡檔案資料收集范圍目錄中未編入，但確有使用、保存價值的其他資料，學�？筛鶕�(jù)需要自行決定是否保存。
�。ㄋ模┙搪毠た己恕x升專業(yè)技術職務，獲得獎懲等材料要及時收入個人檔案。
�。ㄎ澹┬�(nèi)印發(fā)的文件是檔案補充的重點，平時校長室、教務處、德育處、總務處、團隊等部門應將有關材料分類保存，每學期結(jié)束時，集中交檔案人員立卷歸檔。
�。┬�(nèi)人員借閱業(yè)務性檔案、學生學籍檔案須經(jīng)有關領導同意后方可查閱，并要辦理登記手續(xù)，在規(guī)定期限內(nèi)完好無損地歸還。
（七）檔案資料室門窗要加固，要備有消防器材，保持整潔干燥，自然通風，嚴禁吸煙和放置易燃、易爆、易引鼠入室的物品。
【檔案室管理制度】相關文章：
檔案室管理制度04-21
檔案室管理制度09-15
檔案室的管理制度10-26
檔案室管理制度04-21
學校檔案室管理制度02-19
檔案室安全管理制度04-29
學校檔案室管理制度05-05
小學檔案室的管理制度04-24
學校檔案室管理制度【薦】11-29