采購部規(guī)章管理制度與工作流程

　　在不斷進(jìn)步的社會(huì)中，很多地方都會(huì)使用到制度，制度是指在特定社會(huì)范圍內(nèi)統(tǒng)一的、調(diào)節(jié)人與人之間社會(huì)關(guān)系的一系列習(xí)慣、道德、法律(包括憲法和各種具體法規(guī))、戒律、規(guī)章(包括政府制定的條例)等的總和它由社會(huì)認(rèn)可的非正式約束、國家規(guī)定的正式約束和實(shí)施機(jī)制三個(gè)部分構(gòu)成。想必許多人都在為如何制定制度而煩惱吧，下面是小編精心整理的采購部規(guī)章管理制度與工作流程，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。

　　一、總則

　　為加強(qiáng)采購工作的管理，提高采購工作的效率，制定本制度。所有的采購人員及相關(guān)人員均應(yīng)以本制度為依據(jù)開展工作。

　　采購部應(yīng)該根據(jù)公司的采購請(qǐng)求、庫存原材料的種類、數(shù)量，考慮物資材料供求形勢(shì)、供應(yīng)商的交貨期和供貨率、運(yùn)輸時(shí)間等因素，科學(xué)確定采購時(shí)間、采購批量、采購批次和報(bào)價(jià)，確保物資材料的及時(shí)供應(yīng)，保證公司經(jīng)營能夠持續(xù)進(jìn)行及采購的最佳經(jīng)濟(jì)效益。

　　二、目的作用

　　1、作為采購部開展工作的規(guī)范依據(jù)。

　　2、作為公司領(lǐng)導(dǎo)考核采購部工作業(yè)績(jī)的衡量依據(jù)。

　　3、作為采購部人員工作中相互監(jiān)督與協(xié)作配合的依據(jù)。

　　三、采購部崗位職責(zé)

　　1、廉潔奉公，不徇私舞弊，不違法亂紀(jì)，勤儉節(jié)約，講究職業(yè)道德。

　　2、建立材料采購供應(yīng)渠道，進(jìn)行供應(yīng)商的擇優(yōu)選擇。建立牢固、可靠的供應(yīng)基地，并不斷進(jìn)行新產(chǎn)品、新材料供應(yīng)商的尋找、資料收集及開發(fā)工作，以保證材料供應(yīng)的不間斷性。

　　3、采購員在工作中要多跑、多對(duì)比、多總結(jié)，邊學(xué)習(xí)邊實(shí)踐不斷提高自己的采購業(yè)務(wù)水平。

　　4、負(fù)責(zé)物料訂購及交期控制，積極追蹤未完成采購料件，及時(shí)處理各種異常情況，確保采購計(jì)劃能如期、如質(zhì)、如量的完成。

　　5、加強(qiáng)與使用材料部門的聯(lián)系，控制好各部門所需的各種材料確保生產(chǎn)及銷售能順利進(jìn)行。

　　6、在購進(jìn)材料時(shí)發(fā)生質(zhì)量、數(shù)量異常情況下，應(yīng)立即采取緊急措施，并與有關(guān)部門進(jìn)行協(xié)商處理。

　　7、每年度對(duì)原有合格供方進(jìn)行復(fù)審，淘汰不合格的供應(yīng)商。

　　8、及時(shí)跟蹤掌握原材料市場(chǎng)價(jià)格行情變化及品質(zhì)情況，以提升產(chǎn)品品質(zhì)及降低采購成本。

　　9、大宗材料采購必須要求供應(yīng)商提供合格證明，嚴(yán)禁購進(jìn)質(zhì)量不合格材料，同時(shí)監(jiān)控材料使用狀況，控制不合理材料的采購與浪費(fèi)的情況發(fā)生。

　　10、負(fù)責(zé)與供應(yīng)商以及其他部門的協(xié)調(diào)工作，協(xié)助檢驗(yàn)部做好進(jìn)貨以及檢驗(yàn)事宜。

　　11、定期匯總所進(jìn)的采購資料，協(xié)助財(cái)會(huì)進(jìn)行成本核算。

　　12、積極參與緊急的、臨時(shí)的采購工作。

　　13、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他任務(wù)。

　　四、采購原則

　　1、詢價(jià)比價(jià)原則

　　物品采購必須有三家以上供應(yīng)商提供報(bào)價(jià)，在權(quán)衡質(zhì)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、售后服務(wù)、資信、客戶群等因素的基礎(chǔ)上進(jìn)行綜合評(píng)估，并與供應(yīng)商進(jìn)一步議定最終價(jià)格，臨時(shí)性應(yīng)急購買的物品除外。

　　2、一致性原則

　　采購人員定購的物品必須與請(qǐng)購單所列要求、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量一致。在市場(chǎng)條件不能滿足請(qǐng)購部門要求或成本過高的情況下，采購人員須及時(shí)反饋信息供申請(qǐng)部門更改請(qǐng)購單或作參與。如確因特定條件數(shù)量不能完全與請(qǐng)購單一致，經(jīng)審核后，差值不得超過請(qǐng)購量的5—10%。

　　3、低價(jià)搜索原則

　　采購人員隨時(shí)搜集市場(chǎng)價(jià)格信息，建立供應(yīng)商信息檔案庫，了解市場(chǎng)最新動(dòng)態(tài)及最低價(jià)格，實(shí)現(xiàn)最優(yōu)化采購。

　　4、廉潔原則

　�。�1）自覺維護(hù)企業(yè)利益，努力提高采購物品質(zhì)量，降低采購成本。

　�。�2）廉潔自律，不收禮，不受賄，不接受吃請(qǐng)，更不能向供應(yīng)商伸手。

　�。�3）嚴(yán)格按采購制度和程序辦事，自覺接受監(jiān)督。

　�。�4）加強(qiáng)學(xué)習(xí)，廣泛掌握與采購業(yè)務(wù)相關(guān)的新材料、新工藝、新設(shè)備及市場(chǎng)信息。

　�。�5）工作認(rèn)真仔細(xì)，不出差錯(cuò)，不因自身工作失誤給公司造成損失。

　　5、招標(biāo)采購原則

　　凡大宗或經(jīng)常使用的物品，都應(yīng)通過詢議價(jià)或招標(biāo)的形式，由企管、財(cái)務(wù)等相關(guān)部門共同參與，定出一段時(shí)間內(nèi)（一年或半年）的供應(yīng)商、價(jià)格，簽訂供貨協(xié)議，以簡(jiǎn)化采購程序，提高工作效率。對(duì)于價(jià)格隨市場(chǎng)變化較快的物品，除縮短招標(biāo)間隔時(shí)限外，還應(yīng)隨時(shí)掌握市場(chǎng)行情，調(diào)整采購價(jià)格。

　　6、審計(jì)監(jiān)督原則

　　采購人員要自覺接受財(cái)務(wù)部或公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)采購活動(dòng)的監(jiān)督和質(zhì)詢。對(duì)采購人員在采購過程中發(fā)生的違紀(jì)違法的行為，公司有權(quán)對(duì)相關(guān)人員依照公司《員工獎(jiǎng)懲制度》等進(jìn)行處罰直至追究其法律責(zé)任。

　　五、采購流程

　�。ㄒ唬┎少徤暾�(qǐng)與審核

　　1、請(qǐng)購經(jīng)辦人員應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)或經(jīng)營的實(shí)際需要，依存量管理基準(zhǔn)、用料預(yù)算，參酌庫存情況開立《請(qǐng)購單》，《請(qǐng)購單》要求注明名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、需求日期、參考價(jià)格、用途等；若涉及技術(shù)指標(biāo)的，須注明相關(guān)參數(shù)、指標(biāo)要求。采購量以滿足每周使用為標(biāo)準(zhǔn)，個(gè)別情況除外，但一次不應(yīng)超過每月采購量。

　　2、需求日期相同，屬同一供應(yīng)廠商供應(yīng)的物資商品，請(qǐng)購部門應(yīng)以請(qǐng)購單附清單，一單多品方式提出請(qǐng)購。

　　3、《請(qǐng)購單》由各部門領(lǐng)導(dǎo)審核經(jīng)總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后遞交采購部門采購。各審核環(huán)節(jié)對(duì)采購申請(qǐng)?zhí)岢鲎h異者，應(yīng)及時(shí)將意見反饋給采購申請(qǐng)部門。

　　4、緊急請(qǐng)購時(shí)，由請(qǐng)購部門填寫《緊急請(qǐng)購單》并在“說明欄”注明原因，以急件遞送；采購部門收到《緊急請(qǐng)購單》后應(yīng)優(yōu)先處理。

　　5、遇公司生產(chǎn)、生活急需的物資，可以電話或其他形式請(qǐng)示公司總經(jīng)理口頭審批，征得同意后提報(bào)采購部門，簽字確認(rèn)手續(xù)在后期按采購流程補(bǔ)齊。

　　6、無法按請(qǐng)購部門的需求日期到貨的物資，采購經(jīng)辦須及時(shí)反饋給請(qǐng)購部門。

　�。ǘ�）請(qǐng)購遞交

　　1、請(qǐng)購經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由請(qǐng)購部門委派一名專業(yè)人員陪同采購，以防采購失誤；請(qǐng)購部門的專業(yè)人員僅作采購物資檢驗(yàn)，不得為采購經(jīng)辦人員指定供應(yīng)商。

　　2、若請(qǐng)購部門無法委派專業(yè)人員陪同采購，則應(yīng)在遞交請(qǐng)購單時(shí)同負(fù)責(zé)采購人員詳細(xì)溝通采購物資的規(guī)格、參數(shù)及其它技術(shù)指標(biāo)，務(wù)必保證采購物資的準(zhǔn)確性。

　�。ㄈ�）請(qǐng)購撤銷

　　1、請(qǐng)購的撤銷應(yīng)立即由請(qǐng)購部門通知采購部門停止采購，同時(shí)于《請(qǐng)購單（采購）》聯(lián)加蓋紅色“撤銷”的戳記及注明撤銷原因。

　　2、采購部門辦妥撤銷后，將原請(qǐng)購單退回請(qǐng)購部門。

　　3、原請(qǐng)購單未能撤銷時(shí)，采購部門應(yīng)及時(shí)通知原請(qǐng)購部門。

　�。ㄋ模┎少徸鳂I(yè)處理期限

　　采購部門應(yīng)依采購地區(qū)及市場(chǎng)供需，分類制定商品采購作業(yè)處理期限，通知各有關(guān)部門以便參考，遇有變更時(shí)，應(yīng)立即修正。

　　1、單次采購金額預(yù)算在1萬元以下的零散采購項(xiàng)目，如無特殊物資，采購周期不超過5天。

　　2、單次采購金額預(yù)算在1萬元以上20萬元以下的項(xiàng)目由采購部進(jìn)行比價(jià)采購，采購周期不應(yīng)超過15天。

　　3、單次采購金額預(yù)算在20萬元以上100萬以下的項(xiàng)目采購部自行招標(biāo)采購，采購周期不應(yīng)超過40天。

　　4、單次采購金額預(yù)算在100萬元以上的項(xiàng)目可委托招標(biāo)公司代理招標(biāo)，采購周期不應(yīng)超過60天。

　　（五）詢價(jià)

　　1、采購經(jīng)辦人員接獲《請(qǐng)購單》后應(yīng)依請(qǐng)購案件的緩急，并參考市場(chǎng)行情及過去采購記錄或廠商提供的資料，進(jìn)行詢價(jià)并填寫《詢價(jià)記錄表》，按低價(jià)原則進(jìn)行采購。

　　2、采購部門接到請(qǐng)購部門以電話聯(lián)絡(luò)的緊急采購案件，主管應(yīng)立即指定經(jīng)辦人員先行詢價(jià)、議價(jià)，待接到請(qǐng)購單后，按一般采購程序優(yōu)先辦理。

　　3、詢價(jià)前應(yīng)認(rèn)真審閱請(qǐng)購單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱，了解圖紙及其技術(shù)要求，遇到問題應(yīng)及時(shí)的與請(qǐng)購部門溝通。

　　4、所有采購項(xiàng)目必須向生產(chǎn)廠家或服務(wù)商直接詢價(jià)，原則上不通過其代理或各種中介機(jī)構(gòu)詢價(jià)；除經(jīng)核準(zhǔn)得以電話詢價(jià)之外，另需精選3家以上的供應(yīng)商進(jìn)行比價(jià)或經(jīng)分析后議價(jià)。

　　5、若廠商報(bào)價(jià)的規(guī)格與請(qǐng)購材料規(guī)格略有不同或?qū)俅�用品者，采購�?jīng)辦人員應(yīng)檢附資料并于《請(qǐng)購單》上予以注明，需經(jīng)使用部門或請(qǐng)購部門審批后方可繼續(xù)采購流程，并盡可能提供樣品供使用部門確認(rèn)。

　　6、樣品提供和確認(rèn)：

　�。�1）若須進(jìn)行樣品提供和確認(rèn)的，須確定送樣周期，由采購經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)追蹤，收到樣品后，須第一時(shí)間送交需求部門進(jìn)行確認(rèn)，必要時(shí)需會(huì)同財(cái)務(wù)部等部門相關(guān)人員予以確認(rèn)。

　�。�2）對(duì)于需要保存樣品的，須作封樣處理，以便日后作收貨比較。

　　7、詢價(jià)時(shí)對(duì)于相同規(guī)格和技術(shù)要求，應(yīng)對(duì)不同品牌進(jìn)行詢價(jià)；至少對(duì)5家以上的供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)。

　　8、比價(jià)采購或招標(biāo)采購應(yīng)以詳細(xì)的詢價(jià)表或擬定完整的招標(biāo)文件格式進(jìn)行詢價(jià)。

　　9、采購經(jīng)辦人員在詢價(jià)時(shí)遇到特殊情況應(yīng)及時(shí)報(bào)請(qǐng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批示。

　�。�六）比價(jià)、議價(jià)

　　1、收到供應(yīng)商第一次報(bào)價(jià)或進(jìn)行開標(biāo)后應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況，設(shè)定議價(jià)目標(biāo)或理想中標(biāo)價(jià)格。

　　2、對(duì)于合格供應(yīng)商的價(jià)格水平進(jìn)行市場(chǎng)分析，是否其他廠商的價(jià)格最低，所報(bào)價(jià)格的綜合條件更加突出。

　　3、要弄清供應(yīng)商報(bào)價(jià)是否含稅，并確認(rèn)供應(yīng)商能否開具增值稅專用發(fā)票，對(duì)能開具增值稅專用發(fā)票的供應(yīng)商應(yīng)優(yōu)先考慮；對(duì)廠商的供應(yīng)能力，交貨時(shí)間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行確認(rèn)。

　　4、比價(jià)采購或招標(biāo)采購所邀請(qǐng)的單位均應(yīng)具備一定資質(zhì)和實(shí)力，具有提供或完成我公司所需物資和項(xiàng)目的能力；重要項(xiàng)目應(yīng)通過一定的方法對(duì)目標(biāo)單位的實(shí)力、資質(zhì)進(jìn)行驗(yàn)證和審查，如通過進(jìn)行實(shí)地考察了解供應(yīng)商的各方面的實(shí)力等。

　　5、參考目標(biāo)或理想中標(biāo)價(jià)格與擬合作單位或擬中標(biāo)單位進(jìn)行價(jià)格及條件的進(jìn)一步談判。

　　6、除固定資產(chǎn)外，單次采購金額在1萬元以下項(xiàng)目可自行采購；單次采購金額預(yù)算在1萬元以上的所有項(xiàng)目都應(yīng)邀請(qǐng)至少5家上的供應(yīng)商參與比價(jià)或招標(biāo)采購；單次采購金額預(yù)算在20萬元以上100萬元以下的項(xiàng)目應(yīng)由采購部組織招標(biāo)，公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參與監(jiān)督；單次采購金額預(yù)算價(jià)格在100萬元以上的項(xiàng)目由公司領(lǐng)導(dǎo)決定是否委托第三方機(jī)構(gòu)代理招標(biāo)。

　�。ㄆ撸┍葍r(jià)、議價(jià)結(jié)果匯總

　　1、比價(jià)、議價(jià)匯總前應(yīng)匯報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，征得同意后方可匯總。

　　2、比價(jià)、議價(jià)結(jié)果匯總應(yīng)按照《招標(biāo)匯總表》的格式完整列出報(bào)價(jià)、工期、付款方式及其他價(jià)格條件、列出擬選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核。

　　3、如比價(jià)、議價(jià)結(jié)果未通過公司領(lǐng)導(dǎo)審核，應(yīng)進(jìn)行修改或重新處理。

　　（八）、選擇供應(yīng)商

　　采購人員須建立供應(yīng)商信息臺(tái)帳并及時(shí)完善更新，供應(yīng)商應(yīng)從以下幾點(diǎn)出發(fā)擇優(yōu)選擇：

　　（1）具有合法經(jīng)營主體；

　�。�2）具有相應(yīng)資質(zhì)的供應(yīng)商；

　�。�3）具有良好的信譽(yù)；

　�。�4）具有良好的品質(zhì)、交貨期、價(jià)格、服務(wù)等條件。

　�。ň牛┖灦ê贤�

　　采購買賣條件一經(jīng)協(xié)議后，即可由雙方將協(xié)議細(xì)節(jié)、權(quán)利與義務(wù)在書面協(xié)議書上詳細(xì)記載簽訂合同，以取得法律的保障。采購合同通常由主要條款、基本條款、附件三部分組成。

　　1、主要條款包含合同雙方名稱、地址，合同編號(hào)，法定代表人或代理人姓名，合同文本份數(shù)，有效期限，簽訂時(shí)間、簽訂地點(diǎn)及合同雙方當(dāng)事人的簽名蓋章。

　　2、基本條款注意事項(xiàng)

　�。�1）采購物品、項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、數(shù)量/工程量、單價(jià)、總價(jià)及合同總額，清單、技術(shù)文件與確認(rèn)圖紙是合同不可分割的部分；

　�。�2）質(zhì)量條款中應(yīng)注意產(chǎn)品的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，明確規(guī)定供方對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量的條件、期限及檢驗(yàn)的期限，成套產(chǎn)品還要規(guī)定對(duì)附件的質(zhì)量要求；

　�。�3）缺陷責(zé)任條款中采購方應(yīng)就采購物資的合格保證期進(jìn)行談判，應(yīng)考慮由誰來支付與處理缺陷物品、包裝和將物品運(yùn)回供應(yīng)商處等有關(guān)的費(fèi)用和附帶成本；

　�。�4）價(jià)格條款中應(yīng)注意貨幣單位，如涉及國際采購的還應(yīng)注意匯率變化，考慮匯率變化對(duì)合同的影響；

　　（5）應(yīng)注意采購物資的包裝標(biāo)準(zhǔn)。產(chǎn)品包裝要按國家標(biāo)準(zhǔn)或?qū)�業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定執(zhí)行，沒用國家或?qū)�業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的可按雙方商定的包裝標(biāo)準(zhǔn)在合同中寫明；

　�。�6）采購物資的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)按國家規(guī)定的計(jì)量方法執(zhí)行，特殊情況可按合同規(guī)定計(jì)量方法執(zhí)行。質(zhì)量驗(yàn)收所采用的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)方法，都必須在合同中明確規(guī)定，并寫明檢驗(yàn)的地點(diǎn)及提出異議的期限。

　　3、采購方在簽訂合同時(shí)的注意事項(xiàng)及規(guī)定

　�。�1）如涉及到技術(shù)問題及公司機(jī)密的，買賣雙方都應(yīng)注意保密責(zé)任；

　�。�2）擬定合同條款時(shí)一定要將各種風(fēng)險(xiǎn)降低到最低；

　�。�3）為防止合同工程量追加或追加無依據(jù)，打包采購時(shí)要求供貨方提供分項(xiàng)報(bào)價(jià)清單

　�。�4）遇貨物訂購數(shù)量較多且價(jià)值較大或難清點(diǎn)的情況時(shí)務(wù)必請(qǐng)廠商派代表來場(chǎng)協(xié)助清點(diǎn)；

　�。�5）質(zhì)保期一定要明確從什么時(shí)候開始，并應(yīng)盡量要求廠商延長(zhǎng)產(chǎn)品質(zhì)保期；

　�。�6）詳細(xì)約定發(fā)票的類型及提供時(shí)間和要求；

　�。�7）針對(duì)不同的合同約定不同的付款方式，如設(shè)備類的合同一般應(yīng)按照預(yù)付款、驗(yàn)收款，調(diào)試服務(wù)款、質(zhì)量保證金的順序明確付款額度、付款時(shí)間和付款條件等；

　�。�8）與初次合作的單位合作時(shí)，應(yīng)少付預(yù)付款或不付預(yù)付款；

　　（9）供應(yīng)商經(jīng)送樣審查合格后，由采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂合同。

　　（10）比價(jià)、招標(biāo)匯總表巡簽完畢后方可進(jìn)行合同的簽訂工作；

　�。�11）合同簽定時(shí)應(yīng)按照《合同審查批準(zhǔn)單》的格式對(duì)合同初稿進(jìn)行巡簽審查；

　�。�12）合同巡簽審查通過后應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字，加蓋公司合同章方可生效；

　　（13）簽訂的所有合同應(yīng)及時(shí)報(bào)送財(cái)務(wù)部門。

　�。�14）交易發(fā)生爭(zhēng)執(zhí)時(shí)，依據(jù)合同的核定條款進(jìn)行處理。

　�。�15）合同應(yīng)明確規(guī)定交貨期限、交貨地點(diǎn)和交貨方式，須寫明交貨具體日期，是一次性交貨還是分批交貨及每次交貨的數(shù)量；

　�。�16）合同須明確規(guī)定支付方式和結(jié)算的時(shí)間及條件，對(duì)于高價(jià)值合同和長(zhǎng)期合同，應(yīng)謹(jǐn)慎對(duì)待，盡量使用階段性付款、分期付款；

　�。�17）合同應(yīng)禁止供應(yīng)商將訂單分包給其它單位，如確有必要分包的，應(yīng)在合同中明確規(guī)定；

　�。�18）一般采購合同簽訂后以不再變更為原則，但若因作業(yè)錯(cuò)誤經(jīng)調(diào)查原始技術(shù)資料可予證實(shí)的，或因制造條件改變導(dǎo)致賣方不能履約，或以成本計(jì)價(jià)簽約而價(jià)格有修訂必要，解除合同對(duì)買賣雙方都不利時(shí)可協(xié)議修改合同；

　　（19）在履約期間若因天災(zāi)人禍或其他不可抗力因素使得一方喪失履約能力時(shí)，買賣雙方均可要求終止合同；若因發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商報(bào)價(jià)不實(shí)有圖謀暴利，或嚴(yán)重?fù)p害國家利益，或履約督導(dǎo)時(shí)發(fā)現(xiàn)嚴(yán)重缺點(diǎn)經(jīng)要求改善而無法改進(jìn)以致不能履行合同，或發(fā)現(xiàn)有違法行為經(jīng)查證屬實(shí)時(shí)，采購方可要求終止合同；

　�。�20）合同應(yīng)明確規(guī)定違約條款和違約金，違約責(zé)任一定要詳細(xì)、具體；

　�。�21）合同須明確規(guī)定合同終止的賠償責(zé)任。

　�。ㄊ�）下訂購單

　　1、采購經(jīng)辦人員在接到審核確認(rèn)的請(qǐng)購單后，在采購下訂單前應(yīng)確認(rèn)采購需求，熟悉物料項(xiàng)目、確認(rèn)價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及物料需求量，制定訂單說明書。

　　2、訂單說明書應(yīng)附有必要的圖紙、技術(shù)規(guī)范、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)等。

　　3、完成訂單的準(zhǔn)備后方可按標(biāo)準(zhǔn)訂單格式制作《材料訂購單》，采購訂單相關(guān)參數(shù)（物料名稱代碼、單位、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)等）及交易條件、交貨期、運(yùn)輸方式、付款方式須明確。若屬分批交貨者，采購經(jīng)辦人員應(yīng)在《材料訂購單》上署名“分批交貨”以供識(shí)別。

　　4、采購訂單審批須注意合同與采購環(huán)境的物料描述是否相符，所選供應(yīng)商是否為合格供應(yīng)商，價(jià)格是否在允許價(jià)格之內(nèi)，到貨期是否符合訂單計(jì)劃要求。

　　5、采購訂單簽訂后采購經(jīng)辦人員應(yīng)及時(shí)跟進(jìn)訂單進(jìn)度，必要時(shí)聯(lián)合其它部門進(jìn)行催單。

　　6、如因生產(chǎn)計(jì)劃改變，對(duì)采購物料的需求量有更改的，應(yīng)及時(shí)向供應(yīng)商發(fā)出《訂購更改通知單》，以使供應(yīng)商及時(shí)更改生產(chǎn)計(jì)劃。

　　7、緊急訂單易造成品質(zhì)降低、價(jià)格偏高等損失，平時(shí)采購部門應(yīng)協(xié)同其它部門做好存貨管理、生產(chǎn)計(jì)劃，避免緊急訂單的情況發(fā)生。

　　（十一）采購進(jìn)度控制

　　1、為確保準(zhǔn)時(shí)交貨，采購人員應(yīng)提前采用電話、傳真或親自到供應(yīng)商處跟催，以確保物品（物資）能適時(shí)供應(yīng)，以《采購進(jìn)度控制表》控制采購作業(yè)進(jìn)度。

　　2、采購經(jīng)辦人員未能按既定進(jìn)度完成作業(yè)時(shí)，應(yīng)填制《進(jìn)度異常反應(yīng)單》并注明“異常原因”及“預(yù)定完成日期”，經(jīng)呈主管核示后轉(zhuǎn)送請(qǐng)購部門，依請(qǐng)購部門意見擬訂對(duì)策處理。

　　3、若采購物品（物資）無法在預(yù)定時(shí)間內(nèi)交貨的，應(yīng)主動(dòng)與供應(yīng)廠商聯(lián)系催交，確定新的交貨期，并開立“進(jìn)度異常反應(yīng)單”記明異常原因及處理對(duì)策，通知請(qǐng)購部門，并依請(qǐng)購部門意見處理。

　�。ㄊ�二）報(bào)驗(yàn)入庫

　　1、達(dá)到質(zhì)檢和報(bào)驗(yàn)條件的合同標(biāo)的物應(yīng)在第一時(shí)間報(bào)請(qǐng)質(zhì)檢部門進(jìn)行質(zhì)檢、驗(yàn)收；驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)參照公司質(zhì)檢部門的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　2、供應(yīng)單位已經(jīng)履行完畢的合同，采購部應(yīng)及時(shí)的通知質(zhì)檢部門進(jìn)行驗(yàn)收；

　　3、質(zhì)檢部門在接到采購部報(bào)驗(yàn)通知后應(yīng)及時(shí)報(bào)驗(yàn)，并出具報(bào)驗(yàn)結(jié)果證明書，對(duì)于質(zhì)檢不及時(shí)延誤生產(chǎn)部門使用或不能入庫的情況質(zhì)檢部門應(yīng)負(fù)主要責(zé)任；

　　4、合同標(biāo)的物在運(yùn)達(dá)公司后采購部應(yīng)及時(shí)通知請(qǐng)購部門，由請(qǐng)購部門及時(shí)安排卸貨與搬運(yùn)；

　　5、質(zhì)檢部門未及時(shí)驗(yàn)收的合同標(biāo)的物，倉庫在收到送貨清單后應(yīng)將其作為暫存物資接受；

　　6、質(zhì)檢部門已經(jīng)驗(yàn)收的產(chǎn)品倉庫應(yīng)及時(shí)的入庫，并及時(shí)出具入庫清單；

　　7、外協(xié)加工件應(yīng)按照原材料入庫；

　　8、質(zhì)檢合格后的固定資產(chǎn)及服務(wù)按照公司財(cái)務(wù)規(guī)定決定入庫與否。

　�。ㄊ�三）對(duì)帳付款

　　采購物品（物資）辦理入庫后，由采購經(jīng)辦人員憑《入庫單》經(jīng)采購主管、財(cái)務(wù)及總經(jīng)理審批后，按合同或約定的付款方式辦理付款手續(xù)。

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