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資助檔案管理制度（精選16篇）
在現(xiàn)在的社會生活中，大家逐漸認識到制度的重要性，制度對社會經(jīng)濟、科學技術(shù)、文化教育事業(yè)的發(fā)展，對社會公共秩序的維護，有著十分重要的作用。擬起制度來就毫無頭緒？以下是小編幫大家整理的資助檔案管理制度，僅供參考，希望能夠幫助到大家。
資助檔案管理制度 1
為了保護好獎助金、助學貸款、困難學生資助等項工作的紙質(zhì)檔案，維護紙質(zhì)檔案的完整與安全，便于保管和利用，特制定本制度。
一、檔案管理工作人員要忠于職守，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，嚴格按照檔案工作的各項規(guī)章制度辦事。
二、資助工作中形成的具有保存價值的文件資料，都必須及時歸檔保存。
三、檔案資料歸檔后要進行分類、編目和鑒定工作。
四、檔案資料做好防潮、防塵和防蟲等保護工作。
五、檔案資料存放要排列有序，編制相關(guān)的.檔號，便于查找。
六、定期對檔案保管的狀況定期進行檢查、清理和核對。
七、檔案外借必須履行登記手續(xù)，借出檔案須在規(guī)定時間內(nèi)歸還。
八、年終組織收集整理有關(guān)資助資料，分類裝訂、分類編號、分類保管。
資助檔案管理制度 2
第一條、為規(guī)范學校學生資助工作檔案（以下簡稱“資助檔案”）管理，保證資助檔案真實、完整和安全，充分發(fā)揮資助檔案的作用，根據(jù)上級有關(guān)要求，結(jié)合我區(qū)實際，制定本辦法。
第二條、學校學生資助管理工作領(lǐng)導小組，負責本校資助檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計、鑒定、銷毀和利用等管理工作。
第三條、本辦法所稱資助檔案，指學校在學生資助管理工作中形成的具有保存和查考價值的各種文字材料、圖表、聲像圖片、電子文檔等不同載體的過程記錄。
1、資助管理工作文件：
（1）國家、省、市、區(qū)相關(guān)文件；
�。�2）學校有關(guān)文件：學校學生資助管理工作領(lǐng)導小組構(gòu)成與職責，班級民主評議小組構(gòu)成與職責，資助工作制度、計劃、方案、總結(jié)與記錄等。
2、政府資助管理材料：
�。�1）資助申請表，附：家庭經(jīng)濟困難證明（建檔立卡、低保、孤兒、殘疾等證件復(fù)印件或證明），身份證明（戶口頁和身份證復(fù)印件），受領(lǐng)資助費的`銀行賬戶復(fù)印件等；
（2）資助匯總表；
（3）資助公示表、公示照片及公示報告；
�。�4）資助發(fā)放表（資助費簽領(lǐng)表或銀行轉(zhuǎn)賬憑證）。
3、學校資助管理材料：學校資助（減免食宿費等），特別是幼兒園提取事業(yè)收入資助（減免保教費、食宿費等），要有學校資助申請表、匯總表和簽領(lǐng)表。
4、社會資助管理材料：要有各項社會資助申請表、匯總表及簽領(lǐng)表。
5、其他資助管理材料：中職學生頂崗實習材料，資助育人材料，資助宣傳材料，來信來訪與調(diào)查記錄，核查通知與回復(fù)等。
6、資助管理工作電子文檔：參照紙質(zhì)材料分類歸檔并妥善保存。
第四條、學校要設(shè)立資助檔案室（可兼用），資助檔案集中于檔案室專柜保存，明確管理人員，并保持相對穩(wěn)定。
第五條、資助檔案在每學期學生資助工作完成后進行整理，按學期、項目分類裝訂入冊，要有目錄頁和備考頁，備考頁要注明冊內(nèi)文件情況、建冊人、檢查人、建冊時間等。
第六條、資助檔案用統(tǒng)一規(guī)格檔案盒保存。檔案盒要統(tǒng)一封面設(shè)計，在正面和脊面注明該盒檔案文件名稱，包括學校、年份、學期、項目、冊號等（如××學�！痢聊辍痢翆W期××項目材料共×冊第×冊）。
第七條、資助檔案不對外開放，學校依法為教育、紀檢和監(jiān)察等部門提供檔案信息查詢服務(wù)。外單位、學生和學生家長要求查閱資助檔案的，須經(jīng)學校批準，并辦理登記手續(xù)。查閱者不得丟失、損毀、涂改資助檔案。
第八條、資助檔案保存期限為六年。資助檔案保存到期銷毀時，要有三名資助管理人員在場，填寫好銷毀記錄并簽字，銷毀記錄永久保存。
第九條、本辦法由區(qū)學生資助管理中心負責解釋。
資助檔案管理制度 3
第一章、總則
第一條、為規(guī)范華北電力大學學生資助檔案，維護學生資助檔案真實、完整和安全，規(guī)范學生資助工作，現(xiàn)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《高等學校檔案管理辦法》《華北電力大學檔案管理辦法》（華電校檔〔20xx〕1號）等相關(guān)文件，結(jié)合學生資助工作實際，特制定本辦法。
第二條、學生資助管理中心負責統(tǒng)籌全校學生資助檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計、鑒定、銷毀和使用等管理工作，學生資助工作領(lǐng)導小組對學校學生資助檔案管理負主要責任。
第三條、本辦法所稱學生資助檔案，是指涉及資助業(yè)務(wù)的部門在落實資助政策過程中，直接形成的各種原始材料和歷史記錄的總稱，是落實國家和學校資助政策的重要憑證。包括但不僅限于學生注冊學籍審批名冊、受助申請、受助資格審查與公示、學校審核、學生異動管理、資助資金發(fā)放與管理等全部文件資料。
第四條、學生資助檔案分為文件類、表冊類、財務(wù)類、電子類四大類。
第五條、學生資助檔案的保管期限分為永久和定期，具體辦法參見《華北電力大學檔案管理辦法》。
第二章、檔案管理機構(gòu)及職責
第六條、學生資助管理中心是學生資助檔案工作的管理部門。各學院分管學生工作黨委（黨總支）副書記是檔案管理工作的具體負責人，各學院配備兼職檔案管理人員，并保持相對穩(wěn)定，按學校要求落實本單位學生資助檔案的管理工作。檔案管理人員應(yīng)具備專業(yè)基礎(chǔ)知識及檔案基礎(chǔ)知識，熟悉業(yè)務(wù)，忠于職守，保障資助信息安全。
第七條、學校學生資助管理中心職責
�。ㄒ唬⿲W生資助管理中心應(yīng)接受同級教育行政部門和檔案行政管理部門的業(yè)務(wù)指導，應(yīng)依法為教育部門、金融機構(gòu)、受助學生和家長等提供檔案信息查詢服務(wù)。
�。ǘ⿲W生資助管理中心全面負責指導各學院資助業(yè)務(wù)檔案管理工作，進行業(yè)務(wù)培訓、指導、監(jiān)督和檢查，確保學生資助檔案妥善保管、有序存放，嚴防毀損、遺失和泄密。
�。ㄈ⿲W生資助管理中心督促各學院對本院學生資助檔案的接收、保管統(tǒng)計和使用，負責到期學生資助檔案的鑒定銷毀指導工作。已畢業(yè)學生的需要永久保留的學生資助檔案由學生資助管理中心保管五年后，移交檔案館保存。
�。ㄋ模⿲W生資助管理中心針對紙質(zhì)檔案應(yīng)建立具有防火、防盜、防霉、防潮等適合保管檔案的專用學生資助檔案柜，學生資助檔案應(yīng)使用密集架或?qū)Ｓ描F皮柜保管；針對電子檔案應(yīng)做好備份，同時確保網(wǎng)絡(luò)安全性、資助信息安全，并同有訪問權(quán)限的管理人員簽訂保密協(xié)議。
（五）學生資助管理中心應(yīng)建立檔案工作檢查、考核和獎勵制度，明確專（兼）檔案人員的崗位職責，對于在檔案工作中做出顯著成績的學院和個人，予以獎勵和表彰。
�。⿲W生資助管理中心應(yīng)建立檔案工作處罰制度，對于違反《中華人民共和國檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》、《華北電力大學檔案管理辦法》、《華北電力大學學生資助檔案管理辦法》的行為，按照有關(guān)規(guī)定予以處理，有下列行為之一的，學校應(yīng)當對直接負責的主管人員或直接責任人員依法給予行政處分；涉嫌犯罪的.應(yīng)依法移送司法機關(guān)追究刑事責任：
1、玩忽職守造成檔案損壞、丟失或者擅自銷毀檔案的。
2、違反保密規(guī)定擅自提供，抄錄或公布檔案的。
3、涂改或偽造檔案的。
4、擅自出賣、贈送或交換檔案的。
5、不按規(guī)定歸檔或拒絕歸檔的，阻止別人依法歸檔或者將檔案據(jù)為已有的。
6、其它違反檔案法律法規(guī)、信息安全法規(guī)和學校有關(guān)檔案管理規(guī)章制度的行為。
第八條、學院檔案管理員職責
（一）嚴格按照本辦法的規(guī)定和程序收集、整理、立卷、歸檔、保管學生資助業(yè)務(wù)紙質(zhì)和電子材料。收集過程中應(yīng)對學生資助檔案的真實性、完整性和有效性進行檢驗，凡字跡模糊、印章不清、殘缺不齊、銜接無序等不適宜歸檔的文件材料，應(yīng)退回整改，確保歸檔材料的完整、安全，不得偽造、篡改（整理方法參見《華北電力大學檔案管理辦法》）。
�。ǘ⿲W院學生資助檔案管理人員應(yīng)及時將本部門各崗位人員手中已辦結(jié)的學生資助業(yè)務(wù)材料收集齊全、整理規(guī)范、裝訂成冊并定期向?qū)W生資助管理中心檔案室歸檔；本部門已畢業(yè)學生的學生資助檔案，應(yīng)于學生畢業(yè)后6個月內(nèi)向?qū)W生資助管理中心檔案室歸檔，辦理歸檔交接手續(xù)。
�。ㄈ┪窗匆�(guī)定建立檔案工作，不按規(guī)定移交檔案，給受助學生造成損失的，將依照《檔案法》、《華北電力大學檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定予以查處，并追究單位領(lǐng)導及相關(guān)人員的法律責任。
第三章、歸檔范圍
第九條、學校學生資助管理中心檔案歸檔范圍
（一）全校資助經(jīng)費預(yù)算及監(jiān)管。資助專項資金預(yù)算文件、資助資金撥付銀行憑證，資助經(jīng)費管理、撥付及使用等相關(guān)資料。
�。ǘ└黝愑山逃俊⑷珖鴮W生資助管理中心下達的資助政策文件。
�。ㄈ┤罩平逃龑W生學籍注冊、變動。包括轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、留級、休學、退學、注銷、復(fù)學、死亡的學生等情況名冊（僅限于教務(wù)處提供的學籍注冊、變動批復(fù)名冊復(fù)印件）。
�。ㄋ模⿲W院“獎勤助貸補免”等資助項目學生初審名冊，校內(nèi)公示結(jié)果及投訴處理情況。
（五）學生資助誠信電子檔案，范圍涵蓋學生個人繳費、貸款、受助等誠信狀況信息。
（六）定期或不定期檢查學院落實學校資助政策情況的信訪、舉報、投訴資助工作違紀違規(guī)案件調(diào)查取證、處理結(jié)果等相關(guān)資料。
第十條、學院檔案管理人員檔案歸檔范圍
（一）“獎勤助貸補免”及家庭經(jīng)濟困難學生資格認定等初審材料。
�。ǘ⿲W生資助誠信紙質(zhì)和電子檔案，范圍涵蓋學生個人繳費、貸款、還款及受助等誠信狀況信息。
�。ㄈ┕窘Y(jié)果及學生、群眾投訴處理記錄，信訪事件核實等過程中形成的有價值的各種載體、介質(zhì)等不同形式的材料。
第四章、附則
第十一條、本辦法自印發(fā)之日起施行。
第十二條、本辦法解釋權(quán)歸華北電力大學學生資助工作領(lǐng)導小組。
資助檔案管理制度 4
為了健全我校學生資助工作檔案，維護檔案的完整與安全，便于保管和利用，特制定本制度。
一、檔案管理工作人員要忠于職守，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，嚴格按照檔案工作的各項規(guī)章制度辦事。
二、校學生資助管理中心，負責學生資助檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計、鑒定、銷毀和利用等管理工作。
三、資助工作中形成的具有保存價值的'文件資料，要以紙質(zhì)和電子檔案形式及時歸檔保存。
四、學生資助管理中心應(yīng)接受教育行政部門領(lǐng)導和檔案行政管理部門的業(yè)務(wù)指導。學生資助管理中心應(yīng)建立學生資助檔案，并由檔案室集中保存。
五、學生資助管理中心應(yīng)嚴格按《福建省學生資助檔案整理方法》規(guī)定和程序收集、整理、立卷、歸檔、保管學生資助業(yè)務(wù)材料，確保歸檔材料的完整、安全，不得偽造、篡改。
六、對檔案資料進行分類、編目和鑒定后歸檔保存，存放要做到排列有序，便于查找。紙質(zhì)檔案要做好防潮、防塵和防蟲等保護工作，電子檔案要做好備份。
七、學生資助檔案的保管期限分為永久和定期。
八、學生資助管理中心應(yīng)依法為教育部門、相關(guān)學校、金融機構(gòu)、受助學生和家長等提供檔案信息查詢服務(wù)。
九、紙質(zhì)檔案外借必須履行審批、登記手續(xù)，借出檔案須在規(guī)定時間內(nèi)歸還。
十、本制度自印發(fā)之日起施行。
資助檔案管理制度 5
為了保護好學生資助檔案的完整與安全，便于保管和利用，特制定本制度。
一．檔案管理工作人員要忠于職守，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，嚴格按照高校檔案工作的相關(guān)規(guī)章制度辦事。
二．資助工作中形成的`具有保存價值的文件資料，都必須及時歸檔保存。檔案資料歸檔后要進行分類、編目和鑒定工作。
三．按年度收集存檔，包括困難生檔案、國家獎學金、國家勵志獎學金、國家助學金、社會人士捐助、校友獎學金、勤工助學、綠色通道、臨時困難補助、資助育人成果、年度工作總結(jié)及上級文件等相關(guān)材料。
四．檔案資料切實抓好“五防”（防火、防潮、防塵、防蟲、防失）保護工作，依據(jù)《高校檔案工作管理辦法》妥善保管好各類檔案，電子檔案要對原始數(shù)據(jù)進行備份保管。
五．所有紙質(zhì)檔案都要分類編號裝盒存放，并建立檔案總目錄、資料盒目錄，分類裝訂、分類編號、分類保管、以便查找。檔案資料存放要排列有序，編制相關(guān)的文號，便于查找。定期對檔案保管的狀況定期進行檢查、清理和核對。
六．檔案管理人員要嚴格執(zhí)行檔案保密制度，檔案外借必須履行登記手續(xù)，所有檔案一經(jīng)存檔，未經(jīng)批準不得更改和外借。
資助檔案管理制度 6
一、總則
1、為了規(guī)范學生資助行為，加強學生資助管理，提高資助資金使用效益，促進學校工作健康發(fā)展，根據(jù)國家各項學生資助政策，結(jié)合我校實際，制定本制度。
2、學生資助管理制度的原則是：貫徹執(zhí)行國家有關(guān)法律、法規(guī)和學生資助規(guī)章制度；堅持教育公益性和普惠性，不讓一個學生因家庭經(jīng)濟困難而失學的戰(zhàn)略目標；正確處理事業(yè)發(fā)展需要和學生資助行為的關(guān)系，社會效益和經(jīng)濟效益的`關(guān)系，國家、集體和個人三者利益的關(guān)系。
3、學生資助管理的主要任務(wù)是：依法多渠道籌集資助資金；加強核算，提高資金使用效率；加強管理，專款專用；對學校資助金的使用進行控制和監(jiān)督。
二、組織機構(gòu)及組織管理
學校成立學生資助工作領(lǐng)導小組，學生資助評審小組和班級家庭經(jīng)濟困難學生助學金對象初步審核小組，實行對家庭經(jīng)濟困難學生認定工作的三級管理負責制。
教育資助工作領(lǐng)導小組，負責學校家庭經(jīng)濟困難學生認定工作，制定學校家庭經(jīng)濟困難學生助學金對象認定的實施辦法，負責公示并審批確認本校家庭經(jīng)濟困難學生助學金對象名單。
教育資助評審小組承擔家庭經(jīng)濟困難學生對象認定的組織與管理工作，由教師代表、學校領(lǐng)導組成。教育資助評審小組負責審核各班級推薦上報的家庭經(jīng)濟困難學生情況，提出擬確認為助學金對象的家庭經(jīng)濟困難學生名單。
三、認定標準
認定工作堅持實事求是，由學生本人提出申請，實行民主評議和學校評定相結(jié)合的原則。
不得降低條件及標準，不得搞平均分配，不得隨意擴大資助范圍，不得將財政供養(yǎng)家庭和非困難家庭子女列為照顧對象。
四、資助申報審批程序
1、每學年開學初向所有學生、家長宣傳國家的學生資助政策，讓所有的學生和家長了解政策、參與監(jiān)督。
2、公開資助信息。學校根據(jù)上級下達的資助名額，通過在校內(nèi)張貼公告等途徑公開資助信息。
3、教育資助對象每年核定一次。申請資助的學生于學年開學初，由本人向?qū)W校提出申請，并向?qū)W校提交由所在村委會或監(jiān)護人所在工作單位出具的家庭經(jīng)濟狀況證明。
4、學生提出申請后，班級認定評議小組，對申請學生的家庭經(jīng)濟情況進行認真審核，按學生家庭經(jīng)濟貧困程度排序，提出貧困生資助名單。
5、學校學生資助評審小組認真審核班級認定評議小組申報的初步評議結(jié)果（如有異議，應(yīng)在征得班級認定評議小組意見后予以更正），審核通過后將家庭經(jīng)濟困難學生助學金對象名單提交學校學生資助工作領(lǐng)導小組。
6、學校學生資助領(lǐng)導小組經(jīng)研究、審批，確認后的家庭經(jīng)濟困難學生助學金對象名單在學校內(nèi)公示。公示無異議后，將上報區(qū)資助管理中心審批。
五、資金管理
1、資助經(jīng)費來源于財政預(yù)算安排。
2、學校要嚴格按照個資助項目的'評審辦法，開展申請、評審、公示、核定、發(fā)放工作，做到公平、公正、公開。
3、學校從有關(guān)部門取得的有制定資助項目和用途并且要求獨立核算的資助資金，應(yīng)當按照要求向上級報送資金使用情況；資助項目完成后，應(yīng)當做好資金發(fā)放表和使用效果的書面總結(jié)，并接受有關(guān)部門的檢查、驗收。
4、資助金的支出應(yīng)當嚴格執(zhí)行國家有關(guān)資助項目規(guī)定的開支范圍及開支標準。
5、學校要加強對資助資金的管理，各項目支出應(yīng)按照實際發(fā)生數(shù)列支，不得弄虛作假，不得以計劃數(shù)和預(yù)算數(shù)代替。
6、學校必須嚴格執(zhí)行國家相關(guān)規(guī)定，對學生資助金實行分賬核算，�？顚Ｓ茫坏媒亓�、擠占、挪用，同時應(yīng)當接受財政、審計、紀檢監(jiān)察、主管機關(guān)等相關(guān)部門的檢查和監(jiān)督。
六、檔案管理
學校學生資助管理中心要做好資助檔案的管理工作，收集整理各級各部門相關(guān)的文件、通知、制度、方案等檔案材料，包括：
一、貧困生建檔
�。ㄒ唬├щy學生情況調(diào)查表
�。ǘ├щy學生匯總表
�。ㄈ├щy學生統(tǒng)計表
二、貧困生申請
（一）貧困生申請表
�。ǘ┦苤鷮W生明細表
�。ㄈ﹨R總統(tǒng)計表
（四）資助對象公示材料、學校認定公示材料。
�。ㄎ澹┿y行回執(zhí)單
�。⿲W生簽領(lǐng)憑證
七、監(jiān)督檢查
為加強家庭經(jīng)濟困難學生資助金的管理，學生資助評審小組和班主任每學年應(yīng)定期對家庭經(jīng)濟困難學生助學金對象進行一次資格復(fù)查，并不定期地隨機抽選一定比例的家庭經(jīng)濟困難學生助學金對象，通過電話、實地走訪等方式進行核實。如發(fā)現(xiàn)弄虛作假現(xiàn)象，一經(jīng)核實，取消助學金資格。
學校設(shè)立家庭經(jīng)濟困難學生助學金對象認定工作舉報投訴電話，廣泛接受學生、家長和社會各界的監(jiān)督。并要加強學生思想教育，教育學生如實提供情況，及時告知家庭經(jīng)濟狀況顯著變化情況。如學生家庭經(jīng)濟狀況發(fā)生顯著變化，學校將及時做出調(diào)整。
資助檔案管理制度 7
一、總則
第一條為規(guī)范我校學生資助工作的檔案管理，保障資助工作的順利進行，特制定本辦法。
第二條學生資助工作檔案是指本校在學生資助工作中形成的、反映歷史面貌的、對上級主管部門和社會具有保留價值的各種歷史記錄。
第三條資助檔案管理實行專人負責專柜保管的原則。所有歸檔的文件材料必須按年度、按專項立卷歸檔保存。
第四條所有檔案至少保存五年。
二、檔案管理機構(gòu)及職責
第五條我校學生資助工作檔案管理采取院校兩級管理模式。校學生資助管理中心具體負責全校學生資助工作的檔案建檔與管理工作；各學院負責學院資助工作的檔案建檔與管理工作，并由專人負責。
第六條校學生資助管理中心職責：負責全校學生資助工作檔案的建檔、保存及查閱工作；幫助、指導和檢查各學院的建檔與保管工作；制定全校有關(guān)檔案管理的制度與措施。
第七條各學院職責：按照本辦法開展學生資助工作的'檔案建設(shè)工作及檔案的日常管理工作；制定本學院的檔案借閱、保密和保管等制度。
三、歸檔范圍
第八條校學生資助管理中心歸檔材料：
（一）家庭經(jīng)濟困難學生檔案庫電子版及紙質(zhì)名單；家庭特級貧困學生檔案庫電子版與紙質(zhì)版；
�。ǘ﹪覄钪惊剬W金、國家助學金電子版及紙質(zhì)名單，各學院評議報告、學校審議會議記錄、學校評審報告；
�。ㄈ﹪要剬W金原始材料；
（四）社會獎助學金相關(guān)材料；
�。ㄎ澹p免學費相關(guān)材料；
�。┣诠ぶ鷮W相關(guān)材料；
�。ㄆ撸┚G色通道相關(guān)材料；
（八）臨時困難補助相關(guān)材料；
（九）資助育人成果相關(guān)材料；
�。ㄊ┦芾斫Y(jié)果、資金發(fā)放等有關(guān)憑證
�。ㄊ唬┵J款各項材料
（十二）年度工作計劃與總結(jié)、管理制度、重要發(fā)文等相關(guān)材料
第九條學院歸檔材料：
�。ㄒ唬┘彝ソ�(jīng)濟困難學生檔案庫紙質(zhì)版：包括貧困生家庭情況調(diào)查表、申請審批表、班級民主評議表、誠信承諾書；
�。ǘ﹪覄钪惊剬W金相關(guān)材料：包括國家勵志獎學金申請表、成績單、班級民主評議表、公示照片、成績排名；
（三）國家助學金相關(guān)材料：包括國家助學金申請表、班級民主評議表、公示照片；
�。ㄋ模└鲗W院開展的資助育人相關(guān)材料：能反映資助育人教育的各種材料，包括文字、圖片等；
（五）各項貸款追繳的材料
�。└鲗W院資助工作年度計劃、總結(jié)、管理制度等相關(guān)材料。
四、檔案歸檔及要求
第十條歸檔時間要求：各學院應(yīng)當按年度進行整理歸檔，在每年3月前完成上一年度的歸檔工作，平時應(yīng)在各項工作完成后兩周內(nèi)完成歸檔工作。
第十一條所有檔案按年度、按學院、按年級、按班級歸類保存。
第十二條檔案管理負責人應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整，各種附件一律不準抽存。因工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。
五、附則
第十三條本辦法由學生處負責解釋。
第十四條本制度自印發(fā)之日起實施。
資助檔案管理制度 8
第一章總則
第一條為規(guī)范學生資助檔案管理工作，提高資助信息檔案管理工作水平，特制定本辦法。
第二條學生資助工作檔案是指校院兩級在學生資助工作過程中形成的各種原始材料和歷史記錄的總稱，包含但不限于文字、圖表、聲像及電子等載體。
第三條歸檔的文件材料必須按學年度立卷（特殊情況除外），在資助工作開展形成的各類有保存價值的材料，都要按照本辦法規(guī)定，分別立卷歸檔。
第四條承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整，結(jié)轉(zhuǎn)后及時交檔案管理人員歸檔。工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。
第二章檔案管理機構(gòu)人員及職責
第五條本�？茖W生資助工作檔案管理由學生處全面負責，并具體實施，各學院指定專人管理本學院學生資助檔案。
第六條學生處職責：負責學校本�？粕Y助工作檔案的建檔、保存及查閱工作；幫助、指導和檢查各學院檔案管理工作。
第七條各學院職責：開展學生資助工作的檔案建設(shè)工作及檔案的日常管理工作；制定本學院的檔案借閱、保密和保管等制度。
第三章歸檔范圍
第八條學生處歸檔材料：
1.上級下發(fā)的資助工作文件和學生資助制度文件；
2.全校家庭經(jīng)濟困難學生數(shù)據(jù)庫資料；
3.生源地和校園地助學貸款材料；
5.國家獎助學金相關(guān)材料；
6.勤工助學、綠色通道、臨時困難補助相關(guān)材料；
7.資助育人成果、年度資助工作計劃與總結(jié)、大事記等相關(guān)材料；
8.服兵役資助以及其他與學校資助工作相關(guān)的.材料
第九條學院歸檔材料：
1.學院下發(fā)的學生資助文件和資助工作實施細則等；
2.家庭經(jīng)濟困難學生認定原始申請材料；
3.生源地和校園地助學貸款相關(guān)材料；
4.國家獎助學金相關(guān)材料；
5.綠色通道、臨時困難補助相關(guān)材料；
6.資助育人成果和年度資助工作計劃與總結(jié)、大事記等相關(guān)材料；
7.其他與學生資助工作相關(guān)的材料。
第四章檔案歸檔
第十條校院建立健全檔案的歸檔、索引及調(diào)閱制度。學生資助檔案所有歸檔材料要保證真實、完整。
第十一條學生資助檔案須按學期、項目、專業(yè)排序，并按檔案管理有關(guān)規(guī)定編制頁碼和冊內(nèi)文件目錄。
第十二條學生資助檔案由統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒保存，實行專人專柜管理。校院按學年度進行整理歸檔，在每年9月前完成上一年度的歸檔工作。
第五章附則
第十三條本辦法由學生處負責解釋，自發(fā)布之日起執(zhí)行。
資助檔案管理制度 9
第一條 為規(guī)范學生資助檔案管理，維護學生資助檔案真實、完整和安全，發(fā)揮檔案的服務(wù)作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法規(guī)，結(jié)合學生資助操作流程，特制定本辦法。
第二條 學校（幼兒園）學生資助管理部門（以下簡稱資助部門），負責學生資助檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計、鑒定、銷毀和利用等管理工作。
第三條 本辦法所稱學生資助檔案，是指資助部門在辦理學生資助業(yè)務(wù)過程中，直接形成的具有保存和利用價值的各種專業(yè)性文字材料、電子文檔等不同載體的歷史記錄。
第四條資助部門應(yīng)接受區(qū)教育局、區(qū)檔案局以及區(qū)學生資助中心的業(yè)務(wù)指導，資助檔案納入學校檔案室集中保存。
第五條資助部門應(yīng)嚴格按照檔案管理相關(guān)要求收集、整理、立卷、歸檔、保管學生資助業(yè)務(wù)材料，確保歸檔材料的完整、安全，不得偽造、篡改。
第六條資助部門應(yīng)建立健全學生資助檔案管理崗位職責、立卷歸檔、查閱利用、庫房管理、保密、保管、移交、鑒定、銷毀等制度并認真落實，確保學生資助檔案妥善保管、有序存放，嚴防毀損、遺失和泄密。
第七條資助部門應(yīng)明確分管領(lǐng)導，配備檔案管理人員，并保持相對穩(wěn)定。配備的檔案管理人員應(yīng)具備專業(yè)基礎(chǔ)知識及檔案基礎(chǔ)知識，熟悉業(yè)務(wù)，忠于職守。
第八條資助部門要及時將已辦結(jié)的學生資助業(yè)務(wù)材料收集齊全、整理規(guī)范、裝訂成冊并定期向本單位檔案室歸檔。
第九條學生資助檔案分類應(yīng)以方便歸檔整理和檢索利用為原則，對學生資助業(yè)務(wù)材料進行分類、整理，并及時編制卷內(nèi)目錄、案卷目錄。負責檔案管理的機構(gòu)應(yīng)對接收的.檔案材料及時進行檢查、分類、編號、入庫保管。
第十條學生資助檔案的保管期限一般為30年。
第十一條資助部門應(yīng)依法為區(qū)教育局、受助學生和家長等提供檔案信息查詢服務(wù)。
第十二條資助部門對已到期的學生資助檔案按照檔案管理辦法執(zhí)行。
第十三條未按規(guī)定建立檔案工作，不按規(guī)定移交檔案，或玩忽職守，造成檔案管理混亂、丟失等，給受助學生造成損失的，將依照《檔案法》等有關(guān)規(guī)定予以查處，并追究單位領(lǐng)導及相關(guān)人員的法律責任。
第十四條本辦法由黃浦區(qū)教育局負責解釋。
第十五條本辦法自印發(fā)之日起施行。
資助檔案管理制度 10
為推進學生資助管理示范創(chuàng)建，規(guī)范學生資助檔案管理，保證資助檔案的真實、完整和安全，提高學生資助規(guī)范化管理水平，結(jié)合我縣學生資助工作實際，制定本制度。
1．規(guī)范資助檔案管理，建立全縣中小學統(tǒng)一的學生資助檔案體系，統(tǒng)一檔案內(nèi)容、目錄、標準。
2.配備單獨的檔案室，根據(jù)保存檔案資料的.數(shù)量設(shè)置必要的檔案專柜，切實做好防火、防潮、防蟲、防高溫、防塵燈安全防護管理工作，不得存放易燃、易爆及其它危險用品，定時清理和打掃，確保室內(nèi)干凈、整潔、通風。
3、檔案柜要按照項目類別擺放整齊，做到柜上有標識，柜內(nèi)案卷排列科學合理，方便查閱。定期檢查和完善檔案，做到卷目相符，發(fā)現(xiàn)檔案材料缺漏、殘損、遺失的，要及時采取有效措施補齊和完善相關(guān)檔案材料。
4、檔案內(nèi)容分為：教育精準扶貧檔案、綜合檔案、資助資金檔案、資助宣傳檔案、資助項目檔案（學前教育類、義教一補類、高中類、中職類、大學生基層工作學費補償類、社會資助類、特困救助類、大學生生源地貸款類）、其他類檔案。
5、資助檔案在每學期學生資助工作完成后、或者是資助項目實施完成后進行統(tǒng)一整理，按年度、學期、項目、分類裝訂入冊。有目錄頁和備考頁，備考頁要注明冊內(nèi)資料情況、建冊人、建冊時間等。
6.收集、整理、立卷、歸檔、保管學生資助業(yè)務(wù)紙質(zhì)和電子檔案。收集過程中應(yīng)對學生資助檔案的真實性、完整性和有效性進行檢驗，凡字跡模糊、印章不清、殘缺不齊、銜接無序等不規(guī)范的文件材料，應(yīng)退回整改，確保歸檔材料的完整、真實，不得偽造、篡改。
7.資助檔案用統(tǒng)一規(guī)格檔案盒保存。檔案盒要統(tǒng)一封面設(shè)計，在正面和脊面注明該盒檔案文件名稱，包括年份、學期、項目、冊號等。
8.資助檔案不對外開放，依法為教育、紀檢、監(jiān)察、審計等部門提供檔案信息查詢服務(wù)。外單位、學生和學生家長要求查閱資助檔案的，須經(jīng)單位負責人及項目管理人批準，并辦理登記手續(xù)。查閱者不得丟失、損毀、涂改資助檔案。
9.資助檔案保存期限原則上為六年，也可根據(jù)實際情況延長保存期限。資助檔案需要銷毀時，需有單位負責人、資助管理員填寫好銷毀記錄并簽字，銷毀記錄永久保存。
10.檔案工作人員必須嚴格遵守保密職責，嚴守保密制度，加強檔案保密管理，確保檔案安全，無破損、無遺漏、無遺失。
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第一章總則
第一條為加強學生資助檔案管理，根據(jù)我校學生資助工作實際，制定本辦法。
第二條本辦法所指的學生資助檔案是指在我校學生資助工作中形成的具有查考和保存價值的文字信息（含文字、圖表等）、證明材料、聲像、電子資料、原始數(shù)據(jù)等歷史記錄。
第三條學生資助檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導、分級負責的原則，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利用。
第四條學生資助檔案工作是學生資助工作的重要組成部分，各院（系）應(yīng)加強對本院（系）學生資助檔案工作的.領(lǐng)導，將學生資助檔案工作納入工作計劃，與院（系）資助其他工作同步布置、檢查、驗收，確保學生資助檔案的全面建立和完善。
第二章學生資助檔案的構(gòu)成與歸檔
第五條學生資助檔案原則上分為文件類、上報審批信息類和原始證明材料類。
（一）文件類：各級資助文件，重要資助會議、會談記錄，來信來訪及調(diào)查記錄，核查通知及回復(fù)，其他有保存價值的材料。
�。ǘ┥蠄髮徟畔㈩悾贺毨J定表、資助審批表、各類資助統(tǒng)計報表、資助資金發(fā)放領(lǐng)取名冊及資助信息系統(tǒng)所形成的電子數(shù)據(jù)。
�。ㄈ┰甲C明材料類：各類大專、中職學生的貧困、低保、申請等原始證明材料。
第六條 歸檔的資助檔案材料應(yīng)做到規(guī)格規(guī)范、字跡工整、齊全完整，真實反映情況。書寫材料應(yīng)符合耐久性要求。
第七條各院（系）對應(yīng)歸檔的文件（包括電子信息等）要及時歸檔整理完畢并立卷裝盒。
第三章學生資助檔案的整理
第八條 學生資助檔案按下列規(guī)定歸類整理：
�。ㄒ唬┪募悪n案按省、市、區(qū)、學校各級資助文件類別專題收集。
�。ǘ┥蠄髮徟悪n案的歸類整理按時間、資助類別分別整理歸檔。
�。ㄈ┰甲C明材料類檔案按學年度、年級、班級等標準進行分類、排列裝盒。
第九條 學生資助檔案應(yīng)采取活頁裝訂或線裝訂，并填寫卷內(nèi)目錄，卷內(nèi)目錄中各個項目要填寫清楚齊全。各種電子文件應(yīng)當與紙質(zhì)文件一并歸檔。
第四章學生資助檔案的管理
第十條學生資助檔案工作實行分級負責制。
校學生資助中心檔案為：省、市、區(qū)、學校資助文件、簡報類檔案，全校學生資助的計劃、總結(jié)及各類統(tǒng)計報表、來信來訪及調(diào)查記錄、核查通知及回復(fù)，全校資助信息系統(tǒng)所形成的電子數(shù)據(jù)。
各院（系）資助檔案為：學校資助文件類檔案，本院（系）學生資助認定、申請、審批表、本院（系）資助資金發(fā)放領(lǐng)取名冊、本院（系）資助信息系統(tǒng)所形成的電子數(shù)據(jù)，本院（系）學生原始證明材料等。
第十一條資助文件類、上報審批類學生資助檔案管理服從學校統(tǒng)一規(guī)定；學生原始證明材料類檔案保存期限執(zhí)行上級資助管理部門要求。
第十二條各院（系）學生資助檔案要指定專人負責。管理人員要定期對檔案保存情況進行檢查，人員調(diào)動或離開學生資助崗位時必須辦理學生資助檔案移交手續(xù)。
第十三條各院（系）應(yīng)建立學生資助統(tǒng)計制度，定期向校學生資助中心報送學生資助統(tǒng)計報表。
第十四條對在學生資助檔案工作中有突出貢獻的院（系）和個人，學校給予表彰獎勵。對不按要求建立和管理學生資助檔案的院（系）和個人，院學生資助中心將責令其限期糾正并上報校學生資助工作領(lǐng)導小組。
第五章學生資助檔案的利用
第十五條學生資助檔案的提供和利用，必須嚴格遵守保密制度。學生資助檔案不對外開放。上級相關(guān)部門根據(jù)需要可以查閱學生資助檔案。查閱者不得丟失、損毀、涂改學生資助檔案。
第十六條受助學生要求查閱本人檔案的，須經(jīng)校學生資助中心負責老師同意。
第十七條外單位查閱我校學生資助檔案，須經(jīng)學校資助領(lǐng)導小組批準，并辦理登記手續(xù)。
第六章學生資助檔案的鑒定與銷毀
第十八條各院（系）負責本院（系）學生資助檔案的鑒定工作。
第十九條各院（系）不得擅自銷毀學生資助檔案。對保管期滿的學生資助檔案，院（系）負責老師應(yīng)及時向校學生資助領(lǐng)導小組提交申請，獲批后方可作相應(yīng)處理。
第七章附則
第二十條本辦法由學生工作處負責解釋。
第二十一條本辦法自發(fā)布之日起實施。
資助檔案管理制度 12
第一條為規(guī)范我校學生資助檔案管理工作，提高工作水平，有效防范風險，按照上級文件要求，特制定本管理辦法。
第二條學生資助檔案是學校學生資助工作過程中形成的各種原始材料和歷史記錄的總稱，是學校落實國家助學金、免學費等各項資助政策的.重要憑證。學校要高度重視資助檔案建設(shè)工作，實行校長負責制，校長對學校資助檔案管理負主要責任。
第三條普通高中學生資助檔案須分學期、按項目整理歸檔。普通高中學校的資助項目主要有國家助學金、免學費和校內(nèi)資助。
第四條普通高中學生資助檔案的歸檔材料主要包括以下幾類：
1、工作文件
�。�1）國家、省、市、縣相關(guān)文件及有關(guān)材料；
�。�2）學校學生資助組織機構(gòu)文件和制定有關(guān)學生資助管理文件；
（3）學校學生資助管理機構(gòu)人員分工及職責；
（4）學校學生資助工作計劃、工作總結(jié)、資助工作會議記錄等資料。
2、國家助學金材料
（1）學生學籍花名冊；
�。�2）《助學金申請表》；
�。�3）學生身份證或戶籍復(fù)印件和家庭經(jīng)濟困難證明；
（4）《助學金受助學生匯總表》；
�。�5）國家助學金受助學生公示名單及公示照片；
�。�6）學生本人簽字的《學生資助卡發(fā)放名冊》；
�。�7）《學生資助卡丟卡補卡登記表》；
�。�8）國家助學金發(fā)放憑證（如學生簽名冊、打卡發(fā)放的銀行對賬單復(fù)印件等）。
4、校內(nèi)資助檔案（根據(jù)學校要求整理）
5、普通高中學校學生資助學期統(tǒng)計報表
第五條學校資助檔案所有歸檔材料要求真實、完整。屬歸檔范圍，但因特殊原因確實無法收集到的文件，經(jīng)辦人應(yīng)在備考表中陳述，并由經(jīng)辦人、學校負責人審批簽字后，存檔備查。
第六條學生資助檔案須按學期、項目、班級排序裝訂，并按檔案管理有關(guān)規(guī)定編制頁碼和冊內(nèi)文件目錄。
第七條學生資助檔案要分卷填好備考表并裝訂于冊尾。備考表主要注明冊內(nèi)文件情況說明、建冊人、檢查人、立卷時間等。
第八條各校普通高中學生資助檔案應(yīng)采用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒保存。按學校統(tǒng)一規(guī)定的檔案盒有。
第十條普通高中學生資助檔案須實行專人專柜管理，保存期為5到10年，5年后經(jīng)驗研究確定是否銷毀。
第十一條所有檔案按照上級要求進行收集整理和保管。
第十二條本辦法自頒發(fā)之日起執(zhí)行。
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第一章 總 則
第一條 為進一步加強和規(guī)范學生資助檔案管理，提升 學生資助管理水平，維護學生資助檔案的真實、完整和安全， 根據(jù)《普通高等學校檔案管理辦法》《江西中醫(yī)藥高等�？� 學校關(guān)于規(guī)范檔案管理工作的通知(試行)》等相關(guān)文件規(guī)定，結(jié)合我校學生資助工作實際，制定本辦法。
第二條 學生資助檔案管理工作是學生資助工作的重要 組成部分，也是落實資助政策的重要憑證依據(jù)。學生資助檔 案管理結(jié)合崗位職責主要由學生工作處、財務(wù)處和各院系收集、整理和歸檔。
第三條 本辦法所稱學生資助檔案，是指各類“獎、助、 貸、勤、免、補”等資助政策實施過程中，直接形成的各種原始材料和歷史記錄的總稱。
第二章 學生資助檔案歸檔范圍
第四條 學生資助管理中心存檔明細
(一)國家獎學金：學校評審?fù)ㄖ�、學校資助評審領(lǐng)導 小組和評審委員會成員名單、名額分配方案、評審會議記錄、評審結(jié)果公示材料、評審報告、獲獎學生名單，各院系評審報告、評審結(jié)果公示材料、國家獎學審批表等。
(二)國家勵志獎學金：學校評審?fù)ㄖW校資助評審領(lǐng)導小組和評審委員會成員名單、名額分配方案、評審會議記錄、評審結(jié)果公示材料、評審報告、獲獎學生名單，各院 系評審報告、評審結(jié)果公示材料、國家勵志獎學金審批表、國家勵志獎學金班級評審情況表等。
(三)國家助學金：學校評審?fù)ㄖ�、學校資助評審領(lǐng)導 小組和評審委員會成員名單、名額分配方案、評審會議記錄、 評審結(jié)果公示材料、評審報告、獲獎學生名單，各院系評審 報告、評審結(jié)果公示材料、助學金申請表、國家助學金班級評審情況表等。
(四)家庭經(jīng)濟困難學生認定：學校困難學生認定辦法、 學校資助評審領(lǐng)導小組和評審委員會成員名單、全校家庭經(jīng) 濟困難學生名單、各院系家庭經(jīng)濟困難學生評審報告、評審結(jié)果公示材料。
(五)學校獎學金及助學金：學校評定辦法、評審會議 記錄、評審結(jié)果公示材料、評審報告、獲獎(受助)學生名 單，各院系評審報告、評審結(jié)果公示材料、學生申請表以及相關(guān)佐證材料等。
(六)服兵役國家資助：上級文件通知、學生申請材料、上報上級部門相關(guān)材料。
(七)勤工助學：崗位申請材料、勤工助學學生名單匯總表、勤工助學通知等。
(八)社會資助：學校評定辦法、評審會議記錄、評審 結(jié)果公示材料、評審報告、受助(獲獎)學生名單，各院系 評審報告、評審結(jié)果公示材料、學生申請表以及相關(guān)佐證材料等。
(九)資助育人：能真實反映資助育人教育的各種材料，包含文字、圖片、音像材料等。
(十)其他相關(guān)重要文件、管理制度、會議記錄、專題報告等材料。
第五條 財務(wù)處存檔明細
財務(wù)處主要負責收集整理各項資助經(jīng)費支出的紙質(zhì)、電子的原始憑證，按規(guī)定歸檔保存。
第六條 院系存檔明細
(一)國家獎學金：院系資助評審組成員名單、名額分 配方案、評審會議記錄、評審結(jié)果公示材料、評審報告、獲 獎學生名單，各班級評審會議記錄、評審結(jié)果公示材料以及其他相關(guān)支撐材料。
(二)國家勵志獎學金：院系評審人員名單、名額分配 方案、評審會議記錄、評審結(jié)果公示材料、評審報告、獲獎 學生名單，各班級評審會議記錄、評審結(jié)果公示材料以及其他相關(guān)支撐材料。
(三)國家助學金：院系評審人員名單、名額分配方案、 評審會議記錄、評審結(jié)果公示材料、評審報告、受助學生名 單，各班級評審會議記錄、評議結(jié)果公示材料以及其他相關(guān)支撐材料。
(四)家庭經(jīng)濟困難認定：院系評審人員名單、評審會 議記錄、評審結(jié)果公示材料、評審報告、認定家庭經(jīng)濟困難 學生名單，各班級評審情況表、評審會議記錄、評審結(jié)果公示材料、家庭經(jīng)濟困難學生檔案(包含家庭經(jīng)濟困難學生認定申請表原件、家庭經(jīng)濟困難學生及其等次認定民主評議參考內(nèi)容原件、身份證復(fù)印件、相關(guān)貧困證明材料)。
(五)學校獎學金及助學金：院系評審人員名單、評審 會議記錄、評審結(jié)果公示材料、評審報告、獲獎(受助)學 生名單，班級評審會議記錄、評審結(jié)果公示材料以及其他相關(guān)支撐材料。
(六)社會資助：院系評審人員名單、評審會議記錄、 評審結(jié)果公示材料、評審報告、受助(獲獎)學生名單以及其他相關(guān)支撐材料。
(七)勤工助學：學生的名單、申請表及其他支撐材料。
(八)資助育人：能真實反映資助育人教育的各種材料，包含文字、圖片、音像等材料。
(九)其他相關(guān)管理制度、實施細則、評審辦法、調(diào)查情況等材料。
第七條 歸檔的資助材料應(yīng)是規(guī)范、完整、真實、可查的原始材料。
第八條 學工處、各院系及班級在每項資助工作完成后，對應(yīng)歸檔的材料(包括電子信息等)及時進行收集整理。
第三章 學生資助檔案的收集與整理
第九條 學生資助管理中心負責收集、整理學校層面形成的材料和各院系及班級的相關(guān)材料。
第十條 各院系主要收集、整理班級的.相關(guān)材料和院系層面形成的材料。
第四章 學生資助檔案的保管
第十一條 為確保學生檔案信息的保密及便于查找的原則，各院系學生資助檔案實行專人保管。
第十二條 學工處及時將學生資助歸檔材料移至資助檔案室保管。
第十三條 學生資助檔案原則上需長期保存。
第五章 附 則
第十四條 本辦法中未列出的其他資助項目，按本辦法規(guī)定進行資助材料的收集、整理和歸檔。
第十五條 本辦法自印發(fā)之日起施行。
第十六條 本辦法由學生工作處負責解釋。
資助檔案管理制度 14
第一條為規(guī)范學生資助檔案管理，維護學生資助檔案真實、完整和安全，發(fā)揮檔案的服務(wù)作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《教育部文書立卷、歸檔和檔案利用辦法》、《福建省歸檔文件整理細則》（試行）等相關(guān)法規(guī)，結(jié)合學生資助經(jīng)辦操作規(guī)程，特制定本辦法。
第二條依法經(jīng)辦學前教育、義務(wù)教育、中職教育、普通高中教育和高等教育的各地（校）學生資助管理部門（以下簡稱資助部門），負責學生資助檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計、鑒定、銷毀和利用等管理工作。
第三條本辦法所稱學生資助檔案，是指資助部門在辦理學生資助業(yè)務(wù)過程中，直接形成的具有保存和利用價值的各種專業(yè)性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。
第四條學生資助檔案分為綜合類、表冊類、財務(wù)類、聲像類四大類。
第五條各地（校）資助部門應(yīng)接受同級教育行政部門領(lǐng)導和檔案行政管理部門的業(yè)務(wù)指導，并指導下級資助部門業(yè)務(wù)檔案管理工作。資助部門應(yīng)建立學生資助檔案室，學生資助檔案由各地（校）學生資助部門檔案室集中保存。
第六條資助部門應(yīng)嚴格按照本辦法的規(guī)定和程序收集、整理、立卷、歸檔、保管學生資助業(yè)務(wù)材料，確保歸檔材料的完整、安全，不得偽造、篡改（整理方法見附件）。
第七條資助部門應(yīng)建立健全學生資助檔案管理崗位職責、立卷歸檔、查閱利用、庫房管理、保密、保管、移交、鑒定、銷毀等制度并認真落實，確保學生資助檔案妥善保管、有序存放，嚴防毀損、遺失和泄密。
第八條各地（校）資助部門應(yīng)備有防火、防盜、防霉、防潮等適合保管檔案的專用庫房，庫房建筑面積原則上不少于20平方米，并參照國家建設(shè)部和國家發(fā)改委關(guān)于《檔案館建設(shè)標準》（建標103-2008），確保專用檔案庫房建設(shè)中長期目標。學生資助檔案應(yīng)使用密集架或?qū)Ｓ描F皮柜保管。
第九條各地（校）資助部門應(yīng)明確分管領(lǐng)導，配備檔案管理人員，并保持相對穩(wěn)定。配備的檔案管理人員應(yīng)具備專業(yè)基礎(chǔ)知識及檔案基礎(chǔ)知識（或經(jīng)過省級學生資助檔案管理專業(yè)培訓合格），熟悉業(yè)務(wù)，忠于職守。
第十條各地（校）資助部門要指定檔案管理人員及時將本部門各崗位人員手中已辦結(jié)的學生資助業(yè)務(wù)材料收集齊全、整理規(guī)范、裝訂成冊并定期向本單位檔案室歸檔，辦理歸檔交接手續(xù)。
收集過程中應(yīng)對學生資助檔案的真實性、完整性和有效性進行檢驗，凡字跡模糊、印章不清、殘缺不齊、銜接無序等不適宜歸檔的.文件材料，應(yīng)退回整改。檔案收集時應(yīng)辦理交接手續(xù)，經(jīng)辦人員應(yīng)編制《學生資助業(yè)務(wù)檔案收集目錄》，并及時與檔案人員雙方簽字確認。
第十一條學生資助業(yè)務(wù)檔案分類應(yīng)按照學生資助業(yè)務(wù)經(jīng)辦的規(guī)律和特點，以方便歸檔整理和檢索利用為原則，采用“年度—業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)”分類法對學生資助業(yè)務(wù)材料進行分類、整理，并及時編制卷內(nèi)目錄、案卷目錄、備考表等（見附件）。負責檔案管理的機構(gòu)應(yīng)對接收的檔案材料及時進行檢查、分類、編號、入庫保管。
第十二條學生資助檔案的保管期限分為永久和定期。
第十三條資助部門應(yīng)依法為教育部門、相關(guān)學校、金融機構(gòu)、受助學生和家長等提供檔案信息查詢服務(wù)。
第十四條資助部門應(yīng)對已到期的學生資助檔案進行鑒定。
鑒定工作應(yīng)由資助部門相關(guān)負責人、業(yè)務(wù)人員和檔案管理人員，以及教育行政部門有關(guān)人員組成鑒定小組負責鑒定并提出處理意見。
鑒定中如發(fā)現(xiàn)保管期限劃分過短，有必要繼續(xù)保存的，應(yīng)當重新確定保管期限。
第十五條資助部門對經(jīng)過鑒定可以銷毀的檔案，編制銷毀清冊，報同級教育行政部門備案，經(jīng)學生資助部門分管領(lǐng)導批準后銷毀。
未經(jīng)鑒定和批準，不得銷毀任何檔案。
資助部門應(yīng)當派兩人以上監(jiān)督銷毀檔案。監(jiān)督人員要在銷毀清冊上簽名，并注明銷毀的方式和時間。銷毀清冊永久保存。
第十六條資助部門按照有關(guān)規(guī)定，將永久保存的學生資助業(yè)務(wù)檔案向同級國家綜合檔案館移交。
第十七條未按規(guī)定建立檔案工作，不按規(guī)定移交檔案，或玩忽職守，造成檔案管理混亂、丟失等，給受助學生造成損失的，將依照《檔案法》、《福建省檔案條例》等有關(guān)規(guī)定予以查處，并追究單位領(lǐng)導及相關(guān)人員的法律責任。
第十八條本辦法自印發(fā)之日起施行。
第十九條本辦法解釋權(quán)歸省教育廳、省檔案局。
資助檔案管理制度 15
第一章 總則
第一條 為規(guī)范重慶市中等職業(yè)學校學生資助工作檔案（以下簡稱：資助檔案）管理，指導區(qū)縣學生資助管理中心（以下簡稱：區(qū)縣資助中心）及各普通中專、成人中專、職業(yè)高中和技工學校（以下簡稱：中職學校）學生資助檔案管理建設(shè)，根據(jù)《重慶市人民政府辦公廳關(guān)于調(diào)整完善中等職業(yè)學校學生資助政策的通知》（渝辦發(fā)〔2010〕262號）、《重慶市教育委員會、重慶市財政局、重慶市人力資源和社會保障局關(guān)于進一步強化中等職業(yè)學校資助管理工作的通知》（渝教財〔2010〕83號）和《重慶市中小學檔案管理辦法》（渝教辦〔2008〕88號）等相關(guān)規(guī)定，制定本實施細則。
第二條 資助檔案是指重慶市中等職業(yè)學校（自2006年秋季學期起）在學生資助工作中形成的、反映歷史面貌的、對政府部門和社會具有保存、利用價值的各種文字、圖表、聲像、電子、實物等不同形式和載體的歷史記錄，包括（但不僅限于）學生注冊學籍審批名冊、受助申請、受助資格審查與公示、區(qū)縣部門審核、學生流失（或異動）管理、資助資金發(fā)放與管理等全部文件資料。
第三條 資助檔案分類
資助檔案系專項檔案。分為市、區(qū)縣和學校三級。
�。ㄒ唬┦匈Y助中心檔案分為中職資助經(jīng)費、資助日常管理、投訴查處檔案等三類。
�。ǘ﹨^(qū)縣資助中心檔案分為：中職資助政策及規(guī)章制度建設(shè)、中職學校學籍管理（僅限于學校上報的學籍注冊、異動批復(fù)名冊復(fù)印件）、資助工作日常管理、中職資助經(jīng)費使用與管理、中職資助投訴查處檔案等五類。
�。ㄈ┲新殞W校檔案分為：中職資助政策及規(guī)章制度建設(shè)、學籍管理（學生學籍注冊、異動批復(fù)名冊復(fù)印件等應(yīng)納入學校檔案歸檔）、學生資助申請與評審、資助工作日常管理、資助資金管理、學生投訴處理檔案等六類。
第四條 中職學生資助檔案保存期為十年。
第二章 檔案管理機構(gòu)及職責
第五條 市學生資助管理中心是檔案工作的管理部門。各區(qū)縣資助中心是檔案管理工作的具體實施部門，負責按全市要求落實本單位及所屬中職學校學生資助檔案的管理工作。
第六條 市學生資助中心職責
�。ㄒ唬┤尕撠煂Ω鲄^(qū)縣、各中職學校學生資助檔案建設(shè)工作進行業(yè)務(wù)指導、監(jiān)督和檢查。
�。ǘ┒酱俑鲄^(qū)縣資助中心對本地資助檔案的接收、保管、統(tǒng)計和利用；負責到期資助檔案的鑒定銷毀指導工作。
第七條 區(qū)縣資助中心職責
�。ㄒ唬┌词薪涛�、市檔案局《重慶市中小學檔案管理辦法》（渝教辦〔2008〕88號）規(guī)定，確定本單位和中職學校資助檔案歸檔的范圍；
�。ǘ┴撠煴締挝毁Y助檔案的整理、歸檔和保管工作，并指導中職學校完成資助檔案的整理、歸檔；
�。ㄈ┲贫ū締挝毁Y助檔案借閱、保密和保管等規(guī)章制度；
（四）貫徹執(zhí)行市資助中心檔案管理指導意見。
（五）具體負責到期資助檔案的鑒定銷毀工作。
第八條 中職學校職責
�。ㄒ唬┌词薪涛�、市檔案局《重慶市中小學檔案管理辦法》（渝教辦〔2008〕88號）規(guī)定，負責按本單位學生資助和日常管理資料的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計和利用等檔案建設(shè)工作；
（二）貫徹落實區(qū)縣資助中心檔案管理指導意見。
第三章 歸檔范圍
第九條 市資助中心檔案歸檔范圍。主要包括全市資助經(jīng)費預(yù)算及監(jiān)管、區(qū)縣中職資助上報材料、信訪投訴查處等管理檔案。
�。ㄒ唬┵Y助經(jīng)費預(yù)算及監(jiān)管檔案主要是指在每學期（年度）下達各區(qū)縣資助中心的中職專項財政補助資金預(yù)算文件和資金使用監(jiān)管相關(guān)資料。
�。ǘ﹨^(qū)縣上報材料主要是指在中職學生資助日常管理工作中形成的有保存價值的.各種相關(guān)材料及統(tǒng)計報表等。
�。ㄈ┬旁L投訴查處檔案主要是指按《重慶市信訪條例》（2009年修正本）規(guī)定，查處信訪舉報或投訴中職學校資助工作違紀違規(guī)行為工作中形成并處理完畢的、具有保存價值，經(jīng)整理立卷保管的調(diào)查取證、處理結(jié)果等各種原始資料：
1.查處依據(jù)材料：檢舉、揭發(fā)、申訴材料，領(lǐng)導批示，會議決定；
2.調(diào)查報告和取證、證明材料；
3.有關(guān)查處的決定材料：會議記錄、會議紀要、決定事項通知等。
4.處理結(jié)果正式文件。
第十條 區(qū)縣資助中心檔案歸檔范圍。區(qū)縣資助中心負責保存資助檔案主要是指在落實國家和市中職學生資助政策、規(guī)章制度建設(shè)、日常工作管理與督查、信訪查處過程中形成的有價值的各種載體、介質(zhì)（紙質(zhì)、電子文檔）等不同形式的歷史記錄等：
�。ㄒ唬┍緟^(qū)縣落實中央和市中職學生資助政策實施方案、資助經(jīng)費使用與管理、監(jiān)督檢查等相關(guān)規(guī)章制度；
�。ǘ┤罩浦新殞W歷教育學生學籍注冊、異動（包括轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、留級、休學、退學、注銷、復(fù)學、死亡的學生等情況）名冊（僅限于學校上報的學籍注冊、異動批復(fù)名冊復(fù)印件）；
（三）學校受助學生初審名冊，校內(nèi)公示結(jié)果及投訴處理情況；區(qū)縣教育、人社、財政及有關(guān)部門審核受助學生名冊；
（四）中職資助專項資金預(yù)算文件、資助資金撥付（含區(qū)縣集中支付學生國家助學金名冊）銀行憑證，學校資助資金結(jié)余上交區(qū)縣財政的銀行憑證，資助經(jīng)費管理、撥付及使用等相關(guān)資料；
�。ㄎ澹┒ㄆ诨虿欢ㄆ跈z查中職學校落實中央和市、區(qū)縣資助政策情況的相關(guān)資料；
（六）信訪、舉報、投訴中職學校資助工作違紀違規(guī)案件調(diào)查取證、處理結(jié)果等相關(guān)資料；
第十一條 中職學校檔案歸檔范圍。中職學校負責保存資助檔案主要是指在落實國家、市和區(qū)縣中職學生資助政策、規(guī)章制度建設(shè)情況，受助學生資格審查資料，資助資金使用管理、信訪事件核實等過程中形成的有價值的各種載體、介質(zhì)等不同形式的歷史記錄等：
�。ㄒ唬⿲W校落實中央、市和區(qū)縣中職學生資助政策實施方案、資助經(jīng)費使用與管理、監(jiān)督檢查等相關(guān)規(guī)章制度；
（二）享受中職資助學生的學籍異動名冊；
�。ㄈ┤罩浦新殞W歷教育一、二年級學生分專業(yè)、班級名冊及學生學習（實習、實訓）考勤統(tǒng)計表；
�。ㄋ模┙處熓谡n學科（一、二年級）學生成績考核（查）登記表，實習（實訓）考核名冊、期末考試名冊等學生學習成績考核記錄表（按學校教學檔案管理歸檔）；
�。ㄎ澹﹪抑鷮W金、學費和住宿費減免申請、評審材料，公示結(jié)果及投訴處理記錄；
（六）申請中職資助財政專項資金各種表格；
�。ㄆ撸┲新殞W生銀行卡發(fā)放登記表，學期國家助學金申報及發(fā)放人數(shù)統(tǒng)計表，資助資金收支（含學校支付國家助學金學生名冊）銀行憑證，家庭經(jīng)濟困難學生減免學費、住宿費簽字確認表，學校資助資金結(jié)余上交區(qū)縣財政的銀行憑證，資助經(jīng)費管理、撥付及使用賬簿等原始記錄及相關(guān)資料；
�。ò耍⿲W生、群眾投訴問題處理記錄。
第四章 檔案整理與歸檔
第十二條 檔案整理
�。ㄒ唬┭b盒與文件編排順序
檔案盒外表面規(guī)格為310mm×220mm（文書檔案盒，內(nèi)裝A4紙），厚度任選。
每類檔案分類裝盒。裝盒時，每份材料視作一份文件：數(shù)據(jù)統(tǒng)計類表格按年度匯總表及附表、季度（月）匯總表及附表、其它材料順序存放；文件或其它材料以中央、市、區(qū)縣和學校分級次按時間順序存放。
（二）卷內(nèi)文件目錄按檔案盒內(nèi)的文件名稱順序編制頁碼清單。
�。ㄈw檔號編制
檔案號編制規(guī)則示例為（簡稱：檔號）：
500—區(qū)縣代碼—中職學校編號—檔案類別—順序號
其中：500—重慶地區(qū)代碼；
區(qū)縣代碼—（見附件一）；
中職學校編號—由各區(qū)縣按學校數(shù)用阿拉伯數(shù)字1、2、3……順序編排；
檔案類別號—按第八條檔案分類規(guī)定用阿拉伯數(shù)字1、2、3……順序編排；
順序號—同類檔案（按學校及招生年度、專業(yè)、班級歸類）以阿拉伯數(shù)字1、2、3……順序編排。
此外，市、區(qū)縣資助中心檔案編號應(yīng)刪除編碼規(guī)則中的 “區(qū)縣代碼”、“中職學校代碼”項。
�。ㄋ模w檔時間
各級資助檔案按年度進行整理和歸檔，應(yīng)在每年4月前完成上一年度的檔案整理與歸檔工作。
第十三條 檔案保管
�。ㄒ唬┦屑壻Y助檔案應(yīng)按市教委機關(guān)檔案管理有關(guān)要求，妥善保管。
�。ǘ﹨^(qū)縣資助檔案應(yīng)按各區(qū)縣教委機關(guān)檔案管理有關(guān)要求，妥善保管。
�。ㄈ⿲W校資助檔案應(yīng)按市教委、市檔案局《重慶市中小學檔案管理辦法》（渝教辦〔2008〕88號）規(guī)定，及時移送學校檔案室，妥善保管。
第五章 附則
第十四條 本細則由重慶市教育委員會和重慶市人力資源和社會保障局負責解釋。
第十五條 本細則自發(fā)布之日起實行。
資助檔案管理制度 16
第一條為規(guī)范我校學生資助工作的檔案管理，特制定本辦法。
第二條本辦法所稱學生資助檔案是指學生資助工作開展過程中，直接形成的具有保存和利用價值的各種文件材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的'歷史記錄。
第三條歸檔的文件材料必須按年度歸檔（特殊情況除外），各院（系）、校學生資助管理中心在工作活動中形成的各種有保存價值的文件材料，都要按照本辦法的規(guī)定，分別歸檔。
第四條各院（系）、校學生資助管理中心應(yīng)嚴格按照本辦法的規(guī)定和程序收集、整理、歸檔、保存學生資助業(yè)務(wù)材料，確定歸檔材料的完整、安全，不得偽造、篡改。學生資助檔案應(yīng)使用專用鐵皮柜保管。經(jīng)辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)、完整，公文上的各種附件一律不準抽存。結(jié)案后及時歸檔。工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向交接人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。
第五條學校學生資助工作檔案管理工作由學生資助管理中心具體實施。各院、系安排專人負責本院、系學生資助工作檔案管理工作。
第六條學校學生資助管理中心職責：全面負責全校學生資助工作檔案的建檔、保存及查閱工作；幫助、指導和檢查院、系開展檔案管理工作。
第七條各院、系職責：按照本辦法開展學生資助工作的檔案建設(shè)工作及檔案的日常管理工作。
第八條學校學生資助管理中心歸檔材料：
�。ㄒ唬┘彝ソ�(jīng)濟困難學生認定相關(guān)材料；
�。ǘ┥吹刭J款相關(guān)材料；
（三）國家獎學金、國家勵志獎學金、國家助學金相關(guān)材料；
�。ㄋ模┙n立卡相關(guān)材料；
�。ㄎ澹┓蹖W生學費資助相關(guān)材料；
（六）綠色通道相關(guān)材料；；
�。ㄆ撸⿲W校優(yōu)秀學生獎學金相關(guān)材料；
�。ò耍⿲W費減免相關(guān)材料；
�。ň牛┡R時困難補助相關(guān)材料；
（十）勤工助學相關(guān)材料
�。ㄊ唬┰洪L助學金相關(guān)材料；
�。ㄊ┵Y助育人成果相關(guān)材料；
�。ㄊ⿲W院資助工作各種工作計劃與總結(jié)、管理制度、重要發(fā)文等相關(guān)材料；
（十四）其他資助工作需保存材料。
第九條院、系歸檔材料：
�。ㄒ唬┘彝ソ�(jīng)濟困難學生認定評審等相關(guān)材料；
（二）生源地貸款相關(guān)材料；
（三）國家獎學金、國家勵志獎學金、國家助學金相關(guān)材料及評審材料；
�。ㄋ模┙n立卡相關(guān)材料；
�。ㄎ澹⿲W校優(yōu)秀學生獎學金評審相關(guān)材料；
�。┵Y助育人活動開展相關(guān)材料；
（七）資助工作計劃與總結(jié)；
�。ò耍┢渌Y助工作需保存材料。
第十條我校學生資助工作檔案采取兩級管理模式。檔案外借必須履行登記手續(xù)，借出檔案須在規(guī)定時間內(nèi)歸還。
第十一條歸檔時間要求：按學年進行整理歸檔，在每年8月前完成上學年的歸檔工作，平時應(yīng)在各項工作完成后兩周內(nèi)完成歸檔工作。
第十二條本辦法由學生處負責解釋。
第十三條本辦法自20xx年秋季學期實施。
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