存貨內(nèi)部管理制度設(shè)計(jì)

一、 泰興啤酒有限公司存貨現(xiàn)狀

(一) 泰興啤酒有限公司基本情況

泰興啤酒廠坐落于長(zhǎng)江北岸的江蘇名鎮(zhèn)——刁鋪，該廠前身是一家小型糧酒工廠，建于1956 年。1975 轉(zhuǎn)產(chǎn)啤酒，經(jīng)過 20 多年的艱苦創(chuàng)業(yè)，泰啤人用勤勞和智慧的雙手造就了一座現(xiàn)代化國(guó)有中型企業(yè)。目前，全廠職工總數(shù)近 800 人，占地面積約 76000 平方米，固定資產(chǎn) 7000 萬(wàn)元，已成為國(guó)內(nèi)貿(mào)易部系統(tǒng)、江蘇省啤酒生產(chǎn)的骨干企業(yè)(省同行僅此一家)，是國(guó)內(nèi)貿(mào)易部系統(tǒng)的優(yōu)秀企業(yè)，所生產(chǎn)的“環(huán)溪”“三泰”兩大啤酒系列在評(píng)比中屢獲殊榮，連續(xù)奪得5屆省部?jī)?yōu)稱號(hào)，被評(píng)為“中國(guó)公眾名牌產(chǎn)品”“中國(guó)最佳明星啤酒”等。該廠設(shè)備能力排在、全省第八位，而產(chǎn)、銷、利在江蘇 40 多個(gè)啤酒生產(chǎn)企業(yè)中位居上游。

(二)存貨現(xiàn)狀

由于企業(yè)人員較少，管理部門相互兼職較多，供產(chǎn)銷關(guān)鍵環(huán)節(jié)缺乏市場(chǎng)的預(yù)測(cè)和有效的監(jiān)控，往往都是一人說(shuō)了算，負(fù)責(zé)完成采購(gòu)銷售、付款收款和辦理出入庫(kù)手續(xù)等全過程。公司組織對(duì)所屬幾家企業(yè)進(jìn)行資產(chǎn)清查盤點(diǎn)工作，尤其在存貨管理上暴露出許多問題，實(shí)際資產(chǎn)盤虧近 50%，存貨丟失損耗嚴(yán)重，賬實(shí)不符，采購(gòu)無(wú)控制、銷售無(wú)監(jiān)督，反映出存貨占流動(dòng)資產(chǎn)比率過高，存貨周轉(zhuǎn)速度緩慢，給企業(yè)造成的損失是不可估量的。由此可見存貨管理對(duì)企業(yè)的 生存與發(fā)展有著極其重要的影響。存貨儲(chǔ)量不合理，資金占用過大。根據(jù)分析提供的資料，泰興啤酒的存貨資金平均占用為流動(dòng)資產(chǎn)總額的 40%—50%。本企業(yè)從最初忽略存貨的管理，不在乎庫(kù)存占用資金的多少，發(fā)展到企業(yè)存貨積壓，流動(dòng)資金嚴(yán)重緊缺，無(wú)形中積壓了大量資金，造成資金周轉(zhuǎn)速度明顯減緩，在一定程度上影響了正常的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，控制存貨成本困難。存貨管理不規(guī)范，造成賬實(shí)不符。泰興啤酒有時(shí)只顧眼前利益，而忽略了企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，賬務(wù)處理不規(guī)范，實(shí)現(xiàn)銷售不做銷售收入，不按實(shí)際結(jié)轉(zhuǎn)庫(kù)存產(chǎn)成品，對(duì)收回貨款不列賬，形成資金體外循環(huán)，造成存貨賬面數(shù)大于實(shí)際庫(kù)存數(shù)，賬實(shí)不符;與部分相關(guān)聯(lián)企業(yè)之間的貨物轉(zhuǎn)移，雙方不簽訂代銷合同，代銷或賒銷商品不如實(shí)計(jì)入庫(kù)存，形成實(shí)物數(shù)大于賬面數(shù)。

二、泰興啤酒存貨存在的問題分析

(一)存貨的收入、發(fā)出、結(jié)存缺乏真實(shí)記錄 存貨的收入、發(fā)出，存貨管理中記錄材料領(lǐng)用、歸集結(jié)轉(zhuǎn)生產(chǎn)成本及費(fèi)用的人為因素較多，尤其在工程項(xiàng)目核算上更顯現(xiàn)其弊端。 泰興啤酒江蘇的2個(gè)分公司同時(shí)開工，月末核算記錄顯示的是其中的材料消耗極少甚至為零，而另一個(gè)的材料消耗多出一大塊;原輔材料已經(jīng)領(lǐng)用消耗，而實(shí)際上并未相應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)成本;原輔材料并未領(lǐng)用消耗，而實(shí)際上已經(jīng)結(jié)轉(zhuǎn)了成本;購(gòu)入的材料已經(jīng)領(lǐng)用消耗，購(gòu)貨發(fā)票未到，期末又沒有按規(guī)定暫估入庫(kù)，造成資產(chǎn)負(fù)債表期末存貨記錄減少甚至出現(xiàn)紅字余額。

(二)存貨管理制度不夠完善 本企業(yè)存貨管理制度存在以下兩方面問題：1、未制定存貨管理制度，或制定了這方面的規(guī)定，但沒有按規(guī)定執(zhí)行。2、內(nèi)部控制薄弱，特別是關(guān)鍵控制點(diǎn)未能發(fā)揮作用。存貨的內(nèi)部控制是企業(yè)內(nèi)控的重要環(huán)節(jié)，但在材料采購(gòu)、產(chǎn)品銷售環(huán)節(jié)卻往往由同一人完成，增加了營(yíng)私舞弊的可能性。一旦出現(xiàn)紕漏，即實(shí)行罰款、降職、撤職，未能從根本上解決問題。

(三)存貨的核算計(jì)量方面不夠準(zhǔn)確 材料領(lǐng)用記錄生產(chǎn)成本及費(fèi)用的歸集、結(jié)轉(zhuǎn)的記錄人為因素較多， 尤其在工程項(xiàng)目核算上更顯現(xiàn)其弊端。泰興啤酒在計(jì)算月度產(chǎn)量時(shí)， 一直采用以實(shí)際盤點(diǎn)數(shù)據(jù)倒推出產(chǎn)量，計(jì)算公式： 本期生產(chǎn)=上期結(jié)存+本期發(fā)貨-期末結(jié)存，即實(shí)地盤存法，但月末盤存的目的是發(fā)現(xiàn)內(nèi)部管理的薄弱環(huán)節(jié)。而實(shí)地盤存法將日常存貨盤存過程中，因盤點(diǎn)誤差、管理不善造成的損失，計(jì)入產(chǎn)品產(chǎn)量，掩蓋管理漏洞或盤點(diǎn)錯(cuò)誤。

(四)非正常存貨儲(chǔ)備擠占了正常的存貨儲(chǔ)備量 為控制流動(dòng)資金占用額，盡量降低存

貨占用量，減少進(jìn)貨量，從而影響了正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)所需要的合理存貨儲(chǔ)備量。另一方面有些企業(yè)因?yàn)閹?kù)存量大，導(dǎo)致流動(dòng)資金占用額高，給企業(yè)的流動(dòng)資金周轉(zhuǎn)帶來(lái)了困難。

(五)存貨管理實(shí)現(xiàn)電算化管理的程度不高 泰興啤酒實(shí)現(xiàn)電算化管理程度不高。存貨種類繁多，核算的工作量大，影響工作人員的工作效率：影響存貨核算的及時(shí)性和準(zhǔn)確性，造成賬面數(shù)據(jù)與實(shí)際庫(kù)存數(shù)量不符，產(chǎn)生大量潛在損失;對(duì)賬不及時(shí)，不容易及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，不利于加強(qiáng)存貨管理;人員不足或未具備一定的素質(zhì)，也不同程度地影響存貨核算的質(zhì)量。

三、加強(qiáng)企業(yè)存貨管理的對(duì)策

(一)落實(shí)內(nèi)部控制制度，嚴(yán)格存貨流程管理，落實(shí)內(nèi)部控制制度 內(nèi)部控制制度是企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的有效管理手段，是企業(yè)內(nèi)部各種管理制度、辦法的集合體，其目的是對(duì)企業(yè)資源進(jìn)行合理利用，規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，減少浪費(fèi)，達(dá)到企業(yè)利益最大化。

(二) 細(xì)化計(jì)劃管理，實(shí)行計(jì)劃采購(gòu) 每月20日前根據(jù)下月的生產(chǎn)檢修計(jì)劃，由生產(chǎn)車間或工段崗位提報(bào)下月的使用計(jì)劃，匯總后統(tǒng)一報(bào)生產(chǎn)部設(shè)備檢修主管，設(shè)備檢修主管匯總審核后，交倉(cāng)庫(kù)部門核實(shí)庫(kù)存情況，由倉(cāng)庫(kù)提報(bào)月度采購(gòu)量，返回生產(chǎn)部，由計(jì)劃主管匯總審批后，下發(fā)計(jì)劃，采購(gòu)部按計(jì)劃采購(gòu)，倉(cāng)庫(kù)按計(jì)劃收貨。這樣可以有效避免物資超儲(chǔ)積壓，造成不必要浪費(fèi)。加大檢查和考核力度，

(三)加大檢查和考核力度，避免管理零死角 企業(yè)應(yīng)制定崗位責(zé)任制，明確崗位職責(zé)，使內(nèi)部控制和崗位職責(zé)融為一體，明確存貨管崗位流程內(nèi)容，有效記錄清晰明了，按內(nèi)控要求及時(shí)組織盤點(diǎn)，實(shí)施有效的監(jiān)督檢查，并將監(jiān)督檢查結(jié)果同內(nèi)部考核相結(jié)合，形成獎(jiǎng)罰分明的內(nèi)部管理制度。

(四) 加強(qiáng)員工培訓(xùn)，去除陋習(xí)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì) 加強(qiáng)職工崗位培訓(xùn)，豐富業(yè)務(wù)內(nèi)容，讓職工活學(xué)活用，讓職工理解掌握數(shù)據(jù)的由來(lái)，系統(tǒng)之間的關(guān)系，盤點(diǎn)的目的，同時(shí)除舊革新，破除不合規(guī)、不符合企業(yè)發(fā)展的陳規(guī)陋習(xí)，提高職工綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)。

(五)加強(qiáng)存貨管理的信息化建設(shè)，完善存貨管理信息系統(tǒng) 充分利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代管理工具加強(qiáng)對(duì)存貨管理，實(shí)現(xiàn)存貨管理動(dòng)態(tài)化，適時(shí)跟蹤、掌控存貨的購(gòu)入、庫(kù)存、領(lǐng)用和出產(chǎn)等環(huán)節(jié)，做到全過程監(jiān)控，全過程管理，從而建立存貨資產(chǎn)管 理系統(tǒng)檔案，挖掘存貨管理的內(nèi)在潛力。 如建立物流管理系統(tǒng)，同財(cái)務(wù)系統(tǒng)、生產(chǎn)數(shù)字化系統(tǒng)鏈接起來(lái)，做到不重疊、不交錯(cuò)。

四、泰興啤酒有限公司存貨管理財(cái)務(wù)制度設(shè)計(jì)

(一)、總則

1.為加強(qiáng)公司存貨管理，規(guī)范存貨的采購(gòu)、銷售與核算等，特根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司經(jīng)營(yíng)需要，制訂本制度。

2.本制度是公司經(jīng)營(yíng)管理制度的重要組成部分，適用于公司各個(gè)部門。

(二)、存貨管理的范圍 存貨管理的范圍包括庫(kù)存商品、原材料、包裝物、低值易耗品、產(chǎn)成品的出入 庫(kù)及庫(kù)存的管理。

(三)、入庫(kù)管理

1.外購(gòu)時(shí)，首先由采購(gòu)部門提出采購(gòu)計(jì)劃，由分管領(lǐng)導(dǎo)審核，交財(cái)務(wù)部門納入 收支計(jì)劃，再由供應(yīng)部門負(fù)責(zé)實(shí)施采購(gòu)。

2.購(gòu)回時(shí)， 由物資質(zhì)檢部門按質(zhì)按量組織驗(yàn)收， 按實(shí)際質(zhì)量認(rèn)真填寫“入庫(kù)單” ， 對(duì)“入庫(kù)單”的外購(gòu)地、入庫(kù)時(shí)間、物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額、交貨人、承包人和驗(yàn)收人等應(yīng)逐一填寫，不得漏項(xiàng)。

3.產(chǎn)成品入庫(kù)必須有質(zhì)檢部門驗(yàn)收的“合格證”，倉(cāng)庫(kù)管理員要觀察包裝完好程度，清點(diǎn)實(shí)物數(shù)量、重量后，按規(guī)格、品種填寫成品“入庫(kù)單”，并由質(zhì)檢員、保管員和當(dāng)班負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。

4.驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)物資毀損短缺，應(yīng)填制“毀損短缺貨物處理單”，由采購(gòu)人負(fù)責(zé)處理，對(duì)

于因此出現(xiàn)的更換費(fèi)用或造成的損失由采購(gòu)人員承擔(dān)。驗(yàn)收時(shí)若發(fā)現(xiàn)物資有溢余時(shí)應(yīng)填制“溢余貨物單”，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)處理后驗(yàn)收入庫(kù)。外購(gòu)物資應(yīng)按實(shí)收數(shù)量驗(yàn)收入庫(kù)，并記錄實(shí)物賬。

5.采購(gòu)人員憑原始發(fā)票及驗(yàn)收單(須有經(jīng)辦人、驗(yàn)收入及領(lǐng)導(dǎo)簽字)到財(cái)務(wù)部門辦理結(jié)算手續(xù)。

(四)、出庫(kù)管理 物資發(fā)出前,必須由銷售部門填制“出庫(kù)單”，并辦理部門領(lǐng)導(dǎo)及公司領(lǐng)導(dǎo)簽字 手續(xù)。倉(cāng)庫(kù)管理員憑“出庫(kù)單”據(jù)實(shí)發(fā)貨。凡未辦理“出庫(kù)單”手續(xù)的，一律不得發(fā)貨，禁止以白條抵庫(kù)。

(五)、庫(kù)存管理

1.倉(cāng)庫(kù)管理員必須將倉(cāng)庫(kù)物資嚴(yán)格按規(guī)定存放,每種物資就掛卡片或貼標(biāo)簽。物資要堆放整齊，標(biāo)簽清楚，存放安全，倉(cāng)庫(kù)管理員應(yīng)對(duì)存貨的安全和完整負(fù)責(zé)。設(shè)置各種存貨保管明細(xì)賬，并根據(jù)出入庫(kù)單進(jìn)行賬簿登記，經(jīng)常與財(cái)務(wù)核對(duì)賬目、實(shí)地盤點(diǎn)，保證賬賬相符，賬實(shí)相符。

2.對(duì)用量或金額較大，領(lǐng)用次數(shù)頻繁的物資應(yīng)每月盤點(diǎn)一次，對(duì)于所有存貨物資至少要一年徹底清查一次。

3.盤點(diǎn)時(shí)，由供應(yīng)、倉(cāng)庫(kù)、質(zhì)檢、財(cái)務(wù)等部門組成財(cái)產(chǎn)清查小組，對(duì)存貨進(jìn)行實(shí)地盤點(diǎn)，查找盈虧、積壓等原因，編制盤存表，提出處理意見，參與清查的人員應(yīng)在盤存表上簽字，以示負(fù)責(zé)。

4.倉(cāng)庫(kù)管理員在月底時(shí)，應(yīng)將當(dāng)月的存貨出入庫(kù)按部門分項(xiàng)目匯總，與銷售部門核對(duì)一致后，報(bào)給財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)。

5.倉(cāng)庫(kù)管理員應(yīng)嚴(yán)格禁止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入倉(cāng)庫(kù);因工作需要進(jìn)入倉(cāng)庫(kù)的,倉(cāng)庫(kù)管理員必須親自陪同。要經(jīng)常核對(duì)賬、物，發(fā)現(xiàn)異常情況要及時(shí)上報(bào)處理.

(六)、附則

1.本制度由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)解釋。

2.本制度自頒布之日起施行。

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