- 相關(guān)推薦
10種最實(shí)用的、簡(jiǎn)單的工作方法
你是不是從早忙到晚，感覺(jué)自己一直被工作追著跑?但你的忙亂也許不是因?yàn)楣ぷ魈�，而是因�(yàn)闆](méi)有重點(diǎn)，目標(biāo)不清楚，所以才讓工作變得越來(lái)越復(fù)雜，時(shí)間越來(lái)越不夠用。一天只有1440分鐘，在信息龐雜、速度加快的職場(chǎng)環(huán)境里，我們必須在越來(lái)越少的時(shí)間內(nèi)，完成越來(lái)越多的事情。下面讓我們來(lái)看看如何讓工作變得高效而簡(jiǎn)單的方法吧！
10種最實(shí)用的、簡(jiǎn)單的工作方法
在如今越來(lái)越復(fù)雜與緊湊的工作步調(diào)中，"保持簡(jiǎn)單"是最好的應(yīng)對(duì)原則。"簡(jiǎn)單"來(lái)自清楚的目標(biāo)與方向，你知道自己該做哪些事，不該做哪些事。這正是職業(yè)生涯顧問(wèn)專家比爾·約翰遜給所有從業(yè)者的建議。
約翰遜根據(jù)多年的調(diào)查研究，發(fā)現(xiàn)現(xiàn)代人工作變得復(fù)雜而沒(méi)有效率的最重要原因就是"缺乏焦點(diǎn)"。因?yàn)椴磺宄繕?biāo)，總是浪費(fèi)時(shí)間重復(fù)做同樣的事情或是不必要的事情；遺漏了關(guān)鍵的信息，卻在不重要的信息上浪費(fèi)了太多的時(shí)間；抓不到重點(diǎn)，必須反復(fù)溝通同樣的一件事情。
以下就是約翰遜新書(shū)中整理出的10種最實(shí)用的、簡(jiǎn)單的工作方法。
一、搞清楚工作的目標(biāo)與要求，可避免重復(fù)作業(yè)，減少錯(cuò)誤的機(jī)會(huì)
你必須理清的問(wèn)題包括：我現(xiàn)在的工作必須做出哪些改變?可否建議我，要從哪個(gè)地方開(kāi)始?我應(yīng)該注意哪些事情，避免影響目標(biāo)的達(dá)成?有哪些可用的工具與資源?
二、懂得拒絕別人，不讓額外的要求擾亂自己的工作進(jìn)度
對(duì)于許多人來(lái)說(shuō)，拒絕別人的要求似乎是一件難上加難的事情。拒絕的技巧是非常重要的職場(chǎng)溝通能力。
在決定你該不該答應(yīng)對(duì)方的要求時(shí)，應(yīng)該先問(wèn)問(wèn)自己："我想要做什么?或是不想要做什么?什么對(duì)我才是最好的?"你必須考慮，如果答應(yīng)了對(duì)方的要求是否會(huì)影響既有的工作進(jìn)度，而且會(huì)因?yàn)槟愕耐涎佣绊懙狡渌?而如果你答應(yīng)了，是否真的可以達(dá)到對(duì)方要求的目標(biāo)?
三、主動(dòng)提醒老板排定優(yōu)先級(jí)，可大幅減輕工作負(fù)擔(dān)
"手邊的工作都已經(jīng)做不完了，又丟給我一堆工作，實(shí)在是沒(méi)道理。"但是有沒(méi)有可能問(wèn)題是出在你自己身上?你有沒(méi)有適當(dāng)?shù)胤从痴鎸?shí)情況?如果你不說(shuō)出來(lái)，老板就會(huì)以為你有時(shí)間做這么多的事情。況且，他可能早就不記得之前已經(jīng)交待給你太多的工作。老板其實(shí)是需要被提醒的。
你當(dāng)然不可能同時(shí)完成這么多的工作，為什么不主動(dòng)地幫助老板排定工作的優(yōu)先級(jí)?你不是不做，但是凡事有先有后。提醒一點(diǎn)，討論的過(guò)程中必須時(shí)時(shí)站在主管的立場(chǎng)思考，體諒他所面臨的壓力。你該做的是協(xié)助主管解決問(wèn)題，而不是把問(wèn)題推給主管。當(dāng)然，更不應(yīng)該自己承受問(wèn)題。
四、報(bào)告時(shí)要有自己的觀點(diǎn)，只需少量的信息即可讓老板感到滿意
多數(shù)人在向主管或是老板報(bào)告時(shí)，總是擔(dān)心信息不夠多，"萬(wàn)一老板問(wèn)起來(lái)，答不出來(lái)，該怎么辦?"根據(jù)商業(yè)心理顧問(wèn)公司的心理學(xué)家約翰·維佛所進(jìn)行的研究，有10%到15%的人在面對(duì)老板時(shí)會(huì)有恐懼的心理，而且如果向老板報(bào)告時(shí)手中的數(shù)據(jù)不夠多，感到恐懼的人數(shù)比例又會(huì)更多。
其實(shí)，這種擔(dān)憂是多余的。太多的信息會(huì)變得沒(méi)有重點(diǎn)，如果又缺乏解釋，對(duì)于老板一點(diǎn)幫助也沒(méi)有。"內(nèi)容精簡(jiǎn)，切中要點(diǎn)，最重要的是能夠幫助我快速地做決策。"這是約翰遜詢問(wèn)多位資深主管對(duì)于簡(jiǎn)報(bào)內(nèi)容的要求時(shí)，所得出的普遍性結(jié)論。
你要做的是利用重要的信息或是數(shù)據(jù)提出解釋，一定要有自己的觀點(diǎn)，而不是模棱兩可的描述。向老板報(bào)告時(shí)，要能精準(zhǔn)地掌控時(shí)間。
五、簡(jiǎn)報(bào)時(shí)增加互動(dòng)的機(jī)會(huì)，可縮短簡(jiǎn)報(bào)的內(nèi)容與報(bào)告的時(shí)間
真正成功的簡(jiǎn)報(bào)在于清楚而正確地傳達(dá)信息，創(chuàng)造溝通與對(duì)話的機(jī)會(huì)，進(jìn)而讓對(duì)方因?yàn)槟愕暮?jiǎn)報(bào)內(nèi)容而改變思維、決策或是行動(dòng)。因此，重點(diǎn)不在于簡(jiǎn)報(bào)，而是溝通的質(zhì)量。你不只是"報(bào)告"，而是要引發(fā)雙向的對(duì)話，試圖影響對(duì)方。
在做任何的簡(jiǎn)報(bào)之前，你必須思考以下三點(diǎn)原則：希望聽(tīng)眾聽(tīng)完簡(jiǎn)報(bào)之后記得哪些重點(diǎn)?聽(tīng)眾會(huì)有什么樣的感受?你希望他們聽(tīng)完簡(jiǎn)報(bào)之后有什么樣的決定?
接下來(lái)就是實(shí)際的制作問(wèn)題了。最好的開(kāi)始方式，就是把聽(tīng)眾想知道的重點(diǎn)轉(zhuǎn)換為問(wèn)題，這樣不僅可以立即吸引聽(tīng)眾的注意力，更可以大幅度地減輕你的工作負(fù)擔(dān)。簡(jiǎn)報(bào)的過(guò)程不應(yīng)只有你一個(gè)人在說(shuō)話，提出問(wèn)題，可以讓你和觀眾有互動(dòng)的機(jī)會(huì)。這樣一來(lái)，50分鐘的議程你只需要準(zhǔn)備30分鐘的簡(jiǎn)報(bào)內(nèi)容，其余的時(shí)間應(yīng)該是與聽(tīng)眾互動(dòng)。
六、有效過(guò)濾郵件，讓自己的注意力集中在最重要的信息上
正確的過(guò)濾流程，第一步是先看信件主旨和寄件人，如果沒(méi)有讓你覺(jué)得今天非看不可的理由，就可以直接刪除。這樣至少可以刪除50%的郵件。第二步開(kāi)始迅速瀏覽其余的每一封信件的內(nèi)容，除非信件內(nèi)容是有關(guān)近期內(nèi)(例如兩星期內(nèi))你必須完成的工作，否則就可以直接刪除。這樣你又可以再刪除25%的信件。
七、郵件內(nèi)容盡量精簡(jiǎn)，節(jié)省寫信的時(shí)間并增加對(duì)方響應(yīng)的機(jī)會(huì)
"最容易閱讀、理解與回復(fù)的信件，最吸引我的注意。"這是約翰遜在實(shí)施"追求簡(jiǎn)單"的研究計(jì)劃時(shí)，一位資深主管對(duì)于電子郵件使用習(xí)慣的回答。
你必須利用最小的空間、最少的文字，傳遞最多、最重要的信息，而且必須更容易閱讀，節(jié)省對(duì)方的時(shí)間。該怎么做呢?你必須：1、把每一封電子郵件的內(nèi)容限制在大約在8到12句的范圍內(nèi)。2、超過(guò)20個(gè)字就應(yīng)換行。3、如果超過(guò)3行必須空行。
八、當(dāng)沒(méi)有溝通的可能時(shí)，不要浪費(fèi)時(shí)間想要改變
不論你提出什么樣的想法或意見(jiàn)，每一次都是吃了閉門羹。如果真的遇到這樣的主管，完全沒(méi)有溝通的可能時(shí)，這時(shí)候你就不必再浪費(fèi)時(shí)間或精神做無(wú)謂的溝通或是嘗試改變。這時(shí)你必須做出選擇：你是否能夠接受這樣的工作環(huán)境，凡事只依照主管的意見(jiàn)做事，還是你比較喜歡有自己發(fā)揮的空間。這是選擇的問(wèn)題，無(wú)關(guān)乎好與壞。
九、只要取得信任，不需要反復(fù)的溝通，同樣可爭(zhēng)取到你要的資源
老板對(duì)你的信任來(lái)自你解決問(wèn)題的能力。所以你必須從不同的角度去思考：什么是讓你的老板感到最頭痛的問(wèn)題?是無(wú)法依照原定計(jì)劃完成，還是無(wú)法掌控情況，對(duì)于未來(lái)感到不確定?是希望員工能夠做得更多，以降低成本?當(dāng)你在爭(zhēng)取預(yù)算時(shí)，必須先想清楚老板可能擔(dān)心的問(wèn)題，作為你說(shuō)服老板的理由，這是最有效的。
而且，不要只強(qiáng)調(diào)你的單位或是部門的需求，你爭(zhēng)取預(yù)算的目的是為了幫助老板解決問(wèn)題，達(dá)成目標(biāo)。所以，你的重點(diǎn)在于老板所擔(dān)心的問(wèn)題，而不是預(yù)算數(shù)字。
當(dāng)你第一次提出要求時(shí)，最重要的是讓老板了解你的提案，會(huì)議時(shí)間越短越好，最好不要超過(guò)15分鐘的時(shí)間。千萬(wàn)不要在第一次提案的時(shí)候就直接要求需要多少預(yù)算，這樣通常不會(huì)有太高的成功率。你的目標(biāo)應(yīng)該是有第二次討論的機(jī)會(huì)。如果老板愿意再次討論預(yù)算的問(wèn)題，通常成功機(jī)會(huì)可高達(dá)八成以上。
十、專注工作本身，而不是業(yè)績(jī)?cè)u(píng)量的名目，才能真正有好的表現(xiàn)
你要做的只有以下兩件事情：
1、至少每個(gè)月詢問(wèn)你的主管："我做得如何?"盡量提出具體的問(wèn)題，例如："老板對(duì)于我所排定的進(jìn)度是否有什么意見(jiàn)?""我想會(huì)議流程非常順暢，你認(rèn)為還有地方要改進(jìn)的嗎?"
你應(yīng)該隨時(shí)和主管溝通自己的工作表現(xiàn)，而不是只有在每年一次的業(yè)績(jī)?cè)u(píng)量，這樣你可以事先知道自己的缺點(diǎn)在哪，及時(shí)做出改正，同時(shí)也可以了解主管的期望。
2、至少每個(gè)月詢問(wèn)："原先的工作安排有沒(méi)有必要調(diào)整?"也許你的目標(biāo)是在年初，甚至是前一年年底所定下的，然而外在的環(huán)境有所改變，先前所設(shè)定的目標(biāo)勢(shì)必做出調(diào)整，所以應(yīng)該隨時(shí)確認(rèn)最優(yōu)先的目標(biāo)是哪些。
編后語(yǔ)：技術(shù)并不是最重要的。一項(xiàng)工作是否出色，關(guān)鍵在于是否在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成了規(guī)定的任務(wù)，而且與大家期待的結(jié)果相符合，甚至更杰出。以上十點(diǎn)讓工作變得高效而簡(jiǎn)單的方法是不是讓你受益匪淺呢?那么趕緊的運(yùn)用到你的工作當(dāng)中吧！
4個(gè)卓越的職場(chǎng)工作方法
工作方法1：先做事，再查電子郵件
《千萬(wàn)不要在早上查看Email》一書(shū)的作者茱莉摩根斯坦在書(shū)中建議所有的職場(chǎng)人士，盡量不要在每天工作的頭一個(gè)小時(shí)查看電子郵件。早上的時(shí)間可以用來(lái)處理具體事務(wù)，哪怕是很小的一件，然后將這件事作為工作習(xí)慣一直保持下去。
在每天的一開(kāi)始就完成一些任務(wù)，會(huì)給接下來(lái)一天的工作打下良好的基調(diào)，而且無(wú)論當(dāng)你打開(kāi)客戶的郵件的時(shí)候要面對(duì)多少窩火的事情，也總算還是做完了點(diǎn)事，不是嗎？一旦你打開(kāi)了電子郵件，整個(gè)人就處于“救火隊(duì)員”的狀態(tài)，你的注意力完全被各種需求所占據(jù)，所以也很容易把應(yīng)該做的工作忘在腦后。所以，你的一天應(yīng)該從邁出正確的一步開(kāi)始，也就是先完成一項(xiàng)任務(wù)。
工作方法2：慎重選擇要做的最重要的事
每天你都有堆積如山的工作要處理，但很可能其中有一兩件是需要你最先做完的。即便你并不擅長(zhǎng)制作花哨精致的工作備忘錄，但也很大程度上會(huì)先確定一到兩件在當(dāng)前工作日必須最先處理的事情。所以你的任務(wù)來(lái)了。
今天是周五，馬上就要下班了，現(xiàn)在的你得慎重選擇周一早上要做的比較重要的事情。這件事應(yīng)該是這個(gè)樣子的：難度不大，容易完成，而且非常重要。把這件事記下來(lái)，然后放在你能隨時(shí)看到的地方——當(dāng)然，如果你愿意的話可以貼在電腦顯示器或是鍵盤上。這樣等度過(guò)了愉快的周末之后再回到辦公桌前，你馬上就知道自己要做的第一件事是什么了。
工作方法3：確定輕重緩急，把時(shí)間花在刀刃上
雖然你可能不喜歡這么做——尤其是在漫長(zhǎng)工作日剛剛開(kāi)始的時(shí)候，但是你的時(shí)間可是有限的。我們的工作時(shí)間有限，然而需要處理的事情卻是無(wú)限的。所以，你一定要確保自己做的都是最重要、最緊急的事兒。
一位網(wǎng)絡(luò)公司主管講述了她的親身經(jīng)歷：“最近我們不得不對(duì)公司網(wǎng)站做出一項(xiàng)決策。在過(guò)去的一年中，我們?cè)?jīng)為自己能夠回復(fù)每一位網(wǎng)友發(fā)來(lái)的信件而感到相當(dāng)?shù)尿湴�。隨著時(shí)間一點(diǎn)點(diǎn)過(guò)去，我們每天接到的郵件越來(lái)越多，從最初的幾封、幾十封，發(fā)展到現(xiàn)在的成百上千封。即便如此，我們還是盡量用最短、最貼切的語(yǔ)言回復(fù)網(wǎng)友，結(jié)果花在這上面的時(shí)間也越來(lái)越多。
大家已經(jīng)快經(jīng)受不住回復(fù)超多信件的壓力了。到后來(lái)，大家花在閱讀、回復(fù)郵件上的時(shí)間開(kāi)始超過(guò)正常發(fā)布文章的時(shí)間了，我們必須得改變一下這種狀況。在網(wǎng)站上，一篇文章可以讓許多讀者受益，而一封郵件只能讓接收人自己看到，我們工作人員的時(shí)間又只有那么多。所以，我們 最終決定減少郵件回復(fù)，只回復(fù)那些真正有需要、能夠使網(wǎng)站保持活力的來(lái)信。這是個(gè)非常艱難的妥協(xié)，但網(wǎng)站文章確實(shí)要比回復(fù)郵件重要的多。就是這么簡(jiǎn)單�！�
如果你總是很難按時(shí)下班，或是經(jīng)常發(fā)現(xiàn)自己在一天結(jié)束的時(shí)候非常抓狂——因?yàn)檫�有很重要的事情沒(méi)做完，那么現(xiàn)在就應(yīng)該變更工作任務(wù)的優(yōu)先順序，重新做出安排了。弄清楚哪些事情最重要，然后集中精力把它們處理完畢。
工作方法4：把約會(huì)安排在下班后
如果你每天下午五點(diǎn)半得去學(xué)校接孩子放學(xué)，或者男朋友正在保齡球館等你，又或者你和老公預(yù)定了浪漫晚餐，每當(dāng)這個(gè)時(shí)候，你的屁股一定會(huì)非常準(zhǔn)時(shí)地離開(kāi)辦公椅。所以，你可以跟朋友（或是自己一個(gè)人）約好六點(diǎn)鐘去健身房、看電影、吃晚飯，這樣白天就會(huì)比較專注在工作上，因?yàn)槟憧隙ú幌朐谶@么美好的下班后約會(huì)中遲到。
【10種最實(shí)用的、簡(jiǎn)單的工作方法】相關(guān)文章：
最簡(jiǎn)單實(shí)用的競(jìng)聘演講技巧09-29
最簡(jiǎn)單實(shí)用的辭職信10-30
最簡(jiǎn)單實(shí)用的個(gè)人簡(jiǎn)歷模板06-03
淺談工作方法作文09-12
秘書(shū)安排工作方法04-29