會議室管理辦法

會議室管理辦法1

　　為規(guī)范酒店會議管理程序，提高總體決策力及辦事效率，有效地部署與協(xié)調(diào)工作，研究解決重大事項的解決方案，及時預(yù)防和糾正工作中存在的問題，進而順利完成各項經(jīng)營目標，保證酒店各項管理工作規(guī)范、科學(xué)、高效、有序，特制定本管理制度。

　　一、會議類別

　　本制度所指的會議包括：經(jīng)營管理委員會、每日晨會、月行政會議、財務(wù)分析會、質(zhì)量分析會、培訓(xùn)總結(jié)會、班前班后會、年初工作指導(dǎo)大會及年終總結(jié)大會等。

　　（一）經(jīng)營管理委員會會議

　　人員組織結(jié)構(gòu)：公司董事長及總經(jīng)理擔(dān)任主任，常務(wù)副總經(jīng)理擔(dān)任副主任，各職能部門負責(zé)人為經(jīng)營管理委員會成員，由董事長或總經(jīng)理根據(jù)公司實際情況不定期組織召開。

　　會議職能：會議主要研究和決策對公司發(fā)展和管理的重大事件，制定經(jīng)營目標及發(fā)展戰(zhàn)略，討論、修改、決議公司管理規(guī)章制度、薪酬制度、績效考核、人事任免、機構(gòu)設(shè)置等有關(guān)重大事項；討論、決定各部門負責(zé)人的工作責(zé)任指標，并就一定時期工作事項做出研究、決策、部署和安排，評估各部門工作表現(xiàn)情況。通過集思廣益，尋求公司經(jīng)營管理的最佳方案及解決問題的措施。

　�。ǘ�）年初工作指導(dǎo)大會及年終總結(jié)大會

　　由酒店董事長、總經(jīng)理對各部門年度工作進行部署與指導(dǎo)。年終總結(jié)大會由總經(jīng)辦、市場部、人事部負責(zé)總體組織與策劃，會議主要由各部門負責(zé)人分別匯報年度工作總結(jié)及下一年工作計劃、表彰優(yōu)秀員工、優(yōu)秀部門等事項，總結(jié)過去一年取得的成績及不足之處，表彰先進、激勵士氣、團結(jié)一致。

　�。ㄈ�）每日晨會

　　目的：及時了解當天的客情，反饋昨日經(jīng)營情況和賓客意見，有利于總經(jīng)理合理布置當天工作，同時有利于各部門臨時協(xié)商相關(guān)事宜。時間：每天上午8：30

　　主持人：副總經(jīng)理

　　參加人員：總經(jīng)辦成員、各部門經(jīng)理、主管

　　會議議程：

　　1、總值經(jīng)理匯報總值情況

　　2、前廳部大堂副理記錄情況、客訴情況

　　3、餐飲部報告客情及重要宴請

　　4、市場部報告客情及大型活動，重要宴情

　　5、客房部報告房務(wù)情況

　　5、財務(wù)部匯報收入情況及工作情況

　　6、安保部、工程部報告設(shè)施保養(yǎng)、日常維修、消防安全情況

　　7、人事部報告工作安排、人員招聘、食堂、宿舍等后勤情況

　　8、其他部門相關(guān)工作協(xié)調(diào)

　　9、主持人協(xié)調(diào)當日工作情況，發(fā)布工作指令

　　會議地點：4樓會議室

　�。ㄈ�）月行政會議

　　目的：總結(jié)分析上月經(jīng)營情況和服務(wù)質(zhì)量情況，有利于總經(jīng)理合理調(diào)整思路，傳達下月工作要求，各部門下月工作計劃，有目標進行，同時有利于各部門之間的協(xié)調(diào)與溝通。

　　時間：每月初第一個星期一上午8：30

　　主持人：總經(jīng)理

　　參加人員：總經(jīng)辦成員、各部門經(jīng)理、主管

　　記錄人：總經(jīng)辦

　　會議議程：

　　1、各部門經(jīng)理總結(jié)匯報上月工作，當月工作計劃

　　2、各部門工作協(xié)調(diào)

　　3、總經(jīng)理布置下月工作任務(wù)及總結(jié)

　　會議地點：4樓會議室

　�。ㄋ模┴攧�(wù)分析會

　　給酒店總經(jīng)理如實提供經(jīng)營狀況和結(jié)果

　　目的：有利于總經(jīng)理室正確發(fā)布工作指令。

　　時間：每月初5日前（根據(jù)具體情況確定時間）

　　主持人：總經(jīng)理

　　參加人員：總經(jīng)理室成員、各部門經(jīng)理

　　記錄人：總經(jīng)辦

　　會議議程

　　1、財務(wù)匯報上月經(jīng)營情況、各部門、人事費用、管理費用、財務(wù)費用，營業(yè)利潤。

　　2、各部門分析部門費用，比對數(shù)據(jù)

　　3、主持人總結(jié)

　　會議地點：4樓會議室

　　（五）質(zhì)量分析會

　　目的：科學(xué)分析當月酒店整體服務(wù)質(zhì)量情況，結(jié)合質(zhì)檢情況，為下月各部門培訓(xùn)主題提供依據(jù)，同時有利于各部門及時發(fā)現(xiàn)存在問題并加以整改，促進酒店整體服務(wù)質(zhì)量的提高。

　　時間：每月末（根據(jù)具體情況確定時間）

　　主持人：總經(jīng)理

　　參加人員：各質(zhì)檢成員

　　會議議程

　　1、當月質(zhì)檢情況及分析報告

　　2、各質(zhì)檢成員服務(wù)質(zhì)量分析及下月整改計劃

　　3、典型案例分析

　　4、主持人總結(jié)

　　會議地點：4樓會議室

　�。�六）培訓(xùn)總結(jié)會

　　目的：總結(jié)當月培訓(xùn)情況，及時了解各部門培訓(xùn)的問題，提高各部門培訓(xùn)員的培訓(xùn)能力，同時為下月的培訓(xùn)主題提供依據(jù)，切實有效地提高服務(wù)質(zhì)量。

　　時間：每月末19：00（根據(jù)具體情況確定時間）

　　主持人：人事部

　　參加人員：質(zhì)檢成員、各部門培訓(xùn)員

　　會議議程

　　1、總結(jié)當月培訓(xùn)情況

　　2、各部門培訓(xùn)員總結(jié)部門培訓(xùn)情況及下月培訓(xùn)計劃

　　3、部門之間交流經(jīng)驗

　　4、質(zhì)檢成員針對培訓(xùn)提出合理化建議

　　5、主掛人布置下月培訓(xùn)計劃

　　會議召集：人事部

　　會議地點：4樓會議室

　　（七）班前班后會

　　由主管（領(lǐng)班）召集并主持部門員工參加的.會議

　　會議主要內(nèi)容：

　　1、檢查員工儀表儀容

　　2、總結(jié)上一班完成任務(wù)情況，分析存在的問題，做好現(xiàn)場培訓(xùn)

　　3、安排本班次的工作任務(wù)，提出新的要求和意向

　　4、傳達部門經(jīng)理的有關(guān)指標和指令

　�。ò耍┚频陠T工大會

　　根據(jù)總經(jīng)理的指令：由人事部組織召集酒店全體員工召開的大會

　　二、會議安排

　　1、小會服從大會，局部服從整體，臨時會議服從例會。會議的優(yōu)先順序為：酒店例會類、酒店臨時行政會議類、部門會議類。因處置突發(fā)事件而召開的緊急會議不受此限。

　　2、會議主持人和召集部門分別做好有關(guān)準備工作，擬好會議議程、提案、匯報總結(jié)提綱、發(fā)言要點、工作計劃草案等材料；總經(jīng)辦、市場部及相關(guān)部門須提前做好會務(wù)準備工作：如會場布置，備好座位、會議所需設(shè)備用品等；

　　3、會議結(jié)束后，有關(guān)部門須在會后24小時之內(nèi)整理發(fā)布《會議紀要》或《會議記錄》�？偨�(jīng)理會議，由總經(jīng)辦負責(zé)記錄，部門會議由部門文員記錄，《會議紀要》或《會議記錄》發(fā)放后，須報總經(jīng)辦備案一份，原件交酒店檔案室存檔保管。

　　三、會議紀律

　　凡是會議，所有參會人員須遵守以下規(guī)定：

　　1、準時到場參加會議，并在《會議簽到表》上簽到，嚴禁代簽，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)視為曠會，一次罰款20元，未能參加會議者，嚴格辦理請假審批手續(xù)，遲到或早退罰款10元/次，缺席罰款20元/次。

　　2、開會前，會議召集人須明確會議議題，并通知會議參加人員。參會者提前擬好會議發(fā)言提綱，發(fā)言時簡潔明了，允許持有不同觀點或保留意見，會上一旦形成決議的事項，無論個人同意與否，都應(yīng)認真貫徹執(zhí)行。

　　3、凡屬工作部署性質(zhì)的會議，盡量避免在會上進行討論性發(fā)言。

　　4、嚴守會議紀律，保守會議秘密，在會議決議未正式公布以前參會人員不得私自泄露會議內(nèi)容，影響決議實施。

　　5、會議期間應(yīng)將移動通訊工具關(guān)閉或置于震動位置，特殊情況需會議期間聯(lián)絡(luò)，應(yīng)到會場外接聽，以免影響會議效果。

　　6、會議期間未嚴格遵守會議紀律，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，一次罰款10元。

會議室管理辦法2

　　一、目的

　　為了進一步加強會議室管理，明確各部門使用會議室的規(guī)定及申請使用流程，現(xiàn)對會議室的使用作如下規(guī)定。

　　二、適用范圍

　　適用于公司內(nèi)部各大小會議室的使用。

　　三、會議室使用規(guī)定

　　1、會議室均由總經(jīng)辦統(tǒng)一管理，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)安排使用，并負責(zé)室內(nèi)衛(wèi)生清潔、綠植更換、設(shè)備設(shè)施維護保養(yǎng)等各項日常管理工作。

　　2、部門或個人需要使用會議室時，需提前至少半天向總經(jīng)辦提出申請，填寫在《會議室使用登記簿》上，經(jīng)辦公室準許后方可使用。

　　3、負責(zé)會務(wù)人員需提前至前臺領(lǐng)取鑰匙，打開會議室門，需要使用音響、投影設(shè)備的，提前安裝調(diào)試。

　　4、使用原則：先申請后使用，按申請的先后順序使用。沒有經(jīng)過申請的部門或個人臨時需使用，可以使用（仍須至前臺申請后使用），但如有沖突，必須先禮讓已申請使用會議室的部門或個人。特殊情況下，經(jīng)相互之間協(xié)商后可以調(diào)整使用順序（總經(jīng)辦不負責(zé)協(xié)商，由使用者自己協(xié)商）。

　　5、遇公司級的緊急及重要會議，已申請使用會議室的部門或個人，在不能調(diào)換的情況下，部門或個人應(yīng)先讓公司層級的重要會議。

　　6、為了提高會議室的使用效率，部門及個人應(yīng)在預(yù)約的時間到達會議室，并開始使用，超過30分鐘未到達會議室的.，總經(jīng)辦有權(quán)對會議室的使用權(quán)另作安排。

　　7、使用者應(yīng)按預(yù)約的時間內(nèi)使用完畢，不許超時使用。如需延長使用，請及時通知總經(jīng)辦，如在緊接的時間段內(nèi)已安排了給公司級或其他部門使用時，超時使用的單位或個人必須離開該會議室，終止使用該會議室。

　　8、任何部門或個人在使用會議室期間，必須愛護會議室的設(shè)備設(shè)施，安全使用，嚴禁私自接拉電源，私自移動設(shè)備。用后應(yīng)及時整理，保持會議室整潔：按6S標準（包括白板檫干

　　凈，白板筆蓋好，桌椅、設(shè)施設(shè)備還原，地面室內(nèi)衛(wèi)生等），離開時關(guān)閉電源、空調(diào)，鎖好門、窗，將門鑰匙交還辦公室。

　　9、會議室內(nèi)所有配置、設(shè)備等，用后不能帶走。會務(wù)人員必須管理和維護室內(nèi)設(shè)施和物品，任何部門和個人未經(jīng)辦公室同意不得將會議室的各種設(shè)施拿出會議室或轉(zhuǎn)作他用。如因個人原因造成設(shè)施設(shè)備損壞，須照價賠償。

　　10、會議室內(nèi)本公司員工不允許抽煙，不能往會議室窗臺及窗外丟東西。違者發(fā)現(xiàn)一次罰款50元。

　　11、如部門或個人臨時取消申請，再需使用時需重新申請。

　　四、程序

　　1、申請流程

　　1）部門或個人至前臺查詢會議室的使用狀況；

　　2）部門或個人提出申請，經(jīng)前臺登記確認后記錄在《會議室使用登記表》上；

　　3）部門或個人按時間使用會議室。

　　2、使用流程

　　1）部門或個人按會議室使用規(guī)定使用會議室；

　　2）部門或個人自行制定人員安排會務(wù)工作（公司級或重要接待除外）；

　　3、交換流程

　　1）部門或個人使用完畢后，總經(jīng)辦人員有權(quán)檢查會議室，發(fā)現(xiàn)不按規(guī)定使用的，及時要求部門或個人改正；

　　2）如部門或個人拒絕改正，將根據(jù)本規(guī)定對責(zé)任人作出處罰：①負責(zé)會議室清潔衛(wèi)生一星期；②如造成經(jīng)濟損失的，照價賠償；③經(jīng)勸說后仍未自覺遵守各項規(guī)定，將停止其繼續(xù)借用會議室。

　　會議室使用流程圖：

　　五、本規(guī)定自批準之日起執(zhí)行，其解釋權(quán)歸辦公室。

會議室管理辦法3

　　會議室使用管理規(guī)定，為了加強會議室的日常管理，保證各類會議的順利召開及規(guī)范有序使用，提高會議室的利用率，特制定會議室管理規(guī)定。

　　日常管理規(guī)定

　　第一條會議室由行政人事部統(tǒng)一管理，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)安排使用，并負責(zé)室內(nèi)衛(wèi)生清潔、綠植更換、設(shè)備設(shè)施維護保養(yǎng)等各項日常管理工作。

　　第二條會議室使用按照“先申請，后使用，先公司，后部門”的原則。

　　第三條需要使用會議室時，請?zhí)崆扒巴�行政人事部在《會議室預(yù)約使用登記表》登記，經(jīng)行政人事部準許后方可使用，便于行政人事部協(xié)調(diào)、安排、管理。

　　第四條特殊情況下，經(jīng)相互之間協(xié)商后可以調(diào)整使用順序。

　　第五條如遇緊接的時間段內(nèi)已安排了給其他部門或個人使用，超時使用的部門或個人必須離開該會議室，終止使用會議室，并及時通知行政人事部。

　　第六條如遇接待任務(wù)需要準備水果、茶水、橫幅等工作的'，提前通知行政人事部協(xié)助完成。

　　日常使用要求

　　第七條任何部門或個人在使用會議室期間，必須愛護會議室的設(shè)備設(shè)施，安全使用，未經(jīng)允許，不能隨意移動室內(nèi)設(shè)施，隨意開關(guān)和調(diào)試電子設(shè)備設(shè)施，操作上有問題時請與行政人事部聯(lián)系。

　　第八條會議室使用期間，使用部門或個人需保持會議室的整潔，不允許有亂扔垃圾等不講衛(wèi)生的行為；使用完畢后，使用部門應(yīng)在10分鐘內(nèi)清理會場，帶走會議資料，務(wù)必將所有移動過的桌椅及設(shè)施設(shè)備等還原，離開時關(guān)閉電源等設(shè)備。

　　附則

　　第九條本規(guī)定由行政人事部負責(zé)解釋。

　　第十條本規(guī)定自發(fā)布之日起實施。

　　xxx

　　20xx年xx月xx日

會議室管理辦法4

　　1、辦公室負責(zé)會議室，接待室日常管理工作；

　　2、凡屬酒店級會議，來賓接待等公務(wù)活動，可以優(yōu)先使用會議室、接待室；

　　3、部門級會議、來賓接待等公務(wù)活動，經(jīng)辦公室批準，履行相關(guān)手續(xù)后方可使用會議室；

　　4、任何人和部門不得隨意搬動、借用會議室、接待室家具及其它一切用品；

　　5、會議、接待活動結(jié)束時，辦公室主任現(xiàn)場驗收會議室、接待室家具、物品有無缺損；

　　6、會議室、接待室使用完畢后，使用部門必須恢復(fù)室內(nèi)原有規(guī)范標準和風(fēng)貌；

　　7、使用會議室、接待室部門必須按規(guī)定嚴格履行使用申請、審批、登記手續(xù)；

　　8、未經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及辦公室批準，任何部門不得私自使用或出入會議室和接待室。

會議室管理辦法5

　　一、目的：

　　為了加強會議室的.合理利用并對其進行有效管理，保證會議室的安全、整潔及各類設(shè)施的完好，確保公司各項會議的順利召開，特制定本規(guī)定。

　　二、范圍：

　　本制度適用于公司會議室使用

　　三、內(nèi)容：

　　1、會議室僅限于本公司用于舉行各類會議，開展教育培訓(xùn)以及重要來賓接待等工作使用。

　　2、會議室由行政部制定專人負責(zé)管理，會議室在不使用情況下由管理人員將門鎖好任何不得隨意進入會議室，。

　　3、各部門若需使用，需提前向公司行政部填寫《會議室使用申請表》提交申請，由行政部統(tǒng)一安排。各部門每周開例會需使用會議室把時間確定上報行政部匯總。

　　4、行政部根據(jù)提交的《會議室使用申請表》進行登記，填寫《會議室使用登記表》，按時間先后安排會議。申請人在會議開始前到管理人員處確認簽字，并領(lǐng)取鑰匙。會議結(jié)束后，會議使用人員要整理會議室，保持會議室清潔，并去行政部辦理交接手續(xù)并交回鑰匙。

　　5、會議室使用前的布置工作由會議室管理員配合會議主辦部門完成。

　　6、各部門在會議室使用過程中，要注意保持衛(wèi)生，禁止吸煙，要愛護室內(nèi)設(shè)備。

　　7、會議室的設(shè)備、工具、辦公用品未證得公司同意，任何人不得拿出會議室或挪動他用。

　　8、會議室的環(huán)境衛(wèi)生由行政部派人專人負責(zé)，在每日早晨進行打掃，并做好日常清潔工作。

　　9、會議室使用完畢，應(yīng)隨時關(guān)門、窗和全部設(shè)施、電源，切實做好防火、防盜及其他安全工作。

會議室管理辦法6

　　第一章總則

　　第一條為加強公司會議室的規(guī)范化管理，確保會議室合理有效使用，特制定本制度。本制度適用于公司各部門。

　　第二章管理辦法

　　第二條會議室是專門用于召開會議、研討工作的地方。會議室由綜合辦公室統(tǒng)一管理，負責(zé)使用登記與調(diào)度、設(shè)備維護等相關(guān)內(nèi)容。會議涉及使用的設(shè)備設(shè)施由專人負責(zé)保管、管理與調(diào)試。

　　第三條為了避免會議時間發(fā)生沖突，各部門使用會議室需提前一日通知綜合辦公室，填寫《會議室使用申請單》（見附件1），審批后交回辦公室備案，以便統(tǒng)一安排。

　　第四條填寫《會議室使用申請單》時，需說明會議相關(guān)情況。比如明確使用時間、參會人員等，如有需要綜合辦公室協(xié)辦的事項需提前注明，以便綜合辦公室根據(jù)情況做好相關(guān)協(xié)調(diào)安排。

　　第五條正常工作日，各部門提前到綜合辦公室填寫申請單，審批后備案，即可使用會議室。若非工作日使用，需提前二天到綜合辦公室填寫《會議室使用申請單》，領(lǐng)用會議室鑰匙備用，并于工作日及時歸還。

　　第六條如有外來領(lǐng)導(dǎo)或客人來我公司，需提前一天通知綜合辦公室，以備整理會議室及準備相關(guān)會議用品等。如公司培訓(xùn)等內(nèi)部使用，需提前半天申請。

　　第七條會議室使用需遵循領(lǐng)導(dǎo)優(yōu)先，先登記先使用、先緊急后一般、先全局后部門的原則；各部門之間可本著重要、緊急

　　優(yōu)先的原則自行協(xié)商解決。如遇特殊情況、緊急會議可先通知綜合辦公室負責(zé)人，立即開啟會議室先行使用，事后補辦有關(guān)登記。

　　第八條部門應(yīng)在所預(yù)約時間到達會議室，并開始使用。若長時間未到，則會議室使用權(quán)由綜合辦另作安排。

　　第九條如部門臨時取消申請，再需使用時，需重新申請。部門及個人應(yīng)按預(yù)約時間內(nèi)使用完畢，若后續(xù)時間無其他安排，可超時使用。但若緊接的'時間段內(nèi)已安排了其他部門使用，超時部門必須離開會議室，終止使用該會議室。

　　第十條如需使用會議室設(shè)備，應(yīng)提前說明，以備提前準備，確保會議順利進行。

　　第十一條各部門在會議期間要宣導(dǎo)參會人員愛護公共設(shè)施，自覺維護會議室的環(huán)境衛(wèi)生。

　　第十二條會后使用部門及時整理，關(guān)閉投影儀、空調(diào)，椅子及時歸位，確保各種電器斷電、門窗關(guān)閉，室內(nèi)干凈整潔。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障和公物損壞應(yīng)及時告知綜合辦，以便及時修理。

　　第十三條未經(jīng)允許，任何部門與個人不得擅自使用會議室、不得擅自挪用會議室多媒體設(shè)備和桌椅等物品。若要借用會議室內(nèi)物品，需得到綜合辦公室負責(zé)人許可。借用完畢后，需及時歸還。第三章附則

　　第十四條本制度于下發(fā)之日起執(zhí)行。

　　第十五條本制度公司授權(quán)綜合辦公室負責(zé)解釋。

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