稅收征管檔案管理辦法

　　第一章總則

　　第一條為了進一步加強稅收征管數(shù)據(jù)管理，規(guī)范稅收征管工作，明確數(shù)據(jù)管理的職責(zé)，保證征管數(shù)據(jù)的真實和有效性，根據(jù)《中華人民共和國稅收征收管理法》及其實施細(xì)則、《稅務(wù)稽查工作規(guī)程》，結(jié)合我縣征管工作實際，制定本辦法。

　　第二條稅收征管檔案是指稅務(wù)機關(guān)在稅收征收管理活動中所形成的與稅收征管有關(guān)的各種有利用和保存價值的文件、憑證、報表、帳冊、文書、案卷、資料等不同形式或載體的歷史記錄，包括電子檔案和紙質(zhì)檔案。

　　第三條征管檔案的采集由各業(yè)務(wù)股（所）根據(jù)業(yè)務(wù)分工負(fù)責(zé)；稅收征管檔案采集內(nèi)容：稅收征管業(yè)務(wù)表、證、單、書目錄所列的有關(guān)資料；采集方式為人工采集（紙質(zhì)文件）和計算機采集。

　　第四條稅收征管檔案按分戶和分項保管。

　　分戶保管即以一戶一檔的方式保管，適用于：稅務(wù)登記、申報、核稅、減免稅、退稅、委托代征、發(fā)票、檢查等資料的保管。

　　分項保管即根據(jù)錄入人或錄入微機日期的順序，以發(fā)生量的大小按日、月、年的發(fā)生量裝訂成冊進行保管。適用于：欠稅、延期申報、外出經(jīng)營管理證明、注銷登記等資料的保管。

　　第二章檔案的歸集與管理

　　第五條各業(yè)務(wù)股（所）對已辦理完畢的稅收征管文書，必須在下年度的1季度內(nèi)將上年度各類稅收征管資料檔案整理歸檔完畢。

　　第六條在整理裝訂稅收征管資料檔案時，應(yīng)按案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)稅務(wù)文書、備考表、封底順序整理裝訂。

　�。ㄒ唬┌妇矸饷姘�括目錄號、檔案卷號、分冊號、納稅人名稱、保管期限、形成年度、形成單位。在歸檔時應(yīng)逐項按規(guī)定填寫清楚。

　�。ǘ�）卷內(nèi)目錄包括順序號、資料名稱、頁號、備注，歸檔時要按順序填寫。

　　（三）卷內(nèi)稅務(wù)文書應(yīng)按《稅收征管資料歸檔內(nèi)容及保管年限》中的排列順序進行科學(xué)排列，并依次編寫頁碼。對密不可分的稅務(wù)文書要排在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正文在前，附件在后，印件在前，定稿在后。

　　（四）卷內(nèi)備考表包括本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時間。有關(guān)備考表中的內(nèi)容，都應(yīng)逐項填寫在備考表內(nèi)。若無情況說明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和時間填上，明確責(zé)任。

　　第七條各基層局業(yè)務(wù)股（所）在采集稅收征管資料時，必須仔細(xì)審核，對不符合審核要求的資料要及時補正。

　　審核要求為：

　�。ㄒ唬┵Y料報送時限要符合規(guī)定；

　　（二）應(yīng)申報資料種類要齊全；

　　（三）資料憑證適用格式要正確；

　�。ㄋ模┍砀裰刑顚懙挠嘘P(guān)代碼字段要正確；

　　（五）表格內(nèi)應(yīng)填項目、印鑒要完整；

　�。�六）表格項目間邏輯關(guān)系要平衡。

　　對符合要求的資料必須加蓋受理戳記，受理人員和受理股（所）要簽章，受理時間要標(biāo)明，以便明確責(zé)任。

　　第八條稅收征管檔案資料分為：稅務(wù)征管檔案（包括戶籍管理檔案、稅款征收檔案）、稅務(wù)稽（檢）查卷宗、稅收法制卷宗。

　　第三章征管檔案的移交、歸檔、移送

　　第九條稅收征管檔案的移交。

　�。ㄒ唬└鳂I(yè)務(wù)股（所）對使用“稅收信息系統(tǒng)”中形成的各類原始稅收征管數(shù)據(jù)，由計算機管理環(huán)節(jié)或相關(guān)環(huán)節(jié)在年度終了后三十日內(nèi)，按類分別備份到軟盤、磁帶、光盤或膠片上，移交到征管檔案室。

　　（二）各業(yè)務(wù)股（所）應(yīng)在保證案卷質(zhì)量的前提下進行移交，移交時，要填寫《稅收征管檔案資料移交清冊》，雙方簽字蓋章。

　　第十條稅收征管檔案的歸檔

　�。ㄒ唬└鳂I(yè)務(wù)股（所）移送的征管資料進行季度內(nèi)整理歸檔，即后一個季度對前一個季度的資料整理歸檔完畢，跨年度的在一季度內(nèi)對上年資料整理歸檔完畢，檢查案卷年度終了后三十日內(nèi)一次歸檔。

　�。ǘ�）企業(yè)納稅檔案原則上按戶分冊立卷，個體戶納稅檔案可按行業(yè)分類按月立卷；局內(nèi)綜合征管檔案按表式、種類裝訂。

　�。ㄈ�）對稅收征管檔案的案卷，以主管稅務(wù)機關(guān)為單位編制案卷目錄，以歸檔范圍的排列順序編制流水號。

　�。ㄋ模�歸檔時間：

　　1、年度歸檔：稅務(wù)所負(fù)責(zé)稅務(wù)登記、稅款征收檔案的管理，每年一月份稅務(wù)所將征管檔案原始資料整理歸檔。

　　2、階段歸檔：凡專項工作，有關(guān)部門應(yīng)在任務(wù)完成后，將歸檔材料整理移交檔案室歸檔。

　　3、隨時歸檔：代管（監(jiān)開）發(fā)票存根及附件、納稅人戶籍資料、已結(jié)案的人民來信來訪及其它稅務(wù)違章案件卷宗和各業(yè)務(wù)股（所）隨時形成的稅收征管資料，應(yīng)及時歸檔。

　　第十一條稅收征管檔案的移送。下列情況，稅收征管檔案必須移送，并辦理交接手續(xù)。

　�。ㄒ唬┘{稅人改變主管稅務(wù)機關(guān)的，由原主管稅務(wù)機關(guān)向遷入稅務(wù)機關(guān)移送；移送前，要清理稅款及有關(guān)票證，移交歷年所有的檔案資料，并經(jīng)縣地稅局業(yè)務(wù)股辦理移交手續(xù)。

　�。ǘ�）國、地稅之間互相移送；

　�。ㄈ�）基層稅務(wù)機關(guān)向上級稅務(wù)機關(guān)移送；

　　（四）稽查機構(gòu)，向納稅人管轄地主管稅務(wù)機關(guān)的縣局業(yè)務(wù)股移送《稅務(wù)稽（檢）查案卷》復(fù)印件；

　�。ㄎ澹┢渌�環(huán)節(jié)移送的有關(guān)資料。

　　第四章稅收征管檔案的保管

　　第十二條稅收征管檔案的保管必須由業(yè)務(wù)股及稅務(wù)所綜合崗專門負(fù)責(zé)管理，稅務(wù)所可根據(jù)實際情況由專管員分別保管，統(tǒng)一存放。保管人員變動的，應(yīng)對其保管的稅收征管檔案資料辦理移交手續(xù)。

　　第十三條稅收征管檔案歸檔保管期限分為永久、長期、短期三種期限保管。永久為無限期保存，長期為十五年，短期為十年，具體規(guī)定如下：

　�。ㄒ唬┯谰镁碜�。凡定性為偷稅、逃避追繳欠稅、騙取出口退稅、抗稅、偽造、倒賣、虛開、私印、偽造發(fā)票監(jiān)制章、發(fā)票防偽專用品等并進行了行政處罰的案件，其檔案保管期限為永久。

　　（二）長期卷宗。對一般性的稅務(wù)行政處罰（稅務(wù)管理方面）案件和納稅人基本檔案保存期限為十五年。

　�。ㄈ�）短期卷宗。稅務(wù)管理、稅款征收等其他檔案保存期限為十年。

　　以上稅收征管檔案的保管期限，從檔案所屬年度的次年1月1日起計算。

　　第五章稅收征管檔案的借閱

　　第十四條稅收征管檔案管理部門要建立健全稅收征管檔案登記制度，詳細(xì)記載稅收征管檔案的調(diào)閱、使用、清理、銷毀情況。

　　第十五條各業(yè)務(wù)股（所）采集或形成的稅收征管資料原則上只限本局、本系統(tǒng)內(nèi)調(diào)閱和使用，未經(jīng)檔案保管部門的主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得對外提供。

　　系統(tǒng)內(nèi)各有關(guān)單位需調(diào)閱稅收征管檔案并需帶走的，須經(jīng)檔案保管部門的主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

　　系統(tǒng)外其它單位（必須為執(zhí)法部門）需調(diào)閱或使用稅收征管檔案的，須兩人以上持本單位介紹信或證明信，經(jīng)檔案保管部門的主管局長批準(zhǔn)，方可接待。

　　第十六條稅收征管檔案的調(diào)閱或使用人必須按批準(zhǔn)的方式、場所查閱或使用稅收征管檔案，不得更改內(nèi)容、毀損資料，并負(fù)有保密義務(wù)。如發(fā)生泄密或其它損失，由調(diào)閱人負(fù)責(zé)或賠償損失。

　　第十七條調(diào)閱稅收征管檔案必須在5日內(nèi)歸還，歸還檔案時，檔案管理人員要進行查驗。

　�。ㄒ唬┙栝啓n案時，不得擅自摘抄、追記、劃線、涂抹等。財會檔案不準(zhǔn)抽換會計憑證和帳頁等。聲像檔案不得隨意翻錄。違者將視情節(jié)輕重，按照《檔案法》有關(guān)條款進行嚴(yán)肅處理。

　�。ǘ�）對有關(guān)檔案進行復(fù)制時，必須經(jīng)檔案管理人員審查后方可進行，對需要保密的檔案原則上不許復(fù)制，如有特殊需要，要經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可復(fù)制。

　　第十八條稅收征管檔案的保密制度

　�。ㄒ唬┍締挝蝗�體員工要認(rèn)真貫徹執(zhí)行有關(guān)條款及規(guī)定，嚴(yán)守保密紀(jì)律。

　　（二）非檔案工作人員，不得隨意進入檔案室，不得隨便翻閱存檔材料和各種檔案。

　�。ㄈ�）檔案工作人員要做到不該說的不說，不該傳的不傳，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度。

　�。ㄋ模�檔案保管人員離開辦公室時，要認(rèn)真檢查門窗、卷柜，防止丟失、泄密事件發(fā)生。

　�。ㄎ澹╊I(lǐng)導(dǎo)開會或外出，不得隨意攜帶各種檔案。嚴(yán)禁把檔案帶到公共場所或家中，以防丟失或泄密。

　　第十九條稅收征管檔案的庫房管理

　�。ㄒ唬└黝悪n案要實行統(tǒng)一保管，設(shè)有專用庫房。

　�。ǘ�）檔案庫房要根據(jù)檔案保護有關(guān)規(guī)定和要求，落實“七防”到位，措施得力。

　　（三）做好檔案庫房保密和安全工作。非本室人員不得入內(nèi)，需查找檔案時，由檔案工作人員提供。

　�。ㄋ模�庫房內(nèi)各項檢查記錄齊全完整，登記及時，數(shù)字準(zhǔn)確。

　�。ㄎ澹┍３謳旆績�(nèi)的清潔衛(wèi)生，柜架擺放整齊合理，對查找利用后的檔案要及時整理歸位。

　　第六章稅收征管檔案的銷毀

　　第二十條稅收征管檔案管理部門根據(jù)檔案保管期限，定期進行鑒定工作。對保管期滿或失去保存價值的稅收征管檔案可進行銷毀。

　�。ㄒ唬┓膊恍枰�立卷和超過保管期限的檔案，經(jīng)檔案室和有關(guān)業(yè)務(wù)股室鑒定后，檔案管理人員應(yīng)在每年第一季度對應(yīng)銷毀的檔案，登記造冊，寫出銷毀檔案報告及銷毀清冊，報局長審核批準(zhǔn)后，方可銷毀。

　�。ǘ�）銷毀應(yīng)在指定地點，由專人負(fù)責(zé)，二人以上監(jiān)銷，銷毀后在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，監(jiān)銷人員在銷毀清冊上簽字。

　　（三）銷毀時要注意保密，嚴(yán)禁把文件當(dāng)作廢紙賣出。

　�。ㄋ模�對已按規(guī)定辦理完注銷手續(xù)或非正常戶認(rèn)定手續(xù)的稅收征管檔案，應(yīng)專門存放保管，登記造冊，其保存、移交，仍按正常戶另冊管理，到期后可按銷毀制度銷毀。

　�。ㄎ澹�對生成在計算機硬盤中有關(guān)征管內(nèi)容，保存期滿需要進行刪除的，應(yīng)列出清冊，由征管科和信息中心共同審核，報經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由信息中心負(fù)責(zé)刪除。

　　第七章稅收征管檔案的微機管理

　　第二十一條為了加強檔案管理，提高稅收檔案的使用價值及工作效率，全面推進檔案管理的信息化、科學(xué)化、規(guī)范化，各分局應(yīng)積極探索研制開發(fā)稅收征管檔案管理軟件，實現(xiàn)以下功能：

　�。ㄒ唬�檔案信息錄入。這是檔案管理的最基本要求，包括錄入企業(yè)名稱、企業(yè)編號及登記年份、稅務(wù)所等信息，并可以自動生成檔案序號。

　�。ǘ�）檔案信息修改。對各年新增的檔案，通過稅務(wù)所、企業(yè)序號或企業(yè)編號來確定需要增加的檔案，系統(tǒng)應(yīng)自動給出企業(yè)名稱，提示企業(yè)的更名、轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出等情況，同時可對檔案信息進行修改，但轉(zhuǎn)出及廢業(yè)企業(yè)的檔案不能修改。

　　（三）檔案信息查詢。這是檔案管理系統(tǒng)最主要的功能。利用稅務(wù)所、企業(yè)序號、企業(yè)編號及企業(yè)名稱（只需輸入關(guān)鍵字）等一個或多個條件來查詢，還可以通過轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、廢業(yè)、待廢、更名、借閱等管理狀態(tài)進行查詢，同時對選定企業(yè)需顯示的檔案信息可用全部、有檔、無檔和登記年份進行限定。

　�。ㄋ模�檔案銷毀。對達到保管年限需作廢的檔案，通過搜索，系統(tǒng)可提示過期應(yīng)銷毀檔案數(shù)，并將過期檔案詳細(xì)情況列表，通過授權(quán)確認(rèn)即可銷毀檔案。

　�。ㄎ澹�檔案借閱。借閱時，輸入借閱人的姓名及所借閱的檔案，系統(tǒng)會自動記載；當(dāng)借閱期滿時，系統(tǒng)自動提示管理人員應(yīng)將借出的檔案歸還。

　　第二十二條本規(guī)定自20xx年1月1日起實施。

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