檔案管理辦法15篇(合集)
檔案管理辦法1
1、設計合理的檔案分類和目錄
建立檔案管理的第一步是設計合理的檔案分類和目錄。分類主要包括文件類型、文件保管期限、文件重要性等因素，可以將檔案分為常規(guī)文件、機密文件、重要文件等。而目錄則主要負責規(guī)范化文件的命名，以便更好地進行管理和查閱。建立一個完整的分類和目錄體系可以讓文件的管理和查閱變得更加方便。
2、對檔案進行編碼管理
對檔案進行編碼管理是另一項非常重要的工作。編碼可以讓每個文件都有唯一的標識符，并且可以輕松跟蹤每個文件的狀態(tài)。例如，借閱、歸還、銷毀等。編碼應該包括檔案的類型、存儲位置、檔案編號等信息。
3、建立完整的檔案管理流程
建立檔案管理的第三步是建立一個完整的檔案管理流程。從文件的歸檔、借閱到銷毀，每個環(huán)節(jié)都應該有清晰的規(guī)定和流程。例如，需要填寫什么樣的申請表和證明文件來借閱檔案，而審批流程和責任分工都應該在檔案管理流程中列出。
4、制定檔案操作的規(guī)定
制定檔案操作的規(guī)定是關鍵性工作之一。制定這些規(guī)定主要為了確保所有的工作人員都能夠遵守標準化的操作流程，這樣可以避免錯誤和減少操作疏漏的`發(fā)生。操作規(guī)定主要包括檔案借閱的流程、檔案查閱的流程、檔案銷毀的流程等。
5、提供檔案管理培訓和技術支持
最后，建議提供檔案管理培訓和技術支持。檔案管理需要具備一定的專業(yè)知識和技能，這些技能可以通過培訓來提高。另外，技術支持可以包括技術工具的使用、數據的備份和恢復、防火墻的設置等等方面。
總之，檔案管理是一項非常重要的工作，它可以幫助機構和企業(yè)順利開展日常工作，保證企業(yè)的合法性。以上推薦項將有助于建立極其有效的檔案管理系統(tǒng)。
檔案管理辦法2
第一條設立目的
為使電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范化，對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實行全過程管理，為本公司經營與發(fā)展提供服務，特制訂本辦法。
第二條負責部門
電子文件的形成部門負責電子文件的積累、保管和整理工作，由xxx部門進行指導與監(jiān)督。部門領導統(tǒng)一協(xié)調，指定專門人員負責，保證管理工作的連續(xù)性。
第三條電子文件的收集與歸檔
一、電子文件的收集
1．收集方法
�。�1）及時按照要求制作備份。
（2）需在登記表中登記。
�。�3）登記表應與備份一同保存。
（4）登記表如果制成電子表格，應與備份文件一同保存，并附有紙張打印件。
�。�5）電子文件性質代碼：R—草稿性電子文件；U—非正式電子文件；O—正式電子文件；N—無紙電子文件；T—文本文件；I一圖象文件；G—圖形文件；V一影像文件；A—聲音文件；M—多媒體文件；P—計算機程序；D—數據文件。
2．具體收集流程
�。�1）記錄了重要文件的主要修改過程，有查考價值的電子文件應被保留。當正式文件是紙質時，如果保管部門已開始進行向計算機全文處理的轉換工作，則與正式文件定稿內容相同的草稿性電子文件應當保留，否則可根據實際條件或需要，由xxx確定是否保留。
�。�2）保存與紙質等文件內容相同的電子文件時，要與紙質等文件建立準確、可靠的標識關系。
（3）在“無紙化”計算機辦公或事務系統(tǒng)中產生的電子文件，應采取更嚴格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。同時必須隨時備份，存儲于能夠脫機保存的載體上，并對有檔案價值的電子文件制作紙質等硬拷貝件保留。
�。�4）用文字處理技術形成的電子文件，收集時應注明文件存儲格式和屬性；用掃描儀等設備獲得的圖象電子文件，應將相關軟件一并收集。
�。�5）用計算機輔助設計（CAD）或繪圖等獲得的圖形電子文件，收集時應注意其對設備的依賴性，以及易修改性等問題，不可遺漏相關軟件和各種數據。
（6）用視頻設備獲得的動態(tài)圖象文件，收集時應注意收集其相關軟件。
二、電子文件的歸檔
1．電子文件的整理
電子文件的整理，應按內容、保管期限、密級等因素相對集中；應制成相應電子文件目錄；歸檔電子文件應填寫登記表。
2．電子文件的歸檔
�。�1）歸檔時間
邏輯歸檔應實時進行，物理歸檔應定期完成。
�。�2）歸檔檢測與鑒定
在進行電子文件歸檔工作時，應按其基本技術條件進行檢測。其內容包括：硬件的有效性、軟件的有效性及其信息記錄格式等。并進行有效性和完整性的鑒定。
�。�3）歸檔過程
A把帶有歸檔標識的電子文件集中，制成歸檔數據集，拷貝至耐久性的載體上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查閱使用。
B存儲電子文件的載體或包裝盒上應貼有標簽，標簽內填寫編號、名稱、密級、保管期限、硬件及軟件環(huán)境。
C將相應的電子文件目錄、相關軟件、其他說明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。
3．其他注意事項
�。�1）應明確規(guī)定歸檔時間、歸檔類型、相關軟件、版本、保存期限、檢測數據等，以保證電子檔案的質量。
�。�2）歸檔電子文件同時存在相應的紙質或其他載體形式的文件時，則應在內容、相關說明及描述上保持一致。
�。�3）具有保存價值的`電子文件，必須適時生成紙質文件等硬拷貝。進行歸檔時，必須將電子文件與相應的紙質文件等硬拷貝一并歸檔。
第四條電子檔案的管理
電子文件歸檔后按有關規(guī)定移交至部門檔案管理人員保管。其須遵循以下流程：
1．電子文件檢驗
歸檔的每套載體均應接受檢驗，合格率應達到xxx％。與紙質檔案同時保存的電子檔案可采取抽樣檢驗的方法，樣本數不少于總數的xxx％合格率應達到x％。具體檢驗項目包括載體有劃痕，是否清潔；有無病毒；核實電子檔案的完整性和有效性審核手續(xù)；核實登記表、軟件、說明資料等是否齊全。將檢驗結果填入電子檔案入庫登記表。檢驗有錯的，應及時將錯誤信息反饋部門領導，并重新制作。
2．電子文件保管
電子檔案保管除應具備紙質檔案一般的要求外，還應符合下列條件。
�。�1）歸檔載體不得擦、劃、涂等。載體應直立存放，做到防塵、防變形。
（2）環(huán)境溫度選定范圍：℃—xxxxx℃；相對濕度選定范圍：xx％—xx％。
（3）存放時應注意遠離強磁場，并與有害氣體隔離。
3．電子文件抽樣檢查
每滿xx年，對電子檔案的形成和管理設備更新情況進行一次檢查登記。每滿xx年進行一次抽樣機讀檢驗。抽樣率不低于xxx％，如發(fā)現問題應及時采取恢復措施。定期檢驗結果，應填入電子檔案管理登記表。
4．電子文件的利用
利用時使用拷貝件，要遵守保密規(guī)定。利用者對電子檔案的使用應在權限規(guī)定范圍之內。
5．電子文件的銷毀
電子檔案的銷毀，應在辦理審批手續(xù)后，方可實施。非保密電子檔案可進行邏輯刪除。屬于保密范圍的電子檔案被銷毀時，如存儲在不可擦除載體上，須連同存儲載體一起銷毀并在網絡中徹底清除。
第五條附則
本辦法經xxx核準后實施，增設修訂亦同。
本辦法最終解釋權歸本公司。
檔案管理辦法3
一、檔案分類、整理和編目
檔案管理的第一步是分類和整理。將不同文件按照相似的特點或目的進行歸類，例如按照發(fā)文、收文、費用報銷、合同簽訂等進行分類，然后對每個類別下的文件再進行整理。整理的目的是解決文件堆積和混雜的問題，可以考慮按照時間、地點、名稱等方面進行整理。整理完成后，需要編制檔案目錄，方便選擇和檢索。
二、檔案保管和防火防潮
檔案保管是檔案管理的重要環(huán)節(jié)。檔案需要存儲在安全可靠的地方，避免因火災、水患、盜竊等事件導致文件的損毀或丟失。因此，檔案室應該選擇通風、防火、抗震和防潮的房間，保證檔案的安全性。同時，為了避免文件的破損和老化，應該控制室內的溫度和濕度。
三、檔案數字化管理
隨著信息技術和互聯網的持續(xù)發(fā)展，數字檔案管理逐漸成為了檔案管理的一種重要方式。數字化可以大大提高檔案管理的效率和精度，使得檔案的共享和利用更加方便快捷。數字化可以通過掃描文件、建立數據庫、利用云端存儲等方式實現。數字化管理也需要考慮數據的備份和安全性，以避免數據的丟失或泄露。
四、檔案利用和授權管理
檔案管理不僅是整理和保管檔案的過程，還需要考慮如何利用和授權管理檔案。檔案不僅僅是用于儲存和記錄，還可以用于機構或個人發(fā)展和成長的指導和總結。因此，檔案的利用價值是需要被挖掘和提升的。此外，已被存儲在檔案中的信息應該嚴格保密，需要做好授權管理，避免信息被惡意利用。
檔案管理是重要的信息支撐保障工作，它關系到組織或個人的重要信息記錄和安全性。做好檔案管理需要結合實際情況進行科學、合理的規(guī)劃和實現，不斷提高工作效率和質量，以保障檔案管理的有效性和長期性。
檔案管理怎么做
檔案管理是一個重要的工作，它涉及到各種類型的文件和記錄。一個良好的檔案管理系統(tǒng)可以幫助您管理公司或組織的文件，并確保它們在需要時可靠地訪問和使用。下面將介紹如何有效地管理公司或組織的檔案。
1、制定檔案管理計劃
為了確保您的文件可以被正確地管理和保存，建立并實施一個有效的檔案管理計劃是至關重要的。這個計劃應該明確檔案被存儲和檢索時應遵守的原則，應包括：
�。�1）文件的分類方式。這要求根據文件的類型、主題、創(chuàng)建日期等進行分類，以便于以后管理和查詢。
�。�2）存儲方式。根據文件的重要性和格式確定存儲方式，如數字化存儲、實體存儲等。數字化存儲方式可以幫助您減少文件的存儲空間，同時方便了以后的查找和管理，并提高了檔案的安全性。
�。�3）定期歸檔和銷毀。為避免文件堆積，建議公司或組織根據設定條件，例如文件的評級和時效性，定期將過時和不必要的文件歸檔或銷毀。 2、進行良好的檔案管理文化培養(yǎng)
建立一個良好的檔案管理文化可以幫助您的組織或公司遵循重要的檔案管理原則和政策，從而確保您的文件都獲得正確的處理。這可能需要培訓和說明檔案管理的好處，以及如何存儲、維護和檢索它們。員工應該意識到自己處理文件的重要性，并在處理文件時遵循標準操作程序。同時，應建立一個檔案管理團隊，協(xié)調和管理檔案的處理和管理。
3、投資存儲和保護檔案的'設施和技術
選擇合適的檔案存儲設施和技術可以增強檔案管理的效率和可靠性。首先，應該考慮實體存儲設施的安全，包括防火、防水和防盜等安全措施。其次，應考慮數字化存儲方式。通過數字化存儲，您可以訪問和管理文件的方式更加靈活，還可以提高檔案的安全性和可靠性。選用好的數字化存儲方式可以保證文件不會被損壞或丟失，而且還可以減少尋找文件時的工作量，提高了工作效率。
4、使用檔案管理工具
即使已經建立了檔案管理計劃和培訓，但如果沒有適合的工具，仍然很難管理大量檔案。選擇合適的工具可以提高檔案管理的效率。這可能包括一些專業(yè)的檔案管理軟件、數據庫系統(tǒng)和掃描儀。 5、維護檔案的完整性和可訪問性
檔案的完整性和可訪問性是檔案管理的核心目標。即使完成了所有必要的文檔管理工作，也應確保檔案的完整性不受損害。例如，標簽應易于閱讀并作為標識文件重要性的方式，可以在檔案被錯放時快速找到。同時，為了確保檔案管理計劃的持續(xù)有效性，您應該不斷監(jiān)督檔案管理計劃的效果，并不斷進行修改和調整。
以上是關于如何有效地管理公司或組織的檔案的一些有益的建議。正確地管理檔案可以使絕大多數組織或企業(yè)從中受益。
這不僅保護了數據的安全性，也能加強業(yè)務流程并提高員工效率。
檔案管理辦法4
第一條為加強檔案管理，有效地保護和利用檔案，為社會主義現代化建設服務，根據《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國檔案法實施辦法》，結合本省實際，制定本條例。
第二條本省行政區(qū)域內的機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他社會組織以及公民應當遵守本條例，履行保護檔案的義務。
第三條縣級以上人民政府負責對檔案工作的領導，將檔案事業(yè)建設列入本級國民經濟和社會發(fā)展計劃，健全檔案機構，配備專門人員，統(tǒng)籌安排發(fā)展檔案事業(yè)所需經費。
第四條縣級以上人民政府的檔案局是同級人民政府的檔案行政管理部門，主管本行政區(qū)域內的檔案事業(yè)，履行下列職責：
(一)宣傳貫徹有關檔案工作的法律、法規(guī)和國家有關方針政策;
(二)制定本行政區(qū)域內的檔案事業(yè)發(fā)展計劃，對各級各類檔案館和機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位及其他社會組織的檔案工作進行監(jiān)督和指導;
(三)組織進行檔案宣傳、檔案教育、檔案科學研究、檔案工作人員培訓和資格認定，指導檔案專業(yè)技術職務評審工作;
(四)會同有關行政部門對本行政區(qū)域內的重大科學技術研究項目、重點建設項目檔案進行驗收;
(五)依法查處檔案違法行為;
(六)法律、法規(guī)規(guī)定的其他職責。
第五條縣級以上人民政府的計劃、財政、人事等行政管理部門，應當按照各自的職責，配合檔案行政管理部門做好檔案工作。
第六條鄉(xiāng)(鎮(zhèn))人民政府和城市街道辦事處應當指定人員負責管理本機關的檔案，并對所屬企業(yè)事業(yè)單位和村民委員會、居民委員會的檔案工作進行監(jiān)督和指導。
村民委員會和居民委員會應當建立檔案，并指定人員負責檔案的收集、整理、保管和利用工作。
第七條機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他社會組織應當依法設置檔案工作機構或者配備檔案工作人員，健全檔案工作制度，提供必要的工作條件。
第八條機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他社會組織的檔案機構或者檔案工作人員，履行下列職責：
(一)對文書部門和業(yè)務部門文件材料的形成、積累和歸檔工作進行指導，參與技術項目、建設項目、科研項目和重要設備檔案的驗收工作;
(二)統(tǒng)一管理本單位的各種門類和各種載體檔案，維護檔案的完整、準確與安全，開展檔案利用工作，實現檔案管理標準化和現代化;
(三)按照規(guī)定向有關檔案館移交檔案;
(四)對本系統(tǒng)的檔案工作進行監(jiān)督和指導。
第九條縣級以上國家綜合檔案館，承擔下列工作任務：
(一)接收和征集本館保管范圍內對國家和社會具有保存價值的檔案;
(二)對所保存的檔案采用先進技術按規(guī)定科學地整理和保管;
(三)開展檔案的利用工作，為社會利用檔案資源提供服務。
第十條設置國家專門檔案館，由省檔案行政管理部門提出意見，報省人民政府批準。
設置部門檔案館，經省檔案行政管理部門審核同意，報省人民政府批準。
設置企業(yè)、事業(yè)單位檔案館應當提出申請，報省檔案行政管理部門批準。
第十一條各級各類檔案機構的檔案工作人員應當接受縣級以上檔案行政管理部門的專業(yè)培訓，取得上崗資格證書。
第十二條從事檔案鑒定、評估、咨詢等社會中介服務的機構和人員，應當經省檔案行政管理部門資質或者資格認定，接受其業(yè)務監(jiān)督。
第十三條機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他社會組織及其工作人員在職能活動中形成的全部文字、圖表、聲像材料，由本單位文書部門或者業(yè)務部門負責收集齊全，進行鑒定和系統(tǒng)整理，向本單位檔案工作機構或者檔案工作人員移交，集中管理。任何部門和個人不得據為己有或者拒絕歸檔。
第十四條各級檔案行政管理部門對應當依法移交國家綜合檔案館的檔案進行登記，并將登記認定情況通知相關檔案館。
第十五條機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他社會組織，應當按照下列規(guī)定向有關檔案館移交檔案：
(一)列入省檔案館收集范圍的檔案，自形成之日起滿二十年的，向省檔案館移交;
(二)列入市(地)、縣(市、區(qū))國家綜合檔案館收集范圍的檔案，自形成之日起滿十年的，向市(地)、縣(市、區(qū))國家綜合檔案館移交;
(三)列入專門檔案館、部門檔案館和企業(yè)事業(yè)單位檔案館收集范圍的檔案，自形成之日起滿一年的，向相關檔案館移交;
(四)記錄省、市(地)、縣(市、區(qū))重大活動的錄音、錄像、照片等檔案，各單位應當嚴格管理，并在活動結束后半年內按照省人民政府有關規(guī)定向同級國家綜合檔案館移交;
(五)機關、團體撤銷時，應當及時向縣級以上檔案行政管理部門指定的檔案館或者單位移交檔案;
(六)臨時機構撤銷時，應當及時向有關檔案館或者單位移交檔案。
第十六條縣級以上人民政府應當按照檔案館建筑設計規(guī)范的要求建設檔案館專用庫房，并根據檔案事業(yè)發(fā)展的要求，配備計算機、復印機、縮微攝影、洗印等必要的設施。
第十七條各級各類檔案館(庫)的安全措施應當符合下列要求：
(一)省檔案館建筑耐火等級應當達到一級，市(地)、縣(市、區(qū))檔案館應當達到一級或者二級;
(二)檔案庫房內應當安裝防火、防盜報警裝置，配備消防器材;
(三)檔案庫房內不得存放易燃、易腐、易爆物品，嚴禁明火裝置;
(四)檔案庫房內應當配備溫濕度調控設備和防塵、防有害生物設施。
檔案館(庫)的管理人員對霉爛、蟲蛀、破損、字跡褪變的檔案，應當及時搶救。
第十八條縣級以上人民政府應當每年安排專項經費直接用于國家綜合檔案館檔案的保護。具體辦法由省人民政府另行規(guī)定。
第十九條檔案的鑒定、銷毀應當按照國家規(guī)定的原則、標準和程序進行。
禁止任何單位和個人擅自銷毀檔案。
第二十條檔案館開放檔案，應當設置公示標志，為社會利用檔案提供便利條件。
中國公民或者組織，憑個人身份證件或者單位介紹信可以利用檔案館已開放的檔案。
外國人或者境外組織憑接待單位介紹信，向省檔案行政管理部門提出申請，經批準后，可以利用已開放的檔案。
第二十一條檔案館和其他檔案機構提供利用重要、珍貴的檔案，應當用縮微品或者其他形式的復制件代替原件。檔案縮微品和復制件載有檔案收藏單位法定代表人的簽名或者印章標記的，具有與檔案原件同等的`效力。
第二十二條任何組織和個人利用檔案，應當遵守查閱檔案的有關規(guī)定，不得涂改、損毀、丟失、偽造。利用未開放的檔案，不得擅自抄錄和復制。
第二十三條公布檔案，應當遵守國家保密規(guī)定，按照下列規(guī)定辦理;
(一)保存在檔案館的，由檔案館公布;
(二)保存在單位檔案機構的，由所在單位公布;
(三)集體或者個人所有的檔案，由檔案所有者依照國家有關規(guī)定公布;
(四)寄存在檔案館的集體或者個人所有的檔案，由檔案館征得檔案所有者同意后公布。
第二十四條檔案館可以通過下列形式公布檔案的全文、部分原文或者檔案記載的特定內容：
(一)通過報紙、刊物、圖書、音像、電子出版物等形式發(fā)表;
(二)通過電臺、電視臺播放;
(三)通過公眾計算機信息網絡傳播;
(四)公開陳列、展覽檔案或者其復制件;
(五)出版發(fā)行檔案史料匯編的全文或者摘錄匯編;
(六)經檔案行政管理部門批準出售檔案復制件;
(七)在公共場合散發(fā)、張貼檔案復制件;
(八)在公共場合宣讀、播放;
(九)法律、法規(guī)規(guī)定的其他形式。
第二十五條禁止出賣、擅自轉讓國家所有的檔案或者擅自出賣、轉讓國家所有的檔案的復制件。
禁止擅自向各級國家檔案館以外的任何單位或者個人出賣、轉讓、贈送非國家所有的對國家和社會具有保存價值的或者應當保密的檔案。
第二十六條有下列行為之一的，由縣級以上檔案行政管理部門責令限期改正，逾期未改正的給予通報批評;對直接負責的主管人員或者其他直接責任人員，由其所在單位或者上級主管部門給予行政處分;
(一)未依法建立檔案機構或者配備檔案人員的;
(二)未依法對各種門類和載體檔案實行集中統(tǒng)一管理的;
(三)不按規(guī)定歸檔或者向檔案館移交檔案的;
(四)不按規(guī)定辦理檔案登記、統(tǒng)計的;
(五)明知所保存的檔案面臨危險而不采取保護措施的;
(六)不按規(guī)定開放檔案或者提供利用的;
(七)違反國家規(guī)定擅自擴大或者縮小檔案接收范圍的。
第二十七條違反本條例第十九條、第二十三條、第二十五條規(guī)定的，依照《中華人民共和國檔案法》的有關規(guī)定處理。
第二十八條違反本條例第二十二條規(guī)定的，由縣級以上檔案行政管理部門、有關主管部門對直接負責的主管人員或者其他直接責任人員給予行政處分，對單位給予通報批評;縣級以上檔案行政管理部門可以對個人處以五百元以上五千元以下罰款，或者對單位處以一萬元以上十萬元以下罰款。
第二十九條違反本條例規(guī)定造成檔案損失的，由縣級以上檔案行政管理部門、有關主管部門責令賠償損失。損失檔案的價值由縣級以上檔案行政管理部門組織檔案專家、鑒定人員評估確定。
違反本條例規(guī)定，構成犯罪的，依法追究刑事責任。
第三十條檔案工作人員濫用職權、徇私舞弊、玩忽職守的，由其所在單位或者上級主管部門給予行政處分;構成犯罪的，依法追究刑事責任。
第三十一條本條例具體應用中的問題，由省人民政府負責解釋。
第三十二條本條例自20xx年1月1日起施行。
檔案管理的意義
Tips 1:人才服務機構是什么性質的機構?在編制上，它屬于事業(yè)單位，在運行上，則實行企業(yè)化管理。但實際上，它履行著部分行政職能，提供的“服務”具有明顯的行政屬性。這種“半官半商”、“亦官亦商”，在“官”與“商”之中左右逢源，模棱兩可。不少地方人才中心的負責人堅持：“補齊代管費用及相關手續(xù)后，再提供人事服務”。
Tips 2:檔案的轉遞是有規(guī)定程序的，在離開學校之前最好弄清楚你的檔案在什么時間被轉到哪個地方去了。在現階段，主管學生分配的單位沒有統(tǒng)一，有人事局、人才交流中心、教育局、專門的分配辦等，而且檔案轉進轉出比較麻煩，最好一步到位。
檔案管理辦法5
一、檔案分類
在進行檔案管理時首先需要進行文件分類，以便于對文件進行整合和歸檔。文件分類可以按照文件種類、文件主題、文檔流程等方面進行分類，以便于查找和使用。文件分類可以按照文號、分類號、管理號、日期等規(guī)范進行標注，并在檔案文件出現之后進行逐級審核確認。
二、文件歸檔
文件歸檔是指對文件進行安排和保存的過程。歸檔需要對文件進行編號標記，同時還需對文件進行檢查核對，確保其正確性和完整性，然后將其存放到合適的位置，并制定文件保管制度。對于重要資料需要采取多種措施，避免遺失和散落，如安裝密封門、定期檢查、嚴格管控等。
三、文件借閱
文件借閱可以按照檔案管理制度規(guī)定的權限進行借閱或者復制。借閱前需要經過嚴格審批，確保借閱人員合適，并制定借閱的期限和方式。對于重要文件和密件文件需要采取更加嚴格的措施，如制定長效保密制度、設立訪客角色、安裝視頻監(jiān)控等，以保持機密資料的安全和完整。
四、文件銷毀
文件銷毀是指將已經歸檔的文件達到存續(xù)期限，或由于其他原因無需繼續(xù)保存的'文件進行銷毀。銷毀前需要進行文件檢索和審批，并制定銷毀方案，確定銷毀的時間和方式。銷毀的方式可以采取物理銷毀或者數字銷毀。
五、文件備份
文件備份是指對重要文獻和資料進行備份以避免數據遺失或者損壞。數據備份最好有定時備份和定點備份兩種方式，避免備份的重復和占用過多的硬盤空間。同時備份應在不同的地方存儲，以便于很快地找到并恢復數據。
在實踐的過程中，檔案管理需要我們嚴謹細致，方案合理。我們也需要不斷地補充完善檔案管理制度，在有效防止數據遭受侵犯的前提下，達到了檔案管理的目標。
檔案管理辦法6
第一章基本原則
第一條為了提高檔案管理水平，有效地保護和利用檔案，更好地為我公司各項工作服務，根據中共中央組織部、國家檔案局發(fā)布的《干部檔案工作條例》（組通字［1991］13號），特制定本辦法。
第二條人事檔案工作是企業(yè)組織人事工作的重要組成部分，也是企業(yè)檔案工作的重要組成部分。它是為貫徹執(zhí)行黨的干部路線、方針、政策是為先賢舉能，知人善任，歷史地全面地考察了解和正確選拔使用干部服務的。
第三條人事檔案是企業(yè)人事管理等有關部門按照黨的政策，在工作中形成的記載個人經歷、政治思想、品德作風、業(yè)務能力、工作表現、工作實績、工資待遇等內容的文件材料，是人力資源管理與開發(fā)的重要依據，是反映個人成長歷史的憑證和依據，應由公司人力資源處人事檔案室集中統(tǒng)一管理。
第四條在人事檔案管理工作中，必須嚴格貫徹執(zhí)行黨和國家的有關檔案保密的法規(guī)和制度，嚴密保管，確保檔案的完整與安全。
第二章體制、任務和人事檔案干部
第五條人事檔案是企業(yè)檔案的一個組成部分，集中納入人力資源處統(tǒng)一管理，業(yè)務工作接受公司黨委領導和上級有關業(yè)務部門的檢查指導。
第六條人事檔案室的任務是貫徹落實黨和國家關于人事檔案工作的方針政策、制定企業(yè)人事檔案工作規(guī)章制度，負責接收、鑒別、整理、保管、轉遞、提供利用公司各級員工的人事檔案。
第七條人事檔案工作人員要認真學習馬列主義、毛澤東思想，堅持四項基本原則，作風正派，責任心強，刻苦鉆研業(yè)務，不斷提高政治、業(yè)務素質，努力做好本職工作。
第三章人事檔案材料的收集范圍與歸檔要求
第八條為了使人事檔案能夠真實地全面地反映個人全貌，人事檔案室要經常通過有關部門收集全公司員工的工作調配、干部任免、職稱職務評聘、考察、考核、培訓、獎懲、工資待遇等工作中形成的反映個人德、能、勤、績的文件材料，充實檔案內容。具體收集歸檔范圍見附件。
第九條公司各級黨委（總支）、各廠、各處室（科室）要建立主動送交人事檔案材料的工作制度，并由各單位黨委（總支）的人事干事、組織干事負責收集各單位的歸檔材料，屬于歸檔范圍的人事檔案材料，在材料形成后，經有關部門審查簽章后送交人事檔案室歸檔，員工在公司工作期間形成的各類材料必須在離公司前全部移交檔案館。
第十條收集的人事檔案材料，必須經過認真的鑒別，屬于歸檔的材料應真實準確，完整齊全，文字清楚，對象明確，手續(xù)完備、具有保存價值。需經組織審查蓋章或本人簽字的，應在蓋章簽字后方能歸入人事檔案。
第十一條不屬于檔案范圍的材料，不得擅自歸檔，經過鑒別，可分別情況予以處理。凡銷毀材料必須詳細登記，并報請人力資源處負責人審查批準，由專人負責監(jiān)銷。
第十二條人事檔案材料，須統(tǒng)一使用十六開規(guī)格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色及純藍色墨水和復寫紙書寫。お
第四章人事檔案的管理和利用
第十三條人事檔案室對收集的人事檔案材料按規(guī)定進行整理，并按在職人員檔案、離退休人員檔案、死亡檔案進行分類、編號、排架。人事檔案室對不屬于上述范圍人員的人事檔案應進行代管，并按有關部門的規(guī)定收取管理費。
第十四條對人事檔案應建立登記和統(tǒng)計制度，建立各類檔案名冊。每半年檢查核對一次檔案，做到檔號與檔案名冊編號一致，發(fā)現問題及時解決。嚴格執(zhí)行保密制度，確保檔案的絕對安全和準確無誤。
第十五條根據安全保密，便于查找的原則，人事檔案應嚴密科學地保管。檔案庫房應是堅固的，具有八防等安全設施和措施的專用檔案庫房，配置鐵質檔案柜。庫房內應保持清潔，整齊和適宜的溫濕度。
第十六條檔案卷皮，目錄和檔案袋的樣式、規(guī)格按標準制作，干部檔案的整理嚴格按照中央組織部下發(fā)的《干部檔案整理工作細則》和有關規(guī)定執(zhí)行。
第十七條嚴禁任何人私自保管他人檔案，人事檔案干部不得保管本人和親屬的檔案。不得在電話里泄露檔案內容。
第十八條做好檔案管理的各項基礎工作，編制檢索工具，逐步實現人事檔案的現代化管理，便于提供利用。
第十九條凡需從人事檔案中取證或辦理公證，必須由人事檔案室辦理。有關材料應認真核實簽署意見并加蓋“濟南啤酒集團總公司人力資源處”公章，方能有效。
第二十條對人事檔案的接收、傳遞必須嚴格手續(xù)，有案可查。查借閱人事檔案應嚴格按檔案室制定的《人事檔案查（借）閱制度》辦理。
第五章檔案的轉遞
第二十一條人事檔案應通過機要交通渠道轉遞或派專人傳送，不準郵寄或交本人自帶。如外單位派專人來提取，必須持人事或組織部門出具的介紹信，一般介紹不予辦理。
第二十二條如《調檔通知》調出人員要求轉遞檔案，必須經人力資源處負責人同意簽署意見方可轉出。有關部門同時把本人的現實表現、體檢表或技術檔案轉入人事檔案室，由人事檔案室統(tǒng)一轉遞。檔案轉出后，逾期一個月未見對方退回回執(zhí)應寫信催回，以防丟失。
第二十三條為使人事檔案能夠隨著公司的人事變動，干部職務變動而及時調整，公司人力資源處應將人事變動情況、干部調動單位和任免通知及時通知人事檔案室。因商調而轉出檔案后，人力資源處應及時通知人事檔案室此人是否商調成功，如未商調成功有關部門應在一個月以內追回檔案，最多不超過三個月。
第二十四條公司員工因辭職、退職、自動離職或被學校解除合同、終止合同、除名、開除等，在沒收到人力資源處轉來的轉遞檔案通知單前，其檔案仍由人事檔案室保管；但要從處理決定下達之日算起，按有關部門的收費規(guī)定收取檔案保管費。
第二十五條公司各單位、部門應積極配合檔案室做好員工檔案的轉遞工作，學生分配單位有變化時應及時通知檔案室，以使檔案能正確投遞。
附件
人事檔案材料收集歸檔范圍
�。�、員工調配、任免、考察考核等工作中形成的各種登記表（如職工履歷表、登記表），任免呈報表（包括上報的考察材料），鑒定、民主評議和組織考核形成的綜合材料，離退休審批表，軍隊轉業(yè)部門審批表等。
�。�、錄用和聘用工作中形成的錄用和聘用審批表，政審材料，續(xù)聘審批表，退職材料。
３、出國出鏡人員審批表、登記表及在外表現情況的鑒定材料。
４、黨代會、人代會、政協(xié)會議的`工、青、婦等群眾團體代表會以及民主黨派代表會的代表登記表和委員的簡歷表、政績材料。
５、辦理工資、待遇工作中形成的審批表和解決待遇問題和審批材料。
６、評聘專業(yè)技術職務（職稱）工作中形成的專業(yè)技術人員任職資格申報表，專業(yè)技術職務考績材料以及聘任專業(yè)技術職務的審批表。
�。贰T工更改姓名、民族、年齡、入黨入團時參加革命工作時間等過程中形成的個人申請表，組織審查報告，上級批復以及所依據的證明材料。
８、黨團組織建設中形成的入黨志愿書（1—2份系統(tǒng)的）和轉正申請書、自傳、政審材料、黨員登記表、不予登記的決定、組織審批意見及所依據的材料，民主評議黨員工作中形成的組織意見。民主評議黨員登記表，優(yōu)秀黨員事跡及審批材料。認定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實依據材料和審批材料，退黨材料，取消預備黨員資格的組織意見；入團志愿書、申請書、團員登記表、退團材料；加入民主黨派的材料。
�。埂⒏刹繉彶楣ぷ髦行纬傻恼{查報告、結論、上級批復、個人結論的意見、檢查交待、旁證材料；甄別復查結論、調查報告、批復及有關的主要依據材料。
�。保�、表彰獎勵活動中形成的各種先進人物登記表、審批表、先進模范事跡。
�。保薄⒏鞣N處分決定、調查報告、上級批復、本人交待及旁證材料、刑事判決書。
�。保病T工的創(chuàng)造發(fā)明、科研成果、著作、譯著和有重大影響的論文等目錄。
１３、體格檢查中確診有殘疾的體檢表及工傷致殘確定殘廢等級的材料。
�。保础⑥k理喪事活動中形成的悼詞、訃告；非正常死亡的調查報告。
�。保�、高等教育、國民教育、成人教育和干部進修、培訓工作中形成的學生（學員）登記表、學習成績登記表、畢業(yè)登記表，授于學位的材料，學歷證明書，學習鑒定材料。
�。保丁W生學籍變動記錄材料。
�。保�、學生在校期間每學年的思想品德評定表。
�。保�、畢業(yè)學生體檢表。
�。保�、其他可供組織參考有保存價值的材料。
檔案管理辦法7
公司為進一步規(guī)范銷售合同文檔和管理工作，提高管理水平，逐步實現銷售合同管理工作的規(guī)范化、制度化、科學化，特制定本制度。
一、本制度所指的合同檔案是公司在業(yè)務經營中形成的各種來往合同、協(xié)議、訂單、確認書、價格變動函等（包括巨盛、中能、舒爾茨、內貿、外貿）。
二、公司在業(yè)務經營過程中，收取相應客戶的資質、往來的調查表等，也屬本管理制度的.歸檔文件。
三、合同檔案管理原則
1、公司經營產品的采購、銷售均須訂立合同。
2、業(yè)務合同歸檔、保管、建立檔案，由銷售部管理，以確保檔案的完整、完全和有效利用。
3、銷售部指定專人負責統(tǒng)籌、協(xié)調、組織、整理、保管公司所有銷售業(yè)務合同文檔。
四、合同章管理原則
1、公司統(tǒng)一發(fā)放合同章，屬銷售業(yè)務使用的合同章發(fā)放到銷售部。
2、業(yè)務合同章除因工作需要留一枚由駐馬鋼辦事處保管外，其余均由指定人員保管。
3、各業(yè)務部門、業(yè)務
人員用章時應填寫用章登記表，并附上用章的文本原件或復印件，交由銷售部經理簽字后方可使用。若因工作需要帶合同章外出時，須辦借用手續(xù)，使用完畢后即行交回。
四、合同文檔的管理要求
1、合同文檔管理可以按“公司合同管理”中“合同編號”規(guī)定進行分類編號。
2、保存的合同文檔每半年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理并追究相關人員責任。
3、合同管理人員要加強對合同檔案的登計、監(jiān)督工作，要以原始記錄為依據，編制合同統(tǒng)計清單。
4、合同檔案管理人員應根據實際需要編制合同檢索工具，以便有效地開展合同文檔的查詢、利用工作。
5、各業(yè)務員可查閱合同文檔，確因工作需要須借出查閱，須經部門領導簽字同意后方可辦理借閱手續(xù)，合同原件無特殊情況不得外借。
五、附則
1、本制度自審批通過之日起實施。
2、本制度由銷售部負責解釋。
六、附件
《合同檔案登記表》
檔案管理辦法8
一、檔案分類
檔案管理的第一步便是檔案分類，合理分類是檔案管理的前提和基礎。對于檔案分類，主要包含以下要求：
1、按照物品、文件和文檔的種類分別歸為一類，以及重要程度、部門等特定的分類要求。
2、將相同的文件進行統(tǒng)一的編號，以便于查找和管理，常規(guī)編號方法可以使用由字母和數字組成的編號方法。
3、對于重要的文件或文檔，需要進行歸檔，并且歸檔的時間和歸檔的地點需要進行記錄。
二、檔案管理軟件
檔案管理軟件是檔案管理的輔助工具，針對不同的檔案管理軟件，有如下的要求和說明：
1、檔案管理軟件需要使用簡單方便，支持多人協(xié)同使用，對于數據的安全性需要進行保護。
2、檔案管理軟件需要將分類的各個檔案分門別類的展現給管理人員，方便管理人員對各個檔案進行查看和管理。
3、檔案管理軟件在歸檔的時候需要對歸檔內容進行詳細的說明和說明，以方便以后的查找和使用。
三、檔案管理的保密性
檔案管理不僅需要及時準確，還需要具有高度的保密性，如何保證檔案管理的保密性，可以從以下幾個方面入手。
1、設置密碼鎖定目錄和文件，對于重要的文檔或文件的加密和保護，并且要注意系統(tǒng)的后續(xù)升級和安全性的防護。
2、檔案管理需要明確哪些是機密檔案，哪些是普通檔案，對于享有機密級別的文件，需要對其存儲和管理進行專門的.安全保障。
3、建立檔案安全審查機制，每個上級部門都要對下級部門的檔案進行實地查驗，以互相監(jiān)督和督促。
四、檔案管理的備份
檔案管理備份是檔案管理的重要步驟之一，一方面可以避免因為人為因素而丟失重要資料，另一方面可以對檔案管理進行重新整理和完善。針對檔案管理的備份，可以有如下要求：
1、檔案管理的備份需要使用多種方式，如使用云存儲、外設硬盤、光盤或者U盤等，以免當其中一個備份失效時，可以隨時通過其他的備份恢復。
2、檔案管理的備份需要進行定期的檢測和測試，并且記錄備份時間和備份內容的詳細信息，以備以后查閱。
3、在檔案管理備份整理時候，同時進行檔案的重新分類和歸檔，以便于后續(xù)查閱和管理。
在檔案管理的工作中，還有很多有關流程和規(guī)范的問題需要進行注意，以達到對檔案管理的高度要求。如：歸檔方式、使用文具要求、在檔案管理工作中需要注意的細節(jié)問題，以及有關檔案管理的常態(tài)化的宣傳等等，都需要認真對待。
檔案管理辦法9
一、建立完善的檔案管理制度
建立一套完善的檔案管理制度，包括檔案管理的主管部門和主管人員、檔案管理的職責和權限、檔案管理的流程和制度、對檔案管理工作進行監(jiān)督和評估等。制定科學的檔案管理規(guī)定，明確每個檔案材料的保管期限、歸檔標準和存檔位置，確保檔案材料妥善保管，減少檔案管理中出現的錯誤。
二、加強檔案采集和整理
檔案采集是檔案管理的基礎，它直接影響著檔案管理質量。各個管理部門應該把檔案采集作為一項重要的工作進行安排，及時采集檔案材料、核實檔案資料，并進行分類整理，確保檔案材料按真實性、完整性、準確性和可信度的原則進行保管。在采集檔案材料時，需要做好檔案登記和歸檔標準，保證每份材料都能追溯到其來源和存放位置。
三、加強檔案的數字化處理
數字檔案是檔案管理的`重要手段，數字檔案的建設是數字化時代檔案管理的必然趨勢。組織要按照數字化的檔案管理需求，規(guī)劃布局好數字化檔案管理建設的各個環(huán)節(jié)，實現數字化檔案信息的采集、加工、存儲、保管、傳輸和展示等工作，同時解決傳統(tǒng)檔案管理中出現的某些問題，如檔案安全性、操作便捷性等。
四、加強檔案的安全保護
檔案保管需要加強安全措施，保證檔案材料的安全性和完整性。對于檔案強制力較高的材料，應當采取門禁、鎖具、監(jiān)控等保管措施，保證檔案材料不會被非法取閱或遺失。在檔案數字化處理方面，除了安全性的保障，還需要注意數據防止破壞、數據備份等問題，做好通過軟件等技術手段達到材料安全存儲的保證工作。
五、完善檔案管理的信息化系統(tǒng)
隨著信息化的深入發(fā)展，檔案管理的信息化系統(tǒng)也越來越重要。組織可以根據實際情況，引進或開發(fā)一些實用、安全、穩(wěn)定的檔案管理信息化軟件，用以輔助檔案管理工作，同時可以方便檔案材料的檢索、歸檔、分類、索引和展示，更加方便使用。同時，數字檔案可以實現信息化系統(tǒng)的共享，從而實現檔案信息的快速交流和分享。
六、實現檔案管理的信息公開
信息公開是政府機構檔案管理的一項重要任務，也是檔案管理的一個重要指標。政府機構要依照相關法律法規(guī)，將符合規(guī)定條件的檔案材料予以公開。同時，建立檔案管理的公開檔案材料管理系統(tǒng)，為公眾提供實際可靠的信息，提升政府信任度和透明度。
總之，這些措施是做好檔案管理不可或缺的手段，檔案管理也需要日新月異的進步與發(fā)展。實踐中，組織可以結合自身實際情況，細化檔案管理的具體細節(jié)，制定出更為實用的方案，不斷提高管理水平，為社會經濟發(fā)展做出貢獻。
檔案管理辦法10
一、學生檔案工作的基本原則
�。ㄒ唬┍竟芾矸椒ㄋQ的學生檔案是指z師范大學附屬中學培養(yǎng)的學歷教育的學生個人檔案，內容包括學生在校就讀期間形成的，反映學生學習、生活、實踐等各方面的有保存價值的紙質文件材料。
（二）學生檔案材料的歸檔工作直接關系到人事檔案的完整性和學生的切身利益，對所收集的材料，要求齊全，內容真實，簽署完備。
�。ㄈ⿲W校學生管理部門要把學生檔案的積累和收集、整理工作納入工作職責范圍，并指定兼職檔案人員。學生檔案材料形成部門要做好材料的收集、整理工作并及時移交學生管理部門歸檔。
二、學生檔案的歸檔范圍
1、新生入學時交的檔案、新生入學登記表。
2、高中階段形成的綜合素質評價材料。
3、畢業(yè)生登記表。
4、高中基礎會考成績證明副本。
5、普通高等學校招生報名登記表、體格檢查表。
6、學生在校期間的獎勵、處分材料。
7、學生入黨、入團材料。
8、其它有價值的材料。
三、學生檔案的整理方法
�。ㄒ唬┭b訂
學生檔案應按件裝訂，一般在左側裝訂，裝訂前將“件”內的各頁左、下側對齊，同一事項的材料可按形成時間先后排序合訂為一件。
（二）裝袋
歸檔的.文件材料按時間的先后順序裝入檔案袋內，一人一袋一檔，并在檔案袋封面的材料目錄上注明材料名稱。同一學生的檔案不能分散，不同學生的檔案不能混合。
�。ㄈ┡帕�
學生檔案按學生畢業(yè)年限排列，同一畢業(yè)年限內按班級排列，同一班級按學號（從小到大）排序。
�。ㄋ模┡偶�
學生檔案按排列順序存放入檔案庫房檔案柜架內，從上到下、從左到右排列。檔案柜要編制順序柜號。
�。ㄎ澹┚幠�
學生檔案須做好電子版目錄索引的同時，也要做好紙質目錄，便于快速查找和檔案流轉時簽名，其編目的內容包括：姓名、畢業(yè)時間、班級、學號、柜號、轉出方式、簽收人、簽收時間、備注等。每年畢業(yè)的檔案編目要裝訂成冊。
四、學生檔案的轉遞及托管
�。ㄒ唬⿲W生升學，其檔案按錄取院校地址轉送。
（二）學生轉學、退學、出國、開除等學籍變動時，應及時將檔案轉給新的主管部門或單位。
（三）尚未轉出學校的學生檔案，于學生畢業(yè)一年后移交檔案室保管。
�。ㄋ模⿲W生前來辦理檔案轉出時，應出示有效證件如身份證、畢業(yè)證書，非本人辦理還應出示委托書及雙方的身份證明。
�。⿲W生檔案轉遞前必須密封后蓋騎縫章，一般通過機要或遵照有關規(guī)定轉遞，必要時可派專人轉遞。學生檔案一般不準由本人自帶，但在特殊情況下檔案經嚴格密封后，本人憑單位開具的調檔函或證明可自帶檔案，但對轉遞過程中檔案遺失、私自開封等后果由本人自負。
五、學生檔案的查、借閱
（一）在校期間若需查閱、復印、摘抄和拍攝學生檔案，必須履行登記手續(xù)和批準手續(xù)。主管部門負責人、老師說明利用目的，可登記后查閱學生檔案；其他人員未經批準不得私自查閱學生檔案。
（二）學生檔案一般不外借，如必須借出使用時，必須持有借出單位介紹信，經主管負責人批準并履行登記手續(xù)后方可借出，借閱單位須按期歸還（借閱期限不超過一周）。借閱期間不得私自轉借他人或由他人歸還，如有丟失由借閱單位負責，并依法追究其責任。杜絕個人外借。
�。ㄈ┎殚�、借閱學生檔案，必須嚴格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴禁涂改、圈劃、污損、批注、拆散、抽取、撤換和增添檔案材料。未經批準不得擅自拍攝、復制檔案內容。
六、學生檔案的補辦
本校歷屆畢業(yè)生的個人檔案因丟失等原因如需補辦，必須持學生檔案補辦申請書（說明就讀、畢業(yè)的具體情況），所在單位出具檔案遺失證明，經核實相關檔案后，可以復印錄取花名冊、成績單和畢業(yè)生有關材料。
檔案管理辦法11
一、檔案分類與編號
分類與編號是檔案管理的基本步驟，也是檔案管理的核心。所謂分類，就是將不同種類的檔案進行區(qū)分，按照一定的標準進行劃分，使得檔案的種類、屬性、用途等變得清晰明了。編號則是給檔案分配一個唯一的標識符，標明其具體信息和存放位置，方便檔案的查找和使用。
分類與編號需要遵循以下原則：
1、依據檔案性質分類：將各種不同的檔案按照其性質進行分類，如工作檔案、生活檔案、財務檔案、教育檔案等。
2、依據檔案內容分類：按照檔案記錄的內容進行分類，如會議記錄、文件資料、人事資料、技術資料等。
3、依據檔案制度分類：按照檔案的制度性質進行分類，如保密檔案、機密檔案、公開檔案等。
4、依據檔案層次分類：將檔案進行層次劃分，如基層檔案、中層檔案、高層檔案等。
在分類和編號的過程中，需要編制一份檔案分類與編號手冊，將檔案類別和每個檔案的編號一一對應，使得檔案不會混淆，并能方便查找。
二、建立檔案庫房
在進行檔案管理之前，需要先建立一個檔案庫房，并制定科學合理的`存儲制度和措施，保證檔案的安全性和完好性。具體措施如下：
1、庫房的選擇與設計：需要選擇一個干燥、通風、采光好的地方，并確保庫房的溫度、濕度、灰塵等環(huán)境指標符合國家相關標準。
2、檔案盒的選購：需要選擇優(yōu)質的檔案盒，并按照各種檔案的大小和種類選擇適合的盒子存放，確保檔案的安全和完好。
3、立體儲物系統(tǒng)的設置：需要安裝儲物柜、檔案架和移動式庫房等設施，使得檔案存儲利用空間更加充分、靈活。
4、庫房安全管理：需要加強庫房的安全保衛(wèi)工作，設置安全防范措施，防范火災、盜竊、損壞等事件的發(fā)生。
三、檔案借閱與歸還
檔案的借閱歸還是日常檔案管理中不可缺少的環(huán)節(jié)。科學合理的借閱和歸還制度可以保證檔案的安全和可用性。
1、借閱手續(xù)：借閱檔案需要先進行登記、審核，確定借閱人、借閱事由、借閱期限等要素，并簽署借閱協(xié)議。
2、檔案使用：借閱使用檔案需要注意保護檔案的完好性，避免磨損、污漬、遺漏等情況的發(fā)生。
3、歸還手續(xù)：使用完檔案后，需要及時歸還，并簽署歸還協(xié)議。并進行檔案的復查和整理。
四、檔案的鑒定、清理和保管
隨著時間的流逝，某些檔案的使用價值會逐漸降低，甚至失去應有的價值。因此，定期進行檔案的鑒定、清理和保管變得非常重要。
1、檔案鑒定：對于一些歷史悠久的檔案、珍貴文獻及其他重要的檔案材料，建議進行檔案鑒定，以確保檔案的真實性和可信度。
2、檔案清理：對于一些過時的、過期的、無用的檔案，需要進行清理和淘汰，以清理出更多的空間，方便檔案的管理和存儲。
3、檔案保管：檔案保管包含了完整性、安全性、可用性與便捷性四個方面。所以，需要妥善保管，始終維護檔案的完整性和可用性。
總之，檔案管理是一項極為重要的工作，它關系到我們的生產和生活。要加強檔案管理，需要完善檔案管理制度，建立科學合理的檔案管理體系，使得檔案管理變得更為規(guī)范和高效。同時，也是企業(yè)、機構或個人在工作發(fā)展過程中必不可少的保障措施。需要我們認真管理它們，為我們日后的工作和生活做好充分準備。
檔案管理辦法12
第一條為了加強公司人事檔案管理，使之逐步實現科學化、制度化、系統(tǒng)化的要求，參照國家和上級主管部門有關檔案管理的規(guī)定，結合公司的實際情況，特制定本規(guī)則。
第二條檔案管理的種類;根據國家的規(guī)定要求和勞動人事管理的特點，將勞動人事工作形成的諸多材料整理分成三大類：職工個人檔案、專業(yè)技術檔案、文書資料檔案。
第三條職工個人檔案主要由記載個人在歷史各個時期表現情況的原始資料，各項工作能力素質狀況和有關背景材料等構成。它主要包括職工履歷、社會關系、職務、學歷、工資變動情況、獎懲記錄等以及各個時期的表現鑒定。
第四條專業(yè)技術人員(包括工人技師)檔案主要由記載其技術狀況的原始材料和考核評聘等有關的材料構成，它主要包括專業(yè)技術人員的技術職稱(職務)評聘申請表、工作總結、所在單位鑒定、評審委員會評審結果記錄、聘任或解聘書、高、中、初等級變化記錄和評聘工作的有關資料。
第五條文書資料檔案主要由記載公司勞動人事管理活動的主要過程原始材料、各項重要而且常用的勞動人事政策規(guī)定的目錄或摘要、勞動人事系統(tǒng)各崗位在工作中產生的各類正式文書、各種勞動人事統(tǒng)計報表和有關信息資料構成。
第六條檔案管理的內容
一、檔案的建立
1.職工個人檔案，凡是新進公司的職工，勞動人事部門應按規(guī)定內容為其建立個人檔案，并按公司檔案管理規(guī)范統(tǒng)一整理分類、編號。
2.專業(yè)技術人員檔案，對專業(yè)技術職稱(職務)評聘管理部門或崗位提供的職稱(職務)評聘的有關資料，按規(guī)定要求進行分類、整理、編號、歸檔。
3.文書資料檔案。對文書管理提供的各類文書資料，按設計要求進行分類、整理、匯編成冊、編號歸檔。
二、檔案的日常維護：檔案的日常維護主要包括整理、分類、編號、裝訂、編目錄、內容增刪、訂正、輸入電腦等項內容，重點是增刪、訂正、更新。
三、檔案的查詢、借閱：檔案查詢、借閱管理的內容主要根據上級有關規(guī)定或公司的管理需要制定查詢、借閱檔案規(guī)定，對檔案的查閱、借閱實施管理。
四、檔案的傳遞：檔案的傳遞主要指職工個人檔案和專業(yè)技術人員檔案傳遞到流向單位。
第七條檔案管理的標準
一、職工個人檔案
1、符合國家和上級主管部門規(guī)定的檔案管理要求。
2、能夠及時、準確、完整的提供反映公司專業(yè)技術職稱(職務)評聘情況。
二、文書資料檔案
1、能夠及時、準確地提供勞動人事管理方面的文書資料.
2、能夠及時提供勞動人事管理方面的政策規(guī)定的文號、文件、標題或摘要。
第八條檔案的內部管理制度
一、凡新聘職工個人檔案應在報到后的一個月內完成。
二、專業(yè)技術人員檔案的建立，應在專業(yè)技術職稱(職務)評聘管理部門或崗位移交有關材料后的一個月內完成。
三、文書資料檔案的建立，首先由文書管理崗位每年二月前將上年度的文書資料交檔案管理崗位，然后由檔案管理崗位在接到后30天內完成整理、分類、編號、裝訂、編目、摘錄、輸入電腦等工作。
四、應在有關崗位提供變更內容后的.一個月內，對檔案的有關內容進行增刪、修正。
五、檔案的查詢、借閱必須按有關規(guī)定執(zhí)行。
六、每年4月前對公司的檔案管理工作進行一次檢查。
七、文書資料檔案的分類、目錄編排、編號由公司行政人事部統(tǒng)一確定。
八、檔案管理崗位應及時為公司各方面提供檔案資料查詢。
第九條人事檔案查閱、借閱
一、查閱檔案的范圍
1.因干部考察、任免、調動、政治審查、組織處理、入黨、出國、福利待遇、治喪等需要查閱本人檔案的。
2.與他人案件有密切關系，而該人已經死亡或因病不能口述和書寫，無法直接提供情況以及其他特殊原因，必須查閱其檔案取得證明材料的;
3.因某種特殊情況需要查閱本人檔案的;
4.編寫公司史、地方志、撰寫人物傳記等，一般不得查閱干部檔案，可直接向干部本人采訪。如該干部已經死亡或年邁喪失記憶，有病不能口述、書寫，可酌情提供其履歷和自傳材料給予查閱。
二、借用檔案的范圍
1.領導因審批職務任免、出國、晉升和享受待遇考察了解等需要借用有關人員的檔案;
2.商調職工需要，將檔案寄送接受部門(分支機構)審查;
3.本部門有關領導因對于政治審查、考察、考核需要詳盡研究而暫時借用。
三、出具證明材料的范圍：出具證明材料，指的是按需要和允許提供利用的范圍，將人事檔案中的有關材料內容摘抄或復制成單項的材料，用以證明該人員的有關情況。這種方式一般只限于審批案件、出國留學所必須提供的證據、證件等。凡因入團、入黨、入學、參軍、提干、出國等進行政治審查，需要了解其父母或親屬的情況時，一般不能查閱檔案，可由干部所在單位提供證明材料。
四、查閱、借用檔案辦理程序
1.借閱經理級以上干部檔案欲申請人填寫《查閱、借用檔案審批表》，經借閱檔單位蓋章和負責人簽字，報公司領導審批;
2.借閱經理級以下人員的檔案，經申請人所在部門領導批準，行政人事部審核，方可調出檔案。
五、查閱、借用檔案的注意事項
1.查閱檔案的人員，必須攜帶本人工作證、身份證，在查閱時不準邊閱邊議檔案內容，更不準向無關人員泄露檔案內容。
2.查閱檔案時不得涂改、拆散、抽出、增添、圈劃、污損;
3.未經批準，不得復印檔案材料，摘抄復制的材料應辦理登記手續(xù)并負責保管好，不得給無關人員閱看，用完必須自行銷毀;
4.查閱檔案需到檔案室進行，原則上不得帶走;特殊情況需借出的，必須在當日歸還。
5.借用的檔案，必須保證絕對安全，要嚴格保密，妥善保存，不準轉借，不準交無關人員和本人翻閱，用完及時歸還。
檔案管理辦法13
一、學校建立兩級科研檔案，學校科研工作檔案為一級檔案，教師個人課題研究檔案為二級科研檔案。
二、 學�？蒲惺邑撠焹杉壙蒲袡n案的管理工作。
三、 研室檔案管理職責是建檔、保管、檢查、指導。
四、 一級檔案的分類與管理。
1、文件常規(guī)類檔案：上級科研部門的文件、學�？蒲泄ぷ饔媱澘偨Y、科研工作組織機構及分工、各項科研工作制度、科研工作經驗材料、科研工作學習材料。
2、課題研究類檔案；課題立項審批與任務下達書、實施方案、開題報告、課題研究過程記實、階段性成果、科研成果獲獎證書及優(yōu)秀實驗教師事跡材料。
3、其記實：科研工作會議記錄、科研工作大事記、各課題活動記實。
4、一級檔案要做到記錄詳實，按檔案的分類情況可選用隨機建檔和定期建檔兩種形式。
五、 二級科研檔案的`分類與管理1、參與性實驗課題研究的科研檔案要有實驗課題任務下達書、實驗的實施方案、階段計劃、過程記實材料和實驗結果驗證及實驗報告等。
2、獨立研究性課題要有課題立項的實施方案（包括：研究的目的意義、研究內容方法、研究計劃等），階段計劃、研究過程記實、階段性總結、研究報告、成果表達形式等。
3、學�？蒲惺颐繉W期對各課題研究進展材料進行不定期檢查。
六、課題研究的過程材料，一律選用A4紙、宋體、正文小4號字體，打印后裝訂入檔。
七、科研室每學期對兩級檔案要進行一次復查，及時調整檔案內容。
八、科研主任每學期要將科研檔案的建立情況以書面形式上報校長辦公會。
檔案管理辦法14
檔案管理是一項至關重要的工作，它涉及到各個行業(yè)、各個部門、各個領域。良好的檔案管理能夠為企業(yè)和個人提供有力的支持，提高工作效率，降低成本，保障信息安全和隱私。在這篇文章中，我們將探討檔案管理怎么做，旨在為希望優(yōu)化檔案管理的組織和個人提供一些有用的建議。
1、了解檔案管理的基本原則
檔案管理主要涉及到文件、記錄、數據和其他重要信息的收集、分類、保護、保存和摧毀。因此，檔案管理需要考慮各個方面的因素，例如安全、易用性、可訪問性和持久性等因素。了解這些基本原則并將它們運用到檔案管理的實踐中，有助于確保檔案的可靠性和完整性。
2、建立檔案管理制度
為了確保檔案的安全和可管理性，建立一個檔案管理制度是非常必要的。制度需要包含檔案管理的各個環(huán)節(jié)，例如文件的創(chuàng)建、存儲、保護、取用和摧毀等。制度需要詳細描述各項任務的職責和操作步驟，并確保每個人都能夠遵守制度。這可以通過培訓員工、發(fā)放操作手冊和組織模擬演練等方式來實現。
3、建立檔案分類和索引系統(tǒng)
好的檔案分類和索引系統(tǒng)能夠大大提高檔案管理的'效率。分類系統(tǒng)需要根據文件屬性、內容、格式和重要程度等因素來設計，索引系統(tǒng)需要根據文件的各個關鍵點，例如主題、日期和作者等來設計。建立分類和索引系統(tǒng)需要根據實際情況進行調整和完善，確保檔案管理的準確性和時效性。
4、選擇合適的檔案存儲媒介
檔案的存儲媒介可以選擇紙質檔案或電子檔案或混合兩者。紙質檔案可以提供高度的可靠性和可讀性，但需要大量的存儲空間和物理保護。電子檔案可以提供高度的易用性和可訪問性，但需要保證信息安全和備份的可靠性。根據實際需求和預算，選擇最合適的檔案存儲媒介是非常重要的。
5、確保檔案的備份和恢復
檔案管理需要考慮備份和恢復的問題，以確保檔案的可持續(xù)性和完整性。備份需要定期進行，包括紙質檔案的掃描備份和電子檔案的云端備份�；謴托枰锌煽康牧鞒毯图夹g支持，以確保在檔案發(fā)生意外損失時能夠及時恢復數據。
6、實現檔案數字化和數據分析
隨著科技的不斷進步，檔案數字化和數據分析的需求越來越高。數字化可以改善檔案管理的可訪問性和可用性，以及提高信息共享和協(xié)同。數據分析可以幫助在大量檔案數據中快速發(fā)現問題和機會，支持各種決策和業(yè)務需求。實現檔案數字化和數據分析需要根據實際需求選擇最合適的技術和工具，并確保數據的安全和隱私。
總之，檔案管理是一項非常重要的工作。通過建立檔案管理制度、建立檔案分類和索引系統(tǒng)、選擇合適的檔案存儲媒介、實現檔案數字化和數據分析等措施，可以提高檔案管理的效率和可靠性，保護個人和企業(yè)的信息安全和隱私。該如何做好檔案管理，需要根據實際情況進行選擇和實踐。
檔案管理辦法15
第一章 總則
第1條 為加強公司檔案管理，保證檔案管理的有效性、規(guī)范性，理順工作程序，明確工作職責，使檔案工作更好地為企業(yè)經營管理服務，特制訂本辦法。
第2條 本辦法適用于集團總部及區(qū)域公司檔案管理工作，財務檔案管理須參照財務有關制度實行。
第3條 本辦法所稱檔案是指集團各中心、區(qū)域公司在各個歷史時期的各項活動中形成的全部檔案的總和。包括紙質檔案、電子檔案、照片檔案、磁性載體檔案、實物檔案等都是企業(yè)檔案的有機組成部分，應根據其自身特點妥善管理，統(tǒng)一歸檔。公司全體員工有保護檔案的義務。
第4條 主要職責。
1、集團行政管理中心：負責集團檔案管理工作規(guī)劃、計劃及規(guī)章制度的編制、實施工作；負責集團檔案的收集、整理、歸檔、保管等管理工作。
2、集團各中心：負責本中心檔案的收集、整理、存檔與借閱審批等工作；指導、督促、檢查各區(qū)域公司對口業(yè)務部門的檔案管理工作。
3、區(qū)域公司：負責做好本公司檔案的積累、收集、整理、保管和利用工作；接受集團行政管理中心的統(tǒng)一指導與監(jiān)督，并定期向行政管理中心匯報檔案管理工作情況。
第二章 管理體制
第5條 公司檔案管理工作堅持集中統(tǒng)一領導、分級保管的原則，進行網絡化管理，即集團公司收文、發(fā)文及經營活動中形成的資料由集團公司檔案室歸檔；區(qū)域公司的職能部門形成的文件材料按規(guī)定移交各區(qū)域公司檔案室。
第6條 集團行政管理中心設立檔案室，負責公司檔案的集中統(tǒng)一管理，并對各中心/區(qū)域公司的檔案工作進行指導、監(jiān)督和檢查。
第7條 每個中心/區(qū)域公司指定專人（兼職）負責本中心/區(qū)域公司的資料的收集和整理，檔案資料收集、整理的第一責任人為各中心/區(qū)域公司指定的檔案負責人，第二責任人為中心/區(qū)域公司負責人。
第8條 日常管理工作中形成的文件材料應由具體承辦人負責積累、整理，并移交給行政管理中心檔案管理員。
第9條 集團行政管理中心檔案管理具體職責。
1、負責集團的檔案管理工作，定期或不定期對檔案管理情況進行檢查，及時協(xié)調解決檔案管理工作中的問題，確保集團檔案管理相關制度的貫徹、執(zhí)行和檔案管理工作的有序開展。
2、負責集團檔案管理工作規(guī)劃、計劃及規(guī)章制度的編制、實施工作。
3、統(tǒng)一管理集團的檔案資料，做好檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管和開發(fā)利用工作。
4、定期進行檔案的檢查核對工作，保證公司檔案妥善管理、有序存放和檔案的完整、安全。
5、及時對超期保管的檔案提出處理意見，做好檔案的銷毀工作。
6、參與集團及區(qū)域公司企業(yè)產權變動檔案的處置工作。
7、及時總結檔案管理工作情況，向集團匯報檔案管理工作，提出檔案管理工作的意見和建議。
8、協(xié)調、監(jiān)督、指導集團總部各中心、區(qū)域公司相關人員按照歸檔要求完成文件的整理和歸檔工作。
9、組織對區(qū)域公司檔案管理人員進行業(yè)務培訓，負責對區(qū)域公司檔案管理工作情況進行檢查和考核。
第10條 區(qū)域公司檔案管理具體職責。
1、區(qū)域公司要指定專門的機構或檔案管理工作人員，認真做好本公司檔案的積累、收集、整理、保管和利用工作，并對公司的檔案管理工作進行監(jiān)督和指導。
2、區(qū)域公司所屬項目工程項目竣工驗收活動結束后，工程、技術部門將有關資料收集齊全，整理完善，及時呈報集團工程管理中心審核，并移交區(qū)域公司檔案管理部門。
3、區(qū)域公司應重視檔案管理工作，建立健全科學的檔案管理制度；為便于對檔案的有效利用，應采用先進技術，配備必要的設備設施，從而實現檔案管理的現代化，以防止檔案破損、褪變、霉變、蟲蛀和散失，確保檔案的安全和完整。
4、區(qū)域公司檔案管理工作人員應積極參加集團組織的檔案培訓及其它有關檔案管理工作的各項活動，并定期向集團行政管理中心匯報檔案管理工作情況。如檔案管理工作人員發(fā)生變動時，應及時向集團匯報。
第三章 文件材料的形成和歸檔
第11條 檔案的收集。檔案資料是指過去和現在的公司各級部門、員工從事業(yè)務所形成的文件、會議資料、申報資料、經營業(yè)務合同、科技技術資料、會議審計資料等，形式可為光盤、照片、榮譽實物、證件等不同的載體。集團各中心、區(qū)域公司及其他下級單位應及時向集團行政管理中心移交有關檔案資料。
第12條 歸檔時間：
1、黨群工作、行政管理、勞動人事、生產經營管理等方面的文件材料（包括電子文件）在次年的1月份前歸檔。
2、財務類檔案五年一歸，期間由財務管理中心負責檔案管理。
3、審計類檔案，由審計部門整理成冊（包括電子目錄），次年3月底前歸檔。
4、經營管理檔案（包括電子文檔）在次年的1月底前將應歸檔的文件材料整理成冊向檔案室歸檔。
5、實物類證書如獎牌、獎狀、證書、營業(yè)執(zhí)照證件類都隨時歸檔。
6、載體類（報刊、照片、光碟），在次年的1月前將應歸檔的電子文稿統(tǒng)一整理打包向檔案室移交歸檔。
第13條 歸檔要求：
1、歸檔的`文件材料必須齊全完整，照片、錄音、錄像帶、電子文檔等必須同其詳細的文字說明材料一起歸檔。
2、歸檔的文件材料必須是原件，必須易于長久保存，同時要保證圖像清晰、字跡工整，審查簽字手續(xù)完備，禁用鉛筆、圓珠筆、復寫紙。
3、凡與集團公司產權、資產和重大活動有關的檔案，由該發(fā)生直接關聯關系的分子公司整理歸檔，同時報集團行政管理中心檔案室備存。
4、歸檔的案卷由檔案管理員統(tǒng)一編制案卷目錄，案卷目錄一式兩份，一份由檔案管理員存檔，另一份由歸檔部門留存，任何個人不得據為己有或拒絕歸檔。
第14條 歸檔范圍：各相關單位應當注意收集各種門類和載體的文件材料，重點收集資產產權、商業(yè)信譽、知識產權、合同協(xié)議、客戶信息和企業(yè)文化等方面的文件材料。集團公司將根據有關規(guī)定劃分密級和保管期限。公司文件材料的歸檔范圍主要包括：
1、黨群工作形成的文件材料：包括黨務、工、青、婦，商會、協(xié)會等工作形成的文件材料。
2、行政及企業(yè)管理工作形成的文件材料：包括企業(yè)籌備期的可行性研究、申請、批準，企業(yè)章程，股東大會、董事會、監(jiān)事會會議，企業(yè)機構設置及變更，行政及法律事務，公證、審計，人事任免等工作形成的文件材料。
3、經營管理工作形成的文件材料：包括企業(yè)改革、經營戰(zhàn)略決策，計劃與統(tǒng)計工作，資產管理，知識產權和商業(yè)秘密，企業(yè)信用管理、形象宣傳，合同管理，財務管理，物資管理，營銷管理，境外經營管理以及招投標項目管理等方面的文件材料。
4、生產技術管理工作形成的文件材料：包括生產準備、組織、調度工作，質量管理、檢測、控制工作，能源管理，企業(yè)管理現代化和信息化建設，科技管理，生產安全和消防工作，事故分析與處理，交通管理，環(huán)境保護、檢測與控制，危險源辨識、風險評價與控制，計量工作，標準化工作等方面的文件材料。
5、基本建設項目形成的文件材料：包括基建項目和技術改造項目的可行性研究、立項、勘探、測繪、招標、投標、征遷、設計、施工、監(jiān)理、竣工驗收、評獎創(chuàng)優(yōu)、使用、維修、改擴建等方面的文件材料。
6、工程管理形成的文件材料：包括工程招投標形成的文件材料、開竣工報告、施工許可證、施工組織設計、技術交底、圖紙會審記錄、工程定位記錄、地基驗槽記錄、樁基施工記錄、工程變更設計聯系單、各原材料出廠證明、質量報告、技術復核記錄、沉降觀測記錄、結構吊裝記錄、施工日記、砼施工日記、工程質量驗收記錄、水電、暖通、消防、玻璃墓墻、電梯工程資料、竣工驗收證明、竣工圖紙。
7、設備儀器管理形成的文件材料：包括購置設備儀器的立項審批、購置合同，設備儀器的開箱驗收或接收、安裝調試、使用、維護和改造、報廢等方面的文件材料。
8、會計工作形成的文件材料：包括會計憑證、會計賬簿、財務報告及報表等方面的文件材料。
9、人力資源管理形成的文件材料：包括員工基本信息、勞動合同、職工履歷、工資、考核、技能評定、專業(yè)技術職務評聘、社會保險與公積金、培訓等方面的文件材料。
10、公司重大活動、會議相關的策劃方案、發(fā)言人報告，以及相關的攝影、錄音、錄像等各種形式的材料。
11、公司人員外出參與會議、講座、培訓帶回的文件及資料。
12、其他對國家、社會和企業(yè)有保存價值的各種載體的文件材料。
第15條 檔案的密級。檔案的保密等級分為“絕密”、“機密”、“秘密”和“內部”等四種。
1、“絕密”是保密內容的核心部分，包括在一定時期、一定范圍內需要絕對保密的，一旦泄密會使公司遭受嚴重危害和重大損失。
2、“機密”是保密內容的重要部分，包括在一定時期，一定范圍內需要保密的，一旦泄密會使企業(yè)遭受較大危害和較大損失。
3、“秘密”是保密內容的一部分，一旦泄密會使企業(yè)遭受較大危害和較大損失。
4、“內部”是沒有對外的文件，只限于內部有關人員使用。
第四章 檔案管理
第16條 檔案的分類與編目。
1、檔案的分類是以公司全部檔案為對象，由行政管理中心組織所有部門對檔案進行分類，形成檔案分類大綱，并按檔案分類大綱進行編號。
2、檔案管理員對接收的各類歸檔材料及檔案要及時地進行登記，并編制案卷目錄。
第17條 檔案的保管。
1、檔案室必須有專門檔案庫房，配備專用的檔案柜架，并且具備防火、防盜、防潮、防塵、防有害生物等安全措施。
2、檔案管理員要定期對檔案進行檢查、清點，發(fā)現有破損、蟲蛀、褪色等現象時應及時修補、復制或進行其他技術處理。
第18條 歸檔材料及檔案的移交。
1、檔案管理員接收歸檔材料及檔案時要認真驗收，嚴格履行交接手續(xù)。檔案管理員調動工作時，必須辦理完移交手續(xù)后方可離崗。
2、各部門發(fā)生變動、撤銷時，應將原部門檔案移交公司檔案室保管。
第19條 檔案的鑒定。
1、檔案管理員應依據《檔案歸檔范圍和保管期限》（見附件1）劃定歸檔案卷的保管期限。檔案保管期限分永久、30年、10年三種，凡介于兩種保管期限之間的檔案一律從長。
2、公司要定期對檔案的密級、時限進行鑒定，鑒定工作由集團行政副總、部門主任和檔案管理員參加的鑒定小組負責。
3、對歸檔文件必須在顯著位置（例如文件頁面的右上角）注明“歸檔”字樣，有密級的還應注明“密級”。
4、凡是已超過保管期限又確無保存價值的檔案應在《檔案銷毀清冊》（見附件2）上登記，并填寫《檔案銷毀清冊審批表》（見附件3）經集團總裁、董事長審批后由專人監(jiān)銷，《檔案銷毀清冊》應立卷永久保存。
第20條 檔案室應建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收入、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。檔案管理員應編制各種檔案檢索工具，以保證及時、準確地提供利用檔案信息。
第21條 檔案借閱管理。檔案借閱可通過OA流程或填寫《檔案借閱審批表》（見附件4）進行申請。公司必須嚴格履行借閱絕密、機密檔案的批準手續(xù)，填寫《絕密、機密檔案審批表》（見附件5），未經有關領導批準，不得隨意借閱。檔案管理員編制《檔案借閱登記簿》（見附件6），并監(jiān)視借閱人員如實填寫借閱信息。檔案借閱需遵守如下規(guī)則：
1、公司檔案不允許外單位人員查閱。
2、非財務、審計人員查閱會計、審計檔案，須經總裁批準，方可查閱。
3、公司內部員工因工作需要，由所在部門負責人、行政管理中心批準后可借閱工作范圍內的檔案。
4、具有保密要求的電子檔案，未經批準，任何單位或個人不得擅自復制、傳播等，一般情況下不得通過聯網方式查閱利用，如遇特殊情況需聯網利用時，必須符合企業(yè)有關保密規(guī)定，并有穩(wěn)妥的安全保密措施。
5、凡外出工作或調離本公司的員工，離開前必須歸還全部所借檔案。
第22條 檔案借閱流程
1、內部、秘密檔案的借閱：員工發(fā)起→員工所在管理中心/區(qū)域公司負責人審批→集團業(yè)務對口管理中心負責人核準→集團行政管理中心主任審批→集團檔案管理人員歸檔。
2、機密、絕密檔案的借閱：員工發(fā)起→員工所在管理中心/區(qū)域公司負責人審批→集團業(yè)務對口管理中心負責人核準→集團行政管理中心主任審批→行政副總審批→總裁審批→集團檔案管理人員歸檔。
第23條 開發(fā)利用檔案信息應遵守國家有關保密和知識產權等方面的法律、法規(guī)，任何個人不得擅自公布檔案內容，對涉及侵犯公司利益和第三者權益的行為，應追究責任人相應的法律責任。
第五章 附則
第24條 本辦法由集團行政管理中心負責起草、修訂、監(jiān)督執(zhí)行及解釋。
第25條 本辦法經集團高層經營班子會議審議通過，自下發(fā)之日起執(zhí)行。
第26條 附件：（1）檔案歸檔范圍和保管期限；（2）檔案銷毀清冊；（3）檔案銷毀清冊審批表；（4）檔案借閱審批表；（5）絕密、機密檔案審批表；（6）檔案借閱登記簿。
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