公司采購管理制度

　　在現(xiàn)實社會中，制度起到的作用越來越大，制度是要求成員共同遵守的規(guī)章或準(zhǔn)則。那么相關(guān)的制度到底是怎么制定的呢？下面是小編精心整理的公司采購管理制度，希望對大家有所幫助。

　　為了提高公司采購效率、明確崗位職責(zé)、有效降低采購成本，滿足工公司對優(yōu)質(zhì)資源的需求，進一步規(guī)范物資采購流程，加強與各部門間的配合，采購流程管理制度。

　　一、請購及其規(guī)定

　　1．請購的定義

　　請購是指某人或者某部門根據(jù)生產(chǎn)需要確定一種或幾種物料，并按照規(guī)定的格式填寫一份要求獲得這些物料的單子的整個過程。

　　2．請購單的要素

　　完整的請購單應(yīng)包括一下要素：

　�。�1）請購的部門；

　�。�2）請購物品所屬項目；

　　（3）請購的用途；

　　（4）請購的物品名；

　�。�5）請購的物品數(shù)量；

　�。�6）請購的物品規(guī)格；

　�。�7）請購物品的樣品、圖紙或技術(shù)資料等；

　�。�8）請購的物品的需求時間；

　�。�9）請購如有特殊需要請備注；

　�。�10）請購單填寫人；

　　（11）請購部門主管；

　�。�12）請購單審核人；

　�。�13）采購副總審核；

　　（14）財務(wù)審核人；

　�。�15）公司總經(jīng)理。

　　3．請購單及其提報規(guī)定

　�。�1）請購單應(yīng)按照要素填寫完整、清晰，由公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后報采購部門；

　�。�2）固定資產(chǎn)申購按照附表一（固定資產(chǎn)購置申請表）的格式進行填寫提報；

　�。�3）其他材料設(shè)備及工程項目申購按照附表二（物資采購申請表）的格式填寫提報；

　�。�4）日常零星采購按照公司印制的按照附表三（物資采購審批單）的格式填寫提報；

　�。�5）請購部門在提報請購單是應(yīng)要求采購部簽字接收人請購部門備份；

　�。�6）涉及的請購數(shù)量過多時可以附件清單的形式進行提交，為提高效率該清單的電子文檔也需一并提交；

　�。�7）遇公司生產(chǎn)、生活急需的物資，公司領(lǐng)導(dǎo)不在的情況，可以電話或其他形式請示，征得同意后提報采購部門，簽字確認(rèn)手續(xù)后補。

　�。�8）如果是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產(chǎn)品，請購部門必須作出書面說明。

　�。�9）請購單的更改和補充應(yīng)以書面形式由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后報采購部。

　　4．公司物資請購單的提報部門

　�。�1）公司經(jīng)營生產(chǎn)的物資、勞務(wù)、固定資產(chǎn)、工程及其他項目由生產(chǎn)部門提報；

　�。�2）公司生活及辦公的物資、固定資產(chǎn)、服務(wù)或其他生活及辦公項目由辦公室提報；

　�。�3）公司各部門專用的物資由各部門自行提報。

　　二、請購單的接收及分發(fā)規(guī)定

　　1、請購的接收要點

　　（1）采購部在接收請購單時應(yīng)檢查請購單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、清晰，檢查請購單是否經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)審批；

　�。�2）接收請購單時應(yīng)遵循無計劃不采購，名稱規(guī)格等不完整清晰不采購，圖紙及技術(shù)資料不全不采購，庫存已超儲積壓的物資不采購的原則；

　�。�3）通知倉庫管理人員核查請購物資是否有庫存；

　�。�4）對于不符合規(guī)定和撤銷的請購物資應(yīng)及時通知請購部門。

　　2、請購單的分發(fā)規(guī)定

　�。�1）對于請購單采購部應(yīng)按照人員分工和崗位職責(zé)進行分工處理；

　　（2）對于緊急請購項目應(yīng)優(yōu)先處理；

　�。�3）無法于請購部門需求日期辦妥的應(yīng)通知請購部門；

　　（4）重要的項目采購前應(yīng)征求公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的建議。

　　3、采購周期的規(guī)定

　�。�1）單次采購金額預(yù)算在1萬元以下的零星采購項目或預(yù)算在1萬元以下可市區(qū)采購的物資及產(chǎn)品的采購周期不應(yīng)超過5天；

　　（2）單次采購金額預(yù)算在1萬元以上的項目比價采購，采購周期不應(yīng)超過15天

　�。�3）單次采購金額預(yù)算在20萬元以上的項目采購部自行招標(biāo)采購，采購周期不應(yīng)超過40天；

　�。�4）單次采購金額預(yù)算在100萬元以上的項目可委托代理招標(biāo)公司代理招標(biāo)，采購周期不應(yīng)超過60天；

　�。�5）請購部門應(yīng)按照以上（1）—（4）條中規(guī)定的時間提前提包請購單采購部如未能按時完成采購任務(wù)時應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)說明原因；

　�。�6）遇到緊急采購應(yīng)匯報公司領(lǐng)導(dǎo)采取快速優(yōu)先采購的策略；

　　三、詢價及其規(guī)定

　　1．詢價請應(yīng)認(rèn)真審閱請購單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱，了解圖紙及其技術(shù)要求，遇到問題應(yīng)及時的與請購部門溝通；

　　2．屬于相同類型或?qū)傩越�似的產(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中打包采購；

　　3．對于緊急請購項目應(yīng)優(yōu)先處理；

　　4．所有采購項目上必須向生產(chǎn)廠家或服務(wù)商直接詢價，原則能不通過其代理或各種中介機構(gòu)詢價；

　　5．對于請購部門需求的物資或設(shè)備如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品；

　　6．遇到重要的物資、項目或預(yù)估單次采購金額大于10萬的采購情況；

　　詢價前應(yīng)先向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報擬邀請報價或投標(biāo)單位的基本情況，按照附表四（擬報價/招標(biāo)單位名單）的格式提報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可詢價或發(fā)放標(biāo)書；

　　7．詢價時對于相同規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對不同品牌進行詢價；

　　8．除固定資產(chǎn)外單次采購金額在1萬元以下項目可以自行采購；單次采購金額預(yù)算金額在1萬元以上的所有項目都應(yīng)要求至少三家上的供應(yīng)商參與比價或招標(biāo)采購，比價或招標(biāo)項目應(yīng)至少邀請四家以上單位參與；單次采購金額預(yù)算價格在20萬元以上的項目應(yīng)由采購部組織招標(biāo)，公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參與監(jiān)督；單次采購金額預(yù)算價格在100萬元以上的項目由公司領(lǐng)導(dǎo)決定是否委托第三方機構(gòu)代理招標(biāo)；

　　9．比價采購或招標(biāo)采購所邀請的單位均應(yīng)具備一定資質(zhì)和實力，具有提供或完成我公司所需物資和項目的能力；

　　10．比價采購或招標(biāo)采購應(yīng)按照附表五（材料或設(shè)備詢價表）的格式或擬定完整的招標(biāo)文件格式進行詢價；

　　11．在詢價時遇到特殊情況應(yīng)書面報請公司領(lǐng)導(dǎo)批示。

　　四、比價、議價

　　1．對廠商的供應(yīng)能力，交貨時間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進行確認(rèn)；

　　2．對于合格供應(yīng)商的價格水平進行市場分析，是否其他廠商的價格最低，所報價格的綜合條件更加突出；

　　3．收到供應(yīng)單位第一次報價或進行開標(biāo)后應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報情況，設(shè)定議價目標(biāo)或理想中標(biāo)價格；

　　4．重要項目應(yīng)通過一定的方法對于目標(biāo)單位的實力，資質(zhì)進行驗證和審查，如通過進行實地考察了解供應(yīng)商的各方面的實力等；

　　5．參考目標(biāo)或理想中標(biāo)價格與擬合作單位或擬中標(biāo)單位進行價格及條件的進一步談判。

　　五、比價、議價結(jié)果匯總

　　1．比價比價、議價匯總前應(yīng)匯報公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，征得同意后方可匯總；

　　2．比價、議價結(jié)果匯總應(yīng)按照附表六（比價/招標(biāo)匯總表）的格式完整列出報價、工期、付款方式及其他價格條件、列出擬選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核；

　　3．如比價、議價結(jié)果未通過公司領(lǐng)導(dǎo)審核應(yīng)進行修改或重新處理。

　　六、合同的簽訂及其規(guī)定。

　　1．合同

　　合同是當(dāng)事人或當(dāng)事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。依法成立的合同，受法律保護。廣義合同指所有法律部門中確定權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。目前我們的采購工作主要涉及工礦產(chǎn)品買賣合同。

　�。�1）合同正文應(yīng)包含的要素

　　1）合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點；

　　2）采購物品/項目的名稱/、規(guī)格、數(shù)量/工程量、單價、總價及合同總額，清單、技術(shù)文件與確認(rèn)圖紙是合同不可分割的部分；

　　3）包裝要求；

　　4）合同總額應(yīng)含稅，含運達公司的總價，特殊情況應(yīng)注明；

　　5）付款方式；

　　6）工期；

　　7）質(zhì)量保證期；

　　8）質(zhì)量要求及規(guī)范；

　　9）違約責(zé)任和解決糾紛的辦法；

　　10）雙方的公司信息；

　　11）其他約定。

　　（2）合同簽訂及其規(guī)定

　　1）如涉及到技術(shù)問題及公司機密的，注意保密責(zé)任；

　　2）擬定合同條款時一定要將各種風(fēng)險降低到最低；

　　3）為防止合同工程量追加或追加無依據(jù)，打包采購時要求供貨方提供分項報價清單；

　　4）遇貨物訂購數(shù)量較多且價值較大或難清點的情況時務(wù)必請廠商派代表來場協(xié)助清點；

　　5）質(zhì)保期一定要明確從什么時候開始并應(yīng)盡量要求廠商延長產(chǎn)品質(zhì)保期；

　　6）詳細(xì)約定發(fā)票的提供時間及要求；

　　7）針對不同的合同約定不同的付款方式，如設(shè)備類的合同一般應(yīng)分按照預(yù)付款、驗收款，調(diào)試服務(wù)款、質(zhì)量保證金的順序明確付款額度、付款時間和付款條件等。

　　8）與初次合作的單位合作時，應(yīng)少付預(yù)付款或不付預(yù)付款；

　　9）違約責(zé)任一定要詳細(xì)、具體；

　　10）比價/招標(biāo)匯總表巡簽完畢后方可進行合同的簽訂工作；

　　11）合同簽定簽應(yīng)按照附表七（合同審查批準(zhǔn)單）的格式對合同初稿進行巡簽審查；

　　12）合同巡簽審查通過后應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字，加蓋公司合同章方可生效；

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