秘書技能期末復(fù)習指導(dǎo) 第一部分基本要求 -工作總結(jié)范文
二、公文的制發(fā)程序
公文的制發(fā)程序又叫發(fā)文辦理。發(fā)文辦理指以本機關(guān)名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、發(fā)文注冊、用印、發(fā)文登記、分發(fā)等程序。
第二節(jié)公文的格式
國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局于1999年12月27日發(fā)布了新的國家標準（GB/T9704—1999）《國家行政機關(guān)公文格式》將組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三個部分。
二、公文眉首格式
1、發(fā)文機關(guān)標識（公文版頭）：由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱后面加“文件”組成；對一些特定的公文可只標識發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱。
2、公文份數(shù)序號是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。也叫印制編號，用阿拉伯數(shù)碼頂格標識在版心左上角第1行。
3、發(fā)文字號：發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、年份和序號組成。發(fā)文機關(guān)標識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數(shù)碼標識。
4、簽發(fā)（會簽）人：上報的公文需標識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。
5、秘密等級和保密期限：如需標識秘密等級，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，秘密等級和保密期限之間用“★”隔開。
6、緊急程度：如需標識緊急程度，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。
7、紅色反線：紅色反線（間隔橫線）的作用在于把眉首部分與主體部分隔開。
三、公文主體格式
1、公文標題：紅色反線下空2行，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。
2、主送機關(guān)：標題下空1行，左側(cè)頂格用3號仿宋體字標識，回行時仍頂格；最后一個主送機關(guān)名稱后標全角冒號。
3、公文正文格式：主送機關(guān)名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。
4、附件及附件說明：公文如有附件，在正文下一行左空2字用3號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱。
5、印章（發(fā)文機關(guān)名稱）。
6、簽署：簽署是發(fā)文時，由機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人在公文落款處簽寫姓名或加蓋簽名章，代表公文的作者，證實公文的執(zhí)行效果。
7、成文日期：用漢字將年、月、日標全；“零”寫為“○”。
8、附注：（文件發(fā)到哪一級）公文如有附注，用3號仿宋體字，居左空2個字加圓括號標識在成文時間下一行。
四、版記（文尾）格式
1、主題詞：主題詞用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號詞目用3號小標宋體字；詞目之間空1字。
2、抄送：公文如有抄送，在主題詞下一行；左空1字用3號仿宋體字標識“抄送”，后標全角冒號；回行時與冒號后的抄送機關(guān)對齊；在最后一個抄送機關(guān)后標句號。
3、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間：位于抄送機關(guān)之下（無抄送機關(guān)在主題詞之下）占1行位置；用3號仿宋體字。印發(fā)機關(guān)左空1字，印發(fā)時間右空1字。印發(fā)時間以公文付印的日期為準，用阿拉伯數(shù)碼標識。
4、版記中的反線和版記的位置：版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心。
五、公文的特定格式
特定格式有三種：信函格式、命令格式、會議紀要格式。
第三節(jié)文種辨析與擬寫
國務(wù)院XX年8月24日發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》列出的13類公文：命令（令）、決定、公告、通告、通報、議案、、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀要。
1、了解命令的用途。
《國家行政機關(guān)公文處理辦法》規(guī)定命令適用于依照有關(guān)法律發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關(guān)單位及人員。
2、決定與決議的異同。
1、相同之處：都是決策性文件；都是上級機關(guān)對某些重要事項的處理或重要工作的安排意見；都是下行文，都要求下級機關(guān)貫徹執(zhí)行。
2、不同之處：（1）使用范圍不同；（2）形成方式不同；（3）內(nèi)容不同；（4）格式不同。
決定的'用途：《國家行政機關(guān)公文處理辦法》規(guī)定決定適用于對重要事項或者重大行動作出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤消下級機關(guān)不適當?shù)臎Q定事項。決定的特點：決定是一種重要的指揮性和約束性公文。黨政機關(guān)、團體和企事業(yè)單位對某些重要事項或者重大行動作出安排，都可以用決定。
決定的分類：決定可分為兩類，一類指令性決定，一類是宣告性決定。決定的一般寫法：決定一般由標題、正文、發(fā)文機關(guān)、發(fā)文日期等部分組成。
3、公告與通報的異同。
第四節(jié)文書擬寫基礎(chǔ)知識
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