秘書技能期末復習指導 第二部分工作要求 -工作總結范文

   
   3、介紹出現(xiàn)失誤時仍應沉著應付
   4、自我介紹
   二、名片設計與名片接遞方法
   1、名片是讓新結識的朋友記住你的姓名、地址和電話號碼等的一種有效辦法。
   2、一張形象、效果俱佳的名片通常包括以下幾項內容：
   （1）公司標志、商標或公司的徵記；（2）姓名；（3）職務；（4）公司名稱；（5）公司地址；（6）電話號碼；（7）傳真號碼；（8）若有必要，也可印上其他辦事處的地址。
   3、名片交換時機
   （1）當你與某人第一次見面時，一般都要贈送一張名片，這是十分得體的禮儀；
   （2）在展銷會開始時，銷售經理與客戶之間互換名片是一種傳統(tǒng)，表示非正式的業(yè)務往來已經開始；
   （3）在賓客較多的場合，一開始就接受名片可幫助你及早了解來客的身份；
   （4）去拜訪某人時，如果主人沒有出示名片，客人可在道別前索要；
   （5）用餐時不要出示名片，而應等到用餐結束；
   （6）有時，如果本人不能親自前往，可以送上名片來“代表”你。
   三、掌握正確儀態(tài)
   儀態(tài)是人的舉止行為的統(tǒng)稱，也是現(xiàn)代人的職業(yè)文明標志，包括：站姿、坐姿、走姿、氣質和風度等。
   1、站姿：最容易表現(xiàn)姿勢特征的是人處于站立時的姿勢。
   2、坐姿：是秘書活動中最重要的人體姿勢，是一種靜態(tài)造型，其包容的信息也非常豐富。
   四、影響秘書職業(yè)形象的不良習慣動作。
   五、職業(yè)女裝有以下三種基本類型：西服套裙；夾克衫或不成型的上衣；連衣裙或兩件套裙。
   六、領帶打法的種類：（1）浪漫結；（2）溫莎結；（3）王子結；（4）四手結。
   七、服飾穿戴選擇的基本原則。
   第二節(jié)接待
   一、做好接待的準備工作。
   二、接待預約來訪者的工作程序
   （1）以良好的公司形象迎侯來訪者，當來訪者走近時，以站立姿態(tài)面帶微笑主動問侯；
   （2）了解來訪者約定見面的部門或人員；
   （3）如果來訪者是在約定的時間到達，應立即通知被訪者；
   （4）如果來訪者比約定的時間來的早，請其入座，款待飲料，遞送書報以排遣時間，或輕松地和他們交流，使他們感到不被冷淡，待離約定時間前5至10分鐘，再執(zhí)行第（3）條；
   （5）按照單位要求給來訪者發(fā)放賓客卡，并提醒來訪者離開前返還賓客卡；
   （6）正確引導來訪者至他們要去的部門或者按單位要求安排工作人員陪同前往；
   （7）來訪者離開時，應禮貌送客，需要時可協(xié)助來訪者預定出租車。
   三、接待未預約來訪者的工作程序
   （1）面帶微笑主動問候來訪者，當了解到對方未做預約時，仍以歡迎的態(tài)度禮貌友好地接待，為其服務；
   （2）詢問來訪者要訪問的部門工工作人員姓名；
   （3）努力為來訪者安排一個盡可能早的預約時間；
   （4）如果來訪者要求當天見面，慶設法聯(lián)系有關部門或人員，看是否被訪人或其他人員能接見來訪者；
   （5）如果當天可以接見，按照接待預約客人的工作程序進行；
   （6）如果當天確實不能找到適當?shù)娜伺c來訪者見面，要立即向來訪者說明情況，切忌不要讓客人產生“等一等還有希望”的誤解，以免浪費雙方時間，使自己更被動；
   （7）在無法接待來訪者的情況下，應主動請來訪者留言，并向其保證盡快將留言遞交給被訪人；
   （8）再次給來訪者一個預訂約會的機會，并耐心聽取對方的要求；
   （9）在接待過程中，要確保來訪者感到舒適，比如聯(lián)系過程中，為來訪者提供坐椅和飲料等。
   四、禮貌送客
   （1）主動為客人取衣帽等物，并掃視一下桌面，看是否有東西被遺忘；
   （2）為客人開門；
   （3）送客人到電梯時，要為客人按電梯按鈕，在電梯門關上前道別，如送到大門口，要一直等到客人所乘坐的汽車開出視野后再轉身回去；
   （4）和上司一起送客時，要比上司稍后一步；
   （5）馬上整理好會客室，以便迎接下一位客人。
   第三節(jié)溝通
   一、克服有效傾聽中的障礙
   通常在聽的時候無法專心的原因有：
   1、語意不清；2、預期反應；3、分散注意力；4、預先下結論；5、某些字眼引起反應；6、相逃避困難的工作；7、只聽取自己想要的內容；8、只重形式而不重內容；9、想送另外的問題；10、過分依賴筆記。
   二、獲得良好的傾聽效果，聽之前的準備工作
   1、約束自我，傾聽本身是一種勞心勞力的事，一般人者傾向于隨意、懶散，所以傾聽前要對自己有所約束。
   2、做好心理準備，提醒自己一定要專心，并清除頭腦中的雜念。

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